3 tips + skabeloner til dokumentation af agile processer

Alle retrospektive møder skal dokumenteres i en eller anden form. Derfor giver jeg dig den skabelon, jeg bruger til at dokumentere retrospektiver med mit team. Den viser, hvordan jeg dokumenterer tingene under retrospektivet, og hvordan jeg registrerer resultaterne af mit retrospektiv til sidst, så du stadig kan bruge det til dig selv i fremtiden.

Før vi diskuterer, hvordan jeg dokumenterer mine retrospektiver, vil jeg gerne give dig et kort overblik over, hvordan en typisk retro-dagsorden ser ud. Derefter kan vi dykke dybere ned i de enkelte punkter på dagsordenen og se på, hvordan man dokumenterer dem korrekt. Hvis du vil vide mere om min ideelle skabelon til en retro-dagsorden, kan du læse denne artikel: “ Let at bruge Sprint Retrospective Agenda Template ”

Dagsordenen for Retro:

1. Retro checkin: Her bliver alle teammedlemmer rystet én gang, og alle bliver inkluderet én gang i retro-tjekket.

Gennemgang af handlingspunkter: I andet trin underkastes alle action items fra det foregående sprint en kort gennemgang: Done-Continue-Discard.

3. Indsamling af data: Hvis du ikke allerede har gjort det, kan alle teammedlemmer nu besvare de retrospektive spørgsmål og tale om dem senere. (Hvis du vil se mere end 50+ retrospektive skabeloner, så klik på dette link).

4. Analysere + skabe handlingspunkter: Se nu nærmere på svarene på spørgsmålene, og prioritér dem. For de vigtigste spørgsmål udvikler du normalt handlingspunkter, som du kan arbejde videre med.

Efter at have set, hvad de vigtigste byggesten i retrospektivet er, kan vi nu se på, hvad der skal dokumenteres og hvordan.

1. Retro check-in: Check-in er beregnet til at få retrospektiven i gang. Men det er ikke vigtigt for resten af retrospektiven. Her er det normalt fint bare at bruge et simpelt whiteboard, post-its eller slet ingen dokumentation. Check-in eller icebreaker-idéer kan du finde i denne artikel: “ 21 kreative retrospektive check-ins, der vil bryde enhver is ”.
Sådan kunne et check-in se ud:

2. Gennemgang af handlingspunkterne: I dette trin har du som regel allerede dokumenteret de relevante handlingspunkter i det sidste retrospektiv, så du kan tjekke dem nu. Personligt bruger jeg vores Echometer-software til dette. Men hvis du vil gøre det selv, foreslår jeg, at du gør det på en canban-bane, så du nemt kan se status for handlingen.
Det er normalt godt at tale om disse punkter og afklare, om der er nogen forhindringer, og om handlingspunktet kan udføres på kort tid. Nogle gange er det også tilrådeligt at kassere handlingspunktet. Hold ikke for meget fast i handlingspunkter, hvis nye oplysninger viser, at det ikke er værd at investere yderligere tid her. Vær også forsigtig med en stor produktbacklog. Selvom det er en populær mekanisme til at flytte ting ind i fremtiden, tager produktbackloggen effektiviteten ud af agilt arbejde.

3. indsamle data: Normalt arrangerer man de forskellige retrospektive spørgsmål i kolonner, som teammedlemmerne kan knytte deres svar til. Dette gøres som regel i form af post-its eller lignende.
Her har du et godt overblik over alle de punkter, der skal diskuteres.
Ekspertens tip: Få alle deltagere til at indsende deres svar på retrospørgsmålene et par timer før retrospektivet begynder. På den måde er deltagerne mere eftertænksomme og åbne omkring deres synspunkter.
Med Echometer kan du sende et simpelt spørgeskema til alle deltagere med et klik med musen, før du starter et retrospektiv.

4. evaluere + skabe handlingspunkter: I det sidste trin bør du kun efterlade de post-its på whiteboardet, som du virkelig ønsker at tale mere detaljeret om. Du kan finde ud af, hvilke post-its det er, ved at give alle deltagerne et par stemmer, som de kan tildele post-its.
Hvis du diskuterer de enkelte punkter mere detaljeret, kan du endda åbne et nyt whiteboard for at tage noter eller få en bedre struktur over de ting, du diskuterer. Når du har fundet et fælles grundlag og opretter handlingspunkter ud fra dine vigtigste retro-punkter, er det vigtigt, at du gemmer dem til senere, så du kan gennemgå dem som i “Trin 2 - Gennemgang af handlingspunkter” i den kommende retro.

Dokumentation af retro-resultater er en vigtig del af den agile proces. Det hjælper teams med at spore deres fremskridt, identificere forbedringsområder og sikre, at der bliver fulgt op på handlinger. Et værktøj, der kan hjælpe med dette, er Echometer.

Echometer tilbyder flere funktioner, der kan hjælpe teams med at dokumentere deres retro-resultater. En af disse er Retro-arkivsom giver teams mulighed for at gemme og hente tidligere retrospektiver. Det kan være nyttigt til at spore fremskridt over tid og identificere mønstre eller tilbagevendende problemer.

En anden nyttig funktion er Dashboards til sundhedstjek. Disse dashboards giver teams et overblik over deres præstationer og kan hjælpe med at identificere områder, der kan forbedres. Teams kan bruge disse dashboards til at spore deres fremskridt og sikre, at de når deres mål.

Endelig tilbyder Echometer også en Sporing af handlingspunktersom teamene kan bruge til at følge op på de handlinger, der er resultatet af retrospektiverne. Det sikrer, at der bliver fulgt op på disse punkter, og at der sker fremskridt.

Overordnet set giver Echometer teams et sæt værktøjer til at dokumentere resultaterne af deres retrospektiver og spore deres fremskridt.
Hvis du er interesseret i at forbedre din dokumentation, bør du helt sikkert prøve det! 😊