3 consejos + plantillas para la documentación de procesos ágiles

Toda retrospectiva debe documentarse de alguna forma. Por eso te facilito la plantilla que utilizo para documentar las retrospectivas con mi equipo. Muestra cómo documento las cosas durante la retrospectiva y luego cómo registro los resultados de mi retrospectiva al final para que puedas seguir utilizándola para ti en el futuro.

Antes de hablar de cómo documento mis retrospectivas, quiero darles una breve visión general de cómo es una agenda típica de una retrospectiva. Después, podemos profundizar en los puntos individuales de la agenda y ver cómo documentarlos correctamente. Si quieres saber más sobre mi plantilla ideal para una agenda de retrospectiva, consulta este artículo: “Plantilla de Agenda de Retrospectiva Sprint fácil de usar”

La agenda de la Retro:

1. retro checkin: Aquí, todos los miembros del equipo se sacuden una vez y todos se incluyen una vez en la retrocomprobación.

Revisión del punto de acción: En el segundo paso, todos los elementos de acción del sprint anterior se someten a una breve revisión: Hecho-Continuar-Descartar.

3. recogida de datos: Si aún no lo has hecho, todos los miembros del equipo pueden responder ahora a las preguntas de la retrospectiva para hablar de ellas más tarde. (Si quieres echar un vistazo a más de 50 plantillas de retrospectiva, haz clic en este enlace).

4. analizar + crear elementos de acción: Ahora examina más detenidamente las respuestas a las preguntas y priorízalas. Para las preguntas más importantes, suele desarrollar puntos de acción en los que trabajar.

Una vez que hemos visto cuáles son los principales componentes de la retrospectiva, ahora podemos ver qué hay que documentar y cómo.

1. retrofacturación: El objetivo del check-in es poner en marcha la retrospectiva. Sin embargo, no es importante para el resto de la retrospectiva. Aquí normalmente está bien usar solo una simple pizarra, Post-its o incluso ninguna documentación. Puedes encontrar ideas para el check-in o el rompehielos en este artículo: “21 Retrospectivas creativas que romperán cualquier hielo “.
Así podría ser un registro de entrada:

2. revisión de los puntos de acción: En este paso, normalmente ya has documentado los puntos de acción relevantes en la última retrospectiva, así que puedes comprobarlos ahora. Personalmente utilizo nuestro software Echometer para esto. Sin embargo, si quieres hacerlo tú mismo, te sugiero que lo hagas en un carril canban para que puedas ver fácilmente el estado de la acción.
Suele ser bueno hablar sobre estos puntos y aclarar si hay algún obstáculo, si el punto de acción puede realizarse en poco tiempo. A veces también es aconsejable descartar el punto de acción. No te aferres demasiado a los puntos de acción si la nueva información demuestra que no merece la pena invertir más tiempo en ellos. Además, ten cuidado con una gran cartera de productos pendientes. Aunque se trata de un mecanismo popular para trasladar elementos al futuro, la cartera de productos resta eficacia al trabajo ágil.

3. recoge datos: Normalmente, se disponen las distintas preguntas retrospectivas en columnas a las que los miembros del equipo pueden adjuntar sus respuestas. Esto suele hacerse en forma de post-its o similar.
Aquí tienes una buena visión de conjunto de todos los puntos a tratar.
Consejo de experto: Haz que todos los participantes envíen sus respuestas a las preguntas retro unas horas antes de que comience la retrospectiva. De este modo, los participantes son más reflexivos y abiertos sobre sus puntos de vista.
Con Echometer, puedes enviar una sencilla encuesta a todos los participantes con un clic de ratón antes del inicio de una retrospectiva.

4. evaluar + crear elementos de acción: En el último paso, sólo debes dejar en la pizarra los post-its de los que realmente quieras hablar con más detalle. Puedes averiguar de qué post-its se trata dando a todos los participantes unos votos de elección para que los asignen a los post-its.
Cuando discutas los puntos individuales con más detalle, puedes incluso abrir una nueva pizarra para tomar notas u obtener una mejor estructura de las cosas que estás discutiendo. Una vez que hayas encontrado un terreno común y crees elementos de acción a partir de tus puntos retro más importantes, es importante que los guardes para más tarde, para que puedas revisarlos como en el “Paso 2 - Revisión de los elementos de acción” en la próxima retro.

Cómo hacerlo

La idea retrospectiva salió bien: Así es como funciona la retroalimentación

1. Rompehielos aleatorio (2-5 minutos)

   Echometer os proporciona un generador de preguntas aleatorias para el registro.

2. Revisión de las medidas abiertas (2-5 minutos)

   Antes de empezar con nuevos temas, debéis hablar una vez sobre el control de eficacia de lo que ha sido de las medidas de las retrospectivas pasadas. Echometer enumera automáticamente todos los elementos de acción abiertos de las retrospectivas pasadas.

3. Discutir temas de retroalimentación

   Utilizad las siguientes preguntas abiertas para recopilar vuestras conclusiones más importantes. Primero, cada uno por su cuenta de forma encubierta. Echometer permite revelar cada columna del tablero de retroalimentación individualmente para luego presentar y agrupar los comentarios.

   • ¿Qué salió bien?
   • ¿Qué no salió tan bien?
   • ¿Cómo podemos mejorarnos a nosotros mismos?

4. Pregunta comodín (recomendada)

   Para que también haya un lugar para otros temas:

   • ¿De qué más te gustaría hablar en la retroalimentación?

5. Priorización / Votación (5 minutos)

   En el tablero de retroalimentación de Echometer podéis priorizar fácilmente los comentarios con la votación. La votación es, por supuesto, anónima.

6. Definir medidas (10-20 minutos)

   Se puede crear una medida enlazada a través del símbolo más en un comentario. ¿Aún no estás seguro de qué medida sería la correcta? Entonces, abrid una pizarra blanca sobre el tema a través del símbolo más para hacer una lluvia de ideas sobre las causas raíz y las posibles medidas.

7. Checkout / Cierre (5 minutos)

   Echometer os permite recopilar comentarios anónimos del equipo sobre lo útil que fue la retroalimentación. Esto crea la puntuación ROTI ("Retrun On Time Invested"), que podéis seguir a lo largo del tiempo.

La idea retrospectiva salió bien

¿Qué salió bien?

¿Qué no salió tan bien?

¿Cómo podemos mejorarnos a nosotros mismos?

Abre este formato ahora

La documentación de los resultados retro es una parte importante del proceso ágil. Ayuda a los equipos a seguir su progreso, identificar áreas de mejora y garantizar el seguimiento de las acciones. Una herramienta que puede ayudar con esto es Echometer.

Echometer ofrece varias funciones que pueden ayudar a los equipos a documentar sus resultados retro. Una de ellas es el Archivo Retroque permite a los equipos almacenar y recuperar retrospectivas anteriores. Esto puede ser útil para seguir el progreso a lo largo del tiempo e identificar patrones o problemas recurrentes.

Otra función útil es la función Paneles de control del chequeo médico. Estos cuadros de mando ofrecen a los equipos una visión general de su rendimiento y pueden ayudar a identificar áreas de mejora. Los equipos pueden utilizar estos paneles para seguir su progreso y asegurarse de que están alcanzando sus objetivos.

Por último, Echometer también ofrece un Seguimiento de elementos de acciónque los equipos pueden utilizar para hacer un seguimiento de las acciones resultantes de las retrospectivas. Así se garantiza el seguimiento de estos puntos y el progreso.

En general, Echometer proporciona a los equipos una serie de herramientas para documentar los resultados de sus retrospectivas y hacer un seguimiento de su progreso.
Si estás interesado en mejorar tu documentación, ¡sin duda deberías probarlo! 😊