3 dicas e modelos para documentação de processos ágeis

Toda retrospectiva precisa ser documentada de alguma forma. É por isso que estou fornecendo a você o modelo que uso para documentar retrospectivas com minha equipe. Ele mostra como eu documento as coisas durante a retrospectiva e como registro os resultados da minha retrospectiva no final, para que você possa usá-lo no futuro.

Antes de discutirmos como documento as minhas retrospectivas, gostaria de dar uma breve visão geral de como é uma agenda retro típica. Depois disso, podemos mergulhar mais fundo em cada ponto da agenda e ver como documentá-los corretamente. Se quiser saber mais sobre o meu modelo ideal para uma agenda retro, consulte este artigo: “Modelo de Agenda de Retrospectiva de Sprint fácil de usar”

A agenda do Retro:

1. check-in retroativo: Aqui, todos os membros da equipe são sacudidos uma vez e todos são incluídos uma vez na verificação retroativa.

Revisão do item de ação: Na segunda etapa, todos os itens de ação do sprint anterior são submetidos a uma breve revisão: Concluído-Continuar-Descartar.

3. coleta de dados: Se você ainda não o fez, todos os membros da equipe podem responder às perguntas da retrospectiva para conversar sobre elas mais tarde. (Se você quiser dar uma olhada em mais de 50 modelos de retrospectiva, clique neste link).

4. analisar e criar itens de ação: Agora você deve examinar mais de perto as respostas às perguntas e priorizá-las. Para as perguntas mais importantes, você geralmente desenvolve pontos de ação para trabalhar.

Depois de ver quais são os principais componentes da retrospectiva, agora podemos ver o que precisa ser documentado e como.

1. check-in retroativo: O check-in serve para dar o pontapé de saída na retrospectiva. No entanto, não é importante para o resto da retrospectiva. Aqui, normalmente, está tudo bem usar apenas um quadro branco simples, post-its ou mesmo nenhuma documentação. Pode encontrar ideias de check-in ou quebra-gelo neste artigo: “21 Check-ins retrospectivos criativos que quebrarão qualquer gelo “.
É assim que um check-in pode parecer:

2. revisão dos itens de ação: Nessa etapa, geralmente você já documentou os pontos de ação relevantes na última retrospectiva, portanto, pode verificá-los agora. Eu pessoalmente uso nosso software Echometer para isso. No entanto, se você quiser fazer isso por conta própria, sugiro que o faça em uma via canban para que possa ver facilmente o status da ação.
Normalmente, é bom conversar sobre esses pontos e esclarecer se há algum obstáculo, se o ponto de ação pode ser realizado em um curto espaço de tempo. Às vezes, também é aconselhável descartar o ponto de ação. Não se prenda muito aos pontos de ação se novas informações mostrarem que não vale a pena investir mais tempo nisso. Além disso, tenha cuidado com um grande backlog de produtos. Embora esse seja um mecanismo popular para mover itens para o futuro, o backlog de produtos tira a eficácia do trabalho ágil.

3. coletar dados: Normalmente, as diferentes perguntas de retrospectiva são organizadas em colunas nas quais os membros da equipe podem anexar suas respostas. Isso geralmente é feito na forma de post-its ou algo semelhante.
Aqui você tem uma boa visão geral de todos os pontos a serem discutidos.
Dica de especialista: Faça com que todos os participantes enviem suas respostas às perguntas retro algumas horas antes do início da retrospectiva. Dessa forma, os participantes estarão mais atentos e abertos em relação aos seus pontos de vista.
Com o Echometer, você pode enviar uma pesquisa simples a todos os participantes com o clique de um mouse antes do início de uma retrospectiva.

4. avaliar + criar itens de ação: Na última etapa, você deve deixar no quadro branco apenas os post-its sobre os quais realmente deseja falar com mais detalhes. Você pode descobrir quais são esses post-its dando a todos os participantes alguns votos de escolha para atribuir aos post-its.
Ao discutir os pontos individuais com mais detalhes, pode até abrir um novo quadro branco para tomar notas ou obter uma melhor estrutura das coisas que está a discutir. Quando encontrar um terreno comum e criar itens de ação a partir dos seus pontos retro mais importantes, é importante guardá-los para mais tarde, para que os possa rever como no “Passo 2 - Rever os itens de ação” na próxima retro.

A documentação dos resultados retroativos é uma parte importante do processo ágil. Ela ajuda as equipes a acompanhar seu progresso, identificar áreas de melhoria e garantir que as ações sejam acompanhadas. Uma ferramenta que pode ajudar você com isso é o Echometer.

O Echometer oferece vários recursos que podem ajudar as equipes a documentar seus resultados retroativos. Um deles é a função Arquivo Retrôque permite que as equipes armazenem e recuperem retrospectivas anteriores. Isso pode ser útil para acompanhar o progresso ao longo do tempo e identificar padrões ou problemas recorrentes.

Outra função útil é a função Painéis de verificação de saúde. Esses painéis oferecem às equipes uma visão geral de seu desempenho e podem ajudar a identificar áreas de melhoria. As equipes podem usar esses painéis para acompanhar seu progresso e garantir que estão atingindo suas metas.

Por fim, o Echometer também oferece um Rastreamento de itens de açãoque as equipes podem usar para acompanhar as ações resultantes das retrospectivas. Isso pode garantir que esses pontos sejam acompanhados e que haja progresso.

De modo geral, o Echometer fornece às equipes um conjunto de ferramentas para documentar os resultados de suas retrospectivas e acompanhar seu progresso.
Se você estiver interessado em melhorar sua documentação, não deixe de experimentar! 😊