Det kan allerede være en udfordring at facilitere retrospektiver i et lille team eller en lille gruppe. Eller med meget lidt tid. Men hvad med retrospektiver i store teams? De er som regel meget mere krævende.
Før vi udviklede vores værktøj til retrospektiver, fik vi forskellige erfaringer med større grupper – ofte havde vi kundekrav om, at et helt område (ikke sjældent over 15 personer) skulle deltage i en retro.
Jeg vil derfor gerne i første omgang fortælle, hvilke udfordringer vi har oplevet i disse større teams eller grupper.
Udfordringer ved retrospektiver i store teams eller grupper
1. atmosfære til diskussion
Med et stort antal deltagere kender deltagerne ofte kun hinanden lidt fra hverdagen. Mens små teams normalt kan stole på en tillidsfuld og åben diskussionsatmosfære, er det ofte sværere med store teams. Selvom det netop er denne tillidsfulde atmosfære, der er så vigtig for en af de vigtigste faktorer for succesfulde teams: Teamets psykologiske sikkerhed.
2. Fordeling af engagement og samtaler
Samtidig er det lettere for den enkelte i denne konstellation at trække sig fra diskussionerne. Som moderator skal man være meget mere påpasselig med, at alle deltagere er engagerede, at de kan bidrage, og at fordelingen af diskussionen er nogenlunde afbalanceret.
3. Tidsstyring
Jo flere teammedlemmer, jo flere emner kan bringes på bordet. Timeboxing er derfor afgørende for at kunne rumme alle emner på en passende måde.
Anledninger til retrospektiver i store teams eller grupper
Men nogle gange har man ikke noget valg og er nødt til at tage disse udfordringer op. I praksis ser vi typisk følgende anledninger til retrospektiver i store teams:
- Et stort team er simpelthen ikke inddelt i andre langsigtede underopdelte grupper. Ifølge Scrum-guiden vil et team på 9 eller flere medlemmer blive betragtet som "for stort".
- Et område, der består af flere små teams, som også ønsker at gennemføre en fælles retro. Dette kaldes en "Overall Retrospective" eller "Retro of Retros".
De følgende tips er nyttige i begge scenarier.
Tips til retrospektiver i store teams eller grupper
Her er vores tips til retrospektiver i store teams!
Tip 1: Udspørg gruppen af deltagere i retrospektivet
Et tilbageblik i en stor kreds bør man bestemt stille spørgsmålstegn ved. Er rammebetingelserne virkelig uforanderlige? Er der ikke noget fornuftigt alternativ?
Med store teams eller grupper vil det første spørgsmål derfor være, om teamet kan opdeles tematisk. Vi er ikke tilhængere af, at alting skal foregå strengt efter lærebogen (eller i dette tilfælde Scrum-guiden), men grænsen på 9 teammedlemmer er ikke tilfældig – op til denne størrelse kan et produktivt retrospektiv foregå uden begrænsninger. Så især hvis du er betydeligt over dette tal, bør du sætte spørgsmålstegn ved teamkonstellationen.
I "Overall Retros" med flere hold er et ofte anvendt "trick", at hvert hold kun sender repræsentanter for holdet til den store runde. På den måde kan den store runde holdes overskuelig, i hvert fald med hensyn til antallet af deltagere. Udpegningen af teamrepræsentanter til "Overall Retros" kaldes også "Scrum of Scrums" i en anden ramme, nemlig her: LeSS-rammeværk.
Tip 2: Observer et tillidsfuldt forhold
- Selv om holdet er meget stort, forbliver indholdet (bortset fra foranstaltningerne) fortroligt. → Dette bør påpeges i moderationen.
- Brug et kort check-in til at skabe en afslappet atmosfære – selv med lidt tid.
Tip 3: Overvej teamets størrelse i tidsplanen
Jo større teamet er, jo flere emner og jo mere langvarige diskussioner.
Så mens et lille team måske er vant til at kunne gennemføre et retrospektiv på en time, vil det ikke være muligt med større grupper af deltagere.
Den nødvendige tidsperiode afhænger i høj grad af det valgte format og den valgte metode til retrospektivet. Det er vores erfaring, at tidsrammerne er som følger:
Sædvanlige tidsperioder for retrospektiver afhængigt af teamets størrelse
- 5 eller færre deltagere → 45 – 90 minutter
- 6 til 10 deltagere → 60 – 120 minutter
- 10 til 20 eller flere deltagere → 90 – 180 minutter
Du er velkommen til selv at eksperimentere med timeboxing for at få en fornemmelse af det. Men det er bedre at bruge mere tid end for lidt, især i begyndelsen, og så se, hvilke trin der kan optimeres – De næste tips kan være nyttige!
Tip 4: Parallelisering i indsamling af emner og idéer
Formater eller metoder som "1-2-4-All" kan bruges til at parallelisere processen med at finde emner og ideer. Hvordan fungerer det?
Hver person tænker først over et emne eller spørgsmål individuelt – for eksempel i 2 minutter (1). Derefter leder hver deltager efter en partner til at udveksle de indsamlede tanker (2), før de mødes i grupper på fire (4) og til sidst præsenterer de indsamlede ideer i en prioriteret form for gruppen (Alle).
Du kan finde mere detaljerede instruktioner til 1-2-4-All på denne side: Befriende strukturer.
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
Tip 5: Mach Health Check-retroer
- Konkrete udsagn præsenteres.
- Hvert teammedlem vurderer udsagnene kort og præcist anonymt på en skala – hvor enig er du fra 1 til 7?
- Valgfrit: Resultaterne diskuteres. Der indsamles positive og negative eksempler, som kan forklare resultaterne. Denne del kan potentielt tage relativt lang tid.
- Nu sker der en direkte prioritering, hvor hvert teammedlem anonymt stemmer om, hvilke af udsagnene der har det største behov for handling. Det bedste gratis værktøj til anonyme retrospektiver).
- Kun det udsagn, der får flest stemmer, vil blive registreret som en handling.
For det første er du velkommen til at tage et kig på vores gratis byggesæt, som kan give dig inspiration: Team Health Check-byggesæt.
- Anerkendelse: Vi værdsætter vores kollegers præstationer og bidrag.
- Holdånd: Der er en tillidsfuld arbejdsatmosfære i vores team.
- Gennemsigtighed: I mit team ved alle, hvem der arbejder på hvad.
- Afslapning og pauser: Jeg har plads nok til pauser, hvor jeg kan hente ny energi.
- Mødekultur: Vores møder er velstrukturerede og giver stadig plads til kreativitet og nye ideer.
- Støtte: I mit team deler hvert teammedlem ud af sin individuelle viden og erfaring.
Vil du have din chef til at elske dig? Så tag dit team til nye højder af præstation. Tag det fra en gennemsnitlig –-bil til en eksplosiv raket!
Hvordan? Download min gratis og psykologisk sunde e-bog om emnet "I enkle 12 trin til teamflow"og læse den igennem. Så meget på forhånd –, men nu til det egentlige emne for denne tekst.
Tip 6: Prøv Echometer
En god støtte til at udføre retros i store grupper er gode retroværktøjer (se vores liste): 14 retro-værktøjer til sammenligning). De kan tage en masse arbejde fra dig –, herunder indsamling af feedback før retroen og prioritering af handlinger.
Jeg vil især gerne nævne et værktøj, som jeg selv har været med til at udvikle: EchometerDen kombinerer indsigter fra psykologien med Agile best practices for at få det bedste ud af team Health Check'er & retros for teamudvikling.
Vi giver dig konkrete råd i værktøjet om, hvordan du udleder gode handlinger –, og det kan bruges både online på afstand og offline.
Forresten kan du lave en retro i et stort team med vores værktøj uden login fra dig eller dit team.
Med denne knap kan du åbne værktøjet direkte, vælge din retro-metode og invitere et team via link (Mere end 30 retrospektive metoder er mulige):
Når du når slutningen af retroen, kan du eventuelt oprette en gratis konto for at gemme dine resultater.
Hvis du vil vide mere på forhånd eller starte en rigtig prøveperiode direkte – Læs mere her / start gratis her.
Tip 7: Brug breakout-sessioner
Nu er problemerne blevet indsamlet og groft prioriteret på trods af det store team eller gruppen. Dernæst skal problemerne analyseres i detaljer for at kunne udlede, hvilke små tiltag der kan bruges til at opnå en forbedring.
Det er her, det bliver særligt vanskeligt. Jo større gruppen af deltagere er, jo mere sandsynligt er det, at de emner, der diskuteres, ikke er relevante for alle. Derfor er det kun en brøkdel af teammedlemmerne, der kan bidrage til et emne.
Diskussionen af visse emner, som ikke berører alle teammedlemmer lige meget, bør derfor konsekvent outsources eller paralleliseres.
Vi har haft rigtig gode erfaringer med at bruge breakout sessions til dette: Du sætter emnerne og lader selvorganiserende små grupper arbejde med dem. Hver deltager kan frit tilslutte sig og forlade en gruppe, ligesom her: Open Space-format.
På den måde har alle mulighed for at bidrage til de diskussioner, hvor de kan bidrage aktivt. Når resultaterne af breakout-sessionerne præsenteres, er det bedste scenarie, at der dukker et konkret tiltag op, som kan implementeres direkte i det næste sprint. Hvis de foreslåede tiltag virker plausible og værd at forfølge for hele gruppen af deltagere, anses tiltagene for at være blevet besluttet.
Men det kan lige så vel være, at den lille gruppe endnu ikke er nået frem til et endeligt forslag til handling. I disse tilfælde kan det besluttes at fortsætte breakout-sessionen uden for retrospektivet, hvis deltagerne mener, at det er nyttigt.
Pas på med "halve" foranstaltninger
Intet er mere irriterende end et halvt gennemtænkt tiltag, der er blevet til under pres, og som ingen har lyst til at tage sig af. Vores erfaring er, at det derfor er meget vigtigt at påpege i moderationen af dit store team eller gruppe, at beslutningen om at afholde endnu en breakout-session uden for retrospektivet kan være en legitim foranstaltning til at kaste yderligere lys over emnet, hvis det endnu ikke kunne analyseres endeligt inden for retrospektivets tidsramme.
Tip 8: Indsaml feedback på forhånd
Indsamling af feedback, dvs. fasen "indsamling af data", kan binde værdifuld tid i retrospektivet, som faktisk kunne outsources på forhånd ved at bede om feedback i optakten til retrospektivet.
For at strukturere denne anmodning om feedback på forhånd er det ofte en god idé at kombinere lukkede spørgsmål med åbne spørgsmål. På den måde får du kvantitativ feedback på specifikke aspekter, og som teammedlem har du stadig mulighed for åbent at bidrage med dine egne emner gennem de åbne spørgsmål. Spotify bruger som en pioner også målrettede lukkede spørgsmål, hvis resultater de har givet følgende navn: Hold Health Check.
Vi har i øvrigt udviklet et værktøj, der kan støtte dig i dit retrospektive arbejde i store teams. Du kan finde flere oplysninger om det nedenfor.
Retros i små grupper er den bedste løsning
Konklusion
Du har sikkert forstået, at vi ikke vil anbefale retrospektiver med et for stort antal deltagere af de grunde, vi forklarede i begyndelsen. Det er udfordringen: At være vært for Retro.
Samtidig håber vi, at du kan få det bedste ud af store retrospektiver med tipsene om parallelisering & co. For især når man vænner sig til konstellationen af retro som et stort team, kan det blive nemmere og nemmere med tiden og gøre –-formatet til en succes på trods af forhindringerne –.
Forresten: Hvis du stadig er på udkig efter variation i dine retros generelt, kan du også tage et kig på denne artikel: 3 retro-metoder med overraskelseseffekt.
Hvis du gerne vil have nogle mere varierede spørgsmål til dine retrospektiver, kan du læse vores indlæg om 32 friske retrospektive metoder til begyndere og professionelle (med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).
Hvis du stadig leder efter et passende retrobræt (med 60+ retro-metoder), kan vores artikel hjælpe dig med emnet: De bedste retroboards i sammenligning.
