4 tips för retrospektiv i hybridteam

Många team arbetade helt på distans eller på hemmakontor under coronapandemin. Långsamt går vissa företag “tillbaka till kontoret” eller till en hybridarbetsmodell: så att vissa är på plats, andra på hemmakontoret. Eftersom tidpunkten och “hur” ofta är oklara är det också svårt att planera retroformat i hybridteam. Så hur kan Agile-coacher och Scrum Masters på bästa sätt utforma retrospektiv i hybridteam, på plats eller på distans?

Här sammanfattar vi de viktigaste skillnaderna och tipsen för retrometoderna och -formaten.

🔮 Siffror och framtidsutsikter för hybridarbete i agila team

Men först en kort fråga: Är distribuerat arbete i agila team överhuvudtaget en framtidsmodell? Särskilt inom “kunskapsarbete” arbetar Enligt Gartner arbetar redan hälften av världens 1 miljard arbetstagare på distans.. Då tränger sig naturligtvis frågan på hur denna “Remote Setup” kommer att utvecklas efter Corona, om team kommer att arbeta helt “on-site” igen, eller snarare i en hybridmodell. Enligt undersökningarna bland agila team är “Undersökning “Tillståndet för Agile klart:

• Endast 3 % anger att de planerar att återvända till kontoret på heltid
• 25 % av de tillfrågade säger att de kommer att fortsätta arbeta helt på distans i en värld efter covid-19-pandemin
• 56 % föredrar en hybridstrategi och återvänder till kontoret regelbundet men inte dagligen

Eftersom vi har en stark arbetstagarmarknad just inom kunskapsarbete, kan företag alltså tvingas att tillgodose dessa önskemål från arbetstagarna för att förbli konkurrenskraftiga på arbetsmarknaden och inte förlora talanger. Det lönar sig alltså att sätta sig in i distribuerade och hybrida arbetsmodeller. Här kommer alltså våra tips för hybrida retrospektiver:

Läs mer

☝️ Tips 1: Klargör Retro-upplägget i förväg

Något som många inte är medvetna om, men som har bevisats gång på gång av traditionellt hybridbaserade distansorganisationer som Gitlab: Den bästa inställningen för “hybridarbete är att sätta upp all kommunikation “remote first”.

Så om du har ett team med medlemmar som arbetar hemifrån eller ute på fältet är det värt att börja direkt med all kommunikation och dokumentation. “fjärrstyrd först” ska läggas ut. Detta kan verka kostsamt på kort sikt, men det lönar sig på lång sikt.

Så om ditt team bestämmer sig för att använda en hybridmodell bör ni se till att göra det på rätt sätt. För ett agilt team innebär det att retrospektiverna också måste uppfylla detta “remote first”-krav.

Men vad händer när vissa kollegor är på plats vid retrosystemet och andra sitter på distans?

☝️ Tips 2: Lika mycket interaktion för deltagare på distans och på plats

För en retrospektiv är målet alltid att skapa samma, lägsta möjliga hinder för alla deltagare att delta i konversationen. I hybridretrospektiv har erfarenheten visat att det finns två olika metoder för att uppnå detta:

Retro Metod 1: Alla deltagare ringer in separat.

I denna retrometod deltar helt enkelt alla teammedlemmar separat i onlinemötet - även de teammedlemmar som är på plats på kontoret och som teoretiskt sett också skulle kunna träffas tillsammans i ett rum. På så sätt har alla deltagare samma förutsättningar. Varför ska man inte sätta alla kollegor på kontoret i ett konferensrum? Eftersom det skapar en tvåklassdynamik där de distansarbetande kollegorna utestängs från många interaktioner i rummet. Den som har provat denna setup “Delvis i rummet, delvis via videokonferens” vet vad vi pratar om.

Retro-metod 2: Digital kanal även i retro på plats

Även om metod 1 är den bästa varianten enligt “remote first”-logiken vill vi inte beröva dig åtminstone metod 2: Om du har en del av teamet samlat i ett rum bör interaktionen åtminstone vara så lika som möjligt för alla. En fysisk whiteboard är inte lämplig för detta. Bättre alternativ är whiteboards online (t.ex. Miro), verktyg för liveengagemang (t.ex. Mentimeter) eller helt enkelt Echometer - som kombinerar whiteboard- och live-engagemangsfunktioner. I grund och botten bör man naturligtvis också se till att retroformatet (“Keep, Stop, Start” osv.) är tänkbart för ett distribuerat team. Här hittar du fler motsvarande, kreativa retrospektiva metoder såsom Skribbl eller Johari-fönstret.

☝️ Tips 3 för retrospektiv i hybridteam: Involvera teamet i utformningen

Detta tips är uppenbart, men försummas ofta: fråga helt enkelt teamet öppet hur de föreställer sig hybridretrospektiven. Som Scrum Master eller Agile Coach är du inte ensam ansvarig för retro-metoden, utan för teamet som helhet.

Det som fungerar bra i detta sammanhang är retrospektiv på distans, hybrid och på plats: I utcheckningen av retrospektiven frågar du efter “Return on Time Invest” (ROTI) på en skala från 0 (mycket dåligt investerad tid) till 10 (mycket väl investerad tid) och frågar efter anledningen till betyget. På så sätt skapar du ett ramverk för att registrera teamets nya intryck direkt i slutet av retrospektiven.

☝️ Tips 4: En plattform för alla retrokonfigurationer (remote, hybrid och on-site)

I andan av “remote first” bör det finnas ett digitalt retroarkiv som alla kollegor har tillgång till.

Detta bör dokumentera både retros på plats, hybridretros och fullständiga retros på distans.

Denna dokumentation kommer att vara till stor hjälp för att visualisera teamets utveckling över tid. Efter att ha granskat äldre retros har vi ofta hört saker som “Wow, det var verkligen vår största utmaning för ett år sedan?”

Motsvarande framgångsmoment har en stor inverkan på att göra mervärdet av agila metoder påtagligt och därmed öka engagemanget för retros.

Med Echometer finns det en plattform som stöder alla hybrid retro-format från förberedelser, implementering till uppföljning.

Med Echometer kan du:

• Hämta in feedback i förväg och asynkront till retrospektiven via en enkät 💬
• Hämta in feedback live under retrospektiven och starta omröstningar - NYTT: det är nu till och med mycket bekvämt för deltagarna att göra det via sin smartphone 📲
• Du hämtar automatiskt in en ROTI för varje retrospektiv och ser hur kvaliteten på de olika formaten uppfattas 📊
• Och sist men inte minst har du en enhetlig dokumentation av alla dina retrospektiver med en knapptryckning inklusive 😮‍💨

Genom den enhetliga plattformen blir teamutvecklingen mer transparent för alla inblandade och teamet har bara en helhetslösning för kontinuerlig teamutveckling istället för olika verktyg. 🚀

Du kan förresten genomföra en retro med vårt verktyg utan att du eller ditt team behöver logga in och bara prova det. Via den här knappen kan du till exempel genomföra en retro om de 5 agila Scrum-värdena:

Observera: Detta format frågar efter överensstämmelse med Health Check-frågorna på en skala.

• Mod: Vi uppskattar när någon visar mod.
• Respekt: Vi värdesätter varandras idéer, även om vi inte håller med.
• Åtagande: Varje teammedlem strävar efter att hålla sina löften.
• Fokus: Vi låter oss inte distraheras från vår strävan att nå sprintmålet.
• Öppenhet: Vi är öppna för konstruktiv feedback och kan växa av den.

Om du vill ha några mer varierade frågor för dina retrospektiv kan du läsa vårt inlägg om 32 nya retrospektiva metoder för nybörjare och proffs (med bland annat Mario Kart Retro, Marathon Retro och Elon Musk Retro).

En av de bästa metoderna för att utveckla teammedlemmarnas agila tankesätt på ett hållbart sätt är förresten att implementera en agil hälsokontroll. Vår gratis Team-Health Check byggsats kan hjälpa dig att ställa rätt frågor - klicka dig bara igenom.