4 tips til retrospektiver i hybride teams
Mange teams arbejdede helt eksternt eller på hjemmekontorer under Corona-pandemien. Langsomt går nogle virksomheder “tilbage til kontoret” eller ind i en hybrid arbejdsmodel: så nogle er på stedet, andre på hjemmekontoret. Da timingen og “hvordan” ofte er uklar, er retroformater i hybridteams også svære at planlægge. Så hvordan kan Agile-coaches og Scrum Masters bedst designe retrospektiver i hybride, on-site eller remote setups?
Her opsummerer vi de vigtigste forskelle og tips til retro-metoder og -formater.
🔮 Tal og udsigter for hybridarbejde i agile teams
Men først kort til spørgsmålet: Er distribueret arbejde i agile teams overhovedet en fremtidsmodel? Især inden for “vidensarbejde” arbejder Ifølge Gartner arbejder halvdelen af verdens 1 milliard arbejdstagere allerede hjemmefra.. Det rejser naturligvis spørgsmålet om, hvordan dette “Remote Setup” vil udvikle sig efter Corona, om teams vil arbejde fuldstændigt “on-site” igen, eller om de snarere vil arbejde i en hybrid model. Undersøgelserne blandt agile teams er ifølge Undersøgelsen “State of Agile” klar:
- Kun 3 % angiver, at de planlægger at vende tilbage til kontoret på fuld tid.
- 25 % af de adspurgte siger, at de fortsat vil arbejde fuldt ud eksternt i en verden efter COVID-pandemien.
- 56 % foretrækker en hybrid tilgang, hvor de vender tilbage til kontoret regelmæssigt, men ikke dagligt.
Da vi har et stærkt arbejdsmarked inden for vidensarbejde, kan virksomheder blive tvunget til at imødekomme disse ønsker fra medarbejderne for at forblive konkurrencedygtige på arbejdsmarkedet og ikke miste talenter. Det er derfor værd at beskæftige sig med distribuerede og hybride arbejdsmodeller. Her er nu vores tips til hybride retrospektiver:
Simpelthen effektive retros - uanset om det er fra en laptop eller smartphone
Del live reaktioner 👋, deltag i afstemninger 🎚, skriv feedback 💬, stem på emner 👍 og mere
☝️ Tip 1: Afklar opsætningen af Retro på forhånd
Noget, som mange mennesker ikke er klar over, men som er blevet bevist gang på gang med traditionelt hybride fjernorganisationer som Gitlab: Den bedste opsætning til “hybridarbejde er at sætte al kommunikation op “remote first”.
Så hvis du har et team med medlemmer, der arbejder hjemmefra eller i marken, er det værd at starte med det samme med al kommunikation og dokumentation. “fjernbetjening først” der skal lægges ud. Det kan virke dyrt på kort sigt, men det betaler sig på lang sigt.
Så hvis dit team beslutter sig for at bruge en hybridmodel, bør du forpligte dig til at gøre det rigtigt. For et agilt team betyder det, at retrospektiverne også skal opfylde dette “remote first”-krav.
Men hvad sker der, når nogle kolleger er på stedet ved retrosystemet, og andre er på afstand?
☝️ Tip 2: Lige meget interaktion for deltagere på afstand og på stedet
I et retrospektiv er målet altid at skabe de samme, lavest mulige barrierer for, at alle deltagere kan deltage i samtalen. I hybride retrospektiver har erfaringen vist, at der er to forskellige metoder til at opnå dette:
Retro-metode 1: Alle deltagere ringer ind separat.
I denne retro-metode deltager alle teammedlemmer separat i onlinemødet - også de teammedlemmer, der er på kontoret, og som i teorien kunne mødes i samme rum. På den måde er der samme setup for alle deltagere. Hvorfor skulle man ikke sætte alle kolleger på kontoret ind i et konferencerum? Fordi det skaber en to-klasses dynamik, hvor de fjerntboende kolleger bliver udelukket fra mange interaktioner i rummet. Enhver, der har prøvet dette setup “Delvist i rummet, delvist via videokonference”, ved, hvad vi taler om.
Retro-metode 2: Digital kanal også i on-site retro
Selv om metode 1 er den foretrukne variant i henhold til “remote first”-logikken, ønsker vi ikke at fratage dig metode 2 i det mindste: Hvis du har en del af teamet samlet i et rum, bør interaktionen i det mindste være så lige som muligt for alle. Et fysisk whiteboard er ikke egnet til dette. De bedre alternativer er online whiteboards (såsom Miro), live engagement-værktøjer (såsom Mentimeter) eller simpelthen Echometer - som kombinerer whiteboard- og live engagement-funktionaliteter. Som udgangspunkt skal man naturligvis også sikre sig, at retro-formatet (“Keep, Stop, Start” osv.) er tænkeligt for et distribueret team. Her kan du finde flere relevante, kreative retrospektive metoder såsom Skribbl eller Johari-vinduet.
☝️ Tip 3 til retrospektiver i hybride teams: Involver teamet i designet
Dette tip er indlysende, men overses ofte: Spørg simpelthen teamet åbent, hvordan de forestiller sig de hybride retrospektiver. Som Scrum Master eller Agile Coach er du ikke alene ansvarlig for retro-metoden, men for teamet som helhed.
Det, der fungerer godt i denne sammenhæng, er fjern-, hybrid- og on-site retrospektiver: Når du tjekker ud af retrospektivet, skal du bede om “Return on Time Invest” (ROTI) på en skala fra 0 (meget dårligt investeret tid) til 10 (meget godt investeret tid) og bede om årsagen til vurderingen. På denne måde skaber du en ramme for at registrere teamets friske indtryk direkte ved afslutningen af retrospektivet.
☝️ Tip 4: Én platform til alle retroopsætninger (remote, hybrid og on-site)
I ånden af “remote first” bør der være et digitalt retroarkiv, som alle kolleger kan få adgang til.
Dette bør dokumentere både on-site retros, hybrid retros og komplette remote retros.
Denne dokumentation vil være en stor hjælp til at visualisere teamets udvikling over tid. Når vi har gennemgået ældre retros, har vi ofte hørt ting som “Wow, var det virkelig vores største udfordring for et år siden?”
Tilsvarende succesøjeblikke har en stor effekt på at gøre merværdien af agile metoder håndgribelig og dermed øge engagementet i retros.
Med Echometer er der en platform, der understøtter alle hybrid retro-formater fra forberedelse, implementering til opfølgning.
Med Echometer kan du:
- Indhent feedback via en undersøgelse på forhånd og asynkront i forhold til retrospektivet 💬
- Live under Retro Indhent feedback og start afstemninger - NYT: Det kan nu endda gøres meget nemt for deltagerne via deres smartphone 📲
- Du får automatisk en ROTI for hver retrospektive og kan se, hvordan kvaliteten af de forskellige formater opfattes 📊
- Og sidst, men ikke mindst, har du en ensartet dokumentation af alle dine retrospektiver inklusive med et tryk på en knap 😮💨
Den ensartede platform gør teamudviklingen mere gennemsigtig for alle involverede, og teamet har kun én holistisk løsning til kontinuerlig teamudvikling i stedet for forskellige værktøjer. 🚀
Du kan forresten gennemføre en retrospektive uden login fra din eller dit teams side og bare prøve det med vores værktøj. Via denne knap kan du for eksempel gennemføre en retrospektive om de 5 agile Scrum-værdier:
Agile værdier Health-Check: Sådan forløber retroen
Random Icebreaker (2-5 minutter)
Echometer stiller en generator til rådighed med tilfældige check-in-spørgsmål.
Gennemgang af åbne tiltag (2-5 minutter)
Før man går i gang med nye emner, bør man tale om effektivitetskontrol for at se, hvad der er blevet af tiltagene fra tidligere retrospektiver. Echometer viser automatisk alle åbne Action Items fra tidligere retros.
Health Check
Alle teammedlemmer kan besvare Health-Checks anonymt på en skala. Gennemgå derefter resultaterne af Health-Checks sammen og fasthold evt. yderligere kommentarer. Hvis I bruger de samme Health-Checks i flere retrospektiver, kan I også tracke trends over tid i Echometer.
- Mod: Vi værdsætter det, når nogen viser mod.
- Respekt: Vi værdsætter hinandens ideer, selv om vi er uenige.
- Forpligtelse: Alle teammedlemmer stræber efter at holde, hvad de lover.
- Fokus: Vi lader os ikke distrahere fra at forfølge sprintmålet.
- Åbenhed: Vi er åbne over for konstruktiv feedback og kan vokse af den.
Diskuter retro-emner
Brug de følgende åbne spørgsmål til at samle jeres vigtigste indsigter. Først skjult for hver især. Echometer gør det muligt at afsløre hver kolonne på retro-boardet enkeltvis for derefter at præsentere og gruppere feedbacken.
Catch-all spørgsmål (Anbefalet)
For at andre emner også får en plads:
- Hvad vil du ellers gerne tale om i retroen?
Prioritering / Afstemning (5 minutter)
På retro-boardet i Echometer kan I nemt prioritere feedbacken med afstemningsfunktionen. Afstemningen er naturligvis anonym.
Definer tiltag (10-20 minutter)
Via plus-symbolet ved en feedback kan man oprette et linket tiltag. Er du ikke sikker på, hvilket tiltag der er det rigtige? Så åbn i stedet et whiteboard om emnet via plus-symbolet for at brainstorme kerneårsager og mulige tiltag.
Checkout / Afslutning (5 minutter)
Echometer gør det muligt at indsamle anonym feedback fra teamet om, hvor hjælpsom retroen var. Dette resulterer i en ROTI-score ("Return On Time Invested"), som I kan tracke over tid.
Agile værdier Health-Check
Health Check spørgsmål (skala)
Bemærk: Dette format beder om enighed med Health Check-emnerne på en skala.
Hvis du gerne vil have nogle mere varierede spørgsmål til dine retrospektiver, kan du læse vores indlæg om 32 friske retrospektive metoder til begyndere og professionelle (med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).
En af de bedste metoder til at udvikle teammedlemmers agile mindset bæredygtigt er i øvrigt implementeringen af et agilt helbredstjek. Vores gratis Team-Health Check-byggesæt kan hjælpe dig med at stille de rigtige spørgsmål - klik dig bare igennem.
