Hybrid retrospectives (on-site and remote)

4 Tipps für Retrospektiven in hybriden Teams

Viele Teams haben während der Corona Pandemie vollständig remote bzw. im Home Office gearbeitet. Langsam gehen einige Unternehmen “Back to Office” oder in ein hybrides Arbeitsmodell: Einige sind also vor Ort, andere im Home Office. Da der Zeitpunkt und das “wie” häufig unklar ist, sind auch die Retro Formate in hybriden Teams schwer zu planen. Wie können Agile Coaches und Scrum Master Retrospektiven also am besten in hybriden, on site oder remote Setups gestalten?

Hier fassen wir die wichtigsten Unterschiede und Tipps für die Retro-Methoden und -Formate zusammen.

🔮 Die Zahlen & Ausblick zum hybriden Arbeiten in agilen Teams

Zuerst aber kurz zu der Frage: Ist verteiltes Arbeiten in agilen Teams überhaupt ein Zukunftsmodell? Gerade im Bereich der “Wissensarbeit” arbeiten laut Gartner bereits die Hälfte der weltweit 1 Milliarden Arbeitnehmer remote. Da drängt sich natürlich die Frage auf, wie sich dieses “Remote Setup” nach Corona weiterentwickeln wird, ob Teams wieder komplett “on-site” arbeiten, oder eher in einem hybriden Modell arbeiten werden. Die Umfragen unter agilen Teams sind da laut der “State of Agile” Studie eindeutig:
  • Nur 3 % geben an, dass sie vorhaben, in Vollzeit ins Büro zurückzukehren
  • 25 % der Befragten geben an, dass sie auch in einer Welt nach der COVID-Pandemie vollständig remote arbeiten werden
  • 56 % bevorzugen einen hybriden Ansatz, indem sie regelmäßig, aber nicht täglich ins Büro zurückkehren
Da wir gerade im Bereich der Wissensarbeit einen starken Arbeitnehmermarkt haben, könnten Unternehmen also gezwungen werden, auf diese Wünsche der Arbeitnehmer einzugehen, um am Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben und Talente nicht zu verlieren. Es lohnt sich also, sich mit verteilten und hybriden Arbeitsmodellen auseinanderzusetzen. Hier also nun unsere Tipps für hybride Retrospektiven:

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☝️ Tipp 1: Das Setup der Retro vorab klären

Was vielen nicht bewusst ist, sich aber bei traditionell hybriden remote Organisationen wie Gitlab immer wieder bewiesen hat: Das beste Setup für “hybrides Arbeiten” ist, die gesamte Kommunikation “remote first” aufzusetzen.

Hat man also ein Team mit Mitgliedern in Heimarbeit, oder im Außendienst, lohnt es sich, gleich die gesamte Kommunikation und Dokumentation “remote first” auszulegen. Kurzfristig mag das aufwendig erscheinen, langfristig zahlt es sich aber aus.

Entscheidet sich dein Team also für ein hybrides Modell, dann solltest du dich dafür einsetzen, es auch richtig zu machen. Für ein agiles Team bedeutet das entsprechend, dass auch die Retrospektiven diesem “remote first” Anspruch gerecht werden müssen.

Was aber, wenn manche Kolleg*innen bei den Retros mal vor Ort und andere remote sind?

☝️ Tipp 2: Gleichberechtigte Interaktion für Remote- und Vor-Ort Teilnehmer*innen

Für eine Retrospektive ist immer das Ziel, allen Teilnehmenden die gleichen, möglichst niedrigen Hürden zu bereiten, sich am Gespräch zu beteiligen. Bei hybriden Retrospektiven gibt es erfahrungsgemäß zwei verschiedene Methoden, um das zu erreichen:

Retro Methode 1: Alle Teilnehmer*innen wählen sich separat ein

Bei dieser Retro Methode nehmen einfach alle Teammitglieder separat an dem Online Meeting teil – auch die Teammitglieder, die im Büro vor Ort sind und die sich theoretisch auch gemeinsam in einem Raum treffen könnten. So ist für alle Teilnehmer*innen das gleiche Setup gegeben.  Warum sollte man nicht alle Kolleg*innen im Büro in einen Konferenzraum setzen? Weil das eine Zwei-Klassen-Dynamik schafft, bei der die Remote-Kolleg*innen bei vielen Interaktionen im Raum ausgegrenzt werden. Wer dieses Setup “Teilweise im Raum, teilweise über Videokonferenz” ausprobiert hat, weiß, wovon wir hier sprechen.

Retro Methode 2: Digitalen Kanal auch in Vor-Ort-Retro

Auch wenn Methode 1 nach der “remote first” Logik die präferierte Variante ist, wollen wir euch Methode 2 zumindest nicht vorenthalten: Hat man ein Teil des Teams zusammen in einem Raum, gilt es zumindest, die Interaktion möglichst gleichberechtigt für alle zu gestalten. Hierfür ist ein physisches Whiteboard entsprechend ungeeignet. Die bessere Alternative sind Online Whiteboards (wie Miro), Live Engagement Werkzeuge (wie Mentimeter), oder einfach Echometer – was Whiteboard- und Live Engagement-Funktionalitäten verknüpft. Grundsätzlich sollte natürlich auch darauf geachtet werden, dass das Retro-Format (“Keep, Stop, Start”, etc.) für ein verteiltes Team denkbar ist. Hier findet ihr mehr entsprechende, kreative Retrospektiven-Methoden wie z.B. Skribbl oder das Johari Fenster.

☝️ Tipp 3 für Retrospektiven in hybriden Teams: Team in die Gestaltung einbeziehen

Dieser Tipp ist naheliegend, wird aber häufig vernachlässigt: Frage das Team einfach offen, wie es sich die hybriden Retrospektiven vorstellt. Als Scrum Master oder Agile Coach bist du schließlich nicht alleine für Retro Methode verantwortlich, sondern das Team als Ganzes.

Was in diesem Zusammenhang sowohl in remote, hybriden als auch Vor-Ort Retros super funktioniert: Frage im Check-Out der Retrospektive den “Return on Time Invest” (kurz ROTI) auf einer Skala von 0 (sehr schlecht investierte Zeit) bis 10 (sehr gut investierte Zeit) ab und frage nach dem Grund für die Bewertung. So schaffst du direkt zum Abschluss der Retro einen Rahmen, um die frischen Eindrücke des Teams aufzunehmen.

☝️ Tipp 4: Eine Plattform für alle Retro Setups (remote, hybrid und vor-Ort)

Ganz im Sinne von “remote first”, sollte es ein digitales Retro-Archiv geben, auf das alle Kolleg*innen zugreifen können.

Darin sollten sowohl vor-Ort Retros, hybride Retros als auch komplette remote Retros gleichermaßen dokumentiert sein.

Diese Dokumentation wird sehr hilfreich dabei sein, über die Zeit die Entwicklung des Teams sichtbar zu machen. Häufig haben wir nach der Sichtung von älteren Retros Dinge gehört wie “Wow, das war vor einem Jahr wirklich noch unsere größte Herausforderung?”

Entsprechende Erfolgsmomente haben einen großen Effekt darauf, den Mehrwert der agilen Methoden erlebbar zu machen und so das Commitment für Retros zu erhöhen.

Mit Echometer gibt es eine Plattform, die alle hybriden Retro-Formate von der Vorbereitung, Durchführung bis Nachbereitung unterstützt.

Mit Echometer kannst du:

  • Schon vorab und asynchron zur Retrospektive Feedback über eine Umfrage einholen 💬
  • Live während der Retro Feedback einholen und Abstimmungen starten – NEU: das geht mittlerweile sogar auch ganz bequem für die Teilnehmer über ihr Smartphone 📲
  • Du holst zu jeder Retrospektive automatisch einen ROTI ein und siehst so, wie die Qualität der verschiedenen Formate wahrgenommen wird 📊
  • Und nicht zuletzt hast du auf Knopfdruck eine einheitliche Dokumentation all deiner Retrospektiven inklusive 😮‍💨

Durch die einheitliche Plattform wird die Teamentwicklung für alle Beteiligten transparenter und das Team hat statt unterschiedlicher Werkzeuge nur an eine ganzheitliche Lösung für die kontinuierliche Teamentwicklung. 🚀

Du kannst übrigens ohne einen Login deinerseits oder deines Teams eine Retro mit unserem Tool durchführen und es einfach mal ausprobieren. Über diesen Button kannst du zum Beispiel eine Retro zu den 5 agilen Scrum Werten durchführen:

Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.

Team Radar Tool Health Check Retrospective
  • Mut: Wir wertschätzen es, wenn jemand Mut beweist.
  • Respekt: Wir wertschätzen gegenseitig unsere Ideen, auch wenn wir anderer Meinung sind.
  • Commitment: Jedes Teammitglied ist bemüht, Versprechen einzuhalten.
  • Fokus: Wir lassen uns nicht davon ablenken, das Sprint-Ziel zu verfolgen.
  • Offenheit: Wir sind offen für konstruktives Feedback und können daran wachsen.

Falls du dir für deine Retrospektiven ein paar mehr abwechslungsreiche Fragen wünschst, schau mal in unseren Post zu 32 frische Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis (mit u.a. der Mario Kart Retro, Marathon Retro und der Elon Musk Retro).

Eine der besten Methoden, das agile Mindset von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln ist übrigens die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health Check Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen – klick dich einfach mal durch.

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Erste Frage: „Welche ⚓️Anker halten dein Team zurück?“ Klingt interessant? Probiere das Format in unserem Retro-Tool aus: