Hur kan jag utveckla självorganiserade team?

Utvecklingen av självorganiserade team är ett centralt mål i moderna ledningsfilosofier.

Men hur utvecklar man egentligen självorganiserade team i praktiken? - Här är förutsättningarna och praktiska tips för ledare för att bygga upp självstyrande team.

För att team ska kunna hantera sig själva måste ett antal förutsättningar vara uppfyllda. Utan dessa förutsättningar blir alla tips och tricks meningslösa:

#1 Förutsättningar för självorganiserade team: Psykologisk säkerhet

En viktig roll för chefen är att moderera konflikter. Ett självorganiserat team måste kunna ta itu med problem på egen hand och diskutera dem. Detta kräver psykologisk säkerhet (se Psykologisk säkerhet ).

Varning: Underskatta inte hur svårt det är för många människor att ta upp konflikter direkt. På lång sikt leder detta till att ett team upplöses.

#2 Förutsättningar för självorganiserade team: förtroende och utrymme för beslutsfattande

Även i självorganiserade team finns det ofta en person som är ytterst ansvarig för teamet (åtminstone inför ledningen). För att teamet ska kunna fatta egna beslut måste chefen ha förtroende för teamet och ge teamet handlingsutrymme.

#3 Förutsättningar för självorganiserade team: Rutiner för självorganisering

Team behöver mycket kommunikation för att organisera sig. Kommunikation är ingen slump. Teamrutiner behövs för att säkerställa att teamet har utrymme att diskutera teamarbete. Helst bör en sådan teamrutin äga rum minst varannan vecka. 

I bästa fall lyckas teamen undanröja hinder genom spontant utbyte, men en separat rutin för att reflektera över och vidareutveckla självorganisering kan göra en stor och ofta avgörande skillnad i praktiken.

Låt oss nu ta en titt på de 4 tips som du kan omsätta i praktiken för att uppfylla de krav som nämns ovan.

Praktiskt tips #1 - Skapa psykologisk trygghet i team:

Psykologisk trygghet uppstår ur upplevelsen av att du…

• kan göra misstag utan att straffas.
• Jag har också rätt att inte veta något utan att bli stämplad som “dum”.
• Jag kan ta kalkylerade risker och teamet står bakom mig.

Som chef kan du aktivt exemplifiera alla dessa beteenden. Framför allt bör du se till att visa ditt team att du uppskattar när någon erkänner ett misstag eller ställer en fråga. Stöd medarbetarna i att ta kalkylerade risker.

Det bästa är att börja med att erkänna sina misstag, ställa många frågor och inte skygga för risker.

Praktiskt tips #2 - Ge teamen manöverutrymme:

Team som ännu inte är vana vid självorganisering kan till en början ha svårt att acceptera och utnyttja beslutsutrymmet. Men om du som chef har skapat tillräcklig psykologisk trygghet kommer detta att förändras.

För att påskynda processen med att anta beslut i teamet kan du definiera specifika beslut som teamet aktivt ska anta från och med nu.

Ni kan också kommunicera vilka era långsiktiga mål är och vilka beslut som bör fattas av teamet självt i framtiden. Detta formulerar tydligt förväntningarna mot mer självorganisering.

En annan lekfull metod för mer självorganisering i beslutsfattandet är “delegationspoker” (se Delegering av Poker från ledningen 3.0).
Den korta versionen:

• Lista alla relevanta beslut som du regelbundet fattar idag eller som kan komma att fattas.

• Sortera nu dessa beslut i följande kategorier:

• Chefen fattar beslut

• Teamet ger råd, chefen fattar beslut

• Team och chef beslutar tillsammans

• Chefen ger råd, teamet fattar beslut

• Teamet bestämmer själv

• Ni kan antingen göra det hela tillsammans, eller så kan varje teammedlem göra sorteringen själv och sedan gå igenom besluten individuellt.

Du använder spelet för att registrera status quo för självorganisering. Du kan sedan välja specifika beslut som du vill fatta på ett annat sätt i framtiden än du gör idag.

Praktiskt tips #3 - Självorganiserat teamarbete:

Efter de två första tipsen har du nu kommit till den punkt där du måste skapa kontinuitet i din egenorganisation. Detta är viktigt eftersom du riskerar att falla tillbaka i gamla mönster om din självorganisation stagnerar efter den inledande euforin.

Du ska inte förvänta dig några stora framsteg på vägen mot självstyrande team. Det är orealistiskt. Förändringen till självorganisering sker steg för steg i små steg.

Det viktigaste efter varje förändring är att reflektera över om den var framgångsrik och vad nästa förändring kommer att bli. Det är just därför som retrospektiv behövs nu. I retrospektiver reflekterar teamet tillsammans över samarbetet, effektiviteten hos de genomförda åtgärderna och tar itu med nya problem.

Som chef använder du retrospektiv för att se till att ditt team kontinuerligt inför förbättringar och inte står stilla. 

Retrospektiven är det möte där teamet gemensamt tar på sig ledaransvaret och fortsätter att utvecklas.

Praktiskt tips #4 - Retroverktyg för självstyrande team:

Om ditt team inte har så mycket erfarenhet av retrospektiv rekommenderar jag att du testar ett retroverktyg som Echometer. Med retroverktyg blir det mycket lättare att motivera ditt team att delta i retrospektiven med engagemang och helt enkelt spåra dina egenutvecklade åtgärder.

Echometer guidar dig genom retrospektivet så intuitivt att du inte längre behöver en Scrum Master eller Agile Coach för retrospektivet. 

Här kan du prova Echometer för att själv organisera ditt team:

Prova Retro NOW - Retro för psykologisk säkerhet:

Hur man gör

Psykologisk säkerhet Health Check: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Health Check

   Alla teammedlemmar kan anonymt svara på hälsokontrollerna på en skala. Gå sedan igenom resultaten av hälsokontrollerna tillsammans och notera eventuella ytterligare kommentarer. Om ni använder samma hälsokontroller i flera retrospektiv kan ni också spåra trender över tid i Echometer.

   • Jag får regelbundet användbar feedback om hur bra jag presterar och hur jag kan förbättra mig.
   • Om någon i vårt team gör misstag döms de inte för det.
   • I vårt team är det tillåtet att inte veta något ibland.
   • I konflikter pratar vi om sakfrågan så att ingen känner sig personligt angripen eller dömd.

4. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

   • Vad mer vill vi prata om?

5. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

6. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

7. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

8. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

Psykologisk säkerhet Health Check

Hälsofrågor (skala)

Jag får regelbundet användbar feedback om hur bra jag presterar och hur jag kan förbättra mig.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Om någon i vårt team gör misstag döms de inte för det.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

I vårt team är det tillåtet att inte veta något ibland.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

I konflikter pratar vi om sakfrågan så att ingen känner sig personligt angripen eller dömd.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Öppna frågor

Vad mer vill vi prata om?

Öppna denna retro nu