Retrospektiv är en av de mest effektiva metoderna när det gäller att stödja ett agilt team. Men vad som gör en bra retrospektiv är ofta inte så trivialt.
Många teamledare eller Scrum Masters försöker skapa variation i retrospektiven genom att ändra de retrospektiva teknikerna. Men det finns mer att tänka på för att hålla en framgångsrik retrospektiv.
Oroa dig inte, i den här artikeln vill jag också ge dig förstklassiga retrospektividéer som du säkert inte har sett tidigare, men först vill jag gå in på några andra fakta när det gäller att köra ett framgångsrikt retrospektiv:
Hur man genomför en bra retrospektiv:
Vad gör en bra retrospektiv - set & inställning
Även om retrospektiva metoder alltid är bannlysta finns det betydligt viktigare hävstänger än att variera frågorna. Det är här begreppet set & setting kommer in i bilden. Även om detta begrepp egentligen kommer från ett annat sammanhang, är det lika tillämpligt på retrospektiva metoder.
Vad som ligger bakom detta koncept är relativt enkelt: en bra retro kan bara lyckas om kulisserna och miljön är väl valda.
- Set = MindSet (människornas inställning)
- Uppläggning = omständigheter (förberedelser och omständigheter för den retrospektiva redovisningen)
Om en retrospektiv är välplanerad och deltagarna är på gott humör och angelägna om att delta i retrospektiven, då kan en retrospektiv bara bli en framgång. De rätta retrofrågorna är bara kronan på verket.
Skapa optimala förutsättningar (setting)
Att skapa den perfekta miljön för en retrospektiv kräver noggranna förberedelser.
Men bara ordet "förberedelse" kan ofta dämpa min motivation.
Följande punkter var därför särskilt viktiga för mig för en idealisk planeringsprocess:
- Det måste vara tidseffektivt – helst ska det bara ta 1-5 minuter.
- Det ska vara så okomplicerat att jag kan hantera det utan ansträngning även under mina svåraste dagar.
- Han måste garantera en genomgående hög kvalitet på retrospektiverna.
För att uppfylla dessa grundläggande krav har vi inrättat en strömlinjeformad process:
Teamledaren eller Scrum Master väljer lämplig retrospektivmall 1-2 dagar före retrospektivet, som innehåller färdiga isbrytare, frågor om teamhälsa (hälsokontroll) och själva retrospektivet –, som alla kan anpassas efter behov.
Förberedelserna kan sedan distribueras till hela teamet via e-post med ett enkelt klick.
Det innebär att varje medlem i förväg vet vilket fokus retrospektiven har och att svaren på frågorna kan lämnas in i förväg utan att vara under press under mötet. Detta främjar inte bara kvaliteten på svaren och därmed retrospektiven, utan förenklar också planeringen av dem avsevärt.
Skapa den perfekta atmosfären (set)
När du har gjort de perfekta förberedelserna för retro är det dags att sätta igång. Under själva retro-mötet är det viktigt att det råder en god stämning och en hög grad av engagemang i teamet.
Jag misstänker att alla som har deltagit i mer än tio retrospektiv vet hur det känns när en retro är sömnig. Man får känslan av att det är en kamp att komma framåt och att tiden slösas bort snarare än utnyttjas. – Det är därför termen "zombie scrum" har blivit etablerad.
Naturligtvis vill vi också hitta en mekanism för "setet" som snabbt aktiverar alla teammedlemmar och involverar dem i handlingen.
Det är just därför vi använder en isbrytare. Det är en incheckningsfråga som ställs i början av en retro. Den kan vara så enkel som: "Vilken av de här bilderna beskriver bäst din vecka?".
Syftet med denna isbrytare är, som namnet antyder, att bryta isen för deltagarna i retrospektiven. Det handlar inte om frågans innehållsmässiga mervärde.
Det handlar mer om att alla tar ordet en gång i början av retro och ler ett ögonblick. När detta har hänt kommer retroen att gå mycket bättre bara på grund av de få minuter som investerats.
Det är just därför vi har infört isbrytar- eller incheckningsfrågan som standard i alla våra retromallar i Echometer.
Retrospektiva tekniker som har allt
När rätt uppsättning och inställning har skapats är valet av retrospektiva tekniker och metoder avgörande. De valda frågemallarna avgör vilken tematisk bredd och vilket djup som kan uppnås i en retrospektiv.
Även om klassiska metoder som good-bad eller DAKI retrospektiv är berättigade, tycker jag ofta att de är för endimensionella. De fokuserar främst på att utvärdera vad som gick bra, vad som kan förbättras och om förändringar är nödvändiga.
Naturligtvis är detta en effektiv metod som täcker de grundläggande pelarna för teamframgång – inte konstigt att den är så utbredd.
Men med regelbundna retrospektiv är det värt att ta en titt utanför allfarvägarna. Annars riskerar du att rutinen blir enformig och att teamet tappar engagemanget.
Jag har märkt detta problem särskilt i team med en högre agil mognadsnivå. Om du vill veta mer om ämnet "Agiler mognadsnivå" kan du göra det här: Mät den agila mognadsnivån: Inkl. Agilem mognadskontroll
Med detta i åtanke har jag sammanställt min topp 6-lista över okonventionella retrospektiva metoder. Dessa mindre kända tillvägagångssätt kan ge en frisk fläkt i rutinen och erbjuda nya perspektiv på teamarbete:
Vad är en bra retrospektiv?
Teknik #1 - Agile Leverans Retrospektiv
På grund av de enorma kostnadsbesparingar som för närvarande påverkar många företag blir ämnet "Agile-leverans" allt viktigare. Använd denna retro för att kontrollera hur ditt team är positionerat i detta avseende.
Om du vill veta mer om detta trendiga ämne, ta en titt på den här artikeln: Öka din flexibilitet under 2024
Frågor om hälsokontroll:
Dessa frågor besvaras på en skala (1-5):
Artikel: Vi gör saker väldigt snabbt. Ingen väntan, inga förseningar.
Vi kan uppskatta exakt vad vi kan leverera under en viss cykel och med de givna resurserna.
Våra sprintresultat kräver ingen omarbetning efter sprinten för att kunna levereras.
Vi begränsar vårt "pågående arbete" för att hela tiden kunna vara fokuserade.
Öppna frågor om feedback:
När har vårt sätt att arbeta lett till ett suboptimalt arbetsflöde? (t.ex. otydliga, olämpliga eller inte följda riktlinjer)
När har vårt sätt att arbeta fungerat bra?
Vilka var de senaste exemplen på ett inkrement som inte fungerade/levererades i slutet av sprinten?
Vad är en bra retrospektiv?
Teknik #2 - Återblick på teamets åtaganden
De aktuella utmaningarna kräver exceptionellt teamwork. Kontrollera om ditt team håller ihop med hjälp av denna retro:
Frågor om hälsokontroll:
Dessa frågor besvaras på en skala (1-5):
I teamet delar vi en gemensam uppfattning om vad "bra arbete" är.
Öppna frågor om feedback:
Hantera motstridiga prioriteringar: "Om jag märker att det finns motstridiga prioriteringar, då ...
Kommunicera blockeringar: "Om jag fastnar i en uppgift delar jag med mig av det till ...
Hantera konflikter: "Om jag märker att en konflikt uppstår i vårt team, då ...
Vad är en bra retrospektiv?
Teknik #3 - Psykologisk säkerhet Retro
Konfliktfritt samarbete är avgörande, särskilt i tuffa tider. För att uppnå detta måste dock alla våga prata om friktionspunkter innan de går överstyr. Att ha tryggheten att alltid kunna säga ifrån i ett team kallas också för "psykologisk säkerhet". Se var du står i den här frågan:
Frågor om hälsokontroll:
Dessa frågor besvaras på en skala (1-5):
Jag får regelbundet användbar feedback om hur bra jag presterar och hur jag kan förbättra mig.
Om någon i vårt team gör misstag döms de inte för det.
I vårt team är det tillåtet att inte veta något ibland.
I konflikter pratar vi om sakfrågan så att ingen känner sig personligt angripen eller dömd.
Öppna frågor om feedback:
Vad mer vill vi prata om?
Vad är en bra retrospektiv?
Teknik #4 - Batterier i efterhand
Svåra tider tär också på de personliga batterierna. Just nu är det särskilt viktigt att hålla ett öga på teamets energinivåer:
Öppna frågor om feedback:
Hur fullt är ditt personliga batteri i procent just nu?
Vad har laddat ur ditt batteri den senaste tiden?
Vad har laddat ditt batteri den senaste tiden?
Vad skulle hjälpa dig att spara energi under de närmaste veckorna?
Vad är en bra retrospektiv?
Teknik #5 - Framtidsperspektiv (framtida retrospektiv)
I snabbt föränderliga miljöer bör man inte bara reflektera över vad som har hänt, utan också våga ta en titt in i det okända. Hur vill du agera i framtiden?
Öppna frågor om feedback:
Vilken är den viktigaste milstolpen som du skulle vilja se oss uppnå som team under de kommande veckorna?
Vilket hinder bör vi koncentrera oss på att övervinna under de kommande veckorna?
Vad skulle du vara särskilt tacksam för under den kommande veckan?
Vad är en bra retrospektiv?
Teknik #6 - Retrospektiv flaskhalsanalys
Tiden då pengar fanns i överflöd är förbi. Detta leder ofta till nya flaskhalsar som arbetet måste anpassas till:
Öppna frågor om feedback:
Vår flaskhals: Vilken är den kritiska delen i våra strukturer och processer som avgör hur mycket vi kan åstadkomma som team?
Vilka alternativ finns det för att eliminera denna flaskhals?
Slutsats - Hur man genomför en bra retrospektiv!
Sammantaget kan man säga att en bra retrospektiv kräver stort engagemang och goda förberedelser.
När du har säkerställt dessa två aspekter kan du avrunda det hela med rätt retrospektiv teknik.
Om du vill testa en av våra mer än 50 mallar för retrospektiv, varför inte testa verktyget "Echometer" kostnadsfritt?
