Retrospektiver er en av de mest effektive metodene når det gjelder å støtte et smidig team. Men hva som kjennetegner et godt retrospektiv, er ofte ikke så trivielt.
Mange teamledere eller Scrum Masters prøver å skape variasjon i retroene ved å endre retrospektivteknikker. Men det er mer å ta hensyn til for å gjennomføre en vellykket retro.
Slapp av, i denne artikkelen vil jeg også gi deg førsteklasses retrospektive ideer som du helt sikkert ikke har sett før, men først vil jeg gå inn på noen andre fakta når det gjelder å gjennomføre et vellykket retrospektiv:
Hvordan gjennomføre et godt retrospektiv:
Hva som gjør et retrospektiv godt - sett og omgivelser
Selv om man alltid sverger til retrospektive metoder, finnes det langt viktigere virkemidler enn å variere spørsmålene. Det er her begrepet "set & setting" kommer inn i bildet. Selv om dette konseptet egentlig kommer fra en annen kontekst, er det like anvendelig for retrospektive metoder.
Det som ligger bak dette konseptet, er relativt enkelt: En god retro kan bare lykkes hvis settet og omgivelsene er godt valgt.
- Set = MindSet (menneskenes innstilling)
- Setting = omstendigheter (forberedelsene og omstendighetene rundt retrospektivet)
Hvis en retrospektiv er godt planlagt og deltakerne er i godt humør og ivrige etter å delta, kan en retro bare bli en suksess. De riktige retrospørsmålene er bare kronen på verket.
Skape optimale omstendigheter (omgivelser)
Å skape den perfekte rammen rundt et retrospektiv krever grundige forberedelser.
Ordet "forberedelse" alene kan imidlertid ofte legge en demper på motivasjonen.
Følgende punkter var derfor spesielt viktige for meg i en ideell planleggingsprosess:
- Det må være tidseffektivt – og bør ideelt sett bare ta 1-5 minutter.
- Det skal være så ukomplisert at jeg klarer det uten problemer selv på de vanskeligste dagene.
- Han må garantere en gjennomgående høy kvalitet på retrospektivene.
For å oppfylle disse viktige kravene har vi etablert en strømlinjeformet prosess:
Teamlederen eller Scrum Masteren velger den aktuelle retrospektivmalen 1-2 dager før retrospektivet, som inneholder ferdige isbrytere, spørsmål om teamets helse (helsesjekk) og selve retrospektivet – som kan tilpasses etter behov.
Forberedelsene kan deretter distribueres til hele teamet via e-post med et enkelt klikk.
Det betyr at alle medlemmene kjenner fokuset for retrospektivet på forhånd, og at svarene på spørsmålene kan sendes inn på forhånd uten å være under press under møtet. Dette fremmer ikke bare kvaliteten på svarene og dermed retrospektivene, men forenkler også planleggingen betydelig.
Skape den perfekte atmosfæren (sett)
Når du har gjort de ideelle forberedelsene til retroen, er det på tide å sette i gang. På selve retro-møtet er det viktig at det er god stemning og høyt engasjement i teamet.
Jeg mistenker at alle som har deltatt i mer enn ti retrospektiver, vet hvordan det føles når en retro er søvnig. Du får følelsen av at det er vanskelig å komme videre, og at tiden blir kastet bort i stedet for å bli brukt. – Det er derfor begrepet "zombie-scrum" har etablert seg.
Vi ønsker selvfølgelig også å finne en mekanisme for "settet" som raskt aktiverer alle teammedlemmene og involverer dem i handlingen.
Det er nettopp derfor vi bruker en icebreaker. Dette er et innsjekkingsspørsmål som stilles helt i begynnelsen av en retro. Det kan være så enkelt som: "Hvilket av disse bildene beskriver uken din best?".
Hensikten med denne isbryteren er, som navnet antyder, å bryte isen for deltakerne i retrospektivet. Det handler ikke om spørsmålets innholdsmessige merverdi.
Det handler mer om at alle tar ordet en gang i starten av retroen og smiler et øyeblikk. Når dette har skjedd, vil retroen gå mye bedre bare på grunn av de få minuttene som er investert.
Det er nettopp derfor vi har etablert isbryter- eller innsjekkingsspørsmålet som standard i alle retromalene våre i Echometer.
Retrospektive teknikker som har alt
Når det riktige settet og settingen er skapt, er valget av retrospektive teknikker og metoder avgjørende. De valgte spørsmålsmalene bestemmer den tematiske bredden og dybden som kan oppnås i et retrospektiv.
Selv om klassiske metoder som good-bad- eller DAKI-retrospektivet har sin berettigelse, synes jeg ofte at de er for endimensjonale. De fokuserer først og fremst på å evaluere hva som gikk bra, hva som kan forbedres og om det er nødvendig med endringer.
Selvfølgelig er dette en effektiv tilnærming som dekker de grunnleggende pilarene for teamsuksess – ikke rart at den er så utbredt.
Men med regelmessige retrospektiver er det verdt å ta en titt utenfor allfarvei. Ellers risikerer du at rutinene blir monotone og at teamet mister engasjementet.
Jeg har lagt merke til dette problemet spesielt i team med et høyere agilt modenhetsnivå. Hvis du vil vite mer om temaet "Agiler modenhetsnivå", kan du lese mer her: Mål det agile modenhetsnivået: Inkludert Agilem modenhetssjekk.
Med dette i tankene har jeg satt sammen min topp 6-liste over ukonvensjonelle retrospektive metoder. Disse mindre kjente metodene kan bringe et friskt pust inn i hverdagen og gi nye perspektiver på teamarbeid:
Hva er et godt tilbakeblikk?
Teknologi #1 - Agile Retrospektiv levering
På grunn av de massive kostnadsbesparelsene som mange bedrifter nå opplever, blir temaet "Agile Delivery" stadig viktigere. Bruk denne retroen til å sjekke hvordan teamet ditt ligger an på dette området.
Hvis du vil vite mer om dette populære temaet, kan du ta en titt på denne artikkelen: Øk fleksibiliteten din i 2024
Spørsmål til helsesjekken:
Disse spørsmålene besvares på en skala (1-5):
Vi gjør ting veldig raskt. Ingen venting, ingen forsinkelser.
Vi er i stand til å estimere nøyaktig hva vi kan levere i en gitt syklus og med gitte ressurser.
Sprintresultatene våre krever ingen omarbeiding etter sprinten for å kunne leveres.
Vi begrenser vårt "pågående arbeid" for å være fokuserte til enhver tid.
Åpne tilbakemeldingsspørsmål:
Når har vår måte å jobbe på ført til en suboptimal arbeidsflyt? (f.eks. uklare, uhensiktsmessige eller ikke fulgte retningslinjer)
Når har vår måte å jobbe på fungert bra?
Hva var de siste eksemplene på et inkrement som ikke fungerte/ble levert ved slutten av sprinten?
Hva er et godt tilbakeblikk?
Teknikk #2 - Retrospektive teamforpliktelser
Dagens utfordringer krever eksepsjonelt teamarbeid. Sjekk om teamet ditt drar lasset sammen med denne retroen:
Spørsmål til helsesjekken:
Disse spørsmålene besvares på en skala (1-5):
I teamet har vi en felles forståelse av hva "godt arbeid" er.
Åpne tilbakemeldingsspørsmål:
Håndtering av motstridende prioriteringer: "Hvis jeg oppdager motstridende prioriteringer, så ...".
Kommunisere blokkeringer: "Hvis jeg kjører meg fast i en oppgave, deler jeg det med ...".
Håndtering av konflikter: "Hvis jeg merker at det oppstår en konflikt i teamet vårt, så ...".
Hva er et godt tilbakeblikk?
Teknikk #3 - Psykologisk sikkerhet Retro
Konfliktfritt samarbeid er avgjørende, spesielt i tøffe tider. Men for å oppnå dette må alle være trygge nok til å snakke om friksjonspunkter før de kommer ut av kontroll. Tryggheten ved å alltid kunne si ifra i et team kalles også "psykologisk trygghet". Se hvor du står i dette spørsmålet:
Spørsmål til helsesjekken:
Disse spørsmålene besvares på en skala (1-5):
Jeg får jevnlig nyttige tilbakemeldinger om hvor godt jeg presterer og hvordan jeg kan forbedre meg.
Hvis noen i teamet vårt gjør feil, blir de ikke dømt for det.
I vårt team er det lov å ikke vite noe av og til.
I konflikter snakker vi om saken slik at ingen føler seg personlig angrepet eller dømt.
Åpne tilbakemeldingsspørsmål:
Hva mer vil vi snakke om?
Hva er et godt tilbakeblikk?
Teknologi #4 - Retrospektivt batteri
Vanskelige tider tærer også på de personlige batteriene. Nå er det spesielt viktig å holde øye med energinivået i teamet:
Åpne tilbakemeldingsspørsmål:
Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå?
Hva har tappet batteriet ditt i det siste?
Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste?
Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene?
Hva er et godt tilbakeblikk?
Teknikk #5 - Fremtidsperspektiv (Future Retrospective)
I omgivelser i rask endring bør du ikke bare reflektere over det som har skjedd, men også våge å kaste et blikk inn i det ukjente. Hvordan vil du handle i fremtiden?
Åpne tilbakemeldingsspørsmål:
Hva er den viktigste milepælen du ønsker at vi som team skal oppnå i løpet av de neste ukene?
Hvilket hinder bør vi konsentrere oss om å overvinne de neste ukene?
Hva vil du være spesielt takknemlig for i ukene som kommer?
Hva er et godt tilbakeblikk?
Teknikk #6 - Flaskehals med tilbakeblikk
Tiden med overflod av penger er forbi. Dette fører ofte til nye flaskehalser som arbeidet må tilpasse seg:
Åpne tilbakemeldingsspørsmål:
Flaskehalsen vår: Hva er den kritiske delen i våre strukturer og prosesser som avgjør hvor mye vi kan oppnå som team?
Hvilke muligheter finnes det for å eliminere denne flaskehalsen?
Konklusjon - Hvordan gjennomføre et godt retrospektiv!
Alt i alt kan man si at et godt retrospektiv krever stort engasjement og gode forberedelser.
Når du har sikret disse to aspektene, kan du avrunde det hele med riktig retrospektiv teknikk.
Hvis du har lyst til å prøve en av våre over 50 retrospektive maler, kan du prøve verktøyet "Echometer" gratis.
