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3 consigli: Come condurre una buona retrospettiva!

Le retrospettive sono uno dei metodi più efficaci per supportare un team agile. Ma spesso le caratteristiche di una buona retrospettiva non sembrano così banali.
Molti Team Leader o Scrum Master cercano di variare le retrospettive cambiando le tecniche di retrospettiva. Ma ci sono altre cose da considerare per organizzare una retro di successo.

Non preoccuparti, in questo articolo voglio darti anche delle idee di retrospettiva di prim'ordine che sicuramente non hai mai visto prima, ma prima vorrei approfondire altri aspetti che riguardano la gestione di una retrospettiva di successo:

Come condurre una buona retrospettiva:

Cosa rende una buona retrospettiva: set e ambientazione

Anche se i metodi retrospettivi vengono sempre giurati, ci sono leve molto più importanti che variare le domande. È qui che entra in gioco il concetto di set & setting. Anche se questo concetto proviene da un contesto diverso, è altrettanto applicabile alle retrospettive.
Ciò che sta alla base di questo concetto è relativamente semplice: un buon retrò può avere successo solo se il set e l'ambientazione sono ben scelti.

  • Set = MindSet (l'ambiente delle persone)
  • Impostazione = circostanze (la preparazione e le circostanze della retrospettiva) 

Se una retrospettiva è ben pianificata e i partecipanti sono di buon umore e desiderosi di partecipare, non può che essere un successo. Le domande giuste per la retrospettiva sono solo il fiore all'occhiello.

Creare le circostanze ottimali (setting)

Creare l'ambiente perfetto per una retrospettiva richiede un'attenta preparazione.

Tuttavia, la sola parola "preparazione" può spesso smorzare la mia motivazione.

Per questo motivo ho ritenuto particolarmente importanti i seguenti punti per un processo di pianificazione ideale:

  • Deve essere efficiente in termini di tempo – idealmente dovrebbe richiedere solo 1-5 minuti.
  • Dovrebbe essere così semplice da poterlo gestire senza sforzo anche nei giorni più difficili.
  • Deve garantire una qualità costantemente elevata delle retrospettive.

Per soddisfare questi requisiti essenziali, abbiamo stabilito un processo semplificato:

Il team leader o lo Scrum Master seleziona il modello di retrospettiva appropriato 1-2 giorni prima della retrospettiva, che contiene rompighiaccio già pronti, domande sullo stato di salute del team (health check) e la retrospettiva stessa – tutti personalizzabili a seconda delle esigenze.

La preparazione può poi essere distribuita a tutto il team via e-mail con un semplice clic.

Ciò significa che ogni membro conosce in anticipo l'obiettivo della retrospettiva e le risposte alle domande possono essere inviate in anticipo senza subire pressioni durante la riunione. Questo non solo favorisce la qualità delle risposte e quindi delle retrospettive, ma ne semplifica notevolmente la pianificazione.

Creare l'atmosfera perfetta (set)

Dopo aver fatto i preparativi ideali per il retro, è il momento di passare all'azione. Durante la riunione è fondamentale che ci sia una buona atmosfera e un alto livello di impegno nel team.

Credo che chiunque abbia partecipato a più di dieci retrospettive conosca la sensazione che si prova quando una retro è sonnolenta. Si ha la sensazione che sia difficile fare progressi e che il tempo venga sprecato anziché utilizzato. – Per questo motivo si è affermato il termine "scrum zombie".

Naturalmente, vogliamo anche trovare un meccanismo per il "set" che attivi tutti i membri del team in un breve lasso di tempo e li coinvolga nell'azione.

È proprio per questo che usiamo un rompighiaccio. Si tratta di una domanda di verifica che viene posta all'inizio di un retro. Può essere semplice come: "Quale di queste immagini descrive meglio la tua settimana?".

Lo scopo di questo rompighiaccio è, come suggerisce il nome, quello di rompere il ghiaccio dei partecipanti alla retrospettiva. Non si tratta del valore aggiunto della domanda in termini di contenuto.

È più importante che tutti prendano la parola una volta all'inizio del retro e sorridano per un momento. Una volta che questo è avvenuto, il retro funzionerà molto meglio grazie ai pochi minuti investiti.

Proprio per questo motivo abbiamo inserito la domanda rompighiaccio o di check-in come standard in tutti i nostri modelli retro in Echometer.

Tecniche retrospettive che hanno tutto

Una volta creati il set e l'ambientazione giusti, la scelta delle tecniche e dei metodi di retrospettiva è fondamentale. I modelli di domande selezionati determinano l'ampiezza e la profondità tematica che si può raggiungere in una retrospettiva.

Sebbene i metodi classici come la retrospettiva "buono-cattivo" o "DAKI" siano giustificati, spesso li trovo troppo unidimensionali. Si concentrano principalmente sulla valutazione di ciò che è andato bene, di ciò che potrebbe essere migliorato e della necessità di apportare modifiche.

Ovviamente si tratta di un approccio efficace che copre i pilastri fondamentali del successo di un team – non c'è da stupirsi che sia così diffuso.
Ma con le retrospettive regolari, vale la pena dare un'occhiata fuori dai sentieri battuti. Altrimenti, corri il rischio che la routine diventi monotona e che il team perda impegno.

Ho notato questo problema soprattutto nei team con un livello di maturità agile più elevato. Se vuoi saperne di più sull'argomento "Livello di maturità Agiler", puoi farlo qui: Misura il livello di maturità agile: Incluso l'Agile Maturity Check

Per questo motivo, ho stilato la mia top 6 dei metodi retrospettivi non convenzionali. Questi approcci meno conosciuti possono portare una ventata di aria fresca nella routine e offrire nuove prospettive sul lavoro di squadra:

Che cos'è una buona retrospettiva?

Tecnologia #1 - Agile Consegna retrospettiva

A causa dell'enorme riduzione dei costi che sta interessando molte aziende, il tema della "Consegna Agile" sta diventando sempre più importante. Utilizza questo retro per verificare la posizione del tuo team a questo proposito.

Se vuoi saperne di più su questo argomento di tendenza, dai un'occhiata a questo articolo: Aumenta la tua agilità nel 2024

Domande sul controllo della salute:

A queste domande si risponde su una scala (1-5):

Facciamo le cose molto velocemente. Senza attese, senza ritardi.

Siamo in grado di stimare esattamente ciò che possiamo consegnare in un determinato ciclo e con le risorse disponibili.

I risultati dei nostri sprint non richiedono alcuna rielaborazione dopo lo sprint per essere consegnati.

Limitiamo i nostri "lavori in corso" per essere sempre concentrati.

Domande di feedback aperte:

Quando il nostro modo di lavorare ha portato a un flusso di lavoro non ottimale? (ad esempio linee guida poco chiare, inadeguate o non seguite)

Quando il nostro modo di lavorare ha funzionato bene?

Quali sono stati gli esempi recenti di un incremento che non ha funzionato/consegnato alla fine dello sprint?

Che cos'è una buona retrospettiva?

Tecnica #2 - Impegni di squadra retrospettivi

Le sfide attuali richiedono un lavoro di squadra eccezionale. Verifica se il tuo team è unito con questo retro:

Domande sul controllo della salute:

A queste domande si risponde su una scala (1-5):

Nel team condividiamo una concezione comune di cosa sia il "buon lavoro".

Domande di feedback aperte:

Gestire le priorità in conflitto: "Se noto priorità in conflitto, allora...".

Comunicare i blocchi: "Se mi blocco su un compito, lo condivido con...".

Gestire i conflitti: "Se noto che nel nostro team si verifica un conflitto, allora...".

modello di accordo di lavoro

Che cos'è una buona retrospettiva?

Tecnica #3 - Sicurezza psicologica Retro

La collaborazione a basso tasso di conflittualità è fondamentale, soprattutto in tempi difficili. Per raggiungere questo obiettivo, però, tutti devono avere la fiducia di poter parlare dei punti di attrito prima che sfuggano di mano. La sicurezza di poter sempre parlare in un team è nota anche come "sicurezza psicologica". Scopri la tua posizione su questo argomento:

Domande sul controllo della salute:

A queste domande si risponde su una scala (1-5):

Ricevo regolarmente un feedback utile su quanto sto facendo bene e su come posso migliorare.

Se qualcuno della nostra squadra commette degli errori, non viene giudicato per questo.

Nel nostro team, a volte è permesso non sapere qualcosa.

Nei conflitti, parliamo dell'argomento in questione in modo che nessuno si senta attaccato o giudicato personalmente.

Domande di feedback aperte:

Di cos'altro vogliamo parlare?

Che cos'è una buona retrospettiva?

Tecnologia #4 - Retrospettiva sulle batterie

I momenti difficili mettono a dura prova anche le batterie personali. In questo momento è particolarmente importante tenere sotto controllo i livelli di energia del team:

Domande di feedback aperte:

Quanto è piena la tua batteria personale in percentuale in questo momento?

Cosa ha scaricato la tua batteria di recente?

Cosa ha ricaricato la tua batteria di recente?

Cosa ti aiuterebbe a risparmiare energia nelle prossime settimane?

Che cos'è una buona retrospettiva?

Tecnica #5 - Prospettiva futura (Retrospettiva futura)

In un ambiente in rapida evoluzione, non devi solo riflettere su ciò che è accaduto, ma anche osare uno sguardo verso l'ignoto. Come vuoi agire in futuro?

Domande di feedback aperte:

Qual è la pietra miliare più importante che vorresti che raggiungessimo come squadra nelle prossime settimane?

Quale ostacolo dobbiamo concentrarci a superare nelle prossime settimane?

Per cosa saresti particolarmente grato nelle prossime settimane?

Che cos'è una buona retrospettiva?

Tecnica #6 - Retrospettiva sul collo di bottiglia

I tempi dell'abbondanza di denaro sono finiti. Questo comporta spesso nuovi colli di bottiglia a cui il lavoro deve adattarsi:

Domande di feedback aperte:

Il nostro collo di bottiglia: Qual è la parte critica delle nostre strutture e dei nostri processi che determina quanto possiamo raggiungere come squadra?

Quali sono le opzioni per eliminare questo collo di bottiglia?

Conclusione - Come condurre una buona retrospettiva!

In definitiva, si può dire che una buona retrospettiva richiede un buon impegno e una preparazione adeguata.
Una volta assicurati questi due aspetti, puoi completare il tutto con la giusta tecnica di retrospettiva.

Se vuoi provare uno dei nostri oltre 50 modelli di retrospettiva, perché non provi gratuitamente lo strumento "Echometer"?

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