3 tips: Hur man genomför en bra retrospektiv!

Retrospektiv är en av de mest effektiva metoderna när det gäller att stödja ett agilt team. Men vad som gör en bra retrospektiv är ofta inte så trivialt.
Många teamledare eller Scrum Masters försöker skapa variation i retrospektiven genom att ändra de retrospektiva teknikerna. Men det finns mer att tänka på för att hålla en framgångsrik retrospektiv.

Oroa dig inte, i den här artikeln vill jag också ge dig förstklassiga retrospektividéer som du säkert inte har sett tidigare, men först vill jag gå in på några andra fakta när det gäller att köra ett framgångsrikt retrospektiv:

Även om retrospektiva metoder alltid är bannlysta finns det betydligt viktigare hävstänger än att variera frågorna. Det är här begreppet set & setting kommer in i bilden. Även om detta begrepp egentligen kommer från ett annat sammanhang, är det lika tillämpligt på retrospektiva metoder.
Vad som ligger bakom detta koncept är relativt enkelt: en bra retro kan bara lyckas om kulisserna och miljön är väl valda.

• Set = MindSet (människornas inställning)
• Uppläggning = omständigheter (förberedelser och omständigheter för den retrospektiva redovisningen) 

Om en retrospektiv är välplanerad och deltagarna är på gott humör och angelägna om att delta i retrospektiven, då kan en retrospektiv bara bli en framgång. De rätta retrofrågorna är bara kronan på verket.

Skapa optimala förutsättningar (setting)

Att skapa den perfekta miljön för en retrospektiv kräver noggranna förberedelser.

Ordet “förberedelse” i sig kan dock ofta dämpa min motivation.

Följande punkter var därför särskilt viktiga för mig för en idealisk planeringsprocess:

• Det måste vara tidseffektivt – helst ska det bara ta 1-5 minuter.
• Det ska vara så okomplicerat att jag kan hantera det utan ansträngning även under mina svåraste dagar.
• Han måste garantera en genomgående hög kvalitet på retrospektiverna.

För att uppfylla dessa grundläggande krav har vi inrättat en strömlinjeformad process:

Teamledaren eller Scrum Master väljer lämplig retrospektivmall 1-2 dagar före retrospektivet, som innehåller färdiga isbrytare, frågor om teamhälsa (hälsokontroll) och själva retrospektivet –, som alla kan anpassas efter behov.

Förberedelserna kan sedan distribueras till hela teamet via e-post med ett enkelt klick.

Det innebär att varje medlem i förväg vet vilket fokus retrospektiven har och att svaren på frågorna kan lämnas in i förväg utan att vara under press under mötet. Detta främjar inte bara kvaliteten på svaren och därmed retrospektiven, utan förenklar också planeringen av dem avsevärt.

Skapa den perfekta atmosfären (set)

När du har gjort de perfekta förberedelserna för retro är det dags att sätta igång. Under själva retro-mötet är det viktigt att det råder en god stämning och en hög grad av engagemang i teamet.

Jag antar att alla som har deltagit i mer än tio retrospektiv känner igen känslan när en retro är sömnig. Man känner att det är en kamp för att skapa framsteg och tiden betas snarare av än används. – Därför har också begreppet “Zombie-Scrum” etablerats.

Självklart vill vi även hitta en mekanism i “setet” som snabbt aktiverar alla teammedlemmar och involverar dem i det som händer.

Just för detta använder vi en så kallad isbrytare. Detta är en incheckningsfråga som ställs i början av en retro. Den kan vara så enkel som: “Vilken av dessa bilder beskriver din vecka bäst?”.

Syftet med denna isbrytare är, som namnet antyder, att bryta isen för deltagarna i retrospektiven. Det handlar inte om frågans innehållsmässiga mervärde.

Det handlar mer om att alla tar ordet en gång i början av retro och ler ett ögonblick. När detta har hänt kommer retroen att gå mycket bättre bara på grund av de få minuter som investerats.

Det är just därför vi har infört isbrytar- eller incheckningsfrågan som standard i alla våra retromallar i Echometer.

Retrospektiva tekniker som har allt

När rätt uppsättning och inställning har skapats är valet av retrospektiva tekniker och metoder avgörande. De valda frågemallarna avgör vilken tematisk bredd och vilket djup som kan uppnås i en retrospektiv.

Även om klassiska metoder som good-bad eller DAKI retrospektiv är berättigade, tycker jag ofta att de är för endimensionella. De fokuserar främst på att utvärdera vad som gick bra, vad som kan förbättras och om förändringar är nödvändiga.

Naturligtvis är detta en effektiv metod som täcker de grundläggande pelarna för teamframgång – inte konstigt att den är så utbredd.
Men med regelbundna retrospektiv är det värt att ta en titt utanför allfarvägarna. Annars riskerar du att rutinen blir enformig och att teamet tappar engagemanget.

Jag har märkt det här problemet särskilt i team med högre agil mognadsgrad. Om du vill veta mer om “Agil mognadsgrad” kan du göra det här: Mät den agila mognadsnivån: Inkl. Agilem mognadskontroll

Med detta i åtanke har jag sammanställt min topp 6-lista över okonventionella retrospektiva metoder. Dessa mindre kända tillvägagångssätt kan ge en frisk fläkt i rutinen och erbjuda nya perspektiv på teamarbete:

På grund av de massiva kostnadsbesparingar som många företag gör just nu, vinner ämnet “Agile Delivery” alltmer betydelse. Kontrollera med denna retro hur ditt team är positionerat i detta avseende.

Om du vill veta mer om detta trendiga ämne, ta en titt på den här artikeln: Öka din flexibilitet under 2024

⚙️ Retrospektiv för agil leverans

Health Check Fragen (Skala)

Artikel: Vi gör saker väldigt snabbt. Ingen väntan, inga förseningar.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Vi kan uppskatta exakt vad vi kan leverera under en viss cykel och med de givna resurserna.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Våra sprintresultat kräver ingen omarbetning efter sprinten för att kunna levereras.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Vi begränsar vårt "pågående arbete" för att hela tiden kunna vara fokuserade.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Öppna frågor

När har vårt sätt att arbeta lett till ett suboptimalt arbetsflöde? (t.ex. oklara, olämpliga eller icke efterlevda riktlinjer)

När har vårt sätt att arbeta fungerat bra?

Vilka var de senaste exemplen på ett inkrement som inte fungerade/levererades i slutet av sprinten?

Öppna denna retro nu

De aktuella utmaningarna kräver exceptionellt teamwork. Kontrollera om ditt team håller ihop med hjälp av denna retro:

🤝Retro för att reflektera och definiera teamåtaganden

Health Check Fragen (Skala)

I teamet delar vi en gemensam uppfattning om vad "bra arbete" är.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Öppna frågor

Hantera motstridiga prioriteringar: "Om jag märker att det finns motstridiga prioriteringar, då ...

Kommunicera blockeringar: "Om jag fastnar i en uppgift delar jag med mig av det till ...

Hantera konflikter: "Om jag märker att en konflikt uppstår i vårt team, då ...

Öppna denna retro nu

Speciellt i svåra tider är ett konfliktfritt samarbete avgörande. För detta måste alla också våga prata om friktionspunkter innan de spårar ur. Att ha säkerheten i teamet att alltid kunna uttrycka sig kallas också “psykologisk säkerhet”. Ta reda på hur det är med det här ämnet hos er:

🛟 Retro för psykologisk säkerhet

Health Check Fragen (Skala)

Jag får regelbundet användbar feedback om hur bra jag presterar och hur jag kan förbättra mig.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Om någon i vårt team gör misstag döms de inte för det.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

I vårt team är det tillåtet att inte veta något ibland.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

I konflikter pratar vi om sakfrågan så att ingen känner sig personligt angripen eller dömd.

thumb_down

thumb_up

Stimme gar nicht zu Instämmer helt och hållet

Öppna frågor

Vad mer vill vi prata om?

Öppna denna retro nu

Svåra tider tär också på de personliga batterierna. Just nu är det särskilt viktigt att hålla ett öga på teamets energinivåer:

🪫Batteri Retro

Hur fullt är ditt personliga batteri i procent just nu?

Vad har laddat ur ditt batteri den senaste tiden?

Vad har laddat ditt batteri den senaste tiden?

Vad skulle hjälpa dig att spara energi under de närmaste veckorna?

Öppna denna retro nu

I snabbt föränderliga miljöer bör man inte bara reflektera över vad som har hänt, utan också våga ta en titt in i det okända. Hur vill du agera i framtiden?

🔮 Futurespektiv

Vilken är den viktigaste milstolpen som du skulle vilja se oss uppnå som team under de kommande veckorna?

Vilket hinder bör vi koncentrera oss på att övervinna under de kommande veckorna?

Vad skulle du vara särskilt tacksam för under den kommande veckan?

Öppna denna retro nu

Tiden då pengar fanns i överflöd är förbi. Detta leder ofta till nya flaskhalsar som arbetet måste anpassas till:

🔮 Futurespektiv

Vår flaskhals: Vilken är den kritiska delen i våra strukturer och processer som avgör hur mycket vi kan åstadkomma som team?

Vilka alternativ finns det för att eliminera denna flaskhals?

Öppna denna retro nu

Slutsats - Hur man genomför en bra retrospektiv!

Sammantaget kan man säga att en bra retrospektiv kräver stort engagemang och goda förberedelser.
När du har säkerställt dessa två aspekter kan du avrunda det hela med rätt retrospektiv teknik.

Om du vill testa en av våra över 50 retrospektiva mallar nu, testa verktyget “Echometer” gratis!