Färdigt är inte alltid färdigt – ett exempel på Definition of Done

Häromdagen förberedde jag en workshop tillsammans med en kollega. Vi kom snabbt överens om innehållet, det enda som saknades var en lämplig PowerPoint-presentation. För att kunna arbeta med presentationen så effektivt som möjligt delade vi upp den tematiskt. När vi sedan satte oss ner för att diskutera det färdiga utkastet blev ett stort problem uppenbart: vi hade väldigt olika idéer om vad som faktiskt kännetecknar ett “färdigt utkast”. 

Detta problem kan också uppstå i agila Scrum-team. Efter två veckor når teamet slutet av sprinten, men det råder oenighet om huruvida produktinkrementet redan är färdigt och kan flyttas från “in progress” till “done”. Denna oenighet leder till diskussioner, som i sin tur påverkar klimatet i teamet negativt. För att förhindra dessa diskussioner och för att skydda ett effektivt teamarbete finns det en artefakt i Scrum-världen som kallas “Definition of Done” (DoD). 

Vad är en definition av Done?

Definition of Done betyder bokstavligen “definition av färdig”. Det innebär att teamet kommer överens om vad som måste göras för att en funktion ska anses vara färdig. I praktiken kan Definition of Done beskrivas som en slags checklista som används under sprinten och särskilt i slutet för att kontrollera om vissa kriterier för färdigställande har uppfyllts. För programvaruutvecklingsteam kan dessa kriterier till exempel vara följande: 

• Dokumentation har upprättats. 
• Koden är fullständigt genomförd och kommenterad. 
• En kodgranskning genomfördes. 
• …

Varför är en definition av “Done” viktig?

Att målsättning är av enorm betydelse för prestationen är ingen ny insikt. Målsättning är ett mycket utforskat ämne inom psykologin (jfr. Locke & Latham, 2006). Det har visat sig att prestationen är som högst när målen är så specifika och utmanande som möjligt utan att verka ouppnåeliga. Definition of Done är dock inte en metod för målsättning (men om den ska användas är det en metod för att sätta upp mål). Stöd med målsättning Om du behöver hjälp hjälper vi dig gärna); det är snarare en fråga om kriterier som måste uppfyllas för att uppnå målet. 

Dessa kriterier är viktiga för att skapa en gemensam förståelse i teamet. En förståelse för vad varje teammedlem måste uppnå för att nå det gemensamma målet. Det handlar alltså om individuella prestationer som i slutändan leder till en lagprestation. 

Om vi ser på frågan om DoD ur produktägarens synvinkel framträder helt andra problem. Om det inte är klart definierat när ett produktinkrement anses vara färdigt, kan det leda till oenigheter med kunden när produkten presenteras för honom. Om detta inträffar och en ofärdig produkt presenteras blockeras möjligheten till återkoppling från kunden. 

Kontinuerlig förbättring

Eftersom en Definition of Done inte är ett statiskt koncept utan ständigt kan och bör utvecklas eller förändras, ger den också teamet möjlighet att lära sig. Om teamet i slutet av en sprint inser att det inte kunde uppfylla kriterierna i Definition of Done kan teammedlemmarna antingen justera Definition of Done så att den motsvarar det faktiska resultatet, eller så drar teamet slutsatser inför nästa sprint och ändrar sitt eget arbetssätt.

Testa Echometer gratis nu och få ny inspiration till dina retrospektiv!

Kostnadsfritt test av Echometer

Dessa reflektioner kring Definition of Done bör göras av teamet under retrospektivet. Möjligt Echometer Artiklarsom kan ställas som förberedelse, är följande 

Vi har tydliga definitioner av våra krav.

Jag brukar veta var vi står när det gäller att uppnå våra gemensamma mål.

Målsättningar: Mina mål ligger i linje med mina kollegors mål.

Teamet täcker alla de färdigheter vi behöver för att uppnå vårt mål.

De ifrågasätter inte bara om det överhuvudtaget finns en Definition of Done i teamet, utan också hur transparens, autonomi och rollklarhet ser ut i teamet.

Du hittar den fullständiga artikelpoolen i vår Retro-verktyg.

Hur kan vårt team definiera vad som är gjort? Ett exempel på en workshop 

Vi har visat vad en Definition of Done är och varför den är viktig för ett effektivt samarbete i Scrum-team. Men om ditt team inte har skapat en DoD ännu undrar du förmodligen hur det fungerar. 

I princip är det viktigt att teamet tar god tid på sig när det utarbetar dokumentet. I slutändan bör det finnas ett dokument som varje teammedlem kan identifiera sig med och som inte bara ses som ett nödvändigt ont. Därför rekommenderar vi ett workshopliknande format med Scrum Master som moderator. Varje teammedlem bör fundera på vilka kriterier som är viktiga för att slutföra produkten och teamet kan sedan sammanfatta dessa tankar. På samma sätt har vi utvecklat ett workshopformat för målsättning. Ta en titt för att få idéer till din workshop om Definition of Done! 

Den färdiga DoD kan användas i retrospektiv, till exempel i form av trafikljuset Definition-of-Done:  

1. Skriv dina kriterier för definitionen av Done under varandra.
2. Rita en röd, en gul och en grön kvadrat bredvid varje kvadrat.
3. För varje punkt i Definition of Done markerar varje teammedlem om den implementerades bra, måttligt bra eller dåligt under den senaste sprinten. 
4. Diskutera de tre som oftast nämns i det röda området. 
5. Justera din definition av färdig vid behov.

Slutsats – Färdigt?

Några avslutande ord: Det finns inget som heter “färdigt” i den agila miljön. Klart betyder bara att något är preliminärt färdigt, men ytterligare justeringar och förbättringar kan och bör följa när som helst. Detta är en av de många vackra aspekterna av agilt arbete: kontinuerlig förbättring. 

Särskilt spännande: Ibland är en punkt “klar” tills kunden kommer fram och ifrågasätter hela lösningen och därmed skakar om din grund av antaganden om kundens behov. I sådana situationer blir det tydligt om teamet verkligen har prioriterat kundnyttan framför framstegen i ärendehanteringssystemet.

En tydlig definition av vad som är gjort kan undvika konflikter och öka din prestation. Om du är intresserad av fler sätt att uppnå detta mål bör du också ta en titt på vår artikel  om den fantastiska sanningen bakom det agila tankesättet  titta. Eller berika dina tillbakablickar genom att ta hänsyn till de senaste vetenskapliga rönen inom psykologi.

Exakt med detta löfte har vi utvecklat vårt retroverktyg Echometer. Om du är intresserad av hur (och om) Echometer fungerar, läs gärna Holgers erfarenhetsrapport med vårt verktyg:

Vill du ta ditt team till en ny prestationsnivå? Vårt retroverktyg kan hjälpa dig att göra det. Här är Holgers erfarenheter av det:

Holgers erfarenhetsrapport om Remote Retro Tool

Källor 

Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). New Directions in Goal-Setting Theory. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x