Ett personligt möte med en – subjektivt upplevd – svår medarbetare kan kännas som ett schackparti: varje drag måste vara väl genomtänkt, annars hamnar man på defensiven.
Ingen ser fram emot ett så utmanande möte på tu man hand. Men dessa samtal har potential att skapa verkliga genombrott. Istället för att undvika konflikter bör cheferna se dem som en möjlighet: till klarhet, tillväxt och bättre samarbete – även med de svåraste medarbetarna.
Med rätt strategi – empati, smarta frågor och tydliga förväntningar – kan du föra samtalet på ett sådant sätt att båda parter vinner i slutändan.
Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln kommer jag att ge dig några bra frågor som du kan använda i ditt personliga möte för att få ett så produktivt samtal som möjligt.
Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.
Låt oss börja med sju användbara och praktiska tips inför din medarbetarsamtal.
7 praktiska tips för enskilda samtal med besvärliga medarbetare
1. "Sitta annorlunda – bokstavligen."
💡 Tips: Ändra sittordningen. Istället för att sitta ansikte mot ansikte (vilket ofta har en konfrontativ effekt), prova en 90-graders position eller ett samtal medan du går ("walk & talk"). Det gör att stämningen blir mer avslappnad och trycket minskar.
🎯 Varför? Människor känner sig mindre attackerade om de inte sitter direkt "mittemot" varandra. Detta gör konversationen mer avslappnad.
2. "Säg mindre, fråga mer – men på ett annat sätt."
💡 Tips: Ställ frågor som väcker nyfikenhet. Istället för "Varför gjorde du inte så?", fråga "Hur skulle du lösa problemet om du hade helt fria händer?"
🎯 Varför? Svåra medarbetare stänger ofta ute saker eller går på defensiven. Genom att ställa öppna, framåtblickande frågor ger du dem möjlighet att själva aktivt utveckla lösningar.
3. "Gör förväntningarna till ett co-designprojekt."
💡 Tips: Istället för att bara ställa förväntningar, be medarbetaren att formulera sina egna förväntningar på samarbetet. "Hur skulle du helst vilja organisera vårt samarbete?"
🎯 Varför? När människor formulerar sina egna förväntningar tar de automatiskt på sig mer ansvar – och får svårare att vägra helt.
4. "Byt från problemläge till möjlighetsläge."
💡 Tips: Vänd negativa situationer till en utmaning: "Anta att du var din egen rådgivare –, vilket råd skulle du ge dig själv?"
🎯 Varför? Svårhanterliga medarbetare motsätter sig ofta förslag från andra. Genom att ge dem ett nytt perspektiv kan du styra samtalet bort från problem och mot lösningar.
5 "Prata mindre, låt folk skriva mer."
💡 Tips: Om samtalen är känslomässigt laddade, be medarbetaren att sammanfatta sin synpunkt skriftligt – antingen före eller efter mötet.
🎯 Varför? Detta hjälper dig att undvika impulsiva reaktioner och tvingar dig att strukturera dig själv tydligare. Det du har skrivit kan också fungera som en gemensam referens senare.
6. "Lyssna på nyanserna – inte bara på orden."
💡 Tips: Var uppmärksam på kroppsspråk, tonfall och små reaktioner. Ibland finns det mer information i en axelryckning eller en kort paus än i de faktiska orden. Istället för att tolka direkt kan du fråga: "Jag har en känsla av att det finns mer – har jag rätt?"
🎯 Varför? Besvärliga medarbetare säger inte alltid direkt vad de tänker. Men när de inser att du är medveten om deras icke-verbala signaler öppnar det ofta upp för nya nivåer av samtal.
7. "Säg vad du INTE tänker göra."
💡 Tips: Vissa medarbetare är rädda för kritik eller negativa konsekvenser. Ta aktivt bort denna rädsla från rummet: "Oroa dig inte, det här handlar inte om att få dig att se dålig ut. Jag vill förstå vad det är som bekymrar dig."
🎯 Varför? Det skapar psykologisk trygghet och sänker försvaret.
I grund och botten gäller detta både dig och medarbetaren: Ha realistiska förväntningar på intervjun och ett realistiskt mål. Du kan också sätta upp detta mål i början av intervjun. Det kan t.ex. vara ganska enkelt:
- Transparent målsättning i början av samtaletTyvärr kommer vi inte att kunna uppfylla din begäran eller lösa konflikten i ett steg. Mitt mål med det här samtalet är att först och främst förstå situationen ur ditt perspektiv.
Detta bör ge dig några viktiga grunder inför ditt enskilda möte med din besvärliga medarbetare. Låt oss gå vidare till nästa steg.
En mall för enskilda möten med besvärliga medarbetare
Det faktum att du klickade på den här artikeln säger mig att du vill ha något som liknar en guide för ditt enskilda samtal med en besvärlig medarbetare.
Det är därför du hittar en mall här som bör följa en sådan konversation väl. Samtidigt kommer det exakta formatet naturligtvis att bero mycket på ditt mål –, så ta hänsyn till tipsen ovan när du utformar ditt samtal med din direktrapport.
Du kan spara mallen som ett Doc under själva mallen, men alternativt också som ett PDF- eller Word-dokument. Klicka bara på "Plus"-knappen.
🤝 Att komma igång med empati
- Hur står det till med dig? Är det något som du funderar på som du vill dela med dig av?
- Jag vill att det här ska vara en öppen och konstruktiv dialog.
🗣️ Diskussion om problem
- Jag skulle vilja prata om [specifikt ämne]. Kan du dela med dig av ditt perspektiv på detta?
- Vad tror du bidrar till den här situationen?
- Hur tror du att [teammedlem X] ser på den här situationen?
🔍 Utforska lösningar
- Jag tror på små, iterativa förbättringar. Hur tror du att vi kan tackla det här problemet tillsammans? Vad skulle kunna vara ett första steg mot ett bättre status quo?
- Finns det några verktyg, stöd eller andra anpassningar som kan bidra till att förbättra situationen?
📜 Sätt upp förväntningar
- Hur kan jag bäst hjälpa dig att uppnå de önskade förändringarna?
- Det är vad jag behöver från dig i framtiden.
- Låt oss sätta upp en plan och en tidsplan för att ta itu med dessa problem.
- Sammanfattning : När ska vi träffas igen?
- Sammanfattning: Vem är ansvarig för vilka uppgifter?
🔚 Slutsats
- Jag uppskattar er vilja att hjälpa oss med förbättringar.
- Vad mer borde jag ha frågat i det här samtalet?
- Är det något annat som du tänker på?
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: Om din besvärliga medarbetare har en strid ström av ord, bör du låta honom eller henne tala till punkt och naturligtvis vara beredd att kasta dina förberedda frågor överbord.
Även om följande bild gäller för friska team – gäller den inte för ett samtal mellan två personer. Ditt mål bör vara att ställa frågor och låta din besvärliga medarbetare sköta det mesta av snacket.
12 användbara frågor för enskilda möten med besvärliga medarbetare
Om du som arbetsledare befinner dig mitt i en ordstrid kan det vara svårt att ställa bra frågor.
Men det finns naturligtvis också frågor, och några av dem vill jag ta upp här.
Som du kanske märker har många av dem ett mål: att förstå medarbetarens perspektiv – och samtidigt bredda det.
💬 1 till 1 frågor för samtalets gång
- Tack för att du delar det här med mig. Låt mig tänka på det och återkomma till dig, okej?
- Har jag tillåtelse att hjälpa dig med det här?
- Hur villig är du att göra det som krävs för att förändra den här situationen?
- Hur mycket kontroll har du över den här situationen?
- Hur vet du att det problem du tror att du har faktiskt är ett problem – hur visar det sig?
- Vad skulle du säga till en vän som har liknande utmaningar som du har?
- Vad skulle vara ett alternativt sätt att se på saker och ting?
- Vad skulle du göra om du inte nådde ditt mål?
- Vill du lösa ditt problem nu? Just nu eller den här månaden?
- Vilket råd skulle den klokaste personen du känner ge dig i din nuvarande situation?
- Vad har du redan försökt göra för att lösa utmaningen?
- Det är min största lärdom från dagens session: [...]. Vad är din?
En 1-till-1-mall för förebyggande arbete
Utöver dessa frågor kan en annan typ av mall också vara till hjälp för att bygga upp ett långsiktigt förtroendefullt förhållande till din medarbetare. Den är inte lämplig för själva intervjun, men desto mer som en förebyggande åtgärd. Jag skulle vilja presentera en speciell teknik för detta.
Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.
Många chefer inkluderar ibland små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.
De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:
- Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
- Anta nya perspektiv
- Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid
Och naturligtvis kan du också använda den här idén i dina enskilda möten med besvärliga medarbetare. Jag har sammanställt fyra påståenden som fokuserar på dig: Din ledarskapskvalitet. Det har ju uppenbarligen ett stort inflytande på hur dina medarbetare beter sig.
Du kan också ladda ner den här mallen som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som visualiserar resultaten över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in med hjälp av knappen nedan.
⁉️ Humörkontroll (instämmer från 1-7): Ledarskapskvalitet
- "Jag är verkligen nöjd med min teamledare." #Jobbtillfredsställelse
- "Min teamledare zoomar regelbundet ut för att se den högre nivån Teamets målförklara strategin och visionen."
- "Min teamledare ifrågasätter saker på ett konstruktivt sätt." #Feedback #Ledarskap
- "Min teamledare föregår med gott exempel och visar vad han förväntar sig av oss som team." #Ledarskap
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig.
Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog).
Ytterligare 15 mallar för enskilda möten (som Doc, PDF etc.)
Du har förmodligen nästan gissat det. Det finns naturligtvis många fler mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare.
Jag pratar till exempel om mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt nyanställd.
Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis).
Slutsats: Se svåra samtal som en möjlighet
När du väl har haft ditt svåra möte är det mycket troligt att du blir lättad. Och om ditt samtal är framgångsrikt kan du till och med utveckla något som liknar hopp. Frågorna här bör kunna hjälpa dig. Jag önskar dig all framgång!
Men du får inte glömma en visdom: Det finns otaliga frågor du kan ställa – men det viktigaste är att du skräddarsyr intervjun efter din medarbetare.
Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig om du regelbundet har enskilda möten med dina medarbetare. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten.
"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."
"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."
