Korte terugblik - beter snel dan helemaal niet

Retrospectives zijn een van de belangrijkste bijeenkomsten voor agile teams om te reflecteren en hun samenwerking te ontwikkelen. De frequentie varieert meestal van wekelijks tot maandelijks en er is een vaste blokker in de kalender van het team om de ruimte voor deze bijeenkomst te waarborgen.

Het kan altijd gebeuren dat het geplande tijdsvenster niet beschikbaar is door externe factoren zoals ad-hoc afspraken of deadlines. In deze gevallen pleiten we ervoor dat het beter is om een korte retrospectieve uit te voeren dan om deze gewoon over te slaan.

De Scrum handleiding voor de duur van een retrospectief

De Scrum Handleiding suggereert dat je 3 uur moet uittrekken voor een retrospectief - bij een sprintritme van een maand. In de praktijk is dit tijdslot meestal niet beschikbaar. Onze ervaring is dat de meeste teams tussen de 60 en 120 minuten inplannen voor hun retrospectieven.

💡 Nieuwe analyse van 30.000 retrospectieven

Korte retrospectives met een duur tussen 30-45 minuten worden zelfs het best beoordeeld (8,5/10) door deelnemers!

Bekijk studie  

Tips voor korte retrospectieven

Wat te doen als je snel moet gaan? Hier zijn onze tips voor een korte terugblik die je toch in beweging brengt.

Tip 1 voor je korte terugblik: sla het inchecken NIET over 

Een veelgemaakte fout is om de check-in als eerste stap over te slaan en direct ter zake te komen - de productieve deel van de retrospectief komt immers pas na de check-in als opwarming, toch?

Fout. De check-in en “setting the stage” is een essentieel onderdeel van de retro en is veel te belangrijk voor de verdere cursus om weggelaten te worden.

Als je de check-in overslaat, wordt het moeilijk om het team actief te betrekken bij het verdere verloop van de retrospectieve, en dat is een basisvoorwaarde voor winstgevende discussies.

De check-in kan bijvoorbeeld een eenvoudige open vraag zijn die elk teamlid om de beurt in 2 tot 3 zinnen beantwoordt. Bijvoorbeeld:

• Wat is jouw hoogte- of dieptepunt van de afgelopen week?
• Op een schaal van 0 voor slecht tot 10 voor super - hoe voel je je op dit moment?

Anders zijn er natuurlijk ook verschillende Incheck generatoren, die je kunt gebruiken. De paar minuten voor de check-in zijn goed besteed, beloofd.

Tip 2 voor je korte retrospectieve: Verzamel feedback vooraf

De “Gegevens verzamelen fase van een retrospectief is vaak het onderdeel dat de meeste tijd in beslag neemt - of dat nu komt door het plakken van briefjes of met behulp van online tools.

Teams die feedback en onderwerpsuggesties verzamelen vóór de retrospectieve hebben hier een voordeel. Op deze manier heb je alle gegevens direct bij elkaar in de retrospectieve en kun je direct aan de slag met de bespreking van de onderwerpen zonder de rustige tijd van individueel werk. Je kunt bijvoorbeeld voorafgaand aan de retrospectieve een enquête versturen, een pagina in Jira maken waar onderwerpen worden verzameld of gewoon via e-mail om feedback vragen voor de korte retrospectieve.

Met Echometer als tool voor retrospectives kun je bijvoorbeeld feedback vragen op psychologische gedragsankers en open vragen (“Houden, Stoppen, Starten” & Co.) voorafgaand aan een retrospective, waarvan de antwoorden automatisch worden samengevat voor de retrospective en gepresenteerd in een interactieve teamontwikkelingsworkshop.

Tip 3 voor je korte retrospectieve: Houd besprekingen over maatregelen in breakoutsessies

Een ander deel van de retrospectief is de discussie over het afleiden van maatregelen. Hoewel het prioriteren van de onderwerpen zeker gezamenlijk in de retrospectief moet gebeuren, kunnen de discussies over de definitie van de maatregelen ook nog in kleine groepen buiten de retrospectief worden besproken - bijvoorbeeld in zogenaamde breakout-sessies.

Dus als het team het eens is over wat op dit moment de belangrijkste kwesties zijn, kun je een “taakgroep” vormen bestaande uit 2 of meer mensen die de kwesties daarna nog eens bespreken en de resultaten dan delen met het team.

Zo’n maatregel kan dan achteraf als volgt worden vastgelegd:

• Onderwerp X: Klaus en Greta ontwikkelen oplossingsconcept en delen dit met het team tegen aanstaande dinsdag
• Onderwerp Y: Gundula en Kevin bespreken of het de moeite waard is om oplossing Z na te streven, indien van toepassing, en delen hun resultaat vanavond met het team.

 

Tip 4 voor je korte terugblik: Health Check Retros

Zogenaamde Health Check retros kunnen ook een gevarieerde, spannende en waardevolle retro zijn. Hierbij wordt de kwaliteit van de sprint kwantitatief geëvalueerd in plaats van kwalitatief.

 

Dat wil zeggen, de procedure is als volgt:

1. Er worden concrete verklaringen gepresenteerd.
2. Elk teamlid beoordeelt de stellingen kort en bondig anoniem op een enquête-schaal - in hoeverre ben je het ermee eens van 1 tot 7?
3. Optioneel: De resultaten worden besproken. Er worden positieve en negatieve voorbeelden verzameld die de resultaten zouden kunnen verklaren. Dit deel kan relatief lang duren.
4. Nu vindt er een directe prioritering plaats, waarbij elk teamlid anoniem stemt over welke uitspraken de grootste behoefte aan actie hebben (lees meer:
5. Alleen de verklaring met de meeste stemmen wordt opgenomen als actie.

Het voordeel van deze methodiek is dat veel met een paar klikken kan gebeuren. Je krijgt een gevoel voor uitdagingen, zonder te diep in langdurige discussies te verzanden. Dat kan (bij een juiste uitvoering) veel tijd besparen en de retro is al na 15 tot 30 minuten klaar.

 

Het enige belangrijke hierbij is dat de stellingen die door het team worden geëvalueerd goed gekozen zijn. Hier zijn twee tips: Kijk ten eerste eens naar onze gratis Team Health Check bouwpakket die je inspiratie biedt.

 

Ten tweede kun je ook direct werken met ons Retro Gereedschap Echometer diverse Health Check retros uitvoeren. Hier is bijvoorbeeld een Health Check Retro over het thema teamgeest - probeer het gerust eens uit:

Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.

• Waardering: We waarderen de prestaties en bijdragen van onze collega’s.
• Teamgeest: Er heerst een vertrouwensvolle werksfeer in ons team.
• Transparantie: In mijn team weet iedereen wie waar aan werkt.
• Ontspanning & pauzes: Ik heb genoeg ruimte voor pauzes waarin ik nieuwe energie kan putten.
• Vergadercultuur: Onze vergaderingen zijn goed gestructureerd en laten toch ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën.
• Ondersteuning: In mijn team deelt elk teamlid zijn eigen kennis en ervaring.

 Tip 5 voor je korte terugblik: Probeer de Echometer van

Een goede ondersteuning om je retro kort te houden zijn goede retro tools (zie 7 beste retro tools in vergelijking ). Ze kunnen je veel werk uit handen nemen - incl. timeboxing of prioriteitstelling van feedback.

In het bijzonder wil ik Echometer noemen, bij de ontwikkeling waarvan ik zelf heb meegewerkt. Het combineert inzichten uit de psychologie met Agile Best Practices, om het beste uit Team Health Checks & Retros voor de teamontwikkeling te halen. 

We geven je concrete aanwijzingen in de tool, hoe je goede maatregelen afleidt - en het kan zowel online remote als offline worden gebruikt (meer hierover: dat Beste hulpmiddel voor retrospectieve vergaderingen ).

Met deze knop kun je de Retro Methode direct openen en een team uitnodigen via een link (er zijn nog een paar teams over als je geïnteresseerd bent). meer dan 30 andere retrospectieve methoden mogelijk):

Als je het einde van de retro hebt bereikt, kun je optioneel een gratis account aanmaken om je resultaten op te slaan.

Als je van tevoren nog meer wilt weten of direct een echte trial wilt starten - hier kun je meer te weten komen en Begin gratis.

Hoe kort kun je een retrospectief maken?

Met behulp van de bovenstaande tips kan een retrospectief in individuele gevallen in ongeveer 30 minuten worden voltooid. Natuurlijk hangt dit ook af van de keuze van de methode. Er zijn zeker veel retrospectieve methoden die niet haalbaar zijn in zo’n korte tijd.

Als het team het belangrijk vindt om retrospectives zo effectief mogelijk te maken, kan het nuttig zijn om binnen het team een gestructureerd model af te spreken om retrospectives te ontwerpen.

Met Echometer bieden we een bouwpakket aan dat het mogelijk maakt om afwisselende retrospectieven binnen een gestructureerd proces te vorm te geven. Het proces is natuurlijk ook flexibel vorm te geven indien nodig - en vult je retrospectief trouwens ook aan met psychologische Know How! Vraag gerust eens een gratis demo-account als dat je opwindend lijkt.

Houd er desondanks rekening mee dat je altijd minstens 60 minuten in de agenda’s moet reserveren voor de teamretrospectieve (afhankelijk van de grootte van het team zelfs meer), ook al kan het in uitzonderlijke gevallen sneller gaan. 

Eindnoot

Als al van tevoren duidelijk is dat zelfs de als minimum aanbevolen 60 minuten niet mogelijk zijn: Denk erover na of een uitstel van de retrospectief misschien toch de betere oplossing is. Want: uitstel is geen afstel ;-)

Als je meer gevarieerde vragen wilt voor je retrospectieven, bekijk dan onze post over 32 nieuwe retrospective methoden & voorbeelden voor beginners en professionals (met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro en de Elon Musk Retro).

Een van de beste methoden om de agile mindset van teamleden duurzaam te ontwikkelen is overigens de implementatie van een agile Health Check. Onze gratis Team Health Check kit kan je daarbij helpen om de juiste vragen te stellen - klik je gewoon even door.

Als je nog op zoek bent naar een geschikt retrobord (met 60+ retromethoden), dan kan ons artikel je daarbij helpen: De beste retro boards in vergelijking.