In 3 stappen naar "Team Health Check": Gratis bouwpakket
Bij mensen is een “Health Check” gemakkelijk: je kunt ongeveer aan iemands lichaam zien hoe fit hij of zij is. Maar als we dit metaforisch toepassen op een team, is het moeilijker:
- Hoe weet ik dat het team het niet zo goed doet?
- Het gaat tenslotte niet alleen om gezond zijn, maar ook om fit zijn. We willen klaar zijn voor de zwaarste uitdagingen, onze spieren moeten barsten van de kracht. Dus hoe kan ik de fitheid van mijn team vergroten?
Werken is geen hobby. Teams zijn eerder een soort topsporters. Topsporters hebben een trainer - dat is bij teams hun leidinggevende, een Scrum Master, Servant Leader.
Aan de ene kant zou een professioneel geleid team regelmatig gecontroleerd moeten worden op gezondheid. En er zouden duidelijke maatstaven moeten zijn waaraan je je fitheid kunt afmeten.
Omdat je misschien denkt dat je in orde bent. Maar de medische analyse vertelt je: je aderen zijn verstopt. Bij gemiddelde inspanningen is het risico groot dat je iets overkomt.
Ben jij een professionele dienende leider? Dan zou je de voordelen van een regelmatige Team Health Checks maak er gebruik van.
Wat is een Team Health Check
Een Team Health Check is een regelmatige evaluatie van de gezondheid en fitheid van je team. Het wordt vaak uitgevoerd in de vorm van een enquête, zoals de Spotify Health Check. Het heeft twee functies:
Het Team Health Check als waarschuwingssysteem
Het Team Health Check kan al vroeg onthullen dat het team niet zo gezond is als je denkt.
Door de Health Check merken we bijvoorbeeld dat veel van onze vergaderingen niet zo efficiënt zijn als we dachten. Dat de helft van het team eigenlijk geen idee heeft van de echte behoeften van de klant en nog nooit met ze gesproken heeft.
10 uitdagingen met slechts één actiepunt voor zijn: dat is precies wat een goede Team Health Check kan doen.
Christian Heidemeyer, Psycholoog
Hier houden goedgekozen statistieken ons bewust van dingen die zwart op wit staan en die we als individuele teamleden gemakkelijk over het hoofd zien.
Het Team Health Check als richtingshulpmiddel
Een team Health Check kan ook dienen als richtinggevend hulpmiddel. Ik zal het zo uitleggen: Sommige teams die ik spreek zeggen: “Het gaat goed met ons. We werken goed samen als team. We hebben geen Team Health Check nodig.”
Misschien wordt het nog erger en zullen ze beweren: “Onze retros werken niet meer. We kunnen geen actiepunten meer bedenken. We hebben het optimum al bereikt.”
Retros zijn een van de beste indicatoren voor het volwassenheidsniveau van een team. En hoe hoger het volwassenheidsniveau van een team, hoe effectiever de retros zijn. Als je geen profijt meer hebt van retros, dan lijkt het er meer op dat je een laag tot gemiddeld teamvolwassenheidsniveau hebt.
Hier kan dus de tweede functie van de Team Health Check een rol spelen. Het kan een richting aangeven: “Oké, we zijn weliswaar een gezond team. Maar we willen meer dan dat - - we willen innovatietreibers worden! Alleen, hoe gaat dat? Wat moeten we doen om innovatiever te worden?”
Een goede Team Health Check Template kan dus helpen om nieuwe doelen te stellen en ze meetbaar te maken. In “continue verbetering” staat tenslotte “continu” - met steeds weer nieuwe positieve doelen.
Trouwens, voor de ongeduldigen onder jullie: jullie kunnen ook kant-en-klare Team Health Checks gebruiken. De volgende Health Check-retrospectieve bijvoorbeeld gaat over “teamgeest”. Neem gerust eens een kijkje hoe onze Health Check-retros werken (geen login vereist):
Het Team Health Check als richtingshulpmiddel: Zo verloopt de retro
Random Icebreaker (2-5 minuten)
Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.
Review van de openstaande acties (2-5 minuten)
Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.
Health Check
Alle teamleden kunnen de health checks anoniem op een schaal beantwoorden. Neem de resultaten van de health checks vervolgens samen door en noteer eventueel aanvullende opmerkingen. Als je dezelfde health checks in meerdere retrospectieven gebruikt, kun je ook trends in de loop van de tijd in Echometer volgen.
- Waardering: We waarderen de prestaties en bijdragen van onze collega's.
- Teamgeest: Er heerst een vertrouwensvolle werksfeer in ons team.
- Transparantie: In mijn team weet iedereen wie waar aan werkt.
- Ontspanning & pauzes: Ik heb genoeg ruimte voor pauzes waarin ik nieuwe energie kan putten.
- Vergadercultuur: Onze vergaderingen zijn goed gestructureerd en laten toch ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën.
- Ondersteuning: In mijn team deelt elk teamlid zijn eigen kennis en ervaring.
Retro-onderwerpen bespreken
Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.
Catch-all vraag (Aanbevolen)
Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:
- Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?
Prioritering / Stemming (5 minuten)
Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.
Maatregelen definiëren (10-20 minuten)
Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.
Checkout / Afsluiting (5 minuten)
Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.
Het Team Health Check als richtingshulpmiddel
Health Check vragen (schaal)
3 stappen voor de ontwikkeling van je Health Check’s
Of gezond of niet gezond - welke doelen kun je als team stellen?
Met het lichaam is het weer eenvoudiger: we weten dat het hart en de hersenen een centrale rol spelen in een gezond lichaam. We weten dat als we een marathon moeten lopen, we hoogtestages kunnen doen om ons voor te bereiden.
Welke “organen” in teamdynamica hebben een vergelijkbare relevantie als de hersenen en het hart? Wat is hoogtetraining in teamontwikkeling?
Als psycholoog kan ik zeggen: ook de “psychologische organen” van een gezond team zijn zeer goed onderzocht. De analyse van hun samenspel in het team is echter vaak complex - vergelijkbaar met de analyse van de werkingsketens bij nieuwe medicijnen. De uitdaging in teams is dat de afzonderlijke “cellen van de organen” - dus de teamleden - een eigen wil en beslissingsvrijheid hebben. Balen.
Om het je gemakkelijk te maken: we hebben enkele kenmerken van een psychologisch gezond team vastgelegd in onze gratis Health Check Builder - meer daarover hieronder. Als je diep in het thema “teampsychologie” wilt duiken, raad ik je mijn eBook aan 12 stappen om de mentaliteit van teams te veranderen.
Begin je bij nul met je Health Check team? Dan zijn er drie stappen die je in een workshop kunt zetten om een Health Check te ontwikkelen dat je naar een hoger niveau tilt.
Stap 1: Stel een doel
De eerste stap in het ontwikkelen van een effectieve Health Check is om samen als team een doel te stellen. Waar willen we in de eerste plaats verbeteren?
Dit kan een concreet doel zijn, zoals het bereiken van een bepaald kengetal. Maar het kan ook een abstract doel zijn dat niet gebaseerd is op de SMART regel is geformuleerd.
Het doel kan op een hoger, abstract niveau liggen. Maar het kan ook een niveau lager zijn, een tussenstap als het ware, die begint met de voorwaarde van het eigenlijke doel.
Ik wil bijvoorbeeld graag het innovatievermogen van mijn team vergroten. Ik weet echter dat ik nog heel erg aan het begin sta en dat het team nog niet over de juiste vaardigheden beschikt. psychologische veiligheid heerst. Dan zou mijn doel eerder op dit niveau moeten liggen.
Als je geen duidelijk doel hebt, raad ik je aan om een of meer vragen te stellen in de Team Health Kick-Off Workshop:
- Welk doel willen we onszelf stellen, waar willen we beter in worden?
- Optioneel als startpunt, als je meer input nodig hebt:
- Wat maakt volgens jou een goed team?
- Wat is op dit moment onze grootste uitdaging? Waar ergeren we ons momenteel het meest aan?
Deze laatste vragen bieden goed voer om op basis daarvan een motiverend tussentijds doel te stellen.
Je merkt bijvoorbeeld dat je steeds heel kritische feedback krijgt van klanten over je functies. Dat doet pijn. Dus je doel is: We willen klantgerichter gaan werken.
Stap 2: Begrijp de randvoorwaarden van je doel
Het team is dus erg gemotiveerd om meer klantgericht te werken. Je zou nu in een team regelmatig Health Check kunnen vragen: “Wij zijn een klantgericht team.” Zou dat je helpen? Waarschijnlijk niet al te veel.
Dit is waar de tweede functie van Team Health Check om de hoek komt kijken: richtinggevoelig.
Wat als in team Health Check de randvoorwaarden ook regelmatig bevraagd zouden worden door een klantgericht team? Alleen dan zou het een significant effect hebben op je teamgedrag! Het zou dienen als een richtingwijzer.
Dit is precies waar je samen met je team aan moet werken in de tweede stap en waar je over na moet denken in je Team Health Check Kick-Off Workshop:
- Wat moeten we doen om klantgerichter te werken? Wat zijn onze grootste bouwplaatsen?
- Wat is het kenmerk van een team dat extreem klantgericht werkt?
Als ik beter wil worden in de 100 meter sprint, kan ik me ook eerst richten op het trainen van mijn bovenbeenspieren. Dus welke teamspieren moeten we trainen om klantgerichter te worden?
Je zou in je workshop bijvoorbeeld de volgende randvoorwaarden kunnen bedenken:
- BehendigheidJe zou waarschijnlijk beter moeten begrijpen hoe agile methoden eigenlijk de communicatie met de klant dicteren.
- Deelnemen aan je team Health Check: We weten precies hoe agile methoden ons helpen om klantgericht te werken.
- CommunicatieIeder lid van het team moet de cliënt horen praten over zijn of haar pijn, indien mogelijk persoonlijk.
- Deelnemen aan je team Health Check: Ik heb regelmatig contact met de mensen die baat hebben bij mijn werk.
- MeetbaarheidJe moet zo neutraal en gestandaardiseerd mogelijk feedback verzamelen over hoe tevreden de klant is.
- Inclusie in je team Health Check: We hebben nuttige statistieken om het succes van ons werk zichtbaar te maken.
- Prioritering van takenHet prioriteren van taken moet zo gebeuren dat de klant regelmatig kleinere verbeteringen ervaart en dus een gevoel van prestatie.
- Deel uitmaken van je team Health Check: Prioritering van taken gebeurt volledig in het belang van onze klanten.
Ik heb aan elk van deze eenvoudige voorbeelden direct toegevoegd hoe je ze in je gewone Health Check zou kunnen integreren.
Precies dit zou namelijk aan het einde van dit workshopdeel moeten gebeuren: jullie hebben duidelijke uitspraken die jullie in jullie Health Check kunnen overnemen. Deze hoeven niet perfect geformuleerd te zijn - het belangrijkste is dat ze jullie regelmatig als discussiebasis kunnen dienen.
Theoretisch kun je tussen de 6 en 15 verschillende verklaringen of items hebben die bijdragen aan je algemene doel van “klantgerichtheid”.
Stap 3: Voortdurende verbetering
De ontwikkelde Health Check items (of statements, zie hierboven) moeten niet één keer per kwartaal worden weergegeven, maar continu.
Je kunt in je retros bijvoorbeeld drie items tegelijk beoordelen en overdenken. Met 12 roterende items zou je na 4 retros terugkeren naar dezelfde 3 items waarmee je begon.
Dienovereenkomstig zou dan na 4 sprints voor het eerst zichtbaar worden of jullie je al verbeterd hebben. Precies zo werkt trouwens onze teamontwikkelingstool Echometer - meer daarover op onze Website.
De belangrijkste stap met Team Health Check
Team Health Check’s hebben pas echt waarde als je over de resultaten praat met een arts. Wie is dat in agile teams? Nou, ze zijn zelfgeorganiseerd. Dat wil zeggen, in het beste geval proberen ze eerst zelf hun uitdagingen op te lossen. De Health Check is hulp voor zelfhulp.
De beste plek om deze “zelfverantwoordelijkheid” van het team te trainen, is de agile retrospectieve. Ik raad dus van harte aan om de Health Check continu mee te nemen in de retro en de resultaten voortdurend te reflecteren.
Misschien vraag je je ook af wat er gebeurt als je je doel hebt bereikt. Kortom, je moet dit succes vieren. En idealiter zou je samen moeten vieren hoe je daar bent gekomen.
Als je bijvoorbeeld naar eerdere retro’s kijkt en als team realiseert welke problemen je nog een paar maanden geleden had, kan dat een zeer positief effect hebben op de zelfredzaamheid van teams - en dat agile mentaliteit versterken!
En dan gaat het natuurlijk verder: wat is het volgende niveau, het volgende doel dat we onszelf stellen? Wat zijn de voorwaarden om dat te bereiken? Dus het hele proces wordt herhaald. Voortdurende verbetering.
