I 3 steg till "Team Health Check": Gratis byggsats
När det gäller människor är en “Health Check” enkel: man kan ungefär se på en persons kropp hur vältränad personen är. Men om vi applicerar detta metaforiskt på ett team är det svårare:
- Hur vet jag att det inte går så bra för teamet?
- Det handlar ju inte bara om att vara frisk, utan också om att vara vältränad. Vi vill vara redo för de tuffaste utmaningarna, våra muskler måste vara sprängfyllda av styrka. Så hur kan jag öka konditionen i mitt team?
Arbete är ingen hobby. Team är snarare som idrottare på elitnivå. Elitidrottare har en tränare - för team är det deras ledare, en Scrum Master, tjänande ledare.
Å ena sidan bör ett team som leds professionellt regelbundet genomgå hälsokontroller. Och det bör finnas tydliga mått för att mäta hur väl man mår.
För du kanske tror att du mår bra. Men den medicinska analysen visar att dina vener är tilltäppta. Med medelstora ansträngningar är risken stor att något händer dig.
Är du en professionell tjänande ledare? Då bör du överväga fördelarna med en regelbunden Team Health Checks använda sig av den.
Vad är ett team Health Check
En Team Health Check är en regelbunden utvärdering av teamets hälsa och kondition. Den genomförs ofta i form av en undersökning, t.ex. Spotify Health Check. Den har två funktioner:
Team Health Check som ett system för tidig varning
Team Health Check kan tidigt avslöja att teamet inte är så friskt som man tror.
Till exempel märker vi genom Health Check att många av våra möten inte är så effektiva som vi trodde. Att hälften av teamet faktiskt inte har en aning om kundens verkliga behov och aldrig har pratat med dem.
10 utmaningar med bara en åtgärdspunkt i förväg: Det är precis vad en bra Team Health Check kan göra.
Christian Heidemeyer, psykolog
Här håller väl valda mätetal oss medvetna om saker i svart och vitt som vi lätt förbiser som enskilda teammedlemmar.
Team Health Check som riktningsverktyg
Ett team Health Check kan också fungera som ett riktningsverktyg. Låt mig förklara det så här: Vissa team som jag pratar med säger: “Det går bra för oss. Vi arbetar bra tillsammans som ett team. Vi behöver ingen Team Health Check.”
Kanske blir det ännu värre och de kommer att hävda: “Våra retrosystem fungerar inte längre. Vi kan inte komma på några fler åtgärder. Vi har redan nått optimum.”
Retros är en av de bästa indikatorerna på ett teams mognadsnivå. Och ju högre mognadsgrad ett team har, desto mer effektiva är retros. Om du inte längre har någon nytta av retros, låter det mer som att du har en låg till medelhög mognadsnivå i teamet.
Här kan alltså den andra funktionen hos Team Health Checks spela en roll. Den kan ange en riktning: “Okej, vi är ett friskt team. Men vi vill mer än det - vi vill bli innovationsdrivare! Men hur gör man det? Vad måste vi göra för att bli mer innovativa?”
En bra Team Health Check-mall kan alltså hjälpa till att sätta upp nya mål och göra dem mätbara. I “kontinuerlig förbättring” står det trots allt “kontinuerlig” - med ständigt nya positiva mål.
För er som har lite bråttom: ni kan också använda färdiga Team Health Checks. Följande Health Check-retrospektiv är till exempel om ämnet “teamanda”. Kika gärna in och se hur våra Health Check-retros fungerar (ingen inloggning krävs):
Team Health Check som riktningsverktyg: Så här går retrospektiven till
Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)
Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.
Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)
Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.
Health Check
Alla teammedlemmar kan anonymt svara på hälsokontrollerna på en skala. Gå sedan igenom resultaten av hälsokontrollerna tillsammans och notera eventuella ytterligare kommentarer. Om ni använder samma hälsokontroller i flera retrospektiv kan ni också spåra trender över tid i Echometer.
- Uppskattning: Vi värdesätter våra kollegors prestationer och bidrag.
- Laganda: Det råder en förtroendefull arbetsatmosfär i vårt team.
- Öppenhet: I mitt team vet alla vem som arbetar med vad.
- Avslappning & pauser: Jag har tillräckligt med utrymme för pauser där jag kan hämta ny energi.
- Möteskultur: Våra möten är välstrukturerade och lämnar ändå utrymme för kreativitet och nya idéer.
- Stöd: I mitt team delar varje teammedlem med sig av sina individuella kunskaper och erfarenheter.
Diskutera retro-ämnen
Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.
Catch-all fråga (Rekommenderas)
Så att även andra ämnen har en plats:
- Vad mer vill du prata om i retrospektiven?
Prioritering / Omröstning (5 minuter)
På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.
Definiera åtgärder (10-20 minuter)
Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.
Checkout / Avslutning (5 minuter)
Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.
Team Health Check som riktningsverktyg
Hälsofrågor (skala)
3 steg för utveckling av dina Health Check
Oavsett om det är friskt eller inte - vilka mål kan man sätta upp som team?
När det gäller kroppen är det enklare igen: vi vet att hjärtat och hjärnan spelar en central roll för en frisk kropp. Vi vet att om vi måste springa ett maraton kan vi göra höjdträning för att förbereda oss.
Vilka “organ” inom teamdynamik har en liknande relevans som hjärnan och hjärtat? Vad är höjdträning inom teamutveckling?
Som psykolog kan jag säga: Även de “psykologiska organen” i ett friskt team är mycket väl undersökta. Analysen av deras samspel i teamet är dock ofta komplex - liknande analysen av effektkedjorna vid nya läkemedel. Utmaningen i team är att de enskilda “cellerna i organen” - alltså teammedlemmarna - har en egen vilja och beslutsfrihet. Fan.
För att göra det enkelt för dig: Vi har sammanfattat några egenskaper hos ett psykologiskt friskt team i vår kostnadsfria Health Check Builder - mer om det nedan. Om du vill fördjupa dig i ämnet “teampsykologi” rekommenderar jag min e-bok 12 steg till förändring av teamets tankesätt.
Börjar du från noll med ditt Health Check-team? Då finns det tre steg du kan ta i en workshop för att utveckla ett Health Check-team som tar dig till nästa nivå.
Steg 1: Sätt upp ett mål
Det första steget i att utveckla en effektiv Health Check är att sätta upp ett mål tillsammans som ett team. Vad är det vi vill förbättra från första början?
Det kan vara ett konkret mål, som att uppnå ett visst nyckeltal. Men det kan också vara ett abstrakt mål som inte definieras av SMART regeln är formulerad.
Målet kan vara på en högre, abstrakt nivå. Men det kan också vara en nivå lägre, ett mellansteg så att säga, som börjar med förutsättningen för det faktiska målet.
Jag skulle till exempel vilja öka innovationsförmågan i mitt team. Jag vet dock att jag fortfarande befinner mig i början och att teamet ännu inte har en ordentlig psykologisk säkerhet råder. Då bör mitt mål snarare vara på denna nivå.
Om du inte har ett tydligt mål rekommenderar jag att du ställer en eller flera frågor i Team Health Kick-Off Workshop:
- Vilket mål vill vi sätta upp för oss själva, vad vill vi förbättra?
- Valfritt som start, om du behöver mer input:
- Vad tycker du kännetecknar ett bra team?
- Vad är vår största utmaning just nu? Vad irriterar oss mest just nu?
De senare frågorna ger bra underlag för att sätta upp ett motiverande delmål baserat på dem.
Du märker till exempel att du hela tiden får mycket kritisk feedback från kunderna om dina funktioner. Det gör ont. Så ditt mål är: Vi vill arbeta på ett mer kundorienterat sätt.
Steg 2: Förstå förutsättningarna för ditt mål
Teamet är alltså mycket motiverat att arbeta på ett mer kundorienterat sätt. Du kan nu regelbundet fråga Health Check i ett team: “Vi är ett kundorienterat team.” Skulle det hjälpa dig? Förmodligen inte så mycket.
Det är här Team Health Check:s andra funktion kommer in i bilden: riktad.
Vad skulle hända om förutsättningarna i team Health Check också regelbundet efterfrågades av ett kundorienterat team? Först då skulle det ha en betydande effekt på ert teambeteende! Det skulle fungera som en vägvisare.
Detta är precis vad ni ska arbeta med tillsammans med ert team i det andra steget och reflektera över i er Team Health Check Kick-Off Workshop:
- Vad behöver vi göra för att arbeta på ett mer kundorienterat sätt? Vilka är våra största byggarbetsplatser?
- Vad kännetecknar ett team som arbetar på ett extremt kundorienterat sätt?
Om jag vill bli bättre på att springa 100 meter kan jag också fokusera på att träna mina lårmuskler först. Så vilka lagmuskler behöver vi träna för att bli mer kundorienterade?
Du kan till exempel komma fram till följande förutsättningar i din workshop:
- SmidighetDu borde nog förstå bättre hur agila metoder faktiskt dikterar att man ska kommunicera med kunden.
- Gå med i ditt team Health Check: Vi vet exakt hur agila metoder hjälper oss att arbeta på ett kundorienterat sätt.
- KommunikationVarje medlem i teamet bör höra klienten tala om sin smärta, om möjligt personligen.
- Att vara med i ditt team Health Check: Jag har regelbunden kontakt med de personer som drar nytta av mitt arbete.
- MätbarhetDu bör samla in feedback om hur nöjd kunden är på ett så neutralt och standardiserat sätt som möjligt.
- Inkludering i ditt team Health Check: Vi har användbara mätmetoder för att synliggöra hur framgångsrikt vårt arbete är.
- Prioritering av uppgifterPrioriteringen av uppgifter bör göras på ett sådant sätt att kunden regelbundet upplever mindre förbättringar och därmed en känsla av prestation.
- Att ingå i ditt team Health Check: Prioritering av arbetsuppgifter görs helt i våra kunders intresse.
Jag har lagt till direkt till vart och ett av dessa enkla exempel hur du kan införliva dem i din vanliga Health Check.
Det är precis detta som ska hända i slutet av denna workshopdel: Ni har tydliga uttalanden som ni kan ta med i er Health Check. Dessa behöver inte vara perfekt formulerade - det viktigaste är att de regelbundet kan fungera som diskussionsunderlag för er.
Teoretiskt sett kan du ha mellan 6 och 15 olika påståenden eller punkter som bidrar till ditt övergripande mål om “kundorientering”.
Steg 3: Kontinuerlig förbättring
De utvecklade Health Check-punkterna (eller påståendena, se ovan) bör inte reflekteras en gång per kvartal, utan snarare kontinuerligt.
Du kan till exempel bedöma och reflektera över tre objekt åt gången i dina retros. Med 12 objekt som roterar skulle du återgå till samma 3 objekt som du började med efter 4 retros.
Följaktligen skulle det efter 4 sprintar för första gången bli synligt om ni redan har förbättrat er. Det är precis så vårt teamutvecklingsverktyg Echometer fungerar - mer om det på vår Webbplats.
Det viktigaste steget för Team Health Check
Team Health Checks har bara verkligt värde om du pratar om resultaten med en läkare. Vem är det i agila team? Jo, de är självorganiserade. Det innebär att de i bästa fall först försöker lösa sina utmaningar själva. Health Check är hjälp till självhjälp.
Den bästa platsen att träna teamets “självansvar” är den agila retrospektiven. Jag rekommenderar alltså varmt att kontinuerligt ta med Health Check i retro och att kontinuerligt reflektera över resultaten.
Kanske undrar du också vad som händer när du har nått ditt mål. Kort sagt, du bör fira denna framgång. Och helst ska ni tillsammans fira hur ni kom dit.
Om man till exempel tittar på tidigare retros och som team inser vilka problem man hade för bara några månader sedan, kan det ha en mycket positiv effekt på teamens självtillit - och det agilt tankesätt stärka!
Och sedan går det naturligtvis vidare: vad är nästa nivå, nästa mål som vi sätter upp för oss själva? Vilka är förutsättningarna för att uppnå det? Så upprepas hela processen. Kontinuerlig förbättring.
