Retrospectives zijn een van de belangrijkste bijeenkomsten voor agile teams om te reflecteren en hun samenwerking te ontwikkelen. De frequentie varieert meestal van wekelijks tot maandelijks en er is een vaste blokker in de kalender van het team om de ruimte voor deze bijeenkomst te waarborgen.
Het kan altijd gebeuren dat het geplande tijdsvenster niet beschikbaar is door externe factoren zoals ad-hoc afspraken of deadlines. In deze gevallen pleiten we ervoor dat het beter is om een korte retrospectieve uit te voeren dan om deze gewoon over te slaan.
De Scrum handleiding voor de duur van een retrospectief
De Scrum Handleiding suggereert dat je 3 uur zou moeten nemen voor een retrospectieve – op een sprintritme van een maand. In de praktijk is dit tijdsvenster meestal niet beschikbaar. Onze ervaring is dat de meeste teams tussen de 60 en 120 minuten uittrekken voor hun retrospectives.
💡 Nieuwe analyse van 30.000 retrospectieven
Korte retrospectives met een duur tussen 30-45 minuten worden zelfs het best beoordeeld (8,5/10) door deelnemers!
Tips voor korte retrospectieven
Wat te doen als je snel moet gaan? Hier zijn onze tips voor een korte terugblik die je toch in beweging brengt.
Tip 1 voor je korte terugblik: sla het inchecken NIET over
Een veelgemaakte fout is om de check-in als eerste stap gewoon over te slaan en meteen ter zake te komen – tenslotte komt het productieve deel van de retrospectieve pas na de check-in als opwarmertje, toch?
Fout. De check-in en "setting the stage" is een essentieel onderdeel van de retro en is veel te belangrijk voor de verdere cursus om weggelaten te worden.
Als je de check-in overslaat, wordt het moeilijk om het team actief te betrekken bij het verdere verloop van de retrospectieve, en dat is een basisvoorwaarde voor winstgevende discussies.
De check-in kan bijvoorbeeld een eenvoudige open vraag zijn die elk teamlid om de beurt in 2 tot 3 zinnen beantwoordt. Bijvoorbeeld:
- Wat is jouw hoogte- of dieptepunt van de afgelopen week?
- Op een schaal van 0 voor slecht tot 10 voor geweldig – hoe voel je je op dit moment?
Anders zijn er natuurlijk verschillende check-in generators die je kunt gebruiken. De paar minuten om in te checken zijn goed geïnvesteerd, dat beloof ik.
Tip 2 voor je korte retrospectieve: Verzamel feedback vooraf
De "Gegevens verzamelen fase van een retrospectief is vaak het deel dat de meeste tijd kost – of het nu via plakbriefjes is of met behulp van online tools.
Teams die feedback en onderwerpsuggesties verzamelen vóór de retrospectieve hebben hier een voordeel. Op deze manier heb je alle gegevens direct bij elkaar in de retrospectieve en kun je direct aan de slag met de bespreking van de onderwerpen zonder de rustige tijd van individueel werk. Je kunt bijvoorbeeld voorafgaand aan de retrospectieve een enquête versturen, een pagina in Jira maken waar onderwerpen worden verzameld of gewoon via e-mail om feedback vragen voor de korte retrospectieve.
Met Echometer als tool voor retrospectives kun je bijvoorbeeld feedback vragen op psychologische gedragsankers en open vragen ("Houden, Stoppen, Starten" & Co.) voorafgaand aan een retrospective, waarvan de antwoorden automatisch worden samengevat voor de retrospective en gepresenteerd in een interactieve teamontwikkelingsworkshop.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
Tip 3 voor je korte retrospectieve: Houd besprekingen over maatregelen in breakoutsessies
Een ander onderdeel van de retrospectieve is de discussie over het afleiden van maatregelen. Hoewel de prioritering van de onderwerpen zeker samen moet gebeuren in de retrospectieve, kunnen de discussies over de definitie van de maatregelen ook worden verduidelijkt in kleine groepen buiten de retrospectieve, bijvoorbeeld in zogenaamde breakout-sessies.
Dus als het team het eens is over wat op dit moment de belangrijkste kwesties zijn, kun je een "taakgroep" vormen bestaande uit 2 of meer mensen die de kwesties daarna nog eens bespreken en de resultaten dan delen met het team.
Zo'n maatregel kan dan achteraf als volgt worden vastgelegd:
- Onderwerp X: Klaus en Greta ontwikkelen oplossingsconcept en delen dit met het team tegen aanstaande dinsdag
- Onderwerp Y: Gundula en Kevin bespreken of het de moeite waard is om oplossing Z na te streven, indien van toepassing, en delen hun resultaat vanavond met het team.
Tip 4 voor je korte terugblik: Health Check Retros
- Er worden concrete verklaringen gepresenteerd.
- Elk teamlid beoordeelt de stellingen kort en helder anoniem op een enquêteschaal – hoeveel ben je het ermee eens van 1 tot 7?
- Optioneel: De resultaten worden besproken. Er worden positieve en negatieve voorbeelden verzameld die de resultaten zouden kunnen verklaren. Dit deel kan relatief lang duren.
- Nu vindt er een directe prioritering plaats, waarbij elk teamlid anoniem stemt over welke uitspraken de grootste behoefte aan actie hebben (lees meer:
- Alleen de verklaring met de meeste stemmen wordt opgenomen als actie.
Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.
- Waardering: We waarderen de prestaties en bijdragen van onze collega's.
- Teamgeest: Er heerst een vertrouwensvolle werksfeer in ons team.
- Transparantie: In mijn team weet iedereen wie waar aan werkt.
- Ontspanning & pauzes: Ik heb genoeg ruimte voor pauzes waarin ik nieuwe energie kan putten.
- Vergadercultuur: Onze vergaderingen zijn goed gestructureerd en laten toch ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën.
- Ondersteuning: In mijn team deelt elk teamlid zijn eigen kennis en ervaring.
Tip 5 voor je korte terugblik: Probeer de Echometer van
Een goede ondersteuning om je retro kort te houden zijn goede retro tools (zie 7 beste retro tools in vergelijking). Ze kunnen je veel werk – besparen, inclusief timeboxing of het prioriteren van feedbacks.
In het bijzonder wil ik Echometer die ik zelf heb helpen ontwikkelen. Het combineert inzichten uit de psychologie met Agile best practices om het beste te halen uit Team Health Checks & Retros voor teamontwikkeling.
We geven je in de tool concreet advies over hoe je goede maatregelen – kunt afleiden en de tool kan zowel online op afstand als offline worden gebruikt (lees hier meer: de Beste hulpmiddel voor retrospectieve vergaderingen).
Met deze knop kun je de Retro Methode direct openen en een team uitnodigen via een link (er zijn nog een paar teams over als je geïnteresseerd bent). meer dan 30 andere retrospectieve methoden mogelijk):
Als je het einde van de retro hebt bereikt, kun je optioneel een gratis account aanmaken om je resultaten op te slaan.
Als je vooraf meer wilt weten of direct een echte proefversie wilt starten – hier kun je meer te weten komen en Begin gratis.
Hoe kort kun je een retrospectief maken?
Met behulp van de bovenstaande tips kan een retrospectief in individuele gevallen in ongeveer 30 minuten worden voltooid. Natuurlijk hangt dit ook af van de keuze van de methode. Er zijn zeker veel retrospectieve methoden die niet haalbaar zijn in zo'n korte tijd.
Als het team het belangrijk vindt om retrospectives zo effectief mogelijk te maken, kan het nuttig zijn om binnen het team een gestructureerd model af te spreken om retrospectives te ontwerpen.
Met Echometer bieden we een modulair systeem waarmee je gevarieerde retrospectieven kunt ontwerpen binnen een gestructureerd proces. Natuurlijk kan het proces desgewenst ook flexibel worden ingericht – en vult je retrospectief ook aan met psychologische knowhow! Vraag gerust een gratis demo-account als dat je opwindend lijkt.
Houd er desondanks rekening mee dat je altijd minstens 60 minuten in de agenda's moet reserveren voor de teamretrospectieve (afhankelijk van de grootte van het team zelfs meer), ook al kan het in uitzonderlijke gevallen sneller gaan.
Eindnoot
Als van tevoren al duidelijk is dat zelfs de minimaal aanbevolen 60 minuten niet mogelijk zijn: Bedenk of uitstellen van de retrospectieve misschien de betere oplossing is. Want: uitstellen is niet afzeggen 😉
Als je meer gevarieerde vragen wilt voor je retrospectieven, bekijk dan onze post over 32 nieuwe retrospective methoden & voorbeelden voor beginners en professionals (met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro en de Elon Musk Retro).
Als je nog op zoek bent naar een geschikt retrobord (met 60+ retromethoden), dan kan ons artikel je daarbij helpen: De beste retro boards in vergelijking.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
