Réunions hebdomadaires 1:1 : l'agenda parfait avec des modèles

Le pouvoir d’un agenda de réunion unique

Dans le monde du travail actuel, une communication continue entre les dirigeants et les membres de leur équipe est plus importante que jamais. Les réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires one-on-one se sont avérées être un moyen efficace de maintenir la coordination et de stimuler la croissance et la productivité. Il n’est donc pas étonnant que 94% des managers tiennent des réunions one-on-one et environ 48% de celles-ci sur une base hebdomadaire.

Dans cet article, tu apprendras comment créer un agenda One-on-One efficace et quels sont les modèles les plus adaptés aux différentes situations.

Agenda des réunions hebdomadaires One-on-One

Pourquoi tenir des réunions one-on-one (bi)hebdomadaires ? 💡

La fréquence de tes réunions one-on-one peut avoir une influence considérable sur leur efficacité. Des réunions régulières permettent généralement de rester proche de l’équipe.

Mais il y a aussi certaines différences entre les réunions hebdomadaires et bihebdomadaires. Les réunions hebdomadaires one-on-one permettent des ajustements rapides et un feedback en temps réel, tandis que les réunions bihebdomadaires one-on-one offrent plus de temps pour les progrès et les changements entre les réunions.
C’est pourquoi il est important que tu sois au clair sur l’objectif exact lors de la planification des entretiens individuels. Bien sûr, il faut aussi prendre en compte l’avis des membres de l’équipe.

Prends en compte les processus de travail de ton équipe, les cycles de projet et les préférences individuelles lorsque tu détermines la fréquence. En règle générale, la cohérence est la clé du succès, quel que soit l’intervalle choisi !

L’équilibre entre la qualité et la quantité

• Réunions hebdomadaires en tête-à-tête : Idéal pour les environnements à évolution rapide ou pour travailler sur des projets critiques
• Réunions bihebdomadaires en tête-à-tête : Convient aux équipes plus établies ou lorsque des discussions plus approfondies sont nécessaires.

Au cas où tu serais impatient d’avoir un ordre du jour : ma vidéo suivante te donne un super modèle d’ordre du jour de réunion en tête-à-tête, y compris 7 questions intelligentes, n’hésite pas à la regarder.

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Agenda des réunions hebdomadaires One-on-One

L’agenda idéal pour les réunions (bi)hebdomadaires en tête-à-tête💡

Un agenda de réunion One-on-One efficace garantit que ces réunions sont productives et précieuses pour les deux parties. Pour te donner un exemple concret : L’agenda suivant pose les questions les plus importantes. 

Tu peux d’ailleurs réaliser ce modèle de manière interactive avec Echometer, notre logiciel de réunion 1 à 1 basé sur la psychologie. Il te propose de nombreux autres modèles de questions et même des conseils pour les actions, n’hésite pas à le consulter :

Maintenant, tu devrais avoir une bonne idée de l’ordre du jour typique d’une réunion one-one. Pour aller plus loin, voyons maintenant comment nous structurons les one-on-one en différentes phases.

Phase 1 : La préparation parfaite – Comment créer des réunions one-on-one productives

Dans la première phase (éventuellement avant la réunion), le manager et l’employé apportent tous deux des points de discussion :

• Utilise un document ou un outil commun dans lequel les deux parties peuvent recevoir des rappels et ajouter des sujets dont tu souhaites discuter (voir par exemple Echometer ).
• Encourage les membres de ton équipe à prendre des responsabilités en ajoutant leurs points à l’ordre du jour du 1:1 avant même la réunion 1:1.
• Tu peux ensuite ajouter des points supplémentaires si nécessaire.

Cette procédure garantit que les entretiens individuels sont co-créés par l’employé, ce qui augmente l’engagement puisque l’accent est mis sur l’employé.
Ensuite, tu devrais vérifier les notes prises lors de la dernière réunion en tête-à-tête :

• Avant la réunion actuelle, les deux parties devraient revoir les actions et les discussions de la dernière réunion. Cela aide à suivre les engagements et à observer les progrès au fil du temps.

Avant d’approfondir la discussion individuelle, il est temps d’organiser les choses et de définir les principaux thèmes de la discussion :

• Hiérarchise les sujets les plus importants ou ceux dont le temps est critique.
  • Exemple Bloqueurs actuels ou échéances proches
• Assure un mélange de sujets tactiques à court terme et de discussions stratégiques à plus long terme.
  • Exemple Déroulement du projet en cours (tactique) et développement de ses propres forces (stratégique)

Phase 2 : Conversations efficaces – Comment tirer le meilleur parti de la réunion

Avant de passer aux choses sérieuses lors de la réunion proprement dite, tu peux commencer par un petit check-in personnel, également connu sous le nom de brise-glace :

• Commence par une courte conversation informelle pour créer une bonne atmosphère.

  • Des exemples :

    • Comment s’est passée ta journée jusqu’à présent ?
    • Quelle a été ta plus grande réussite cette semaine ?
    • Sur quoi as-tu travaillé le plus la semaine dernière ?

• Limite-toi à 2-3 minutes pour créer une ambiance positive sans prolonger inutilement la réunion.

Après avoir brisé la glace, il est maintenant temps de se pencher sur les sujets importants. Pour cela, une priorisation judicieuse garantit que les sujets critiques reçoivent l’attention nécessaire, même si le temps est compté :

• Traite les sujets les plus prioritaires en premier, lorsque les deux participants sont encore concentrés.

  • Des exemples :

    • Qu’est-ce qui te freine actuellement dans ton travail ?
    • Comment se déroule le projet qui doit être terminé la semaine prochaine ?

Comme les entretiens individuels ne portent pas seulement sur les tâches quotidiennes, mais aussi sur la satisfaction et le développement à long terme de l’employé, il est important d’équilibrer les discussions tactiques et stratégiques :

• Tactiquement : Tâches immédiates, projets en cours et objectifs à court terme.
• Stratégique : Développement de carrière à long terme, penser grand et planifier l’avenir.
• Vise une répartition d’environ 70/30 entre les sujets tactiques et stratégiques dans la plupart des entretiens individuels.

Phase 3 : Assurer la pérennité - Comment mettre en œuvre les résultats de la réunion

Il est maintenant temps de conclure la réunion. Commence par résumer les actions et les décisions :

• Fais une liste claire de toutes les actions entreprises pendant la réunion.
• Indique qui est responsable de quelle action et à quelle date elles doivent être réalisées.

Enfin, tu devrais partager les notes et les prochaines étapes avec ton collaborateur.

• Envoie un bref résumé de la réunion à l’employé (par exemple par e-mail).
• Ajoute les principaux points de discussion, les décisions prises et les mesures prises.

Il en résulte un enregistrement commun qui garantit que toutes les personnes concernées sont en accord sur ce qui a été discuté.

En suivant cet ordre du jour, tu créeras un cadre cohérent pour les réunions en tête-à-tête, tout en conservant la flexibilité nécessaire pour aborder les sujets les plus pertinents chaque semaine.

Agenda des réunions hebdomadaires One-on-One

Mesurer l’influence des one-on-one (bi)hebdomadaires💡

Pour s’assurer que tes One-on-Ones sont vraiment efficaces, il est important de mesurer leur impact. Cela aide non seulement à améliorer le processus, mais montre aussi la valeur de ces réunions pour l’employé et la direction.

KPIs (Key Performance Indicators) appropriés pour les One-on-Ones

• L’engagement des employés : Des One-on-Ones réguliers devraient conduire à une plus grande satisfaction et à un plus grand engagement des employés. Utilise des sondages périodiques comme les sondages Health Check pour suivre cela.
• Taux de réalisation des objectifs : Surveille l’efficacité avec laquelle les employés atteignent leurs objectifs discutés en one-on-one.
• Fidélisation des employés : Au fil du temps, des one-on-one efficaces devraient contribuer à augmenter les taux de rétention des employés et donc à réduire la rotation de l’équipe.

Un feedback direct en one-on-one :

• Mesurer le ROTI (Return On Time Invested) Après chaque one-on-one, demande un bref feedback sur l’efficacité de la réunion. Notre favori personnel est la demande d’un score ROTI sur une échelle de 1 à 10 (quel était le temps investi dans cette réunion one-on-one ?). Ici, tu peux même comparer les scores ROTI entre les différentes réunions au fil du temps.
• Vérifications trimestrielles : Effectue des contrôles approfondis du processus one-on-one tous les quelques mois.

Avec ces KPI, tu es dans la meilleure position pour démontrer l’efficacité des réunions one-on-one, tant à toi-même qu’à tes collaborateurs et à la direction.

Agenda des réunions hebdomadaires One-on-One

Les pièges fréquents des one-on-one et comment les éviter💡

Même avec les meilleures intentions, tu peux tomber dans certains pièges lorsque tu réalises des one-on-one. Voici quelques pièges courants et des stratégies pour les éviter :

Transformer les one-on-one en rapports d’état :

• Piège à éviter : La réunion devient une simple énumération de tâches accomplies.
• Solution : Concentre-toi sur des discussions orientées vers l’avenir. Pose des questions sur les défis, les ressources nécessaires et les priorités à venir, plutôt que de discuter de ce qui a été fait.

Négliger les objectifs à long terme au profit des questions à court terme :

• Piège à éviter : Chaque réunion se concentre exclusivement sur les tâches et les problèmes immédiats.
• Solution : Discute régulièrement des objectifs de carrière à long terme et des plans de développement. Réserve du temps à chaque réunion pour les sujets à court et à long terme.
  Souviens-toi de ça : Un bon équilibre entre les discussions tactiques et stratégiques est une répartition 70/30.

Manque de suivi des mesures :

• Piège à éviter : Les promesses faites en one-on-one sont oubliées ou ignorées.
• Solution : Termine chaque réunion en identifiant clairement les mesures à prendre et en les notant. Commence la prochaine réunion en examinant ces mesures. Utilise un document ou un outil commun (comme Echometer) pour suivre les engagements au fil du temps.

Agenda des réunions hebdomadaires One-on-One

Modèles pour différents types de One-on-One

Bien qu’une structure cohérente soit importante, tu peux t’adapter à différentes situations en utilisant différents formats de questions au sein de la structure principale. Voici quelques modèles que tu peux utiliser ou adapter :

Exemples de questions typiques One-on-One

Questions générales :

• Qu’est-ce qui te préoccupe cette semaine ?
• Quelles sont tes priorités pour cette semaine ?
• À quel point te sens-tu confiant quant à l’orientation de l’entreprise ?

Stratégie & progrès :

• Tu as des questions sur la stratégie ?
• Tu as besoin de mes conseils ?
• Comment progresses-tu dans tes objectifs ?
• Qu’as-tu appris depuis notre dernière conversation ?
• Qu’est-ce qui t’a mis au défi depuis notre dernière conversation ?
• Qu’est-ce qui s’est bien passé depuis notre dernière conversation ?

Rétroaction :

• Quels commentaires as-tu pour moi ?
• Y a-t-il des interactions dont tu aimerais discuter ?

•  

Les problèmes les plus fréquents

Même si les questions ci-dessus sont de bonnes questions générales, nous avons constaté, en discutant avec de nombreux managers et chefs d’équipe, qu’il existe des défis pour lesquels les questions “normales” ne fonctionnent pas très bien.

En bref, nous avons identifié six problèmes courants dans la gestion des ressources humaines que de grands agendas de réunion en un seul lieu devraient aider à résoudre :

Ces problèmes sont

1. L’empathie envers les clients : “Mes employés ont du mal à comprendre la perspective du client et de l’entreprise”.
2. Établir des relations : “Mes collaborateurs ne s’ouvrent pas à moi dans les entretiens 1:1”.
3. Développement personnel : “Mes employés n’ont pas d’objectifs de développement intrinsèques”.
4. Performance individuelle : “Mes employés n’optimisent pas leurs boucles de feedback et leurs processus de travail”.
5. Les compétences douces : “Mes employés ont des difficultés à exprimer leurs doutes de manière respectueuse et productive” ou “Ils se sentent facilement attaqués lorsqu’ils sont critiqués”.
6. Responsabilité et participation au sein de l’équipe : “Mes collaborateurs ne prennent pas la responsabilité de l’objectif de notre équipe”.

En tant que personne qui organise des one-on-one avec les membres de son équipe, tu as probablement déjà vécu certains de ces problèmes. C’est pourquoi, chez Echometer, nous avons développé des modèles spéciaux avec des psychologues et des experts en réunions (agiles) pour les aborder.

Exemples de modèles pour résoudre ces problèmes

Comme nous avons déjà créé plus de 25 modèles qui adressent les problèmes mentionnés ci-dessus, je voudrais te présenter ici deux exemples :

Problème Exemple #1 :

“Mes employés n’ont pas d’objectifs de développement intrinsèques”.

Même si les personnes peuvent ne pas avoir d’objectifs de développement spécifiques, il y a certainement des aspects de leur travail qui les intéressent plus que d’autres. Si tu considères le problème de cette manière, tu peux déduire des objectifs de développement à partir des intérêts qui motivent également l’employé. C’est ce que l’on appelle le “job crafting”.

Modèle de réunion one-on-one : Job Crafting

Nous avons tous certains aspects de notre travail que nous aimons plus que d’autres. Normalement, il y a une certaine marge de manœuvre pour façonner nos rôles en fonction de nos préférences. Il est bon d’être conscient de ces préférences et de les communiquer afin d’être préparé lorsque des opportunités de job crafting se présentent. Questions pour un modèle de “Job Crafting” 1:1 :

Problème Exemple #2 :

“Mes employés ont du mal à exprimer leurs doutes”.

ou

“Ils se sentent facilement attaqués lorsqu’ils sont critiqués”.

De ce problème fondamental découlent souvent de nombreux autres problèmes. Par exemple, il est souvent plus difficile pour ces personnes d’établir des limites claires, ce qui se répercute mal sur ces employés.

Pour cet exemple spécifique, nous avons créé un modèle appelé “Saying ‘No’” que tu peux utiliser dans une conversation en tête-à-tête avec ton collaborateur :

Modèle de réunion en tête-à-tête : Saying ‘No’ (dire non)

Si quelqu’un a du mal à dire “non”, il se peut qu’on lui confie de plus en plus de tâches, jusqu’à ce qu’il risque finalement de s’épuiser. Ce format aide les collaborateurs individuels à réfléchir à la manière de fixer des attentes raisonnables et de dire “non” lorsque c’est nécessaire.

Agenda des réunions hebdomadaires One-on-One

Conclusion - Ordre du jour des réunions hebdomadaires en tête-à-tête ⚡

Les réunions régulières en tête-à-tête, qu’elles soient hebdomadaires ou bihebdomadaires, sont un excellent moyen de promouvoir la communication, d’améliorer les performances et de soutenir les employés. En créant un agenda structuré mais flexible, une préparation approfondie et un suivi cohérent, tu peux maximiser l’impact de ces réunions importantes.

Facteurs clés pour des entretiens individuels réussis :

1. La régularité : Respecte l’horaire convenu, qu’il s’agisse d’une fois par semaine ou par quinzaine.
2. Qualité des conversations : Focalise-toi sur une communication ouverte et honnête pour discuter de sujets à court et à long terme.
3. Un suivi cohérent : Assure-toi que les tâches et les objectifs discutés soient suivis et mis en œuvre de manière cohérente.

Brève check-list pour des entretiens individuels efficaces (bi)hebdomadaires :

• Préparation :

  • Utiliser des documents d’agenda communs
  • Encourager les employés à créer un agenda
  • Vérifier les notes et les éléments d’action précédents

• Pendant la réunion :

  • Check-in personnel pour le départ
  • Traiter les sujets les plus importants en premier
  • Équilibre entre les discussions tactiques et stratégiques (70/30)

• Suivi :

  • Résumer les items d’action et les décisions
  • Partager des notes et les prochaines étapes

Utilise les modèles et les stratégies présentés dans cet article comme point de départ et adapte-les aux besoins et à la culture de ton équipe. Utilise en outre des indicateurs clés de performance pertinents pour mesurer le succès des réunions one-on-one :

Des KPI qui ont du sens :

• Engagement des employés
• Taux de réalisation des objectifs
• Fidélisation des employés
• ROTI (Return On Time Invested) 
• Feedback trimestriel

Avec du temps et de l’attention, les entretiens individuels deviennent la pierre angulaire de ton approche de gestion et font avancer le succès pour toute ton équipe.

Si tu cherches un outil qui t’aide à préparer des réunions 1:1 et à choisir des modèles appropriés, tu peux essayer gratuitement Echometer dès maintenant : Echometer Créer un espace de travail.