Jos olet etsinyt Googlesta hakusanoilla "sprint retrospective meeting agenda template" tai "what happens in sprint retrospective meetings", olet tullut oikeaan paikkaan.
Tässä artikkelissa haluan ottaa sinut mukaan ja näyttää, miltä sprintin retrospektiivisen kokouksen esityslistat näyttävät. Näytän sinulle kaikki tärkeät seikat, jotka olemme oppineet yli 30 000 ketterän retrospektiivikokouksen aikana, mukaan lukien kuvakaappaukset ja ilmaisen suoran pääsyn, jos haluat itse laatia retrospektiiviagendan.
Sprintin jälkikäteiskokouksen esityslistamalli
Onnistuneen retrospektiivisen ohjelman rakennuspalikat
Ensiksi haluan esitellä sinulle erilaisia "rakennuspalikoita", joita voit käyttää oman Scrum-retrospektiivisen asialistan kokoamiseen. Tässä tapauksessa olen valinnut järjestyksen, josta rakentuu jo mukava agenda ketterälle retrospektiiville. Muista kuitenkin, että voit jäsentää nämä rakennuspalikat uudelleen haluamallasi tavalla tai jopa jättää joitakin pois, jotta voit silti luoda hienon agendan sprintin retrospektiiville.
Mieti, kuinka paljon aikaa sinulla on jälkikäteen pidettävään kokoukseen ja haluatko sinä ja tiimisi tehdä kaikki nämä eri vaiheet.
Valmistele takautuva tarkastelu:
Ennen kuin voit järjestää onnistuneen retrospektiivin, sinun on ensin valmisteltava se. Tässä ensimmäisessä vaiheessa on erotettava toisistaan sinä istunnon järjestäjänä ja ne henkilöt, jotka osallistuvat istuntoon vain osallistujina.
1. Valitse sopiva retroformaatti
Olet ehkä kuullut What Went Well Retrospective -tapahtumasta tai Sailboat Retrosta. Kummassakin tapauksessa kyseessä on sarja kysymyksiä, jotka esitetään retrospektiivin aikana. Näitä kysymyksiä pidetään usein retrospektiivin ytimenä. Kannattaa siis valmistella mielenkiintoisia kysymyksiä, joiden avulla tiimisi voi pohtia, mitä viime sprinttijaksolla tapahtui. Tähän tarkoitukseen on olemassa monia retrospektiivimalleja. Kirjoitimme esimerkiksi artikkelin yli 50+ retrospektiivimallista, ja myös Echometer-työkalussamme voit valita kaikkien näiden erilaisten mallien välillä esiasetuksina.
Tällöin näet vasemmalla puolella pienen valikoiman retrospektiivimalleja, ja oikealla puolella näet, että jos valitset esimerkiksi "Pidä, lopeta, aloita retrospektiivi", voit silti mukauttaa kysymykset tiimisi tarpeisiin.
2. kerää tietoja
Kun olet valinnut sinulle ja tiimillesi sopivan mallin, lähetän mielelläni retrospektiivisen kyselyn tiimin jäsenille, jotta he voivat vastata retrospektiivissä esitettäviin kysymyksiin etukäteen. Tämä lyhentää retrospektiivin kestoa ja tekee siitä todistetusti onnistuneemman. Kyselyyn vastaaminen etukäteen ei kuitenkaan ole pakollista, vaan pikemminkin vaihtoehto, jos sinä ja tiimisi haluatte tehdä niin. Jos päätät lähettää kyselyn tiimisi jäsenille, voit tehdä sen Echometer-työkalussa yksinkertaisella hiiren napsautuksella.
Haluatko valmistella retrospektiivin itse hetkessä? Sitten sinun kannattaa tutustua ilmaiseen työkaluumme:
Retrospektiivin kulku:
Kun olet tehnyt kaikki valmistelut retrospektiiviä varten, sinä ja tiimisi voitte aloittaa sen. Tätä retrospektiiviprosessia käytän yleensä:
On tärkeää mainita tässä yhteydessä, että sinun ei tarvitse noudattaa tätä järjestystä, tai voit halutessasi jopa ohittaa osia. Voit yksinkertaisesti päättää, vastaavatko ne tiimisi tarpeita vai eivät.
3. jälkikäteen tapahtuva tarkastus / jäänmurtaja
Jotta retrospektiivi saataisiin käyntiin ja kaikki oikealle tuulelle, käytämme niin sanottuja "jäänmurtajia". Jäänmurtaja on yksinkertainen kysymys retrospektiivin alussa, jotta kaikki tiimin jäsenet saadaan mukaan ja jotta he voivat kertoa lyhyen tarinan esimerkiksi viimeisistä työpäivistään. On tärkeää, että tämä vaihe ei kestä liian kauan. Esitämme yleensä hauskan pienen kysymyksen ja annamme kaikille tiimin jäsenille 20 sekuntia aikaa miettiä sitä ja sitten 30 sekunnista minuuttiin aikaa kertoa siitä. Yksi henkilökohtaisista suosikeistani jäänmurtajista on "Which Tier – Icebreaker".
Kuten huomaat, tämän ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on antaa kaikille ryhmän jäsenille hyvä mieli ja alustava osallistuminen istuntoon. Näiden jäänmurtajien ei välttämättä tarvitse sisältää hauskoja eläinkuvia, vaan ne voivat olla myös yksinkertaisia kysymyksiä, kuten "Millainen päiväsi on ollut tähän mennessä?".
Mutta jos sinulla on mahdollisuus tehdä siitä hauskempaa, miksipä ei?
Echometer-työkalussa voit valita erilaisista jäänmurtaja-malleista, kuten "Mikä taso –-jäänmurtaja", tai voit jopa aloittaa retron satunnaisella jäänmurtajalla lisätäksesi vaihtelua.
4. Toimintakatsaus (toimintakohta)
Lyhyen tarkastuksen jälkeen seuraava vaihe sprintin jälkikäteen pidettävissä kokouksissani on niin sanottu "toimintakohteiden tarkastelu". Yksinkertaistettuna: Kaikista edellisessä sprintissä päätetyistä toimintakohteista tai toimenpiteistä keskustellaan lyhyesti.
Jos tämä on ensimmäinen retrospektiivi tiimin kanssa, etkä ole vielä laatinut toimintakohteita, voit ohittaa tämän vaiheen. Palaan siihen myöhemmin, kun on aika muotoilla uusia toimintakohteita.
Jos sinulla on jo toimintakohteita, sinun on nyt tarkistettava kunkin toimintakohteen kohdalla:
– Olemmeko toteuttaneet toimen suunnitellusti? ("Tarkista")
– Tarvitaanko tähän lisää aikaa? ("Re-Do")
– Hylätäänkö toimintakohta uusien tietojen vuoksi? ("Cancle")
Meidän työkalussamme se näyttää jotakuinkin tältä:
Kun olet käynyt läpi kaikki toimintakohteet, siirryt seuraavaan vaiheeseen Sprintin jälkikatselmuksen kokousagendassa.....
5. tiedonkeruu 2.0
Jos et ole tehnyt sitä jo ennen retrospektiiviä kyselytutkimuksen avulla, tiimisi voi nyt vastata kaikkiin valitsemasi retrospektiivimallin kysymyksiin.
Yleensä emme vastaa vain retrospektiivisiin kysymyksiin, vaan sekoitamme satunnaisesti kaksi niin sanottua Health Check-kysymystä mitataksemme tiimin mielialaa eri aiheista:
Tämä antaa sinulle mahdollisuuden mitata tiimisi terveyttä paitsi valikoivasti myös ajan mittaan. Echometer-työkalussa luodaan automaattinen tilasto, joka mittaa, kuinka "terve" tiimisi on tällä hetkellä verrattuna muihin ajanjaksoihin. Näin voit havaita varhaiset varoitusmerkit ja ryhtyä vastatoimiin ennen kuin tiimin suorituskyky romahtaa.
Kun olet lopettanut tietojen keräämisen, annan yleensä jokaiselle ryhmän jäsenelle mahdollisuuden esitellä lyhyesti vastauksensa. Tämän tarkoituksena on vain saada ensimmäinen pieni vaikutelma lyhyessä ajassa eikä vielä syventää vastauksia. Se tapahtuu vasta seuraavassa vaiheessa...
6. oivallus ja toiminnan suunnittelu
Tässä vaiheessa Sprint Retrospective Meetingin asialistaa haluamme syventyä tiimin jäsenten vastauksiin. Lähestyäksemme tätä strategisesti annamme tiimin jäsenille ensin mahdollisuuden äänestää siitä, mitä kohtia he haluavat käsitellä syvällisemmin jälkikäteen. Me Echometer:ssä teemme tämän antamalla tiimin jäsenille äänestyspisteitä, jotka he voivat yksilöllisesti antaa vastauksille. Työkalumme laskee automaattisesti, kuinka monta äänestyspistettä jaamme kullekin jäsenelle, jotta kokous pysyy tehokkaana (esimerkissä 2 ääntä käyttäjää kohden on korostettu sinisellä).
Sen jälkeen keskustelemme äänestämistämme vastauksista. Samalla kun keskustelemme sitten yksittäisistä kohdista, kehitämme toimenpiteitä, joilla voimme parantaa työskentelyä tiimissä. Nämä ovat niin sanottuja "toimintakohtia", jotka haluamme toteuttaa sprinttijakson aikana ja tarkastella uudelleen seuraavassa retrospektiivissä. Kuten kuvasta näet, voit liittää toimintakohteet suoraan kokouspisteisiin työkalussamme.
Nyt kun olemme luoneet uusia toimintakohteita seuraavaa sprinttijaksoa varten, jäljellä on enää yksi pieni mutta merkittävä askel.....
7. takautuva palaute
Vaikka retrospektiivi on ohi, haluamme käyttää tilaisuutta hyväksenne ja oppia siitä. Sinulle, joka olet retrospektiivin ohjaaja, kuuluu retrospektiivin toteuttamisen lisäksi myös sen varmistaminen, että se on joka kerta parempi ja mukautettu tiimillesi sopivaksi. Tätä varten me Echometer:ssä pyydämme yksinkertaisesti niin sanottua ROTI-pistemäärää. ROTI-pistemäärä (return on time invested) on subjektiivinen mittari, jossa osallistujat voivat arvioida retrospektiiviä asteikolla 1-10. Näin saat nopean palautteen siitä, kuinka hyvä retrospektiivi oli, ja voit myös verrata, miten ROTI-pistemäärä käyttäytyy ajan mittaan, jotta näet, onko yleinen mieliala menossa oikeaan suuntaan.
Sprintin jälkikäteiskokouksen esityslistamalli
Johtopäätös – Sprintin retrospektiivin rakenne
Toivottavasti pystyin antamaan sinulle hyvän yleiskuvan siitä, miten suunnittelen ja toteutan retrospektiiviset kokoukseni mahdollisimman lyhyessä ajassa. Jos olet kiinnostunut suunnittelemaan omat sprintin retrospektiivisi ammattimaisesti, voit tehdä sen ilmaiseksi Echometer-työkalussamme.
Muista, että tässä esitellyt työkalut ovat vain näyte koko Echometer-universumin kirjosta. Taulut, tilastot ja Terveystarkastus-tutka ovat vain muutamia esimerkkejä.
Joten älä epäröi, klikkaa vain painiketta ja kokeile työkalua ilman rekisteröitymistä:
