Helppokäyttöinen Sprint Retrospektiivinen Agenda-malli

Jos olet etsinyt Googlesta hakusanoilla “Sprint Retrospective Meeting Agenda Vorlage” tai “Was passiert in Sprint Retrospective Meetings”, olet tullut oikeaan paikkaan.

Tässä artikkelissa haluan ottaa sinut mukaan ja näyttää, miltä sprintin retrospektiivisen kokouksen esityslistat näyttävät. Näytän sinulle kaikki tärkeät seikat, jotka olemme oppineet yli 30 000 ketterän retrospektiivikokouksen aikana, mukaan lukien kuvakaappaukset ja ilmaisen suoran pääsyn, jos haluat itse laatia retrospektiiviagendan.

Ensinnäkin haluan esitellä sinulle erilaisia “rakennuspalikoita”, joita voit käyttää oman Scrum-retrospektiiviagendasi kokoamiseen. Tässä tapauksessa olen valinnut järjestyksen, joka muodostaa jo itsessään hyvän agendan ketterälle retrospektiiville. Muista kuitenkin, että voit halutessasi järjestellä näitä rakennuspalikoita uudelleen tai jopa jättää joitain pois, jotta saat silti hyvän agendan sprintin retrospektiiville.
Mieti, kuinka paljon aikaa sinulla on jälkikäteen pidettävään kokoukseen ja haluatko sinä ja tiimisi tehdä kaikki nämä eri vaiheet.

Valmistele takautuva tarkastelu:

Ennen kuin voit järjestää onnistuneen retrospektiivin, sinun on ensin valmisteltava se. Tässä ensimmäisessä vaiheessa on erotettava toisistaan sinä istunnon järjestäjänä ja ne henkilöt, jotka osallistuvat istuntoon vain osallistujina.

 

1. Valitse sopiva retroformaatti

Olet ehkä kuullut “What Went Well Retrospective” - tai “Sailboat Retro” -menetelmästä. Molemmissa tapauksissa on kyse kysymyksistä, joita esitetään retrospektiivin aikana. Näitä kysymyksiä pidetään usein retrospektiivin ytimenä. On siis parasta valmistella joitain mielenkiintoisia kysymyksiä, joiden avulla tiimisi voi pohtia, mitä viimeisimmässä sprinttisyklissä tapahtui. Tätä tarkoitusta varten on olemassa monia retrospektiivimalleja. Olemme esimerkiksi kirjoittaneet artikkelin yli 50 retrospektiivimallista, ja Echometer-työkalussamme voit myös valita näiden eri mallien välillä esiasetuksina.

Tässä tapauksessa näet vasemmalla puolella pienen valikoiman retrospektiivimalleja, ja oikealla puolella näet, että jos päätät esimerkiksi “Keep, Stop, Start Retrospective” -mallin, voit silti mukauttaa kysymyksiä tiimisi tarpeisiin.

2. kerää tietoja

Kun olet valinnut sinulle ja tiimillesi sopivan mallin, lähetän mielelläni retrospektiivisen kyselyn tiimin jäsenille, jotta he voivat vastata retrospektiivissä esitettäviin kysymyksiin etukäteen. Tämä lyhentää retrospektiivin kestoa ja tekee siitä todistetusti onnistuneemman. Kyselyyn vastaaminen etukäteen ei kuitenkaan ole pakollista, vaan pikemminkin vaihtoehto, jos sinä ja tiimisi haluatte tehdä niin. Jos päätät lähettää kyselyn tiimisi jäsenille, voit tehdä sen Echometer-työkalussa yksinkertaisella hiiren napsautuksella.

Haluatko valmistella retrospektiivin itse hetkessä? Sitten sinun kannattaa tutustua ilmaiseen työkaluumme:

Retrospektiivin kulku:

Kun olet tehnyt kaikki valmistelut retrospektiiviä varten, sinä ja tiimisi voitte aloittaa sen. Tätä retrospektiiviprosessia käytän yleensä:

On tärkeää mainita tässä yhteydessä, että sinun ei tarvitse noudattaa tätä järjestystä, tai voit halutessasi jopa ohittaa osia. Voit yksinkertaisesti päättää, vastaavatko ne tiimisi tarpeita vai eivät.

 

3. jälkikäteen tapahtuva tarkastus / jäänmurtaja

Jotta retrospektiivi saadaan käyntiin ja kaikki oikeaan tunnelmaan, käytämme niin kutsuttuja “jäänmurtajia”. Jäänmurtaja on yksinkertainen kysymys retrospektiivin alussa, jonka tarkoituksena on saada kaikki tiimin jäsenet mukaan ja antaa heidän kertoa lyhyt tarina esimerkiksi viimeisistä työpäivistään. On tärkeää, että tämä vaihe ei kestä liian kauan. Yleensä esitämme pienen hauskan kysymyksen ja annamme kaikille tiimin jäsenille 20 sekuntia aikaa miettiä sitä ja sitten 30 sekunnista minuuttiin aikaa puhua siitä. Yksi henkilökohtaisista suosikkijäänmurtajistani on “Mikä eläin - jäänmurtaja”.

Kuten näet, tämän ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on antaa kaikille tiimin jäsenille hyvä tunnelma ja ensimmäinen osallistuminen istuntoon. Näiden jäänmurtajien ei välttämättä tarvitse sisältää hauskoja eläinkuvia, vaan ne voivat olla myös yksinkertainen kysymys, kuten “Miten päiväsi on sujunut tähän mennessä?”.

Mutta jos sinulla on mahdollisuus tehdä siitä hauskempaa, miksipä ei?

Echometer-työkalussa voit valita eri jäänmurtajamalleista, kuten “Mikä eläin - jäänmurtaja”, tai voit jopa aloittaa retrospektiivin satunnaisesti valitulla jäänmurtajalla tuodaksesi lisää vaihtelua.

4. Toimintakatsaus (toimintakohta)

Lyhyen tarkistuksen jälkeen seuraava vaihe sprintin retrospektiivikokouksissani on niin kutsuttu “Toimenpiteiden tarkastelu”. Yksinkertaisesti sanottuna kaikki viime sprintissä päätetyt toimenpiteet käydään lyhyesti läpi.
Jos tämä on ensimmäinen retrospektiivi tiimin kanssa, etkä ole vielä laatinut toimintakohteita, voit ohittaa tämän vaiheen. Palaan siihen myöhemmin, kun on aika muotoilla uusia toimintakohteita.
Jos sinulla on jo toimintakohteita, sinun on nyt tarkistettava kunkin toimintakohteen kohdalla:

- Olemmeko toteuttaneet toimenpiteen suunnitellusti? (“Check”)
- Pitääkö meidän varata siihen enemmän aikaa? (“Re-Do”)
- Hylkäämmekö toimenpiteen uusien tietojen vuoksi? (“Cancle”)

Meidän työkalussamme se näyttää jotakuinkin tältä:

Kun olet tarkistanut kaikki toimenpiteet, pääset seuraavaan vaiheeseen sprintin retrospektiivikokouksen agendassa…

 

5. tiedonkeruu 2.0

Jos et ole tehnyt sitä jo ennen retrospektiiviä kyselytutkimuksen avulla, tiimisi voi nyt vastata kaikkiin valitsemasi retrospektiivimallin kysymyksiin.

Yleensä emme vain vastaa retrospektiivikysymyksiin, vaan sekoitamme satunnaisesti kaksi niin kutsuttua “Health Check” -kysymystä mitataksemme tiimin tunnelmaa eri aiheista:

Näin sinulla on mahdollisuus mitata tiimisi terveydentilaa paitsi pistemäisesti myös ajan mittaan. Echometer-työkalussa luodaan automaattinen tilasto, joka mittaa, kuinka “terve” tiimisi on tällä hetkellä verrattuna muihin ajanjaksoihin. Näin voit tunnistaa varhaiset varoitusmerkit ja ryhtyä vastatoimiin ennen kuin tiimin suorituskyky heikkenee.

Kun olet kerännyt tiedot, annan yleensä jokaiselle tiimin jäsenelle mahdollisuuden esitellä vastauksensa lyhyesti. Tämän tarkoituksena on vain saada lyhyt ensivaikutelma nopeasti, eikä vielä syventyä vastauksiin. Se tapahtuu vasta seuraavassa vaiheessa…

6. oivallus ja toiminnan suunnittelu

Tässä vaiheessa Sprint Retrospective Meetingin asialistaa haluamme syventyä tiimin jäsenten vastauksiin. Lähestyäksemme tätä strategisesti annamme tiimin jäsenille ensin mahdollisuuden äänestää siitä, mitä kohtia he haluavat käsitellä syvällisemmin jälkikäteen. Me Echometer:ssä teemme tämän antamalla tiimin jäsenille äänestyspisteitä, jotka he voivat yksilöllisesti antaa vastauksille. Työkalumme laskee automaattisesti, kuinka monta äänestyspistettä jaamme kullekin jäsenelle, jotta kokous pysyy tehokkaana (esimerkissä 2 ääntä käyttäjää kohden on korostettu sinisellä).

Sen jälkeen puhumme vastauksista, joista olemme äänestäneet. Keskustellessamme yksittäisistä kohdista kehitämme toimenpiteitä tiimityön parantamiseksi. Nämä ovat niin kutsuttuja “toimenpiteitä” (Action Items), jotka toteutamme sprinttisyklissä ja tarkistamme uudelleen seuraavassa retrospektiivissä. Kuten kuvasta näet, työkalussamme toimenpiteet voidaan liittää suoraan kokouskohtiin.

Nyt kun olemme luoneet uusia toimenpiteitä seuraavaa sprinttisykliä varten, on jäljellä enää pieni mutta tärkeä vaihe…

7. takautuva palaute

Vaikka retrospektiivi on ohi, haluamme käyttää tilaisuutta hyväksenne ja oppia siitä. Sinulle, joka olet retrospektiivin ohjaaja, kuuluu retrospektiivin toteuttamisen lisäksi myös sen varmistaminen, että se on joka kerta parempi ja mukautettu tiimillesi sopivaksi. Tätä varten me Echometer:ssä pyydämme yksinkertaisesti niin sanottua ROTI-pistemäärää. ROTI-pistemäärä (return on time invested) on subjektiivinen mittari, jossa osallistujat voivat arvioida retrospektiiviä asteikolla 1-10. Näin saat nopean palautteen siitä, kuinka hyvä retrospektiivi oli, ja voit myös verrata, miten ROTI-pistemäärä käyttäytyy ajan mittaan, jotta näet, onko yleinen mieliala menossa oikeaan suuntaan.

Toivottavasti pystyin antamaan sinulle hyvän yleiskuvan siitä, miten suunnittelen ja toteutan retrospektiiviset kokoukseni mahdollisimman lyhyessä ajassa. Jos olet kiinnostunut suunnittelemaan omat sprintin retrospektiivisi ammattimaisesti, voit tehdä sen ilmaiseksi Echometer-työkalussamme.
Muista, että tässä esitellyt työkalut ovat vain näyte koko Echometer-universumin kirjosta. Taulut, tilastot ja Terveystarkastus-tutka ovat vain muutamia esimerkkejä.
Joten älä epäröi, klikkaa vain painiketta ja kokeile työkalua ilman rekisteröitymistä: