Kullanımı kolay Sprint Retrospektif Ajanda Şablonu

Google’da “Sprint Retrospektif Toplantı Gündemi Şablonu” veya “Sprint Retrospektif Toplantılarında Neler Olur” diye arama yaptıysanız, doğru yere geldiniz.

Bu makalede, sizi yanıma alıp sprint retrospektif toplantı gündemlerimizin neye benzediğini göstermek istiyorum. Size 30.000’den fazla çevik retrospektif toplantıdan öğrendiğimiz tüm önemli hususları, ekran görüntüleri ve kendiniz bir retrospektif gündem oluşturmak istiyorsanız ücretsiz doğrudan erişim de dahil olmak üzere göstereceğim.

Öncelikle, kendi Scrum retrospektif gündeminizi oluşturmak için kullanabileceğiniz çeşitli “yapı taşları” sunmak istiyorum. Bu durumda, çevik bir retrospektif için zaten güzel bir gündem oluşturan bir sıra seçtim. Ancak, lütfen bu yapı taşlarını istediğiniz gibi yeniden yapılandırabileceğinizi veya hatta bazılarını atlayarak yine de sprint retrospektifi için güzel bir gündem oluşturabileceğinizi unutmayın.
Sadece geriye dönük toplantı için ne kadar zamanınız olduğunu ve sizin ve ekibinizin tüm bu farklı adımları yapmak isteyip istemediğinizi düşünün.

Geçmişe dönük bir rapor hazırlayın:

Başarılı bir retrospektif düzenleyebilmeniz için önce onu hazırlamanız gerekir. Bu ilk adımda, oturumu düzenleyen kişi olarak siz ile oturuma sadece katılımcı olarak katılan kişileri birbirinden ayırmamız gerekir.

 

1. uygun retro formatını seçin

Belki “Neler İyi Gitti Retrospektifi” veya “Yelkenli Retro”yu duymuşsunuzdur. Her iki durumda da, retrospektif sırasında sorulan bir dizi sorudan oluşur. Bu sorular genellikle retrospektifin kalbi olarak kabul edilir. Bu nedenle, ekibinizin son sprint döngüsünde neler olduğunu yansıtmasına yardımcı olacak bazı ilginç sorular hazırlamak en iyisidir. Bu amaçla, birçok retrospektif şablonu bulunmaktadır. Örneğin, 50’den fazla Retrospektif Şablonu hakkında bir makale yazdık ve ayrıca Echometer aracımızda da tüm bu farklı şablonlar arasında ön ayar olarak seçim yapabilirsiniz.

Bu durumda, sol tarafta küçük bir retrospektif şablonları seçimi göreceksiniz ve sağ tarafta, örneğin “Keep, Stop, Start Retrospective”i seçerseniz, soruları yine de ekibinizin ihtiyaçlarına göre uyarlayabileceğinizi görebilirsiniz.

2. Bilgi toplamak

Siz ve ekibiniz için doğru şablonu seçtikten sonra, retrospektifte sorulacak soruları önceden yanıtlayabilmeleri için ekip üyelerine bir retro-survey göndermeyi seviyorum. Bu, retrospektifin daha kısa sürmesini sağlar ve daha başarılı olduğu kanıtlanmıştır. Ancak, bu anketi önceden yanıtlamak bir zorunluluk değil, siz ve ekibiniz bunu yapmaktan memnunsanız bir seçenektir. Ekip üyelerinize bir anket göndermeye karar verirseniz, bunu Echometer aracında basit bir fare tıklamasıyla yapabilirsiniz.

Kısa sürede kendiniz bir retrospektif hazırlamak mı istiyorsunuz? O zaman aracımıza ücretsiz olarak göz atmalısınız:

Retrospektifin seyri:

Retrospektif için tüm hazırlıkları yaptıktan sonra, siz ve ekibiniz retrospektifi başlatabilirsiniz. Bu benim genellikle kullandığım retrospektif süreçtir:

Burada belirtmek gerekir ki bu sırayı takip etmek zorunda değilsiniz, hatta isterseniz bazı kısımları atlayabilirsiniz. Sadece ekibinizin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadıklarına karar verebilirsiniz.

 

3. geriye dönük check-in / buz kırıcı

Retrospektifi başlatmak ve herkesi doğru havaya sokmak için “buz kırıcılar” kullanırız. Buz kırıcı, tüm ekip üyelerini dahil etmek ve örneğin son çalışma günleriyle ilgili kısa bir hikaye anlatmalarını sağlamak için retrospektifin başında sorulan basit bir sorudur. Bu adımın çok uzun sürmemesi önemlidir. Genellikle küçük, eğlenceli bir soru sorarız ve tüm ekip üyelerine düşünmeleri için 20 saniye, konuşmaları için 30 saniye ila bir dakika veririz. Benim kişisel favori buz kırıcılarımdan biri “Hangi Hayvan - Buz Kırıcı”dır.

Gördüğünüz gibi, bu ilk adım tüm ekip üyelerine iyi bir ruh hali ve oturuma ilk katılımı sağlamak içindir. Bu buz kırıcılar mutlaka komik hayvan resimleri içermek zorunda değildir, aynı zamanda “Bugüne kadar günün nasıldı?” gibi basit bir soru da olabilir.

Ama bunu daha eğlenceli hale getirme fırsatınız varsa, neden olmasın?

Echometer aracında, “Hangi Hayvan - Buzkıran” gibi çeşitli buz kırıcı şablonları arasından seçim yapabilir veya daha fazla çeşitlilik katmak için retro’ya rastgele seçilmiş bir buz kırıcı ile başlayabilirsiniz.

4. eylem gözden geçirme (eylem maddesi)

Kısa bir check-in’den sonra, sprint retrospektif toplantılarımda bir sonraki adım “Eylem Öğesi İncelemesi” olarak adlandırılır. Basit bir ifadeyle, son sprintte kararlaştırılan tüm eylem öğeleri veya önlemler kısaca tartışılır.
Eğer bu bir ekiple ilk retrospektif çalışmanızsa ve henüz herhangi bir eylem maddesi oluşturmadıysanız, bu adımı atlayabilirsiniz. Daha sonra yeni eylem maddelerini formüle etme zamanı geldiğinde buna geri döneceğim.
Zaten eylem öğeleriniz varsa, şimdi her bir eylem öğesini kontrol etmelisiniz:

- Eylem öğesini planlandığı gibi uyguladık mı? (“Kontrol”)
- Bunun için daha fazla zaman ayırmamız gerekiyor mu? (“Yeniden Yap”)
- Yeni bilgilerden dolayı Eylem Maddesini iptal edelim mi? (“İptal”)

Bizim aracımızda buna benzer bir şey görünüyor:

Tüm Eylem Maddelerini gözden geçirdikten sonra, Sprint Retrospektif Toplantı Gündeminin bir sonraki adımına geçersiniz…

 

5. veri̇ toplama 2.0

Retrospektiften önce bir anket aracılığıyla bunu yapmadıysanız, ekibiniz şimdi seçtiğiniz retrospektif şablonundaki tüm soruları yanıtlayabilir.

Normalde sadece retrospektif soruları yanıtlamakla kalmıyor, aynı zamanda ekibin çeşitli konulardaki ruh halini ölçmek için rastgele iki adet “Sağlık Kontrolü” sorusu da ekliyoruz:

Bu sayede ekibinizin sağlık durumunu sadece anlık olarak değil, zaman içinde de ölçme imkanına sahip olursunuz. Echometer aracında, ekibinizin diğer zaman dilimlerine kıyasla şu anda ne kadar “sağlıklı” olduğunu ölçen otomatik bir istatistik oluşturulur. Bu sayede erken uyarı sinyallerini tespit edebilir ve ekibin performansı düşmeden karşı önlemler alabilirsiniz.

Bilgi toplamayı bitirdiğinizde, genellikle her ekip üyesine cevaplarını kısaca sunma fırsatı veririm. Bu sadece kısa sürede ilk küçük izlenimi edinmek içindir ve henüz cevapları derinleştirmek için değildir. Bu ancak bir sonraki adımda gerçekleşir…

6. içgörü ve eylem tasarımı

Sprint Retrospektif Toplantısı gündeminin bu noktasında, ekip üyelerinin yanıtlarının daha derinine inmek istiyoruz. Buna stratejik olarak yaklaşmak için, öncelikle ekip üyelerine retrospektifte hangi noktaların daha derinlemesine ele alınmasını istediklerini oylama fırsatı veriyoruz. Echometer’de bunu, ekip üyelerine cevaplara bireysel olarak atayabilecekleri oylama puanları vererek yapıyoruz. Aracımız, toplantıyı etkili kılmak için her üyeye kaç oylama puanı tahsis edeceğimizi otomatik olarak hesaplar (örnekte, kullanıcı başına 2 oy mavi ile vurgulanmıştır).

Daha sonra oy verdiğimiz cevaplar hakkında konuşuruz. Daha sonra tek tek noktaları konuşurken, ekipteki çalışmayı iyileştirmek için önlemler geliştiririz. Bunlar, Sprint Döngüsünde uyguladığımız ve bir sonraki Retrospektifte tekrar kontrol etmek istediğimiz “Eylem Öğeleri”dir. Resimde gördüğünüz gibi, aracımızda Eylem Öğelerini doğrudan toplantı noktalarına ekleyebilirsiniz.

Artık bir sonraki Sprint Döngüsü için yeni Eylem Öğeleri oluşturduğumuza göre, yapılması gereken küçük ama önemli bir adım daha var…

7. geriye dönük geri bildirim

Retrospektif bitmiş olsa da, ondan bir şeyler öğrenme fırsatını değerlendirmek istiyoruz. Retrospektif kolaylaştırıcısı olarak sizin göreviniz sadece retrospektifi yürütmek değil, aynı zamanda her seferinde daha iyi ve ekibinize uyarlanmış olmasını sağlamaktır. Bunu yapmak için Echometer’de basitçe ROTI skorunu soruyoruz. ROTI skoru (yatırılan zamanın geri dönüşü), katılımcıların retrospektifi 1 ila 10 arasında bir ölçekte derecelendirebilecekleri öznel bir metriktir. Burada retrospektifin ne kadar iyi olduğuna dair hızlı bir geri bildirim alırsınız ve ayrıca genel havanın doğru yönde gidip gitmediğini görmek için ROTI puanının zaman içinde nasıl davrandığını karşılaştırabilirsiniz.

Umarım retrospektif toplantılarımı mümkün olan en kısa sürede nasıl planladığım ve uyguladığım konusunda size iyi bir genel bakış sunabilmişimdir. Kendi sprint retrospektiflerinizi profesyonel olarak planlamakla ilgileniyorsanız, bunu Echometer aracımızda ücretsiz olarak yapabilirsiniz.
Burada sunulan araçların Echometer evreninin tüm yelpazesinin yalnızca bir örneği olduğunu unutmayın. Beyaz tahtalar, istatistikler ve Sağlık Kontrolü Radarı sadece birkaç örnektir.
Bu yüzden tereddüt etmeyin, sadece düğmeye tıklayın ve aracımızı kayıt olmadan deneyin: