Agile Retrospektifler için 9 etkili ekip egzersizi

Amaç: Herkes için güvenli katılım sağlayan ilk bir geri bildirim formatı oluşturmak.

Egzersiz ne zaman uygundur? Takımınız çekingense veya bazı kişiler durumlarını ve görüşlerini nadiren dile getiriyorsa.

Süre: 5-10 dakika

Süreç:

1. Örneğin renkler (🟢 - 🟡 - 🔴), emojiler (🤩 - 😊 - 😕 - 😩) ya da sayısal olarak “1 = 👎” ile “5 = 👍” arasında basit bir ölçek verin.

2. Ardından gruba yansıtma yapmaları için bir ifade sunun ve bir değerlendirme isteyin. Takım toplantısının formatına ve ölçeğe bağlı olarak ifade şu şekilde olabilir:

   • Pazartesi günkü bir Weekly’de: “Haftaya ne kadar güvenle başlıyorsun?”
   • Cuma günkü bir Weekly’de: “Bu haftadan ne kadar memnunsun?”
   • Sabahki bir Daily Standup’ta: “Bugünkü görevlerin için ne kadar enerjin var?”
   • Bir (Sprint) Review’da: “Bu iterasyondan müşteri için sağlanan katma değeri nasıl değerlendiriyorsun?”

3. Herkes sırayla değerlendirmesini yapar ve isterse bir veya iki cümleyle tamamlar.

4. Moderatör olarak kısa bir teşekkür edersiniz ancak bireysel katkılar üzerine bir tartışma başlatmazsınız.

Kendini ifade edebileceğin ve herkesin duyulduğu açık bir alan yaratmak için bu ruh hali check-in’ini artık düzenli olarak yapacağınızı doğrudan duyurmanız en iyisidir.

Elbette ekip üyeleri bir anda otomatik olarak açılıp durumlarını açıkça ifade edemezler. Ancak bu format, ekip üyelerinin şu soruyu kendilerine sormalarına yardımcı olur: İşime dair aslında kendimi nasıl hissediyorum? Ve neden?

Bu gerekli bir ilk adımdır.

Kolaylaştırıcı notları:

• Önce kendi değerlendirmenle başla ve iyi bir örnek ol.
• Katkıları kısa tut.
• Ruh halini değerlendirme.
• Kimse nedenlerini belirtmeye zorlanmamalıdır.

Faydasını şu şekilde anlarsın: Tur daha insancıl ve samimi hale gelir. Görüş belirtmeye dair ilk çekingenlik azalır.

Amaç: Takdiri görünür kılmak ve güvenli bir konuşma zemini oluşturmak.

Egzersiz ne zaman uygundur? Ekip hızlıca eleştiriye kayıyorsa ya da karşılıklı takdir nadiren dile getiriliyorsa.

Süre: 15-20 dakika

Süreç:

1. Her kişi ekipte faydalı davranışlara ilişkin bir ya da iki gözlem not eder. Önemli: Burada söz konusu olan somut durumlar, genel övgü değil.
2. Herkes kartlarını gruba sunar. Sunumdan sonra kartları bir panoya yapıştırın ve benzer örnekleri gruplayın.
3. Son olarak şunu tartışırsınız: “Bilinçli olarak neyi daha sık yapmalıyız?”

Kolaylaştırıcı notları:

• Somut örnekler iste.
• Davranışı öv, kişilik özelliklerini değil.
• Ortam sessizleşirse, başlangıç için kendi zararsız örneklerini ver.

Moderasyon soruları:

• Son zamanlarda işini ne kolaylaştırdı?
• Son zamanlarda sana kim, nasıl özellikle yardımcı oldu?
• Ekip içinde ne zaman desteklendiğini hissettin?

Faydasını şu şekilde anlarsın: Ekip, (tüm sorunlara rağmen) tek tek ekip üyelerinin güçlü yönlerini de görür.

Amaç: Ekipte iyi geri bildirim uygulamasına dair ortak bir resim geliştirmek.

Egzersiz ne zaman uygundur? Geri bildirim seyrekse, çoğu zaman geç geliyorsa ya da çabucak bir saldırı olarak algılanıyorsa.

Süre: 20-30 dakika

Süreç:

1. Bir panoyu üç sütuna ayırın: Durumlar, Geri bildirim verme, Geri bildirim alma
2. Solda geri bildirim için durumları toplarsınız. Örneğin hatalar, yanlış anlaşılmalar, çatışmalar veya başarılı iş birliği.
3. Ortada, geri bildirimin nasıl verilmesi gerektiğine dair kuralları toplarsınız.
4. Sağda, geri bildirimin nasıl alınması gerektiğine dair fikirleri toplarsınız.
5. Ardından ekip, her sütundaki en önemli iki ila üç noktayı işaretler.
6. Haritayı görünür bir yere asın veya herkesin bulabileceği bir yerde saklayın.

Moderasyon soruları: Aşağıdaki noktalar daha sonra panoda yanıtlanmış olmalıdır:

• Geri bildirimi ne zaman doğrudan o anda vermeliyiz, ne zaman sonra vermeliyiz (ikili görüşmede)?
• Geri bildirimi hemen bir suçlama olarak duymamamı ne sağlar? Geri bildirimi nasıl vermeliyiz ki yapıcı olsun?
• Geri bildirimin verilmesi için eşiği nasıl düşürürüz?
• Geri bildirime nasıl tepki verilmelidir? Karşı tarafa, geri bildirimi dikkate aldığını nasıl gösterirsin?

Fırsatı birbirinize bir rol yapma oyununda geri bildirim vermek ve noktaları pratik etmek için de kullanın.

Faydasını şu şekilde anlarsın: Geri bildirim daha öngörülebilir hale gelir. Ekip, geri bildirimin nasıl verilip nasıl kabul edileceği konusunda netlik kazanır.

Amaç: Soru sorma konusundaki çekingenliği azaltmak ve belirsizliği görünür kılmak.

Egzersiz ne zaman uygundur? Ekipte çoğu zaman açıkça soru sormak yerine sessizce varsayım yapılıyorsa.

Süre: 15-20 dakika

Süreç:

1. Isınma için, başkalarının sormuş olduğu ve böylece sizin artık sormak zorunda kalmadığınız “saçma sorular”a dair örnekler toplayın.
2. Her kişi anonim olarak bir moderasyon kartına yazar: iş hayatında bir kez olsun sormaya cesaret edemediği bir soru.
3. Kartlar toplanır ve okunur.
4. Ekip tartışır:
   • Neden bu soruyu sormaktan çekinilmiş olabilir?
   • Eğer hiç sorulmasaydı bunun zararı ne olurdu?
   • Faydası ne olurdu?
5. Sonunda ekip şu soruyu yanıtlar: “Bu tür soruların daha kolay sorulabilmesi için ekip olarak ne yapabiliriz?”

Kolaylaştırıcı notları:

• Anonimliğe gerçekten dikkat et.
• Her soruya takdirle karşılık ver.
• Durumlar üzerinde gülmeye izin ver, ama insanlar üzerinde değil.

Moderasyon soruları:

• Bu sorulardan hangilerini muhtemelen başka birkaç kişi de sormak isterdi?
• Sorular dile getirilmeden kaldığında bunun bize ekip olarak maliyeti ne oluyor?
• Sormayı normal hale getirmek için basit bir kural ne olabilir?

Faydasını şu şekilde anlarsın: Ekip, belirsizliğin normal olduğunu fark eder. Sorular daha az utandırıcı ve daha çok öğrenmeye katkı gibi görünür.

Amaç: Hatalar hakkında açıkça konuşmayı tabudan çıkarıp öğrenmeyi ve gelişmeyi ön plana koymak.

Egzersiz ne zaman uygundur? Ekip hataları hızlıca kişisel alıyorsa veya sorunlar hakkında çoğunlukla sadece arada bir konuşuluyorsa.

Süre: 20-25 dakika

Süreç:

1. Her kişi iş hayatından küçük bir hata, bir yanlış anlama ya da gereksiz bir dolambaçlı yolu düşünür.

2. Her kişi kısaca not eder:

   • Ne oldu?
   • Bundan ne öğrendim?
   • Bu öğrenme gelecekte ekibe nasıl yardımcı olabilir?

3. Örnekler sırayla paylaşılır.

4. Moderatör ortak kalıpları toplar.

5. Sonunda ekip, günlük hayatta denemek istediği bir ya da iki küçük öğrenmeyi seçer.

Kolaylaştırıcı notları:

• Lütfen özellikle yalnızca küçük, güvenli örnekler isteyin.
• Oturum savunmaya ya da suçlamaya kayarsa müdahale edin.
• Açıklığı görünür şekilde övün.

Moderasyon soruları:

• Bu hata açısından ne daha çok can sıkıcıydı, dramatik değil?
• Bundan öğrenmene ne yardımcı oldu?
• Ekibin daha önce neyi görebilmesi veya yapabilmesi gerekirdi?
• Benzer hataları hangi küçük alışkanlık daha az olası hale getirir?

Faydasını şu şekilde anlarsın: Hatalar biraz daha normal hale gelir. Ekip, yalnızca birini değerlendirmek yerine durumlardan öğrenmeyi pratik eder.

Amaç: Çelişkileri ve söylenmeyen konuları yapıcı bir şekilde dile getirmek.

Egzersiz ne zaman uygundur? Ekipte rahatsız edici konular kaçınılıyor ve bilinen sorunlar çok seyrek açıkça dile getiriliyorsa.

Süre: 20-25 dakika

Süreç:

1. Filin odadaki hali kavramını açıklayın: “Her ekibin, herkesin bildiği ama yine de nadiren konuşulan sorunları vardır.”
2. Her kişi anonim olarak şunu yazar:
   • odadaki bir fili
   • veya ekipte nadiren açıkça konuşulan bir konuyu
3. Tüm kartlar toplanır, yüksek sesle okunur ve birlikte gruplandırılır.
4. Sonucun ortak değerlendirilmesi:
   • Konu açmaktan hoşlanmadığımız temalarda hangi kalıpları fark ediyoruz?
   • Bu konuları dile getirmeyi neden bu kadar zor buluyoruz?
   • Bunu gelecekte daha açık konuşursak, en büyük farkı hangi fil yapardı?
   • Gelecekte hangi şeyleri şimdiye kıyasla daha açık konuşmak istiyoruz? Konuşmayı kolaylaştırmak için ekip olarak ne yapabiliriz?
5. Kapanış turunda herkes sırayla şunu paylaşır: “Odadaki filleri adlandırmak nasıl hissettirdi?”

Kolaylaştırıcı notları:

• Anonimlik burada özellikle önemlidir.
• Çözümler hakkında konuşmadan önce grubun önce kalıpları görmesine izin verin.
• Bir konu, bu oturum için fazla hassassa, onu uygun bir bağlam için düzgünce erteleyin.

Moderasyon soruları:

• Hangi konular uzun zamandır enerjimizi tüketiyor?
• Hangi konular rahatsız edici ama önemli?
• Tam olarak bunlar hakkında açıkça konuşmayı zorlaştıran nedir?
• Bu konulardan biri için güvenli bir sonraki adım ne olurdu?

Faydasını şu şekilde anlarsın: Ekip, retrospektiflerin daha sonra ihtiyaç duyacağı beceriyi tam olarak çalışır: insanlara saldırmadan rahatsız edici gerçekleri görünür kılmak.

Amaç: Saygılı, açık ve öğrenmeye yönelik işbirliği için ortak oyun kuralları belirlemek.

Egzersiz ne zaman uygundur? Ekipte beklentiler ve standartlar net olmadığında ve bu durum çatışmalara veya gerilimlere yol açtığında.

Süre: 30-45 dakika

Süreç:

1. Ekip için üç yönlendirici soruyu sunun veya bunları kendi takdirinize göre uyarlayın:

   • Ekipte kendimizi rahat hissetmek ve açık, dürüst ve saygılı bir şekilde birlikte çalışabilmek için bizim için ne önemli?
   • Hangi durumlarda ortak standartlarımız veya kurallarımız eksik kalıyor?
   • Daha fazla netlik sağlasaydık hangi çatışmaları önleyebilirdik?

2. Bireysel beyin fırtınası: Her kişi önce sessizce kendi düşüncelerini toplar.

3. Ardından cevapları birlikte tartışır ve benzer noktaları gruplandırırsınız.

4. En önemli ve aksiyon ihtiyacı en yüksek noktaları belirlemek için dot-voting kullanın ve buradan ekip normlarınızı oluşturun.

5. Normları herkesin görebileceği bir yerde kaydedin ve günlük hayatta ihlalleri nasıl dile getireceğiniz ve onları bir sonraki ne zaman gözden geçirmek istediğiniz konusunda anlaşın.

Kolaylaştırıcı notları:

• Kuralları, bir kural ihlalinin açıkça fark edilip adlandırılabileceği şekilde formüle edin.
• Az olan daha çoktur. Beş net norm, on beş belirsiz isteğinden daha iyidir.
• Her normu eleştirel biçimde sorgulayın: “Bu norm gerçekten bizim için bir fark yaratıyor mu?” ve “Bu norm neden bizim için önemli?” Zaten şu anda sorun yaratmayan normları sürdürmekten kaçının.

Moderasyon soruları:

• Bizim takımda rahat hissetmemiz için neler önemli?
• Hangi kurallara birlikte uyarsak, bizi ekip olarak daha iyi hale getirir?
• Önceki alıştırmalardan hangi noktalar (ör. geri bildirim verme ve alma, hatalarla başa çıkma) buna dahil edilmelidir?
• Kurallara uyulmadığında bunu nasıl ele alırız?

Faydasını şu şekilde anlarsın: Takımın beklentiler için ortak bir dili var. Geri bildirim, belirsiz izlenimler yerine üzerinde anlaşılmış kurallara dayanabilir.

Amaç: Agile değerleri gözlemlenebilir davranışa dönüştürmek.

Egzersiz ne zaman uygundur? Agile kavramlar takımda daha soyut geliyorsa veya iş birliğinizi daha bilinçli şekilde yansıtmak istiyorsanız.

Süre: 25-35 dakika

Süreç:

1. Beş agile değeri görünür şekilde yazın: Cesaret, Saygı, Açıklık, Odak ve Bağlılık.

2. Takım, her bir değer için günlük hayattan somut davranış örnekleri toplar (her değer için bir mindmap uygun olabilir).

3. Ardından şunları konuşun:

   • Neleri zaten iyi yaşıyoruz?
   • Neyimiz hâlâ zor geliyor? / Neyi daha iyi yapabiliriz? (Ve nasıl?)

4. Her değer için, bu değerin takımda nasıl yaşandığını sizin için görünür kılan bir davranış dayanağı tanımlayın. İlham vermesi için bazı örnekler:

   • Cesaret:
     • Sorunları, riskleri ve çatışmaları erken aşamada dile getiririz.
     • Mevcut çalışma biçimlerini yapıcı şekilde sorgularız.
     • Hatalarımızı açıkça kabul eder ve bunun sorumluluğunu üstleniriz.
     • Uygun olduğunda, eksik bilgilerle bile karar veririz.
   • Saygı:
     • Birbirimizi dikkatle dinler ve birbirimizin sözünü kesmeyiz.
     • Farklı görüşlere değer verici bir şekilde yaklaşırız.
     • Her zaman diğerlerinin iyi niyetli olduğunu varsayarız.
   • Açıklık:
     • İlerlemeyi, engelleri ve hataları görünür kılarız.
     • Bakış açılarımızı değiştirmeye ve sorgulamaya hazırız.
     • Belirsizliği ve bilgi eksiklerini dile getiririz.
   • Odak:
     • Başladığımız işi istikrarlı biçimde tamamlarız.
     • Tartışmalarda konudan sapmayız.
     • Dikkatimizi ve çalışma zamanımızı dikkat dağıtıcı unsurlardan ve kesintilerden koruruz.
   • Bağlılık:
     • Verdiğimiz sözleri tutar ve sapmaları proaktif şekilde iletiriz.
     • Her birimiz, üzerinde uzlaştığımız öncelik ve hedefler doğrultusunda hareket ederiz.

5. Son olarak, günlük yaşamda daha fazla uygulamak istediğiniz bir değer / davranış dayanağı seçin.

Kolaylaştırıcı notları:

• Tartışmayı günlük yaşama yakın tutun ve her zaman gözlemlenebilir davranış sorun.
• Teori derslerinden ve laf cambazlığından kaçının.

Faydasını şu şekilde anlarsın: Takım yalnızca süreçleri değil, davranışları da yansıtır. İşte bu, sonraki retrospektifleri daha değerli kılar.

Amaç: Yinelemeli çalışmaya dair ortak bir anlayış oluşturmak ve takımın öz yeterliliğini güçlendirmek.

Egzersiz ne zaman uygundur? Takım hızlıca büyük çözümler talep ettiğinde ya da sık sık çok az etkisi olduğunu düşündüğünde.

Süre: 20-30 dakika

Süreç:

1. İyileştirilmesi gereken birkaç örnek konu seçin, tercihen bilinen ve tekrarlayan sorunları.
2. Ardından istediğiniz sonucu basit bir cümleyle formüle edin.
3. Şimdi atılabilecek birçok küçük adımı toplayın olabilir, bir çözüme yaklaşmak için.
4. Önümüzdeki günler, en fazla haftalar içinde uygulanabilecek, anlamlı en küçük ilk adımı seçin.
5. Açıklığa kavuşturun:
   • Bunu kim deneyecek?
   • Ne zamana kadar?
   • Bunun faydalı olup olmadığını nasıl anlarız?

Kolaylaştırıcı notları:

• Çok büyük önlemleri durdurun ve onları tek tek adımlara bölün
• Birçok alternatif öneri topla
• Etkisini yönetilebilir ve gözlemlenebilir tut

Moderasyon soruları:

• Bununla ilgili deneyebileceğimiz en küçük şey nedir?
• Bu hafta başarabileceğimiz kadar küçük hangi değişiklik var?
• Bir çözümü hayata geçirebilmek için hangi bilgi, onay ya da kimin desteği eksik?
• Bu problemde hangi paydaşlar yer alıyor? Kiminle konuşabiliriz?
• Bu adımın işe yaradığını nasıl anlardık?
• Büyük bir onay beklemeden, hangi konuları kendimiz etkileyebiliriz?

Faydasını şu şekilde anlarsın: Ekip daha fazla hareket alanı yaşıyor. İyileştirmeler yapılabilir görünüyor. Küçük ilerlemeler hissedilir hale geliyor.