9 esercizi efficaci per il team per le retrospettive agili

Obiettivo: Creare un primo formato di feedback con una partecipazione sicura per tutti.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando il tuo team è riservato oppure quando alcune persone esprimono raramente come stanno e cosa pensano.

Durata: 5-10 minuti

Svolgimento:

1. Indica una scala semplice, ad esempio colori (🟢 - 🟡 - 🔴), emoji (🤩 - 😊 - 😕 - 😩) oppure in forma numerica da “1 = 👎” a “5 = 👍”.

2. Poi presenta al gruppo un’affermazione su cui riflettere e chiedi una valutazione. A seconda del formato del meeting di team e della scala, la formulazione può essere ad esempio la seguente:

   • Durante un weekly di lunedì: “Con quanta fiducia inizi la settimana?”
   • Durante un weekly di venerdì: “Quanto sei soddisfatto di questa settimana?”
   • Durante un daily standup al mattino: “Quanta energia hai per i tuoi compiti oggi?”
   • In una (Sprint) Review: “Come valuti il valore aggiunto per il cliente di questa iterazione?”

3. Ogni persona, a turno, dà la propria valutazione e, se vuole, la integra con una o due frasi.

4. Come moderatore*rice ringrazi brevemente, ma non apri alcuna discussione sui singoli interventi.

Annuncia idealmente subito anche che da ora in poi farete regolarmente questo check-in sullo stato d’animo, per creare uno spazio aperto in cui potersi esprimere e in cui tutti vengano ascoltati.

Naturalmente i membri del team non si apriranno automaticamente tutti insieme da un momento all’altro e non riusciranno a esprimere apertamente come si sentono. Ma il formato aiuta già il team a porsi la domanda: Come sto davvero, in relazione al mio lavoro? E perché?

È un primo passo necessario.

Indicazioni per la moderazione:

• Inizia prima con la tua valutazione e vai per primo/a con l’esempio.
• Mantieni brevi gli interventi.
• Non valutare l’umore.
• Nessuno dovrebbe essere spinto a dare motivazioni.

Da cosa noti il beneficio: La riunione diventa più umana e familiare. La prima soglia di inibizione all’espressione delle opinioni si abbassa.

Obiettivo: Rendere visibile l’apprezzamento e creare una base di conversazione sicura.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando il team tende rapidamente alla critica o quando il riconoscimento reciproco viene espresso di rado.

Durata: 15-20 minuti

Svolgimento:

1. Ogni persona annota una o due osservazioni su un comportamento utile nel team. Importante: si tratta di situazioni concrete, non di elogi generici.
2. Tutti presentano le proprie schede al gruppo. Dopo la presentazione, attaccate le schede su una lavagna e raggruppate gli esempi simili.
3. Alla fine discutete: “Cosa dovremmo fare consapevolmente più spesso?”

Indicazioni per la moderazione:

• Richiedi esempi concreti.
• Loda i comportamenti, non le caratteristiche della personalità.
• Se c’è silenzio, offri esempi innocui tuoi come spunto iniziale.

Domande di moderazione:

• Cosa ti ha reso il lavoro più facile di recente?
• Chi ti ha aiutato di recente, e in che modo in particolare?
• Quando ti sei sentito/a sostenuto/a nel team?

Da cosa noti il beneficio: Il team vede (nonostante tutti i problemi) anche i punti di forza dei singoli membri del team.

Obiettivo: Sviluppare un’immagine condivisa di una buona pratica di feedback nel team.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando il feedback è raro, arriva spesso in ritardo o viene rapidamente interpretato come un attacco.

Durata: 20-30 minuti

Svolgimento:

1. Dividi una lavagna in tre colonne: Occasioni, Dare feedback, Ricevere feedback
2. A sinistra raccogliete le occasioni per il feedback. Per esempio errori, malintesi, conflitti o una collaborazione riuscita.
3. Al centro raccogliete regole su come il feedback dovrebbe essere dato.
4. A destra raccogliete idee su come il feedback dovrebbe essere ricevuto.
5. Dopodiché il team evidenzia i due o tre punti più importanti per colonna.
6. Appendete la mappa in un posto visibile oppure salvatela in un luogo che tutti possano trovare.

Domande di moderazione: I seguenti punti dovrebbero essere chiariti in seguito sulla lavagna:

• Quando dovremmo dare feedback direttamente nella situazione e quando invece più tardi (in privato)?
• Cosa ti aiuta a non percepire subito il feedback come un rimprovero? Come dovremmo dare il feedback affinché sia costruttivo?
• Come abbassiamo la soglia affinché il feedback venga dato?
• Come si dovrebbe reagire al feedback? Come si mostra all’altra persona che si accoglie anche il feedback?

Cogliete l’occasione anche per darvi reciprocamente feedback in un role-play e fare pratica sui punti.

Da cosa noti il beneficio: Il feedback diventa più prevedibile. Il team acquisisce chiarezza su come si dà e si riceve feedback.

Obiettivo: Ridurre le inibizioni nel fare domande e rendere visibile l’incertezza.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando nel team spesso si dà per scontato in silenzio, invece di chiedere apertamente.

Durata: 15-20 minuti

Svolgimento:

1. Come apertura informale raccogliete esempi di “domande stupide” che qualcun altro ha fatto, così che voi non abbiate più dovuto porle voi stessi.
2. Ogni persona scrive in modo anonimo su una scheda di moderazione: una domanda che nel lavoro quotidiano non ha mai avuto il coraggio di fare.
3. Le schede vengono raccolte e lette ad alta voce.
4. Il team discute:
   • Perché si potrebbe esitare a porre questa domanda?
   • Quale sarebbe stato il danno se non fosse mai stata posta?
   • Quale sarebbe stato il beneficio?
5. Per concludere, il team risponde alla domanda: “Cosa possiamo fare come team affinché domande di questo tipo siano più facili da porre?”

Indicazioni per la moderazione:

• Presta davvero attenzione all’anonimato.
• Rispondi con apprezzamento a ogni domanda.
• Permetti di ridere delle situazioni, ma non delle persone.

Domande di moderazione:

• Quali di queste domande probabilmente avrebbero voluto porre anche più persone?
• Quanto ci costa come team quando le domande restano inespresse?
• Quale potrebbe essere una regola semplice affinché chiedere chiarimenti diventi normale?

Da cosa noti il beneficio: Il team capisce che l’incertezza è normale. Le domande sembrano meno imbarazzanti e più come un contributo all’apprendimento.

Obiettivo: Normalizzare il parlare apertamente degli errori e mettere al centro l’apprendimento e il miglioramento.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando il team prende spesso gli errori sul personale o quando dei problemi si parla perlopiù di sfuggita.

Durata: 20-25 minuti

Svolgimento:

1. Ogni persona pensa a un piccolo errore, a un malinteso o a una deviazione inutile dalla routine lavorativa.

2. Ogni persona annota brevemente:

   • Che cosa è successo?
   • Che cosa ho imparato da questo?
   • In che modo il mio apprendimento può aiutare il team in futuro?

3. Gli esempi vengono condivisi uno dopo l’altro.

4. Il moderatore raccoglie i modelli comuni.

5. Alla fine, il team sceglie da una a due piccole intuizioni di apprendimento da testare nella quotidianità.

Indicazioni per la moderazione:

• Chiedete espressamente solo esempi piccoli e sicuri.
• Intervieni se la discussione scivola nella giustificazione o nell’attribuzione di colpe.
• Loda visibilmente l’apertura.

Domande di moderazione:

• Che cosa in questo errore è stato più fastidioso che drammatico?
• Cosa ti ha aiutato a imparare da questo?
• Cosa avrebbe potuto vedere o fare prima il team?
• Quale piccola abitudine renderebbe simili errori meno frequenti?

Da cosa noti il beneficio: Gli errori diventano qualcosa di più normale. Il team fa pratica nell’imparare dalle situazioni, invece che solo nel valutare qualcuno.

Obiettivo: Affrontare in modo costruttivo contraddizioni e temi non detti.

Quando l’esercizio si adatta bene? Se nel team si evitano gli argomenti scomodi e i problemi noti vengono affrontati apertamente troppo di rado.

Durata: 20-25 minuti

Svolgimento:

1. Spiega il concetto dell’elefante nella stanza: “Ogni team ha problemi che tutti conoscono, ma che vengono comunque affrontati raramente.”
2. Ogni persona scrive in modo anonimo:
   • un elefante nella stanza
   • oppure un tema di cui il team parla raramente apertamente
3. Tutte le carte vengono raccolte, lette ad alta voce e raggruppate insieme.
4. Riflessione comune sul risultato:
   • Quali schemi riconosciamo nei temi che non affrontiamo volentieri?
   • Cosa rende così difficile affrontare questi temi?
   • Con quali elefanti farebbe la differenza più grande se in futuro li affrontassimo più apertamente?
   • Quali cose vogliamo affrontare in futuro in modo più aperto rispetto a prima? Cosa possiamo fare nel team per rendere più facile affrontarle?
5. In un giro finale, tutti condividono a turno: “Com’è stato nominare gli elefanti nella stanza?”

Indicazioni per la moderazione:

• L’anonimato qui è particolarmente importante.
• Lascia che il gruppo riconosca prima i modelli, prima di parlare di soluzioni.
• Se un tema è troppo delicato per il gruppo, mettilo da parte in modo ordinato per un contesto adatto.

Domande di moderazione:

• Quali temi ci stanno già costando energia da tempo?
• Quali temi sono scomodi, ma importanti?
• Cosa rende difficile parlarne apertamente proprio in questo caso?
• Quale sarebbe un prossimo passo sicuro per uno di questi temi?

Da cosa noti il beneficio: Il team allena esattamente la capacità di cui avranno bisogno in seguito le retrospettive: rendere visibili verità scomode, senza attaccare le persone.

Obiettivo: Definire regole del gioco comuni per una collaborazione rispettosa, aperta e orientata all’apprendimento.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando aspettative e standard nel team non sono chiari e portano a conflitti o tensioni.

Durata: 30-45 minuti

Svolgimento:

1. Presenta al team tre domande guida oppure adattale a tua discrezione:

   • Cosa è importante per noi per sentirci a nostro agio nel team e per poter collaborare in modo aperto, sincero e rispettoso?
   • In quali situazioni ci mancano standard o regole comuni?
   • Quali conflitti potremmo evitare creando più chiarezza?

2. Brainstorming individuale: ogni persona raccoglie prima in silenzio le proprie idee.

3. Poi discutete insieme le risposte e raggruppate i punti simili.

4. Usate un dot-voting per identificare i punti più importanti con la maggiore urgenza di azione e formulate da essi le vostre norme di team.

5. Fissate bene in modo visibile le norme e concordate come affrontare le violazioni nella ყოველდღianità e quando vorreste rivederle la prossima volta.

Indicazioni per la moderazione:

• Formulate rules in such a way that a rule violation can be clearly recognized and named.
• Less is more. Five clear norms are better than fifteen vague wishes.
• Question each norm critically: “Does this norm really make a difference for us?” and “Why is this norm important for us?” Avoid keeping norms that are currently unproblematic anyway.

Domande di moderazione:

• What is important to us so that we feel comfortable in the team?
• Quali regole ci renderebbero un team migliore se le rispettassimo tutti insieme?
• Quali punti degli esercizi precedenti (ad es. dare e ricevere feedback, gestione degli errori) dovremmo includere?
• Come ci comportiamo quando le regole non vengono rispettate?

Da cosa noti il beneficio: The team has a shared language for expectations. Feedback can be based on agreements rather than diffuse impressions.

Obiettivo: Translate agile values into observable behavior.

Quando l’esercizio si adatta bene? When agile terms seem rather abstract in the team or when you want to reflect on collaboration more consciously.

Durata: 25-35 minutes

Svolgimento:

1. Write the five agile values visibly on the board: courage, respect, openness, focus and commitment.

2. The team collects concrete behavioral examples from everyday life for each value (a mind map for each value is a good approach).

3. Then discuss:

   • What are we already doing well?
   • What is still difficult for us? / What could we do better? (And how?)

4. Define a behavioral anchor for each value that makes it visible to you how this value is lived in the team. Here are some examples for inspiration:

   • Courage:
     • We address problems, risks and conflicts early.
     • We critically question existing ways of working in a constructive way.
     • We admit mistakes openly and take responsibility for them.
     • Where appropriate, we make decisions even with incomplete information.
   • Respect:
     • We listen to one another attentively and let each other finish speaking.
     • We treat different opinions with appreciation.
     • We always assume positive intentions on the part of others.
   • Openness:
     • We make progress, obstacles and mistakes visible.
     • We are willing to change our perspectives and question them.
     • We talk about uncertainty and gaps in knowledge.
   • Focus:
     • We consistently bring started work to completion.
     • We stay on topic during discussions.
     • We protect our attention and working time from distractions and interruptions.
   • Commitment:
     • We keep our promises and communicate deviations proactively.
     • Each of us acts in line with our agreed priorities and goals.

5. Finally, choose one value / behavioral anchor that you want to implement more strongly in everyday life.

Indicazioni per la moderazione:

• Keep the discussion close to everyday practice and always ask about observable behavior.
• Avoid theoretical lectures and hairsplitting.

Da cosa noti il beneficio: The team reflects not only on processes, but also on behavior. That is exactly what makes later retrospectives more valuable.

Obiettivo: Creare una comprensione condivisa del lavoro iterativo e rafforzare il senso di autoefficacia del team.

Quando l’esercizio si adatta bene? Quando il team richiede rapidamente grandi soluzioni o ha spesso la sensazione di poter influenzare poco.

Durata: 20-30 minuti

Svolgimento:

1. Scegliete alcuni temi esemplificativi da migliorare, volentieri problemi noti e ricorrenti.
2. Poi formulate il risultato desiderato in una frase semplice.
3. Raccogliete ora molti piccoli passi che si potrebbero intraprendere potrebbe, per avvicinarsi a una soluzione.
4. Scegliete solo il più piccolo primo passo sensato, che possa essere compiuto entro i prossimi giorni, al massimo settimane.
5. Chiarite:
   • Chi lo prova?
   • Entro quando?
   • Da cosa capiremo se è stato utile?

Indicazioni per la moderazione:

• Frena le misure troppo grandi e suddividile in singoli passi
• Raccogli molti suggerimenti alternativi
• Mantieni l’impatto contenuto e osservabile

Domande di moderazione:

• Qual è la cosa più piccola che potremmo provare a fare al riguardo?
• Quale cambiamento è così piccolo che riusciamo a farlo questa settimana?
• Quale informazione, autorizzazione o il supporto di chi ci manca per poter implementare una soluzione?
• Quali stakeholder sono coinvolti in questo problema? Con chi potremmo parlare?
• Da cosa ci accorgeremmo che questo passo ha aiutato?
• Cosa possiamo influenzare noi stessi, senza aspettare una grande approvazione?

Da cosa noti il beneficio: Il team sperimenta più margine di manovra. I miglioramenti appaiono fattibili. I piccoli progressi diventano percepibili.