Modello di agenda per la retrospettiva dello sprint facile da usare

Se hai cercato su Google “Modello di ordine del giorno per la riunione di retrospettiva Sprint” o “Cosa succede nelle riunioni di retrospettiva Sprint”, sei nel posto giusto.

In questo articolo voglio accompagnarti e mostrarti come sono le nostre agende per le riunioni retrospettive degli sprint. Ti mostrerò tutti gli aspetti importanti che abbiamo imparato da oltre 30.000 riunioni retrospettive agili, compresi gli screenshot e l’accesso diretto gratuito se vuoi impostare tu stesso un’agenda retrospettiva.

Prima di tutto, vorrei presentarti diversi “mattoncini” che puoi usare per mettere insieme la tua agenda di retrospettiva Scrum. In questo caso, ho scelto un ordine che si compone già in una bella agenda per una retrospettiva agile. Ma tieni presente che puoi ristrutturare questi mattoncini come preferisci o anche ometterne alcuni per creare comunque una bella agenda per una retrospettiva Sprint.
Pensa a quanto tempo hai a disposizione per la riunione retrospettiva e se tu e il tuo team avete voglia di fare tutti questi passaggi.

Prepara una retrospettiva:

Prima di organizzare una retrospettiva di successo, devi prima prepararla. In questa prima fase, dobbiamo distinguere tra te, in quanto organizzatore della sessione, e le persone che partecipano alla sessione solo come partecipanti.

 

1. seleziona il formato retro appropriato

Forse hai già sentito parlare della “Retrospettiva su cosa è andato bene” o della “Retrospettiva della barca a vela”. In entrambi i casi, si tratta di una serie di domande che vengono poste durante la retrospettiva. Queste domande sono spesso considerate il cuore della retrospettiva. Quindi è meglio preparare alcune domande interessanti con cui il tuo team possa riflettere su cosa è successo nell’ultimo ciclo di Sprint. A questo scopo, ci sono molti modelli di retrospettiva. Ad esempio, abbiamo scritto un articolo su oltre 50 modelli di retrospettiva e anche nel nostro strumento Echometer puoi scegliere tra tutti questi diversi modelli come predefiniti.

In questo caso, sulla sinistra vedi una piccola selezione di modelli di retrospettiva e sulla destra puoi vedere che, se scegli ad esempio la “Retrospettiva Keep, Stop, Start”, puoi comunque adattare le domande alle esigenze del tuo team.

2. raccogliere informazioni

Dopo aver scelto il modello giusto per te e per il tuo team, mi piace inviare un sondaggio retrospettivo ai membri del team in modo che possano rispondere in anticipo alle domande che verranno poste nella retrospettiva. In questo modo la durata della retrospettiva è più breve ed è stato dimostrato che ha più successo. Tuttavia, rispondere all’indagine in anticipo non è un obbligo, ma piuttosto un’opzione se tu e il tuo team siete d’accordo. Se decidi di inviare un sondaggio ai membri del tuo team, puoi farlo nello strumento Echometer con un semplice clic del mouse.

Vuoi preparare una retrospettiva in poco tempo? Allora dovresti dare un’occhiata al nostro strumento gratuito:

Il corso della retrospettiva:

Dopo aver fatto tutti i preparativi per la retrospettiva, tu e il tuo team potete iniziare. Questo è il processo di retrospettiva che utilizzo di solito:

È importante sottolineare che non sei obbligato a seguire questo ordine e che puoi anche saltare alcune parti se vuoi. Puoi semplicemente decidere se queste soddisfano o meno le esigenze del tuo team.

 

3. check-in retrospettivo / rompighiaccio

Per avviare la retrospettiva e mettere tutti nel giusto stato d’animo, usiamo i cosiddetti “rompighiaccio”. Un rompighiaccio è una semplice domanda all’inizio della retrospettiva per coinvolgere tutti i membri del team e far raccontare loro una breve storia, ad esempio, sui loro ultimi giorni di lavoro. È importante che questo passaggio non richieda troppo tempo. Di solito poniamo una piccola domanda divertente e diamo a tutti i membri del team 20 secondi per pensarci e poi da 30 secondi a un minuto per parlarne. Uno dei miei rompighiaccio preferiti è il “Quale animale - Rompighiaccio”.

Come puoi vedere, questo primo passo serve a dare a tutti i membri del team un buon umore e una prima partecipazione alla sessione. Questi rompighiaccio non devono necessariamente includere immagini divertenti di animali, ma possono anche essere una semplice domanda come “Com’è stata la tua giornata finora?”.

Ma se hai la possibilità di renderlo più divertente, perché non farlo?

Nello strumento Echometer puoi scegliere tra diversi modelli di rompighiaccio, come il “Quale animale - Rompighiaccio”, oppure puoi persino iniziare la retro con un rompighiaccio selezionato casualmente per aggiungere più varietà.

4. revisione delle azioni (punto d’azione)

Dopo un breve check-in, il passo successivo nelle mie riunioni di retrospettiva Sprint è il cosiddetto “Action Item Review”. Per dirla in parole semplici: tutti gli Action Item, ovvero le misure, che sono state decise nell’ultimo Sprint vengono brevemente discusse.
Se questa è la tua prima retrospettiva con un team e non hai ancora formulato alcun punto d’azione, puoi saltare questo passaggio. Tornerò a parlarne in seguito, quando sarà il momento di formulare nuovi punti d’azione.
Se hai già degli elementi di azione, ora devi controllare ogni elemento di azione:

- Abbiamo implementato l’Action Item come previsto? (“Check”)
- Dobbiamo prenderci più tempo per questo? (“Re-Do”)
- Scartiamo l’Action Item a causa di nuove informazioni? (“Cancle”)

Nel nostro strumento si presenta in questo modo:

Dopo aver controllato tutti gli Action Item, si arriva al passo successivo dell’ordine del giorno della riunione di retrospettiva Sprint…

 

5. raccolta dati 2.0

Se non l’hai già fatto prima della retrospettiva attraverso un sondaggio, il tuo team può rispondere a tutte le domande del modello di retrospettiva che hai scelto.

Normalmente non rispondiamo solo alle domande della retrospettiva, ma mescoliamo casualmente due cosiddette domande di “Health Check” per misurare l’umore del team su vari argomenti:

In questo modo hai la possibilità di misurare lo stato di salute del tuo team non solo in modo puntuale, ma anche nel tempo. Nello strumento Echometer viene creata una statistica automatica che misura quanto è “sano” il tuo team al momento rispetto ad altri periodi di tempo. In questo modo puoi riconoscere i segnali di allarme precoci e adottare contromisure prima che le prestazioni del team crollino.

Quando hai finito di raccogliere le informazioni, di solito do a ogni membro del team l’opportunità di presentare brevemente le proprie risposte. Questo serve solo a farsi una prima piccola impressione in breve tempo e non ancora ad approfondire le risposte. Questo avverrà solo nel passaggio successivo…

6. progettazione di intuizioni e azioni

A questo punto dell’agenda della Riunione Retrospettiva di Sprint, vogliamo approfondire le risposte dei membri del team. Per affrontare questo aspetto in modo strategico, per prima cosa diamo ai membri del team l’opportunità di votare su quali punti vogliono approfondire nella retrospettiva. Noi di Echometer lo facciamo assegnando ai membri del team dei punti di voto che possono assegnare individualmente alle risposte. Il nostro strumento calcola automaticamente il numero di punti di voto da assegnare a ciascun membro per garantire l’efficacia della riunione (nell’esempio, 2 voti per utente sono evidenziati in blu).

Successivamente parleremo delle risposte che abbiamo votato. Mentre discutiamo dei singoli punti, svilupperemo delle misure per migliorare il lavoro nel team. Queste sono le cosiddette “Action Items”, che vogliamo implementare nel ciclo di Sprint e verificare nuovamente nella prossima retrospettiva. Come puoi vedere nell’immagine, nel nostro strumento è possibile allegare le Action Items direttamente ai punti di discussione.

Ora che abbiamo creato nuove Action Items per il prossimo ciclo di Sprint, resta solo un piccolo ma importante passo da fare…

7. il feedback retrospettivo

Anche se la retrospettiva è finita, vogliamo cogliere l’opportunità di imparare da essa. In qualità di facilitatore della retrospettiva, il tuo compito non è solo quello di condurla, ma anche quello di assicurarti che sia ogni volta migliore e adatta al tuo team. Per farlo, noi di Echometer chiediamo semplicemente il cosiddetto punteggio ROTI. Il punteggio ROTI (ritorno sul tempo investito) è una metrica soggettiva in cui i partecipanti possono valutare la retrospettiva su una scala da 1 a 10. In questo modo si ottiene un rapido feedback sulla qualità della retrospettiva e si può anche confrontare l’andamento del punteggio ROTI nel tempo per capire se l’umore generale sta andando nella giusta direzione.

Spero di essere riuscito a darti una buona panoramica di come pianifico e realizzo le mie riunioni retrospettive nel minor tempo possibile. Se sei interessato a pianificare le tue retrospettive di sprint in modo professionale, puoi farlo gratuitamente con il nostro strumento Echometer.
Tieni presente che gli strumenti presentati qui sono solo un esempio dell’intero spettro dell’universo Echometer. Le lavagne, le statistiche e l’Health Check Radar sono solo alcuni esempi.
Quindi non esitare, clicca sul pulsante e prova il nostro strumento senza registrarti: