Einfach Verwendbares Sprint Retrospektive Agenda Template

Wenn du bei Google nach “Sprint Retrospektive Meeting Agenda Vorlage” oder “Was passiert in Sprint Retrospektive Meetings” gesucht hast, bist du hier genau richtig gelandet.

In diesem Artikel möchte ich dich mitnehmen und dir zeigen wie unsere Sprint-Retrospektive-Meeting-Agenden aussehen. Ich zeige dir alle wichtigen Aspekte, die wir aus über 30.000 agilen Retrospektiven-Meetings gelernt haben, inklusive Screenshots und kostenlosem Direktzugang, falls du selbst eine Retrospektiven-Agenda aufstellen möchtest.

Zuallererst möchte ich dir verschiedene “Bausteine” vorstellen, die du verwenden kannst, um deine eigene Scrum-Retrospektive-Agenda zusammenzustellen. In diesem Fall habe ich eine Reihenfolge gewählt, die sich bereits zu einer schönen Agenda für eine agile Retrospektive zusammensetzt. Aber bedenke bitte, dass du diese Bausteine ganz nach Belieben umstrukturieren oder sogar einige weglassen kannst, um trotzdem eine schöne Agenda für eine Sprint-Retrospektive zu erstellen.
Überlege dir dazu einfach, wie viel Zeit du für das Retrospektive-Meeting hast und ob du und dein Team Lust haben, all diese verschiedenen Schritte zu machen.

Eine Retrospektive vorbereiten:

Bevor du ein erfolgreiche Retrospektive abhalten kannst, musst du diese zunächst vorbereiten. In diesem ersten Schritt müssen wir zwischen dir als Organisator der Sitzung und den Personen, die nur als Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen, unterscheiden.

 

1. Das passende Retro-Format auswählen

Vielleicht hast du schon von der “What Went Well Retrospective” oder der “Sailboat Retro” gehört. In beiden Fällen handelt es sich um eine Reihe von Fragen, die während der Retrospektive gestellt werden. Diese Fragen werden oft als das Herzstück der Retrospektive angesehen. Bereite also am besten einige interessante Fragen vor, mit denen dein Team reflektieren kann, was im letzten Sprint-Zyklus passiert ist. Zu diesem Zweck gibt es viele Retrospektiven-Vorlagen. Wir haben zum Beispiel einen Artikel über mehr als 50+ Retrospektiv-Vorlagen geschrieben und auch in unserem Echometer-Tool kannst du zwischen all diesen verschiedenen Vorlagen als Presets wählen.

In diesem Fall siehst du auf der linken Seite eine kleine Auswahl an Retrospektivvorlagen und auf der rechten Seite kannst du sehen, dass du, wenn du dich z.B. für die “Keep, Stop, Start Retrospective” entscheidest, die Fragen immer noch an die Bedürfnisse deines Teams anpassen kannst.

2. Informationen einsammeln

Nachdem man die richtige Vorlage für sich und sein Team ausgewählt hat, schicke ich gerne eine Retro-Umfrage an die Teammitglieder, damit sie die Fragen, die in der Retrospektive gestellt werden, schon im Vorfeld beantworten können. Das führt zu einer kürzeren Dauer der Retrospektive und macht diese nachweislich erfolgreicher. Dennoch ist es kein Muss diese Umfrage im Vorhinein zu beantworten, sondern eher eine Option, wenn du und dein Team dies gerne tun. Wenn du dich entschließt, eine Umfrage an deine Teammitglieder zu versenden, kannst du dies im Echometer-Tool einfach per Mausklick machen.

Du willst selbst im Handumdrehen eine Retrospektive vorzubereiten? Dann solltest du unser Tool einmal kostenlos auschecken:

Der Ablauf der Retrospektive:

Wenn du nun alle Vorbereitungen für die Retrospektive getroffen hast, können du und dein Team mit dieser starten. Dies ist dabei der Retrospektiven-Ablauf, den ich für gewöhnlich nutze:

Wichtig hier nochmal zu erwähnen ist, dass du nicht diese Reinfolge einhalten musst, oder sogar bei bedarf einzelne Teile auslassen kannst. Du kannst einfach entscheiden, ob sie den Bedürfnissen deines Teams entsprechen oder nicht.

 

3. Retrospektiven Check-In / Ice-Breaker

Um die Retrospektive in Gang und alle in die richtige Stimmung zu bringen, verwenden wir so genannte “Eisbrecher”. Ein Eisbrecher ist eine einfache Frage zu Beginn der Retrospektive, um alle Teammitglieder einzubeziehen und sie eine kurze Geschichte z.B. über ihre letzten Arbeitstage erzählen zu lassen. Es ist wichtig, dass dieser Schritt nicht zu lange dauert. Normalerweise stellen wir eine kleine lustige Frage und geben allen Teammitgliedern 20 Sekunden Zeit, darüber nachzudenken und dann 30 Sekunden bis eine Minute, um darüber zu sprechen. Einer meiner persönlichen Lieblingseisbrecher ist der “Welches Tier - Eisbrecher”.

Wie du sehen kannst, ist dieser erste Schritt dazu da, allen Teammitgliedern eine gute Stimmung und eine erste Beteiligung an der Sitzung zu geben. Diese Eisbrecher müssen nicht unbedingt lustige Tierbilder beinhalten, sondern können auch eine einfache Frage wie “Wie war dein Tag bisher?” sein.

Aber wenn du die Möglichkeit hast, es noch lustiger zu gestalten, warum nicht?

Im Echometer-Tool kannst du aus verschiedenen Eisbrecher-Vorlagen wählen, wie z.B. dem “Welches Tier - Eisbrecher”, oder du kannst sogar die Retro mit einem zufällig ausgewählten Eisbrecher beginnen, um mehr Abwechslung reinzubringen.

4. Maßnahmen-Rückblick (Action Item)

Nach einem kurzen Check-in ist der nächste Schritt in meinen Sprint-Retrospektive-Meetings der so genannte “Action Item Review”. Um es in einfachen Worten auszudrücken: Alle Action Items bzw. Maßnahmen, die im letzten Sprint beschlossen wurden, werden kurz besprochen.
Wenn dies deine erste Retrospektive mit einem Team ist und du noch keine Action Items formuliert hast, kannst du diesen Schritt auslassen. Ich werde später darauf zurückkommen, wenn es an der Zeit ist, neue Action Items zu formulieren.
Wenn du bereits Action Items hast, musst du jetzt für jedes Action Item prüfen:

- Haben wir das Action Item wie geplant umgesetzt? (“Check”)
- Müssen wir uns dafür mehr Zeit nehmen? (“Re-Do”)
- Verwerfen wir das Action Item aufgrund von neuen Informationen? (“Cancle”)

In unserem Tool sieht das in etwa so aus:

Nachdem du alle Action Items überprüft hast, kommst du zum nächsten Schritt der Sprint Retrospektive Meeting Agenda…

 

5. Daten Sammeln 2.0

Wenn du es nicht schon vor der Retrospektive durch eine Umfrage getan hast, kann dein Team nun alle Fragen der Retrospektivvorlage beantworten, die du ausgewählt hast.

Normalerweise beantworten wir nicht nur die Retrospektive Fragen, sondern mischen nach dem Zufallsprinzip zwei so genannte “Health Check”-Fragen ein, um die Stimmung des Teams zu verschiedenen Themen zu messen:

Dadurch hast du die Möglichkeit, den Gesundheitszustand deines Teams nicht nur punktuell, sondern auch im Zeitverlauf zu messen. Im Echometer-Tool wird eine automatische Statistik erstellt, die misst, wie “gesund” Ihr Team im Moment im Vergleich zu anderen Zeiträumen ist. So kannst du Frühwarnsignale erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen, bevor die Leistung des Teams einbricht.

Wenn du mit dem Sammeln von Informationen fertig bist, gebe ich normalerweise jedem Teammitglied die Möglichkeit, seine Antworten kurz vorzustellen. Dies dient nur dazu, in kurzer Zeit einen ersten kleinen Eindruck zu bekommen und noch nicht dazu, die Antworten zu vertiefen. Das geschieht erst im nächsten Schritt…

6. Einblick und Maßnahmengestaltung

An diesem Punkt der Agenda des Sprint Retrospective Meetings wollen wir die Antworten der Teammitglieder vertiefen. Um dies strategisch anzugehen, geben wir den Teammitgliedern zunächst die Möglichkeit, darüber abzustimmen, welche Punkte sie in der Retrospektive vertieft behandeln wollen. Bei Echometer tun wir dies, indem wir den Teammitgliedern Abstimmungspunkte geben, die sie individuell den Antworten zuordnen können. Unser Tool errechnet automatisch, wie viele Abstimmungspunkte wir den einzelnen Mitgliedern zuweisen, damit das Meeting weiterhin effektiv bleibt (Im Beispiel sind 2 Votes pro Nutzer blau hinterlegt).

Danach sprechen wir über die Antworten, für die wir gestimmt haben. Während wir dann über die einzelnen Punkte sprechen, entwickeln wir Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeit im Team. Das sind die sogenannten “Action Items”, die wir im Sprint Cycle umsetzen und in der nächsten Retrospektive wieder überprüfen wollen. Wie du im Bild sehen kannst, kann man in unserem Tool die Action Items direkt an die Besprechungspunkte anhängen.

Nun, da wir neue Action Items für den nächsten Sprint Cycle erstellt haben, gibt es nur noch einen kleinen, aber feinen Schritt zu tun…

7. Das Retrospektiven-Feedback

Auch wenn die Retrospektive zu Ende ist, wollen wir die Gelegenheit nutzen, um aus ihr zu lernen. Für dich als Moderator der Retrospektive ist es nicht nur deine Aufgabe, die Retrospektive durchzuführen, sondern auch dafür zu sorgen, dass sie jedes Mal besser und an dein Team angepasst wird. Dafür fragen wir bei Echometer einfach den sogenannten ROTI-Score ab. Der ROTI-Score (Return on time invested) ist eine subjektive Metrik, bei der die Teilnehmer die Retrospektive auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten können. Hier erhält man ein schnelles Feedback, wie gut die Retrospektive war und kann auch vergleichen, wie sich der ROTI-Score im Laufe der Zeit verhält, um zu sehen, ob die Gesamtstimmung in die richtige Richtung geht.

Ich hoffe, ich konnte dir einen guten Überblick darüber verschaffen, wie ich meine Retrospektiv-Meetings in kürzester Zeit plane und umsetze. Wenn du daran interessiert bist, deine eigenen Sprint-Retrospektiven professionell zu planen, kannst du dies in unserem Echometer-Tool kostenlos tun.
Bedenke dabei, dass die vorgestellten Tools nur einen Ausschnitt aus dem gesamten Spektrum des Echometer-Universums darstellen. Whiteboards, Statistiken und der Health-Check-Radar sind nur einige weitere Beispiele.
Zögere also nicht, sondern klicke einfach auf den Button und probiere unser Tool ohne Registrierung aus: