Du har en ny medarbejder i dit team, et nyt teammedlem eller en ny direkte underordnet, og nu er du ved at planlægge dit første en-til-en-møde eller din første medarbejdersamtale? Her finder du alle tips til invitationen, dagsordenen, moderationen af dit 1-1-møde og alt, hvad der hører med!
Allerførst: Hvis du er interesseret i en generel introduktion til regelmæssige en-til-en-møder, kan du læse vores indlæg om emnet: En guide: 6 tips til vellykkede 1-til-1-samtaler.
💡
En undersøgelse har vist, at over 50% af nye medarbejdere stadig ikke føler sig tilstrækkeligt forberedt på deres rolle, selv efter onboarding. Især i små virksomheder og fjernteams er tallet over 60%.
En-til-en-samtaler eller medarbejdersamtaler er derfor stadig ekstremt vigtige, selv efter at onboardingen er afsluttet.
Kilde: Effekten af dårlig onboarding på nye medarbejdere
Tip 1 til det første 1-til-1-møde med nye medarbejdere: Invitationen og den indledende samtale
Folk, der kommer til virksomheden som nye medarbejdere eller nye teammedlemmer, bliver ofte overvældet af mængden af ny information. Derfor bør det første individuelle møde med nye medarbejdere eller teammedlemmer altid diskuteres personligt og annonceres via en e-mailinvitation.
Hvis den nye 1-til-1-møderutine ikke diskuteres personligt på forhånd, har den nye medarbejder eller teammedlem kun ringe mulighed for at forberede sig, og invitationen til mødet kan gå tabt i mængden af e-mails og meddelelser.
Så gør dig selv og din direkte medarbejder en tjeneste og afhold 1:1-møderne eller udviklingssamtalerne personligt og giv medarbejderen mulighed for at forberede sig til det første personlige møde.
I den indledende diskussion til det første en-til-en-møde med din direkte underordnede kan du tage fat på følgende punkter:
- Hvad er formålet med en-til-en-serien?
- Hvor ofte skal en-til-en-mødet finde sted (f.eks. hver uge, hver 14. dag eller hver måned), og hvor længe skal aftalen vare?
- På hvilken ugedag og på hvilket tidspunkt skal aftalen finde sted?
- Hvad er den direkte rapports forventninger til det første en-til-en-møde?
- Hvornår finder det første en-til-en-møde sted?
Efter samtalen kan du også sende en e-mail med en invitation til din medarbejder til det første 1:1-møde. På den måde kan medarbejderen læse alt, hvad der er værd at vide om 1:1 på skrift. Her er en artikel med eksempler: 5 skabeloner og eksempler på invitationsmails til en-til-en-møder.
Tip 2 til det første en-til-en-møde med nye medarbejdere: Forberedelse og skabelse af rammer
Det første personlige møde sætter tonen for alle efterfølgende personlige møder eller udviklingssamtaler. Som leder er det derfor vigtigt at være godt forberedt til det første personlige møde eller den første medarbejdersamtale.
I det første 1:1-møde bør lederen starte med at gentage både forventningerne og fordelene for medarbejderen for at skabe rammerne:
- Forventninger til medarbejderen:
- Åben kommunikation: Medarbejderen skal være parat til at tale ærligt om udfordringer, succeser og feedback.
- Aktivt præparat: Medarbejderen bør forberede sig på samtalerne ved at medbringe emner, spørgsmål eller bekymringer.
- Proaktivt co-design: 1:1-mødet eller udviklingssamtalen er et fælles rum, hvor man kan diskutere ideer, mål eller problemer. Det er op til medarbejderen at bruge dette rum aktivt.
- Ansvar for personlig udvikling: Medarbejderen bør også se 1:1-samtalen som en mulighed for at tage ansvar for sin egen udvikling ved at bede om feedback og definere mål.
- Fordele for medarbejderen:
- Individualiseret støtte: Medarbejderne får en klar platform til at diskutere deres behov, udfordringer og mål med deres leder.
- Karriereudvikling: Samtalerne giver mulighed for at planlægge faglig udvikling og modtage målrettet støtte.
- Klarhed og feedback: Medarbejderne får regelmæssig feedback på deres eget arbejde og vejledning om forventninger.
- Forbedret samarbejde: Regelmæssig kommunikation skaber større forståelse og tillid mellem medarbejdere og ledere.
- Løsninger på problemer: Bekymringer eller forhindringer kan diskuteres og løses på et tidligt tidspunkt i et fortroligt miljø.
Først når disse rammebetingelser er på plads, og alle medarbejderens spørgsmål om 1-til-1-formatet er afklaret, kan man gå i gang med den egentlige dagsorden.
Tip 3 til den første medarbejderudviklingssamtale med nye medarbejdere: Dagsordenen (inkl. eksempel på dagsorden)
Selve dagsordenen for 1-til-1-møder eller medarbejdersamtaler er ofte meget konstant. Men ud over de tilbagevendende punkter på dagsordenen bør du altid give plads til at tage individuelle emner op og afvige fra det sædvanlige format.
Dagsordenen for det første 1-til-1-møde eller medarbejdersamtale kan f.eks. se sådan ud:
- Introduktion – Forventninger og fordele ved 1-1 (især til den første medarbejdersamtale)
- Progress: Hvad har du arbejdet med?
- Blokeringer og udfordringer: Hvilke blokeringer eller udfordringer kæmper du med?
- Mål for de(n) næste uge(r)
- Andre punkter fra medarbejderen (f.eks. feedback eller ideer)
- Andre punkter fra lederen (f.eks. feedback eller personlig udveksling af opdateringer fra virksomheden)
De sidste to punkter i skabelonen er vigtige som opsamlingssted for alle emner, der ikke passer ind i de foregående emner. Det sikrer, at medarbejderne altid ved, hvor de kan tage deres egne emner op. Hvis der ikke er nogen "yderligere punkter", kan du bare springe denne del af mødet over.
Naturligvis kan dagsordenen for en-til-en-mødet løbende tilpasses sammen med den direkte medarbejder. Du bør dog undgå at gøre dagsordenen for kompliceret til det første en-til-en-møde eller den første medarbejdersamtale. Det er en god idé at starte enkelt og så løbende tilpasse og individualisere dagsordenen på baggrund af praktiske erfaringer.
Hvis du er interesseret i mere detaljerede skabeloner til forskellige en-til-en-møder (f.eks. ugentlige, årlige, 1-1 med vanskelige medarbejdere ...), kan du se den tilsvarende artikel: 15 gennemprøvede 1-1-mødeskabeloner til redigering (gratis).
Tip 4 til det første 1-til-1-møde med nye medarbejdere: Fælles noter / 1-til-1-værktøj
Af personlig erfaring kan jeg sige, at det altid føles uforpligtende og uprofessionelt at holde et møde, som der ikke er skrevet noter til. Uden noter er det let at glemme, hvad der sidst blev diskuteret i en en-til-en-samtale.
For at undgå dette problem fra starten anbefaler jeg, at du definerer, hvor du vil registrere dagsordenspunkterne og noterne til en-til-en-mødet lige i starten af den første en-til-en- eller vurderingssamtale. Det er bedst at bruge et værktøj, der giver mulighed for fælles noter, som du både kan se og redigere på samme tid.
At bruge et 1:1-værktøj gør det lettere for jer at formulere og følge op på tiltag direkte sammen. Jeg vil især gerne nævne vores 1-1-mødesoftware Echometer. Den hjælper dig med at gøre 1-1-møder mere tidseffektive, sjove og produktive. Du kan finde mere information på denne hjemmeside. Alternativt kan du også bruge følgende 1-1-mødeskabelon til at komme i gang med værktøjet:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
Ud over de fælles noter kan du selvfølgelig også skrive private noter, som ikke deles med medarbejderen. De fleste værktøjer til 1:1-møder eller medarbejdersamtaler har dog også en integreret funktion til dette.
Tip 5 til det første personlige møde med nye medarbejdere: Inddrag medarbejderne aktivt
Det bør allerede være blevet klart i det første personlige møde, at din medarbejders feedback er vigtig for dig som leder.
For at understrege dette igen, bør du bede din medarbejder om feedback i slutningen af det første personlige møde. Det kan f.eks. være
- Kan du komme i tanke om andre måder, vi kan organisere vores en-til-en-møder på, så de bliver endnu mere behagelige for dig?
- Skal vi sætte en reminder til om to måneder og så sammen overveje, om en-til-en-formatet fungerer for os med hensyn til hyppighed, mødevarighed og dagsorden?
- Hvad synes du, vi skal fokusere på til de næste 1-1-møder eller medarbejdersamtaler?
Forresten: Hvis du er leder af softwareudviklere, kan følgende artikel være af interesse for dig: 6 Eksempler på feedback til softwareudviklere.
Der er nu nogle særlige situationer, hvor en-til-en-møder kan finde sted. De hidtidige eksempler har taget udgangspunkt i, at du indfører 1-til-1 eller medarbejdersamtaler i dit eksisterende team med eksisterende direkte underordnede. Men hvad sker der, når en ny medarbejder slutter sig til et eksisterende team? Eller hvordan kan du opføre dig som leder, hvis du er den eneste, der er ny, men resten allerede kender hinanden? Det vil jeg gerne diskutere nu.
Den første medarbejdersamtale med et nyt teammedlem i et eksisterende team
Når en ny Direct Report starter i teamet, er der et par ting, du skal overveje i dit første personlige møde som teamets leder for at få succes med onboarding af teammedlemmet.
Her er de 3 vigtigste tips:
Tip 1 til det første personlige møde med et nyt teammedlem: Afklar rolle og forventninger
For at få et vellykket samarbejde er det vigtigt, at den nye direkte underordnede forstår præcis, hvad forventningerne er.
Svar derfor på følgende spørgsmål i det første 1-1-møde eller i udviklingssamtalen: Hvad bliver den nye medarbejders rolle i teamet?
Tip 2 til det første 1-til-1-møde eller medarbejdersamtale med et nyt teammedlem: Forklar teamet og kulturen
Som nyt teammedlem skal du sætte dig ind i de eksisterende strukturer. Som leder har du et godt overblik over, hvordan teamet fungerer. Så hjælp den nye medarbejder i den første 1-til-1- eller medarbejderudviklingssamtale med bedre at forstå, hvem der arbejder med hvad i teamet, og hvordan de typiske kommunikationskanaler og rutiner ser ud.
Teamkulturen er også en vigtig faktor her. Brug den nye Direct Report til at fortælle, hvad I som team lægger vægt på, når I arbejder sammen. Måske er der endda visse arbejdsaftaler, som I kan diskutere (mere om dette: Arbejdsaftaler: 10 eksempler og skabeloner).
Tilbyd også det nye teammedlem støtte til at netværke med andre teammedlemmer og invitere dem til fælles møder. Det giver selvfølgelig også mening at tilbyde at organisere en "mentor" uden for dit eget team.
Tip 3 til det første 1-til-1-møde med et nyt teammedlem: Giv plads til spørgsmål
Som leder er du ansvarlig for en vellykket introduktion af den nye direkte underordnede. I dit første personlige møde med det nye teammedlem skal du give plads til spørgsmål og tilbyde støtte:
- Hvad har du mest brug for til din indføring?
- Hvad er den næste vigtige milepæl for din introduktion?
- Hvornår vil du gerne kunne sige, at du har gennemført dit introduktionsprogram?
- Hvornår skal vi næste gang gennemgå status for din introduktion sammen?
Det er bedst at notere det nye teammedlems spørgsmål og svar i notaterne fra dit 1-til-1-møde eller din medarbejdersamtale. På den måde kan du henvise til dem senere.
De første en-til-en-møder som leder i et helt nyt team
Hvis du er ny i et eksisterende team som leder, er en-til-en-møder en god måde at opbygge et personligt forhold til alle teammedlemmer og lære deres forskellige styrker og perspektiver at kende.
Jeg har et par særlige tips til dig i denne situation:
Tip 1 til ledere i nye teams: Brug indledende en-til-en-møder til at opbygge relationen først
Det vigtigste grundlag for et vellykket samarbejde er et tillidsfuldt forhold. Brug derfor de første en-til-en-møder primært til at lære dine nye teammedlemmer at kende.
Brug spørgsmål som:
- Hvad førte dig til denne rolle?
- Hvad er du særligt glad for ved dit arbejde, hvad motiverer dig?
- Hvad laver du uden for arbejdet? (Det er bedst først at stille dette spørgsmål, når du har fortalt lidt om dine private hobbyer)
- Hvad er særligt vigtigt for dig i en leder og i teamwork?
Sørg for, at du også deler personlige oplysninger om dig selv. Når alt kommer til alt, er opbygning af et forhold ikke en envejsgade.
Gør dig selv en tjeneste og spring ikke dette trin over. Tro mig, den tid, det tager at opbygge et forhold, er godt investeret.
Tip 2 til ledere i nye teams: Tag fat på styrker og svagheder
Selv om alt virker rosenrødt i begyndelsen, vil det på et tidspunkt blive klart, at dit team har både styrker og svagheder – ligesom dig som leder.
Det er vigtigt at kunne tale åbent om fejl og svagheder i teamet. Som leder bør du gå foran med et godt eksempel.
Når du har bevist, at du kan tale åbent om dine egne fejl og svagheder, bliver det meget lettere at tale om fejl med kolleger og teamet.
Gentag igen og igen, hvor vigtig en åben fejlkultur er for dig, og vær så et godt eksempel ved at dele dine egne fejl eller adfærd og situationer, hvor du var utilfreds med dig selv.
Tip 3 til ledere i nye teams: Integritet i konflikter
Når der opstår konflikter i teams, giver en-til-en-diskussioner dig mulighed for at lære teammedlemmernes forskellige perspektiver at kende. Du skal dog altid forblive objektiv og neutral. Tag aldrig parti for én person i 1-1- eller medarbejderudviklingssamtalerne, men gør det klart, at dit mål er at finde en objektiv og rimelig løsning.
Hvis der er en konflikt mellem Peter og Sabine i et 1-til-1-møde, må du ikke finde dig i at være enig med enkeltpersoner.
Før eller siden vil denne selvmodsigelse blive afsløret, og der vil blive sat spørgsmålstegn ved din integritet som leder. I værste fald vil du miste dit teams tillid.
Så: Forbliv altid neutral, selv i 1-til-1-møder eller medarbejderudviklingssamtaler.
Den bedste måde at håndtere konflikter i teamet på: Tal om konflikten med alle de berørte (f.eks. i teamets retrospektiv) og ikke i 1-til-1-møder.
Klar til det første personlige møde eller medarbejdersamtale med din nye direkte underordnede
Alene det, at du har læst denne artikel, viser, at det er vigtigt for dig at udfylde din rolle som leder godt. Dine medarbejdere kan være taknemmelige for at have en-til-en-møder med dig! 😊
Hvis du vil have en nem måde at forbedre dine 1-1-møder på, kan jeg anbefale følgende: Prøv Echometer-værktøjet gratis, f.eks. ved at bruge skabelonen nedenfor:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
