Agile Företag testar ständigt olika projektledningsmetoder för att kunna utveckla produkter så effektivt som möjligt. Desto mer förvånande är det att många av dem fortfarande håller möten som är allt annat än produktiva. Resultatet: de tar för lång tid, medarbetarna blir uttråkade och förlorar tid som de faktiskt behöver för produktutveckling.
Timeboxade event har därför etablerat sig som en lösning i Scrum. I synnerhet retrospektiv, som ofta innehåller många åsikter, data och feedback, kan genomföras snabbare och med bättre resultat. Jag kommer att visa dig hur timeboxade sprint-retrospektiver fungerar och hur du kan dra nytta av dem i ditt dagliga arbete.
Med andra ord förklarar jag hur man gör retrospektiv mer effektiva och hur ditt team kan gå tillbaka till produktutveckling med mer tid och viktiga insikter.
Vad är en Time Box Sprint Retrospective?
För att förklara hur en Time Box Sprint Retrospective fungerar, skulle jag först vilja definiera de enskilda termerna i uttrycket:
Vad är en sprint?
Inom projektledning är en sprint en kort period på några dagar eller veckor. Varje sprint definieras av en serie uppgifter som tilldelas teammedlemmarna och som de ska slutföra inom en viss tidsperiod. Sprintar delar upp större arbetssteg i mindre, mer spårbara faser. Om du vill veta mer om hur sprintar fungerar i detalj kan du ta en titt på Sprintdefinition från Atlassian.
Vad är en retrospektiv?
Med en retrospektiv tittar teamen ärligt tillbaka på det arbete de har gjort hittills. De undersöker vad som gick bra och vad som gick mindre bra och vad de kan göra bättre i framtiden. Därför är retrospektivet förmodligen den viktigaste händelsen i agila arbetsmetoder och tjänar syftet med kontinuerlig förbättring. Syftet är att undanröja potentiella hinder för att uppnå de övergripande målen. I vår artikel visar vi dig hur du ska gå tillväga för att retrospektiv ska ge dig maximal framgång. "Retrospektiv i Scrum och därefter"..
Vad är timeboxing?
Timeboxing innebär att en specifik uppgift tilldelas en fast tidsgräns. Detta säkerställer att uppgiften slutförs inom den definierade tidsramen – utan dröjsmål. Timeboxing är i första hand ett verktyg för projektledare och Scrum Masters. Det är det enda sättet för dem att uppfylla de strikta tidsramarna för sina projekt. Denna detaljerade genomgång av timeboxing visar vilka typer av timeboxing som finns och hur du kan använda timeboxing. Timeboxing som en strategi för tidshantering.
Vad är en Timebox Sprint Retrospective?
En timebox sprint retrospektiv är en retrospektiv av en sprint vars genomförande är tydligt definierat och begränsat i tid. På så sätt förlorar sig teamen inte i en ändlös utvärdering av sitt arbete. Istället koncentrerar de sig på att ta fram de avgörande lärdomarna och härleda konkreta åtgärder för nästa sprint från dem.
Sprint Retrospective Timebox: Hur lång tid bör en typisk retrospektiv ta?
Hittills har detta varit mycket teoretiskt. Låt oss gå över till praktiken: Hur länge bör en typisk sprint-retrospektiv pågå? I grund och botten beror det på hur länge du inte har genomfört en retrospektiv. Det beror i sin tur på hur lång sprinten är. För att ge dig en tumregel:
Planera in 30 minuters retrospektiv för varje vecka med "sprint" i teamet.
Så det betyder för praktiken:
-
- Sprintar varje vecka: Retrospektiv på 30 minuter
-
- Sprintar varannan vecka: Retrospektiv av 60 minuter
-
- Månatliga sprintar: Återblick på 120 minuter
Betyder det också att du behöver en retrospektiv på 6 timmar efter en sprint på ett kvartal? Det kan jag svara ganska tydligt med ett "nej". Därför att: En timebox-retrospektiv fokuserar på att utveckla hypoteser för möjliga små förbättringar. Den skapar inte en långsiktig förändringsplan med många stora åtgärder. Så om 6 timmar är för mycket, hur mycket tid ska man då lägga på en Timebox Retrospective som mest?
Vad är den maximala längden på en Timebox Retrospective?
Enligt vår erfarenhet är tidsramen för en sprint retrospective bör inte vara längre än 3 timmar. Den innehåller också en 15-minuters paus i mitten. Detta är det enda sättet att se till att du behåller din personals uppmärksamhet och produktivitet.
Om du känner att 3 timmar inte är tillräckligt, måste du helt enkelt genomföra retrospektiver oftare. Eftersom den grundläggande regeln för retros är:
Hellre kortare och oftare än längre och mer sällan.
Korta frekvenser har fördelen att de skapar snabba inlärningsloopar. Detta innebär att teamen på ett tidigt stadium kan bedöma hur effektiva de åtgärder som definierats i tidigare retros är och hur de kan behöva anpassa dem. Och: teamen är mer bekanta med processen och hur en Time Box Sprint Retrospective fungerar. Så de kan delta mer effektivt varje gång.
Hur fungerar en Sprint Retrospective med Timebox?
Du vet nu vilken tidsram du bör använda för en Sprint Retro. Hur fungerar retro i praktiken? Och hur mycket tid bör du ta för varje fas?
1. Incheckning
I fas 1 av ett Sprint Retrospective Meeting med Timebox förklarar du för teammedlemmarna syftet med mötet, vad du vill diskutera och hur mycket tid du har. Om du har planerat en viss ordningsföljd för talen, kommunicera detta i förväg. Om inte alla Sprint Retro Timebox-deltagare känner varandra, börja med en introduktionsrunda där alla kort presenterar sig med namn och roll i projektet.
Om du bara har planerat en kort Sprint Retro Timebox, till exempel 45 minuter, bör du fortfarande inte göra utan incheckningen. Incheckningen är en viktig del av retrospektivet som "sätter scenen". Den förbereder vägen för resten av processen. Utan den kommer ditt team att ha svårt att engagera sig aktivt under retrospektiven, och det är en av de viktigaste anledningarna till att du överhuvudtaget genomför den.
För att hålla incheckningen kort kan du till exempel ställa en enkel, öppen fråga som denna med ett välkoordinerat team:
-
- Vad är det bästa eller sämsta som hänt under den senaste veckan?
-
- På en skala från 0 för dåligt till 10 för bra – hur mår du just nu?
Som tumregel för din tidsplanering: I en 45-minuters retro bör du inte spendera mer än 5 minuter för incheckning.
2. samla in data och feedback
I den andra fasen av det retrospektiva sprintmötet med Timebox samlar du in alla viktiga data och omfattande feedback om den senaste sprinten med ditt team. Se till att ni inte diskuterar några åtgärder här. Till en början handlar det bara om att ta många olika perspektiv och registrera feedbacken. Om du börjar härleda åtgärder med ditt team i fas 2 kommer det att störa dynamiken. Det blir svårt att ta till sig nya perspektiv.
3. generera insikter
Beroende på hur stort ert team är och hur lång sprinten var kan återkopplingen bli överväldigande omfattande. Det är därför viktigt att ni i fas 3 av Sprint Retro med Timebox bestämmer vilka ämnen som är särskilt relevanta för att kunna härleda åtgärder från dem.
När det gäller tidpunkten bör du börja prioritera feedback från ungefär halvvägs genom retro. På så sätt finns det tillräckligt med tid för att analysera frågorna och ta fram åtgärder. I en 45-minuters retro, till exempel, är det lämpligt att samla in 20 till 30 minuters feedback och arbeta fram de viktigaste frågorna.
4. härleda åtgärder
Det är ingen konst att härleda 10 åtgärder från en retrospektiv timebox. Den verkliga utmaningen är att identifiera 1 till 3 riktigt viktiga åtgärder. Varför inte bara 10 åtgärder? Med så många åtgärder finns det ingen chans att ditt team kommer att genomföra dem alla. De har varken tid eller motivation.
Istället fokuserar de på de få mått som verkligen förbättrar processen. I praktiken innebär detta att du direkt kan definiera endast dessa mått. Detta är din uppgift i fas 4 av Timebox Sprint Retrospective.
Viktigt också: Låt inte ditt team genast välja den första lösningen som dyker upp i huvudet. Ta er tid att diskutera 1-2 alternativa lösningar för varje fokusområde. Vår erfarenhet är att teamen ofta väljer en lösning som de först inte tänkte på. I en 45-minuters Sprint Retro bör du hitta rätt åtgärdspunkter på 10-15 minuter.
För att definiera effektiva åtgärdspunkter, ta en titt på vårt bidrag "8 tips för bra åtgärder från retrospektiv".. Där hittar du många praktiska tips och exempel.
5. utcheckning
I fas 5 har du en kort utcheckning. Här finns det olika filosofier. Du kan till exempel kontrollera om alla vet vad de ska göra. Ämnen som fortfarande är öppna eftersom det inte fanns tillräckligt med tid kan skjutas upp i din utcheckning till nästa retro. Och: Du kan be om grundläggande feedback på Retro. Detta hjälper dig att hitta rätt form och tid för en Sprint Retro.
Timebox Sprint Retrospective: Rätt verktyg hjälper
För att framgångsrikt kunna genomföra sprint retrospektiv med Timebox är det värt att använda ett verktyg. Vårt verktyg ger dig alla de viktiga verktyg du behöver för att genomföra en effektiv sprint retrospektiv med en tidsgräns.
Vårt verktyg Echometer fokuserar på den holistiska utvecklingen av ditt team och din organisation i retros. Retros behandlar därför både produktiviteten i samarbetet och stämningen i teamet. Vi förklarar för dig exakt hur Echometer fungerar i denna skarpa video – är du välkommen att ta en titt.
Timebox Sprint Retrospective: Fördelar med tydlig timing
Bra timing i en sprint-retrospektiv ger dig dessa fördelar:
Ökar koncentrationen
Timeboxning av sprint retros tvingar ditt team att helt koncentrera sig på utvärderingen av den senaste sprinten. Det innebär att ni blir mer produktiva.
Lär ut prioritering av uppgifter
En konkret tidsram lär ditt team att prioritera uppgifter. De lär sig att avgöra vilka frågor som verkligen är viktiga för att ett projekt ska gå framåt. Detta hjälper dem att driva sitt arbete framåt på ett effektivt sätt.
Förbättrar kommunikationen i teamet
En tidsbestämd sprint retro säkerställer inte bara att du utvärderar den sista sprinten med ditt team i tid. Den lär också teamet hur man kommunicerar bättre och mer effektivt. Därför att: I retros får de lära sig hur man bygger upp och använder kommunikation för att kunna leverera resultat inom en given tid. Detta hjälper i grunden deras arbete i teamet och i projektet.
Ökar fokus på produktlansering
En Time Box Sprint Retrospective använder bara ett litet tidsfönster i Scrum-teamets hektiska dagliga rutin. Detta hjälper till att hålla fokus på helheten och att aldrig förlora de övergripande målen ur sikte.
Källa: Vad är Timeboxing? | Hur används Timeboxing i Scrum? | Scrum Inc.
Vilka andra Scrum-evenemang kan också tidsbestämmas?
Förutom Sprint Retrospective kan du också effektivt genomföra de 4 andra Scrum-evenemangen under en begränsad tid:
Timebox Sprint
En sprint timebox bestämmer i förväg hur lång en sprint ska vara. Ditt team måste sedan uppnå sprintmålen inom den givna tidsgränsen. I regel är en deadline mindre än en månad.
Timebox Sprintplanering
En timebox för sprintplanering anger en fast tidsperiod för hur lång tid planeringen för en sprint får ta. I princip beror denna tid på den planerade sprintlängden. Om du till exempel planerar en kort sprint på en vecka bör du inte lägga mer än två timmar på planeringen. Längre sprintar kräver motsvarande mer planeringstid. Du bör dock inte använda mer än 8 timmar för planering av timeboxsprintar.
Daglig Scrum-tidsbok
En Daily Scrum Timebox ger dig och ditt team cirka 15 minuter per dag för att återkalla viktiga mål och fokusera på projektets framsteg.
Sprintgranskning Timebox
I tidsramen för en sprintgenomgång kontrollerar du de levererade backlog-elementen. Du diskuterar dem och införlivar den feedback du fått hittills. Efter en sprint på en månad bör du inte spendera mer än 4 timmar på detta. Efter en sprint på två veckor bör du inte lägga mer än 2 timmar på detta.
Slutsats
Det är oumbärligt för servicer leaders att använda tid för retrospektiva sprintar. Endast på detta sätt kan de utvärdera det arbete som gjorts hittills och härleda åtgärder för nästa sprint. Tidsgränsen hjälper dig och ditt team att arbeta fram de nödvändiga resultaten på ett effektivt sätt utan att ta för mycket tid från den aktiva projektutvecklingen.
Vår e-bok visar vilka knep du också kan använda i retrospektiv.20+ tips för att leda retrospektiv". Detta fungerar som en omfattande guide för teamutvecklingsmetoder. Sammanställningen av tips baseras på mer än 100 intervjuer med agila experter. Ta en titt, e-boken är kostnadsfri.
