I de två senaste artiklarna har vi gett dig Före obduktion och Jobb med hantverk har vi introducerat två spännande metoder. För att avrunda serien presenterar vi idag retrospektiv (eller kort och gott "retros"), en metod som har enorm potential för kontinuerlig förbättring av samarbetet i team – om du använder dem på rätt sätt.
Retrospektiv: En plattform för kontinuerlig feedback
Om du redan känner till retros, finns det en god chans att du kommer från agil mjukvaruutveckling – eller hur? 😉 Retros är redan utbredda där (även om de säkert fortfarande har potential för förbättringar där, se här). De genomförs efter varje Scrum Sprint för att reflektera över samarbetet. I processen samlas in synpunkter på hur man kan arbeta ännu mer framgångsrikt tillsammans i nästa Scrum Sprint.
Retrospektiv är därför det stadium där feedback läggs på bordet för att förbättra teamarbetet baserat på den.
Varför retrospektiv är relevant för alla
Innan intrycket ges att alla som inte är programvaruutvecklare kan sluta läsa här: Vi vill klargöra varför retros är relevanta för alla som kontinuerligt vill förbättra sig själva och sitt teamarbete.
Nästan alla metoder för ständiga förbättringar bygger på en cykel – den så kallade "cykeln". DMAIC-cykel. Dessa metoder har ibland fler, ibland färre steg. Men kärnan är alltid mätning, analys och implementering:
- Mät det du vill förbättra
- Analysera hur den kan förbättras
- Genomföra åtgärder för att senare kunna mäta igen om den önskade effekten har uppnåtts
Om man nu relaterar dessa faser till ett team blir det tydligt varför retros är så viktiga: De är det ramverk inom vilket teamen analyserar sina uppfattningar och härleder åtgärder för att kontinuerligt utvecklas.
Särskilt om teamarbete ses som en kontinuerlig förbättringsprocess (CIP), är en retro därför en obligatorisk del av teamets rutiner. Det är därför vi tycker att det är synd att retros fortfarande så ofta är en orörd terräng utanför den agila miljön. Många team arbetar fortfarande i en "feedbacklös" miljö där deras röster inte efterfrågas. På så sätt ger företagen bort potentialen att använda denna feedback.
Ofta innebär en hierarkisk företagskultur att det är upp till projektledare eller chefer att hantera förbättringsinitiativ. Medarbetarna intar då en passiv hållning och klagar sinsemellan. Detta kan inte riktigt vara i en chefs anda. Retros gör det möjligt för teamen att vara självstyrande och proaktiva när det gäller att göra processer och projekt mer effektiva – genom en medarbetardriven förbättringsprocess (bekvämt ur ledningens synvinkel).
Hur fungerar retros?
Principen är mycket enkel: I sin grundform handlar det retrospektiva teamsamtalet i huvudsak om de två frågorna "Vad gick bra?" och "Vad gick inte så bra?". Dessa öppna frågor ger medarbetarna utrymme att kommentera alla saker som dyker upp i deras huvuden. Och utan att behöva ägna timmar åt att fylla i frågeformulär, vilket är fallet med traditionella medarbetarundersökningar.
Innan du börjar med frågorna bör du dock se till att det råder en öppen och förtroendefull atmosfär. Grundförutsättningen för detta är bland annat att man följer Vegas-regeln – allt som diskuteras i retro stannar i retro. Vanligtvis är det bara resultaten, dvs. de åtgärder som beslutats, som kommuniceras utåt.
Man talar ofta om 5 faser en tillbakablick, som vi kortfattat har sammanfattat för dig i följande checklista:
Med Echometer bygger vi vidare på denna retrospektiva metod. Med hjälp av "Pulsundersökningar" (dvs. korta enkäter) registrerar vi stämningen i teamet över tid och använder resultaten som grund för retro i teamet. På så sätt ersätter vi klassiska medarbetarundersökningar och inleder samtidigt en medarbetarinitierad förbättringsprocess. Här kan du ta reda på hur vi gör det.
Vår kärnfråga är att använda retros, som redan används så framgångsrikt i agila team, även i hela företaget. För oavsett om du arbetar agilt eller inte är kontinuerlig feedback en hörnsten i framgångsrika team.
Vi hoppas att de metoder som presenteras i denna artikelserie kommer att Före slakt, Jobb med hantverk och Retrospektiver låter lika spännande för dig som för oss. Det bästa är att prova alla 3 i praktiken och bilda dig en egen uppfattning! Ett konkret workshopförslag för en särskilt effektiv retrospektiv hittar du här här.
