Du har en ny medarbetare i ditt team, en ny teammedlem eller en ny direktrapportör som rapporterar till dig och nu planerar du ditt första enskilda möte eller utvecklingssamtal? Här hittar du alla tips för inbjudan, dagordningen, modereringen av ditt 1-1-möte och allt som hör till!
Först och främst: Om du är intresserad av en allmän introduktion till regelbundna personliga möten, ta en titt på vårt inlägg i ämnet: En guide: 6 tips för framgångsrika 1-till-1-samtal.
💡
En studie har visat att över 50% av de nyanställda fortfarande inte känner sig tillräckligt förberedda för sin roll även efter introduktionen. I synnerhet i små företag och team som arbetar på distans är siffran över 60%.
Individuella samtal eller medarbetarsamtal är därför fortfarande mycket viktiga, även efter att onboardingen har slutförts.
Källa: Effekten av dålig onboarding på nyanställda
Tips 1 för det första 1 till 1-mötet med nyanställda: Inbjudan och den inledande diskussionen
Personer som kommer till företaget som nyanställda eller nya teammedlemmar blir ofta överväldigade av en flod av ny information. Därför bör det första enskilda mötet med nya medarbetare eller teammedlemmar alltid diskuteras personligen och meddelas via en inbjudan via e-post.
Om den nya mötesrutinen inte diskuteras personligen i förväg har den nya medarbetaren eller teammedlemmen liten möjlighet att förbereda sig och mötesinbjudan kan försvinna i mängden av e-postmeddelanden och notiser.
Så gör dig själv och din medarbetare en tjänst och ta upp 1:1-mötena eller utvecklingssamtalen personligen och ge medarbetaren möjlighet att förbereda sig inför det första mötet.
I den inledande diskussionen inför det första enskilda mötet med din direktrapporterande chef kan du ta upp följande punkter:
- Vad är syftet med en-till-en-serien?
- Hur ofta ska det enskilda mötet äga rum (t.ex. varje vecka, varannan vecka eller varje månad) och hur länge ska mötet pågå?
- På vilken veckodag och vid vilken tidpunkt ska mötet äga rum?
- Vilka förväntningar har den direktrapporterande på det första personliga mötet?
- Exakt när kommer det första enskilda mötet att äga rum?
Efter intervjun kan du också skicka ett e-postmeddelande med en inbjudan till din medarbetare för det första personliga mötet. På så sätt kan medarbetaren läsa allt som finns att veta om 1:1 i skrift. Här är en artikel med exempel: 5 mallar och exempel på e-postinbjudningar till enskilda möten.
Tips 2 för det första enskilda mötet med nyanställda: Förbereda och skapa ramarna
Det första enskilda mötet sätter tonen för alla efterföljande enskilda möten eller utvecklingssamtal. Som chef är det därför viktigt att vara väl förberedd inför det första enskilda mötet eller utvecklingssamtalet.
I det första 1:1-mötet bör chefen börja med att upprepa både förväntningarna och fördelarna för medarbetaren för att skapa ett ramverk:
- Förväntningar på den anställde:
- Öppen kommunikation: Medarbetaren ska vara beredd att tala ärligt om utmaningar, framgångar och feedback.
- Aktiv beredning: Medarbetaren bör förbereda sig inför samtalen genom att ta med sig ämnen, frågor eller funderingar.
- Proaktiv co-design: 1:1-mötet eller medarbetarsamtalet är ett gemensamt utrymme för att diskutera idéer, mål eller problem. Det är upp till medarbetaren att aktivt utnyttja detta utrymme.
- Ansvar för personlig utveckling: Medarbetaren bör också se 1:1 som en möjlighet att ta ansvar för sin egen utveckling genom att be om feedback och definiera mål.
- Fördelar för den anställde:
- Individualiserat stöd: Medarbetarna ges en tydlig plattform för att diskutera sina behov, utmaningar och mål med sin chef.
- Karriärutveckling: Intervjuerna ger möjlighet att planera professionell utveckling och få riktat stöd.
- Tydlighet och återkoppling: Medarbetarna får regelbunden feedback på sitt eget arbete och vägledning om förväntningar.
- Förbättrat samarbete: Regelbunden kommunikation skapar större förståelse och förtroende mellan medarbetare och chefer.
- Problemlösningar: Bekymmer eller hinder kan diskuteras och lösas på ett tidigt stadium i en konfidentiell miljö.
Först när dessa ramvillkor är klara och alla medarbetarens frågor om 1-till-1-formatet har klargjorts bör du börja med den faktiska agendan.
"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."
"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."
Tips 3 för det första utvecklingssamtalet med nyanställda: Dagordning (inkl. exempel på dagordning)
Den faktiska agendan för 1 till 1-möten eller medarbetarsamtal är ofta mycket konstant. Utöver de återkommande punkterna på dagordningen bör du dock alltid lämna utrymme för att ta upp enskilda ämnen och avvika från det vanliga formatet.
Agendan för det första 1 till 1-mötet eller utvecklingssamtalet kan till exempel se ut så här:
- Introduktion – Förväntningar och fördelar med 1-1 (särskilt för det första medarbetarsamtalet)
- Progress: Vad har du arbetat med?
- Blockeringar och utmaningar: Vilka blockeringar eller utmaningar brottas du med?
- Mål för kommande vecka(n)
- Andra synpunkter från medarbetaren (t.ex. feedback eller idéer)
- Andra punkter från chefen (t.ex. feedback eller personligt utbyte om uppdateringar från företaget)
De två sista punkterna i mallen är viktiga som en uppsamlingsplats för alla ämnen som inte passar in i de tidigare ämnena. Detta säkerställer att medarbetaren alltid vet var han eller hon kan ta upp sina egna ämnen. Om det inte finns några "ytterligare punkter" kan du helt enkelt hoppa över den här delen av mötet.
En något mer detaljerad version av den här mallen finns i vårt verktyg för 1 till 1-möten, Echometer. Se nedan för frågorna. Som du kan se längst ner i mallen är det också möjligt att använda korta hälsokontrollfrågor i vårt verktyg, med andra ord enkäter som du kan använda för att till exempel mäta nöjdhet över tid. Ta en titt, klicka bara på knappen nedan och prova utan att logga in:
Incheckning
- Hur trivs du i din nya miljö så här långt?
🔍 Chefens ämnen: Granskning
- Hur var onboardingprocessen för dig? Är det något du skulle vilja ha mer klarhet i?
- Finns det några verktyg, resurser eller stöd som du behöver?
🛠️ Chefens ämnen: Roll och uppgifter
- Vad tycker du om din roll och dina ansvarsområden?
- Finns det några omedelbara utmaningar eller problem som du vill diskutera?
📅 Chefens ämnen: en-till-en-rutin och nästa steg
- Hur ofta tycker du att vi ska ha enskilda möten?
- Vad förväntar du dig av våra regelbundna personliga möten?
- Hur kan jag ge dig bättre stöd medan du fortsätter att bekanta dig med oss?
Slutsats
- Än en gång: Välkommen till [vår organisation].
- Vad mer bör jag fråga vid ett sådant inledande personligt möte?
- Är det något annat som du tänker på?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Naturligtvis kan agendan för det personliga mötet anpassas kontinuerligt tillsammans med den direktrapporterande. Du bör dock undvika att göra agendan alltför komplicerad för det första enskilda samtalet eller utvecklingssamtalet. Det är lämpligt att börja enkelt och sedan kontinuerligt anpassa och individualisera agendan baserat på praktisk erfarenhet.
Om du är intresserad av mer detaljerade mallar för olika enskilda möten (t.ex. veckovisa, årliga, 1-1 med svåra medarbetare ...), ta en titt på motsvarande artikel: 15 beprövade mallar för 1-1-möten att redigera (gratis).
Tips 4 för det första 1-till-1-mötet med nyanställda: Delade anteckningar / 1-till-1-verktyg
Av egen erfarenhet kan jag säga att det alltid känns oengagerat och oprofessionellt att ha ett möte där det inte finns några skriftliga anteckningar. Utan anteckningar glömmer man snabbt vad man senast diskuterade i ett enskilt möte.
För att undvika det här problemet från början rekommenderar jag att du redan i början av det första personliga mötet eller utvecklingssamtalet definierar var du vill registrera dagordningspunkterna och anteckningarna för det personliga mötet. Det är bäst att använda ett verktyg som tillåter gemensamma anteckningar som du både kan se och redigera samtidigt.
Att använda ett 1:1-verktyg gör det lättare för er att direkt formulera och följa upp åtgärder tillsammans. Jag vill särskilt nämna vår programvara för 1-1-möten, Echometer. Den hjälper dig att göra 1-1-möten mer tidseffektiva, roliga och produktiva. Du hittar mer information på den här webbplatsen. Alternativt kan du också använda följande mall för 1-1-möten för att komma igång med verktyget:
Inget småprat, inga besvärliga pauser. 🥱 Den här 1:1-mallen fungerar helt enkelt alltid.
- Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
- Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
- Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...
Med denna 1:1-mall kan du bygga upp en verklig relation med dina medarbetare 🤝
Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...
Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊
- Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
- Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
- Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...
Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊
Väder-isbrytare: Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som väder, hur ser vädret ut i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
- Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
- Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
- Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...
Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊
- Icebreaker om väder: Hur skulle du beskriva ditt känslomässiga tillstånd, ditt projekt eller dina arbetsuppgifter som väder?
❄ isande kallt, 🌪️ stormigt, ☁️ molnigt, ⛅️ delvis molnigt, ☀️ soligt - Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
- Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
- Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...
Utöver de gemensamma anteckningarna kan du naturligtvis också skriva privata anteckningar som inte delas med medarbetaren. De flesta verktyg för 1:1-möten eller medarbetarsamtal erbjuder dock även en integrerad funktion för detta.
Tips 5 för det första enskilda mötet med nyanställda: Involvera medarbetarna aktivt
Redan under det första personliga mötet bör det ha framgått att du som chef tycker att medarbetarens feedback är viktig.
För att understryka detta igen bör du be din medarbetare om feedback i slutet av det första enskilda mötet. Det kan till exempel vara
- Kan du komma på något annat sätt som vi skulle kunna organisera våra personliga möten på för att göra dem ännu trevligare för dig?
- Ska vi sätta en påminnelse till om två månader och sedan tillsammans fundera på om det personliga formatet fungerar för oss när det gäller frekvens, mötestid och agenda?
- Vad tycker du att vi ska fokusera på inför nästa 1-1-möte eller medarbetarsamtal?
Förresten: Om du är chef för mjukvaruutvecklare kan följande artikel vara av intresse för dig: 6 Exempel på feedback för programvaruutvecklare.
Det finns nu några speciella situationer där en-till-en-möten kan äga rum. Exemplen hittills har utgått från att du inför 1 till 1 eller medarbetarsamtal i ditt befintliga team med befintliga direktrapporterande medarbetare. Men vad händer när en ny medarbetare ansluter sig till ett befintligt team? Eller hur kan du agera som chef om du är den enda som är ny, men resten redan känner varandra? Det skulle jag nu vilja diskutera.
Det första utvecklingssamtalet med en ny teammedlem i ett befintligt team
När en ny Direct Report börjar i teamet finns det några saker att tänka på i ditt första personliga möte som teamets ledare för att framgångsrikt introducera teammedlemmen.
Här är de 3 viktigaste tipsen:
Tips 1 för det första enskilda mötet med en ny medarbetare: Klargör roll och förväntningar
För ett framgångsrikt samarbete är det viktigt att den nya direktrapporterande chefen förstår exakt vilka förväntningar som finns.
Svara därför på följande fråga i det första 1-1-mötet eller utvecklingssamtalet: Exakt vilken roll kommer den nya medarbetaren att ha i teamet?
Tips 2 för det första mötet eller medarbetarsamtalet med en ny medarbetare: Förklara teamet och kulturen
Som ny teammedlem måste du sätta dig in i de befintliga strukturerna. Som chef har du en god överblick över hur teamet fungerar. Hjälp därför den nya medarbetaren i det första utvecklingssamtalet att bättre förstå vem som arbetar med vad i teamet och hur de typiska kommunikationskanalerna och rutinerna ser ut.
Teamkulturen är också en viktig faktor här. Använd den nya Direct Report för att berätta om vad ni som team värdesätter när ni arbetar tillsammans. Kanske finns det till och med vissa arbetsöverenskommelser som ni kan diskutera (mer om detta: Arbetsavtal: 10 exempel och mallar).
Erbjud också den nya teammedlemmen stöd i att nätverka med andra teammedlemmar och bjud in dem till gemensamma möten. Naturligtvis är det också meningsfullt att erbjuda en "mentor" utanför det egna teamet.
Tips 3 för det första 1 till 1-mötet med en ny medarbetare: Lämna utrymme för frågor
Som chef är du ansvarig för att introduktionen av den nya direktrapporterande medarbetaren blir framgångsrik. I ditt första enskilda möte med den nya medarbetaren skapar du tillräckligt med utrymme för frågor och erbjuder stöd:
- Vad behöver du mest för din inskolning?
- Vilken är nästa viktiga milstolpe för din introduktion?
- När skulle du vilja kunna säga att du har slutfört ditt introduktionsprogram?
- När ska vi nästa gång gå igenom statusen för er introduktion tillsammans?
Det är bäst att anteckna den nya teammedlemmens frågor och svar i anteckningarna från ditt 1 till 1-möte eller utvecklingssamtal. På så sätt kan du hänvisa till dem senare.
👋 Välkommen
- Hur har din dag varit hittills?
🌟 Granskning av ombordstigning: Positiva saker
- Hur har din start varit så här långt?
- Var det något du tyckte särskilt mycket om?
- Vad ska vi absolut fortsätta att göra?
🔧 Granskning av ombordstigning: Potential för förbättring
- Hur välkommen har du känt dig hittills och varför?
- Hur kan vi förbättra onboardingprocessen för nyanställda?
- Inom vilka områden har du fått flest frågor under de senaste dagarna? Hur har du besvarat dessa frågor?
📈 Granskning av ombordstigning: Nästa steg
- Vilka mål vill du uppnå under de kommande veckorna?
- Finns det några områden där du behöver ytterligare information eller resurser?
🔚 Slutsats
- Än en gång: Välkommen till [vår organisation].
- Vi uppskattar din vilja att hjälpa oss att förbättra våra processer.
- Vad mer bör vi fråga om i sådana onboarding-intervjuer?
- Är det något annat som du tänker på?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
De första enskilda mötena som chef i ett helt nytt team
Om du är ny som chef i ett befintligt team är enskilda möten ett bra sätt att bygga upp en personlig relation med alla teammedlemmar och lära känna deras olika styrkor och perspektiv.
Jag har några speciella tips till dig för den här situationen:
Tips 1 för chefer i nya team: Använd inledande personliga möten för att bygga upp en relation först
Den viktigaste grunden för ett framgångsrikt samarbete är en förtroendefull relation. Använd därför de första personliga mötena främst för att lära känna dina nya medarbetare.
Använd frågor som:
- Vad ledde dig till den här rollen?
- Vad tycker du särskilt mycket om med ditt arbete, vad motiverar dig?
- Vad gör du vid sidan av arbetet? (Det är bäst att ställa den här frågan först efter att du har berättat om dina privata fritidsintressen)
- Vad tycker du är särskilt viktigt hos en chef och i teamarbetet?
Se till att du också delar med dig av personliga detaljer om dig själv. Att bygga en relation är trots allt inte en enkelriktad gata.
Gör dig själv en tjänst och hoppa inte över det här steget. Tro mig, den tid det tar att bygga upp en relation är väl investerad.
Tips 2 för chefer i nya team: Ta upp styrkor och svagheter
Även om allt verkar rosenrött i början kommer det någon gång att stå klart att ditt team har både styrkor och svagheter – precis som du som chef.
Det är viktigt att öppet kunna ta upp misstag och svagheter i teamet. Som chef bör du föregå med gott exempel.
När du väl har visat att du kan tala öppet om dina egna misstag och svagheter blir det mycket lättare att tala om misstag med kollegor och teamet.
Upprepa gång på gång hur viktig en öppen felkultur är för dig och föregå sedan med gott exempel genom att berätta om dina egna misstag eller beteenden och situationer där du varit missnöjd med dig själv.
Vi har också en mall för denna situation i vårt verktyg, prova gärna den.
Välkommen & introduktion
- Berätta kortfattat om dig själv (bakgrund, ledarstil)
- Syfte med mötet: Lära känna varandra och planera samarbete
Lär känna varandra personligen
- Vad är din roll hos oss?
- Vad motiverar dig i ditt arbete?
- Finns det något du tycker om att göra utanför jobbet?
Styrkor och utmaningar
- Var ser du dina största styrkor?
- Vilka utmaningar möter du för närvarande i ditt arbete?
- Var skulle du vilja utvecklas ytterligare?
Samarbete & Team
- Vad går bra i teamet? Var finns det potential för förbättringar?
Slutsatser och nästa steg
- Sammanfatta de viktigaste punkterna
- Fastställa regelbundenheten för 1:1-möten
- Signalera tack och öppen dörr
Humörkontroll (enkät)
- "Jag är nöjd med min nuvarande roll."
- "Mitt nuvarande jobb ger mig möjlighet att utvecklas personligen och lära mig nya färdigheter. #Growth"
- "Jag får erkännande eller beröm för ett bra arbete. #Feedback"
Så här ser dessa enkäter ut i Echometer:
Tips 3 för chefer i nya team: Integritet i konflikter
När det uppstår konflikter i ett team ger enskilda diskussioner dig möjlighet att lära känna teammedlemmarnas olika perspektiv. Du måste dock alltid vara objektiv och neutral. Ta aldrig parti för en person i 1-1-samtalen eller medarbetarsamtalen, utan var tydlig med att ditt mål är att hitta en objektiv och rimlig lösning.
Om det uppstår en konflikt mellan Peter och Sabine i ett 1:1-möte får du inte komma på dig själv med att hålla med enskilda personer.
Förr eller senare kommer denna motsägelse att avslöjas och din integritet som chef kommer att ifrågasättas. I värsta fall kommer du att förlora ditt teams förtroende.
Alltså: håll dig alltid neutral, även i 1 till 1-möten eller medarbetarsamtal.
Det bästa sättet att hantera konflikter i teamet: Prata om konflikten med alla som berörs (t.ex. i teamets retrospektiv) och inte i 1 till 1-möten.
Redo för det första enskilda mötet eller medarbetarsamtalet med din nya direktrapporterande medarbetare
Bara det faktum att du har läst den här artikeln visar att det är viktigt för dig att fylla din roll som chef på ett bra sätt. Dina medarbetare kan vara tacksamma för att få ha enskilda möten med dig! 😊
Om du vill ha ett enkelt sätt att förbättra dina 1-1-möten kan jag rekommendera följande: Prova verktyget Echometer gratis, till exempel genom att använda mallen nedan:
"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."
"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."
