Lisa har arbetat i ett agilt team i ett år. Hon trivs med sitt arbete, men ibland känner hon sig osäker. Har hennes chef lagt märke till hennes framgångar? Finns det saker som hon kan göra bättre?
Ja, du gissade rätt: Om Lisa inte har haft ett enda enskilt samtal med sin chef under det senaste året är det något som är fel.
Vilket leder oss in på ämnet: Månatliga 1 till 1-möten mellan chefer och medarbetare är centrala för god teamledning.
För övrigt är det inte så viktigt om de äger rum exakt en gång i månaden eller har en annan frekvens – - vi kommer till det om en stund.
Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed för personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv.
Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.
Är ett månatligt enskilt möte tillräckligt ofta?
Bra fråga... Frekvensen för 1 till 1-möten beror på teamets storlek och de individuella kraven. Om du t.ex. har ett team med tio direktrapporterande medarbetare är ett månatligt möte en bra frekvens. Mindre team eller mer intensiva projekt kan också kräva möten varje vecka eller varannan vecka.
Det beror naturligtvis också på hur väl du redan känner ditt team. Under en inkörningsfas är det lämpligt med enskilda möten varje vecka.
I Agile- eller Scrum-team, där regelbunden kommunikation ändå spelar en central roll, bör mötena anpassas till det befintliga utbytet. Det kanske inte finns något behov av reflektion på individnivå om man diskuterar hur vissa buggar uppstod under retrospektiven.
Ett regelbundet, t.ex. månatligt, personligt möte är endast nödvändigt för medarbetarnas individuella utveckling. Naturligtvis kan detta också vara användbart digitalt eller virtuellt om teamet arbetar på distans.
För övrigt understryker bilden nedan en viktig punkt: mer frekvent reflektion över status quo tenderar också att innebära en snabbare takt för förändring och förbättring. 🙂 🙂
Bra mall för månatliga personliga möten (Doc)
Det faktum att du klickade dig in på den här artikeln säger mig att du letar efter en dokumentmall för månatliga personliga möten. Motsvarande mallar kan naturligtvis ha olika fokus.
Därför har jag sparat en dokumentmall åt dig här, som bör vara ett bra komplement till det klassiska månatliga medarbetarsamtalet. Längre ner kommer jag att ge dig några idéer om hur du kan berika mötesrutinen med andra frågor.
Låt oss börja med mallen för månatliga 1-till-1-möten. Du kan spara den som ett dokument under den faktiska mallen, men du kan också spara den som ett PDF-, Google Sheets-, Excel- eller Word-dokument. Klicka helt enkelt på "Plus"-knappen.
Uppvärmning
- Hur var den senaste månaden för dig?
🗣️ Ämnen för den direktanställde (namn)
- ...
🏆 Chefens ämnen: framgångar och framsteg
- Vilka var dina största framgångar under den senaste månaden?
- Vad har du lärt dig under den senaste månaden och vilka färdigheter har du utvecklat?
⚠️ Chefsämnen: Utmaningar och stöd
- Vilka hinder var du tvungen att ta itu med?
- Finns det några resurser eller något stöd du behöver?
📈 Chefsämnen: Utveckling och mål
- Finns det några nya färdigheter som du skulle vilja utveckla?
- Hur kan jag hjälpa dig att ta ett litet steg mot dina karriärmål?
Slutsats
- Feedback: Vad kan jag göra bättre för att leda dig och/eller teamet?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se är huvudsyftet med ett månatligt enskilt möte att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt att avsätta tid för detta.
Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: I grund och botten bör ditt mål vara att din motiverade medarbetare själv ska ta upp så många ämnen som möjligt till diskussion.
Låt oss nu gå vidare till en mall som har en något mer kreativ inställning till en-till-en-dialog.
"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."
"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."
Ytterligare 2 användbara mallar för personliga möten (Doc)
Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.
Många chefer lägger då och då in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon instämmer i ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.
De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:
- Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
- Anta nya perspektiv
- Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid
Och naturligtvis kan du också använda den här idén för ditt månatliga personliga möte. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att reflektera över viktiga förutsättningar för en framgångsrik medarbetare.
Du kan också ladda ner den här mallen som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som visualiserar resultaten över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in med hjälp av knappen nedan.
⁉️ Humörkontroll (överenskommelse från 1-7): Personlig utveckling
- "Mina arbetsuppgifter går oftast mycket snabbt framåt, även om det krävs extern feedback."
- "Om jag observerar ett suboptimalt beteende vet jag hur jag på ett konstruktivt sätt kan uppmärksamma mina kollegor på det."
- "Jag får konstruktiva synpunkter Återkoppling både för mitt arbete och för min personliga utveckling."
- "Jag ser en attraktiv karriärväg framför mig i företaget." #G Tillväxt
- "Under de senaste veckorna har jag mycket ofta kunnat Styrkor på jobbet."
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare.
En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här.
Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan ta med dig till ditt personliga möte. Här är 4 beteendemässiga ankare som du kan reflektera över i ett månatligt enskilt möte med din medarbetare.
⁉️ Humörkontroll (instämmer från 1-7): Ledarskapskvalitet
- "Jag är verkligen nöjd med min teamledare." #Jobbtillfredsställelse
- "Min teamledare zoomar regelbundet ut för att se den högre nivån Teamets målförklara strategin och visionen."
- "Min teamledare ifrågasätter saker på ett konstruktivt sätt." #Feedback #Ledarskap
- "Min teamledare föregår med gott exempel och visar vad han förväntar sig av oss som team." #Ledarskap
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
17 smarta frågor för månatliga samtal mellan två personer
Nu bör du ha en bra grund att stå på inför ditt månatliga personliga samtal.
Och ändå har jag fler tips till dig. För en sak är din agenda – den andra saken är kreativa frågor som du ställer mitt i ordstriden. Särskilt i månatliga samtal mellan två personer är det värt att ta ett fågelperspektiv – och följande lista med frågor hjälper dig att göra detta.
🧘♀️ Enskilda frågor med fokus på det positiva
- Om du kunde lägga till ett ansvarsområde eller en beslutsbefogenhet i din roll, vad skulle det vara?
- Vilken färdighet skulle ha störst inverkan på din personliga prestation om du behärskade den?
- Vilka nya saker har du lärt dig på sistone (privat eller professionellt)?
- När hjälpte du senast en annan medarbetare att utvecklas?
- Vilka är de 3 bästa sakerna du önskar för dig själv professionellt under de kommande 1-2 åren?
- När upplevde du senast ett tillstånd av flow på jobbet? Hur lätt är det för dig att komma in i flow?
- Vad skulle du kalla den informella roll som du har i teamet och varför? (t.ex. "chef för lycka")
- Vad inspirerar dig för närvarande? Vad ger dig energi just nu?
🦋 En-till-en-frågor om förbättringar
- Om du var VD för den här organisationen, vad skulle du göra annorlunda?
- Vad är det som tär på din energi?
- Vad saknar du för närvarande i ditt jobb?
- Om du kunde ändra på en sak i ditt jobb, vad skulle det vara?
- När tyckte du att det var svårt att byta sammanhang mellan olika arbetsuppgifter?
- När var senaste gången du bidrog till en processförbättring i vårt team?
- Om du kunde delegera ett av dina ansvarsområden till någon annan, vilket skulle det vara?
- Vilka saker sinkar dig eller hindrar dig regelbundet i ditt arbete?
- Vilken fråga skulle du ställa dig själv om du var din coach?
Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig.
Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog).
Ytterligare 15 mallar för enskilda möten (som Doc, PDF etc.)
Du har förmodligen nästan gissat det. Det finns naturligtvis många fler mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare.
Jag pratar till exempel om mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt nyanställd.
Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)
Slutsats: Dokumentmall för månatliga 1-till-1-möten
Först och främst, grattis: om du samvetsgrant genomför ett månatligt enskilt möte med dina medarbetare tar du din ledarroll på större allvar än genomsnittet.
Den här texten ska inte få dig att glömma en visdom: Det finns otaliga frågor du kan ställa till – men det viktigaste är att du anpassar samtalet till din medarbetare.
Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig i din dialog. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
