Om du är ny i Agile-världen eller vill krydda dina befintliga retro-möten vill jag gärna dela med mig av några tips och insikter om hur man skapar en effektiv agenda för agila retrospektiver.
Även om fördelarna med att genomföra retrospektiv förmodligen är tydliga, är en tydlig och välplanerad retrospektiv agenda viktig för att säkerställa att mötet är produktivt och handlingsbart. Om du inte har klart för dig fördelarna med en retrospektiv bör du kanske läsa den här artikeln först: 23 Agile Statistik för 2023
Ett tydligt syfte med retrospektiven är avgörande eftersom det ger en ram för diskussionen och hjälper teamet att fokusera på det som är viktigt. Utan ett tydligt syfte kan mötet snabbt bli ofokuserat och improduktivt.
Så hur bestämmer du syftet med din retrospektiv? Här är tre grundläggande tips:
Börja med målen för din sprint: Titta på vad teamet ville uppnå under den senaste sprinten och identifiera de områden som kan behöva förbättras. På så sätt kan du begränsa fokus för din retrospektiv.
Involvera teamet: Retro är ett lagarbete, så det är viktigt att involvera alla i processen med att sätta upp mål. Uppmuntra teammedlemmarna att bidra med sina tankar och idéer.
Håll det enkelt: Ditt syfte bör vara tydligt och koncist. Undvik jargong eller tekniska termer som kan vara förvirrande för vissa teammedlemmar. Undantag: Du känner ditt team och teammedlemmarna mycket väl. vet, att de definitivt känner till de termer som används.
Genom att ta dig tid att definiera syftet med din retrospektiv kan du se till att alla inblandade är på samma sida och arbetar mot ett gemensamt mål. Det gör det lättare att skapa en välplanerad retrospektiv som tillgodoser teamets behov och ger dem förutsättningar för framtida framgångar.
Agenda för bästa praxis för Agile Retrospectives
En effektiv agenda för en retrospektiv har en tydlig struktur som fungerar som en röd tråd för sessionen och säkerställer att alla nödvändiga ämnen täcks. Här har jag kortfattat sammanfattat några av de viktigaste och mest använda delarna för att skapa en dagordning för retrospektiv:
Incheckning
Börja sessionen med att välkomna alla deltagare och förklara kort syftet och målen med retrospektivet. Det här är också det perfekta tillfället att stämma av stämningen och energin i teamet. Du kan till exempel använda ett av våra incheckningsspel. Du hittar en översikt över incheckningslekar i den här artikeln: De 15 bästa retrospektiva onlinespelen.
Genomgång av åtgärdspunkterna
Det viktigaste med detta steg är att reflektera över teamets senaste åtgärder och, i bästa fall, bocka av dem. Detta främjar ansvarstagande och framför allt en känsla av prestation för teamet.
Samla in data
Här ser teamet tillbaka på den gångna sprinten och diskuterar vad som gick bra, vad som gick mindre bra och varför. Det är viktigt att uppmuntra ärlig och öppen feedback under den här delen av mötet så att alla kan lära sig av sina misstag och framgångar.
Det finns många olika färdiga format för detta steg i en retroagenda som du kan använda beroende på ditt teams behov och preferenser. Här är några exempel:
Förvärva kunskap
När teamet har diskuterat den föregående sprinten bör fokus ligga på att identifiera de viktigaste frågorna som behöver åtgärdas. Det kan handla om process- eller kommunikationsproblem, tekniska problem eller andra utmaningar som teamet står inför. När de mest kritiska problemen har identifierats bör teamet börja brainstorma om möjliga lösningar. Det är här kreativitet och samarbete behövs. Uppmuntra alla att dela med sig av sina idéer och arbeta tillsammans för att hitta praktiska och effektiva lösningar.
Handlingsplan
Slutligen bör teamet utarbeta en handlingsplan som beskriver de åtgärder som ska vidtas för att lösa de problem som diskuterats i retrospektiven, de s.k. åtgärdspunkterna. Denna plan bör innehålla specifika uppgifter, tidslinjer om nödvändigt och definitivt ansvar. Om du vill veta lite mer om action items kan jag rekommendera följande artikel: Bra åtgärder från retrospektiv.
Eftersom detta är typiska steg i en retrospektiv utvärdering innehåller vårt verktyg Echometer bädda in denna agenda för agila retrospektiv i form av steg som är lätta att följa.
Förutom en välplanerad agenda för retrospektivmötet finns det andra tips och bästa praxis som kan hjälpa dig att genomföra ett produktivt retrospektiv. Här är några som du kan ha i åtanke:
Skapa en säker och öppen miljö: Det är viktigt att skapa en miljö där alla teammedlemmar känner sig bekväma med att dela med sig av sina ärliga åsikter och feedback. Ett sätt att göra detta är att sätta upp grundregler för mötet och påminna alla om att kommunicera respektfullt och lyssna aktivt. Om du inte är säker på hur dessa regler kan se ut eller hur du kan implementera dem, ta gärna en titt på den här artikeln: Grundläggande regler för en agil retrospektiv.
Uppmuntra alla att delta: För att säkerställa att alla teammedlemmar känner sig engagerade och delaktiga i processen är det viktigt att uppmuntra alla att delta. Det innebär att alla ska få säga sitt, att man ber om feedback även från dem som är tysta och att man ser till att alla idéer hörs. För att säkerställa att alla deltar i mötet finns det två sätt att göra detta på:
- Skicka en undersökning
Innan mötet kan du skicka ut en enkät där du ber teammedlemmarna om feedback på den senaste sprinten. Detta hjälper till att identifiera de viktigaste punkterna som behöver diskuteras under mötet. Förresten, detta är något som Echometer har redan integrerats i det retrospektiva arbetsflödet 😉 - Skapa ett delat dokument
Skapa ett delat dokument där alla deltagare kan skriva in de ämnen som de vill diskutera under mötet. Detta säkerställer att alla deltagares idéer hörs och att agendan är skräddarsydd efter teamets behov. Eftersom vi får frågor om detta från många användare arbetar vi på att integrera även denna funktion.
Fokusera på processen: Det är viktigt att komma ihåg att retrospektivet inte handlar om att skuldbelägga eller avslöja enskilda teammedlemmar. Istället bör fokus ligga på att identifiera områden där teamet kan förbättra sina processer, sin kommunikation och sitt samarbete.
Uppföljning av åtgärdspunkterna: Efter retrospektiven är det viktigt att följa upp de åtgärder som identifierades under mötet. Detta innebär att tilldela ansvarsområden, sätta tidsfrister vid behov och spåra framsteg för att säkerställa att teamet gör framsteg mot målen. För mer djupgående information om åtgärdspunkter kan du också läsa den här artikeln: Hur man framgångsrikt använder åtgärder från retrospektiv.
Agenda för agila retrospektiv - sammanfattning
Sammanfattningsvis är det viktigt att skapa en framgångsrik agenda för agila retrospektiv för alla Scrum Master eller teamledare som vill förbättra teamets resultat. Genom att följa de tips som beskrivs i detta blogginlägg kan du skapa en retrospektiv agenda som är effektiv och engagerande för ditt team.
Utöver dessa tips är det viktigt att vara flexibel och anpassningsbar under mötet. Om något inte fungerar ska du inte vara rädd för att välja ett annat tillvägagångssätt. Var alltid beredd att lyssna på feedback från dina teammedlemmar och justera din retroagenda därefter. Slutligen uppmuntrar jag dig att omsätta dessa tips i praktiken och experimentera med olika agendor för agila retrospektiv för att se vad som fungerar bäst för ditt team.
Tack för att du läste och jag önskar dig framgång och nöje när du förbereder din nästa agenda för en agil retrospektiv!
