I medarbetarsamtal, särskilt när det gäller utvecklingssamtal, finns det ett ständigt återkommande ämne: medarbetarnas kommunikationsbeteende. Och det är inte förvånande.
Medan människans ursprung redan är 5 miljoner år gammalt är vårt språk bara cirka 30 000-50 000 år gammalt. Det är därför inte ovanligt att många människor har svårt att kommunicera konstruktivt, proaktivt och effektivt –, särskilt i ett socialt sammanhang där det förmodligen också finns en viss press.
Oavsett om det beror på bristande empati eller till och med bristande kommunikation är det viktigt att själv vara en förebild när det gäller medarbetarsamtal: Hur ger man feedback på medarbetarens kommunikation på ett sådant sätt att den med största sannolikhet tas emot konstruktivt och i bästa fall till och med implementeras?
Här är det viktigt att välja rätt ord. Jag ska ge dig konkreta exempel, formuleringar och fraser för medarbetarsamtal och utvecklingssamtal på temat kommunikation.
Men innan jag går djupare skulle jag vilja ta en titt på metanivån: Hur ger man konstruktiv feedback så att den implementeras? Här är konceptet med icke-våldsam kommunikation enligt Dr Marshall Rosenberg till stor hjälp.
Se även nedan: Icke-våldsam kommunikation från Dr Marshall Rosenberg
Tips för medarbetarsamtal på temat kommunikation
Det här konceptet med en-till-en feedback-samtal kan naturligtvis användas för kommunikation, men också för feedback inom andra områden. Jag vill ge dig ett exempel med några fraser och formuleringar så att du kan visualisera konceptet.
👎 Dålig feedbackfras för kommunikation | 👍 Bra feedbackfras för kommunikation |
|---|---|
Om ni hade förstått att vi vill uppdatera oss om vår uppgiftsstatus i chatten en gång om dagen hade det här inte hänt. | Jag märkte att du inte skickade in någon uppgiftsstatus i chatten i dag. Det var därför jag blev lite förvånad och ledsen, eftersom tillförlitlighet är mycket viktigt för mig. Jag skulle vilja be dig att sätta upp en daglig påminnelse för dig själv. Eller vad är din uppfattning om detta och vad skulle kunna vara möjliga lösningar? |
Låt oss analysera skillnaden mer i detalj. Om du tittar närmare består den mycket mer konstruktiva feedbacken till höger av fyra till fem delar som kan tillämpas på nästan alla feedbacksituationer och som också bör beaktas i utvecklingssamtal för kommunikation:
Steg | Exempel på fras |
|---|---|
1. Observation | "Jag såg att du inte skickade in någon uppgiftsstatus i chatten i dag." |
2. Självkänsla | "Det var därför jag blev lite förvånad och ledsen..." |
3. egobehov | "eftersom tillförlitlighet är mycket viktigt för mig." |
4. Snälla | "Jag ber dig att ge dig själv en daglig påminnelse." |
5. Deltagarorienterad fråga | "Eller hur ser du på det här, och vad skulle kunna vara möjliga lösningar?" |
Det magiska med icke-våldskommunikation ligger i att du bara fokuserar på dig själv. Du går inte in på den andra personens territorium, vilket innebär att de inte känner sig attackerade.
Jag ska ge dig ett annat exempel som inte kommer från affärsvärlden, utan från hemmet. När du läser exemplen, reflektera: Hur skulle du helst vilja bli mottagen när du kommer hem? Var känner du dig mest kränkt? Vilken av de två formuleringarna är minst benägen att starta en diskussion?
Tänk dig att din livspartner säger till dig:
Destruktiv | Konstruktivt |
|---|---|
"Du har inte diskat igen, trots att du lovade mig att du skulle göra det!" | "Jag har just sett att disken inte är diskad än. Det gör mig lite ledsen eftersom pålitlighet och en rättvis arbetsfördelning är viktigt för mig i vårt förhållande." |
Jag hoppas att du inser hur fokuseringen på dina egna uppfattningar, känslor och behov hjälper dig att delta i samtalet på ett konstruktivt sätt.
7 områden för medarbetarsamtal Fraser och formuleringar om ämnet kommunikation
Så förhoppningsvis har du nu en liten verktygslåda för att göra dina egna fraser lite bättre. Men nu vill jag ge dig många fler exempel, fraser och formuleringar för medarbetarsamtal och utvecklingssamtal inom olika områden där kommunikation är inblandad. Låt oss sätta igång.
För övrigt finns det en annan artikel i vår blogg om du är intresserad av specifika mallar för olika enskilda möten (t.ex. veckovisa, årliga, 1-1 med svåra medarbetare ...): 15 beprövade mallar för 1-1-möten att redigera (gratis).
Allmänt kommunikationsbeteende
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal inom allmänområdet:
- "Jag uppskattar din förmåga att förmedla information på ett tydligt och begripligt sätt. Det gör teamarbetet mycket mer effektivt."
- "Din kommunikationsstil är alltid respektfull och professionell, vilket har en positiv effekt på arbetsatmosfären."
- "Du lyckas förklara även komplexa ämnen på ett sätt som gör att alla lätt kan förstå dem."
Negativa eller konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserade på konceptet icke-våldsam kommunikation, inom det allmänna området:
- "Jag har märkt att era e-postmeddelanden ofta innehåller mycket information, men att kärnan i budskapet är svår att känna igen. Det gör att jag ibland är osäker på vad som egentligen förväntas. Jag skulle vilja se en tydligare struktur i dina meddelanden. Kan du vara snäll och betona dina huvudpunkter mer i framtiden?"
- "På möten presenterar du ibland dina poänger så snabbt att det är svårt att hänga med. Jag tycker att det är synd eftersom dina idéer är värdefulla. Kan vi arbeta med att strukturera dina inlägg bättre?"
Ge och ta emot feedback
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal inom området feedback:
- "Jag tycker att det är fantastiskt hur konstruktiv och uppskattande din feedback är. Det motiverar dina kollegor och hjälper oss alla att utvecklas ytterligare."
- "Du är alltid öppen för feedback och implementerar den på ett målinriktat sätt. Det är en verklig styrka hos dig."
- "Din förmåga att ge objektiv och lösningsorienterad feedback, även i svåra situationer, är anmärkningsvärd."
Negativa eller konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserat på konceptet icke-våldsam kommunikation, inom området feedback:
- "Jag har märkt att du inte har gett dina kollegor så mycket feedback på sistone. Det kan leda till att möjligheter till förbättringar inte uppmärksammas. Det är viktigt för mig att vi ger varandra regelbunden återkoppling. Skulle du kunna engagera dig mer i framtiden?"
- "Jag får intrycket att du ibland känner dig defensiv när du får feedback. Det kan hindra dig från att se nya perspektiv. Hur kan vi arbeta för att göra feedbacksessionerna mer behagliga för dig?"
Förresten: Om du är chef för mjukvaruutvecklare kan följande artikel vara av intresse för dig: 6 Exempel på feedback för programvaruutvecklare.
För att ha energiska och produktiva konversationer med anställda kan du också få hjälp av enkel programvara – till exempel Echometer.
Echometer ger dig inte bara olika mallar och förslag på frågor för din personliga intervju och ser till att åtgärderna inte glöms bort. Vårt verktyg hjälper även till att göra medarbetarutveckling mätbar. Ta en titt genom att helt enkelt prova den här mallen här:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Kommunikation i teamet
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal inom området teamkommunikation:
- "Ditt sätt att leda diskussioner och ta tillvara alla åsikter är en stor tillgång för vårt team."
- "Du har en god känsla för när en medarbetare behöver stöd i kommunikationen och erbjuder alltid detta proaktivt."
- "Jag uppskattar hur väl du ser till att alla röster blir hörda i teamet."
Negativa eller konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserat på konceptet icke-våldskommunikation, inom området teamkommunikation:
- "Jag har märkt att du ofta uttrycker dina åsikter på möten utan att låta andra komma till tals. Det gör det svårt för andra att bidra med sina idéer. Jag vill att vi alla ska kunna tala på lika villkor. Kan du se till att du också ger andra utrymme?"
- "På senare tid har jag märkt att du har hållit dig undan i gruppdiskussioner. Det verkar som om du inte deltar aktivt, även om dina bidrag skulle vara värdefulla. Skulle du kunna engagera dig lite oftare?"
Konflikthantering
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal inom konfliktområdet:
- "Din förmåga att tidigt se konflikter och ta dem på ett lugnt sätt har ofta hjälpt oss att lösa svåra situationer."
- "Du behåller lugnet i stressiga situationer och medlar skickligt mellan olika ståndpunkter – det är ett värdefullt bidrag till teamet."
- "Din diplomatiska förmåga i känsliga diskussioner bidrar till att lösa konflikter på ett hållbart sätt."
Negativa och konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserade på konceptet icke-våldsam kommunikation inom konfliktområdet:
- "Jag har märkt att du tenderar att undvika konflikter och ibland lämnar saker outtalade. Detta kan leda till att spänningar kvarstår i teamet. Det skulle vara bra om du kunde ta itu med sådana situationer direkt. Hur kan vi stötta dig i detta?"
- "Jag har märkt att du ibland reagerar i diskussioner på ett sätt som verkar känslomässigt och som kan avskräcka andra. För mig är det viktigt att vi håller oss lugna och sakliga i konflikter. Kan vi tillsammans arbeta fram en strategi för hur du kan strukturera sådana samtal?"
Virtuell kommunikation
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal inom området virtuell kommunikation:
- "I virtuella möten framför man alltid sina synpunkter på ett kortfattat och strukturerat sätt, vilket gör diskussionerna mycket effektiva."
- "Jag tycker att det är fantastiskt hur ni skapar en personlig och vänlig atmosfär i onlineformat."
- "Du använder digitala verktyg på ett utmärkt sätt för att förmedla information på ett tydligt sätt och undvika missförstånd."
Negativa eller konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserat på konceptet icke-våldskommunikation, inom området virtuell kommunikation:
- "I våra virtuella möten har jag märkt att du ofta verkar frånvarande eller på annat sätt upptagen under diskussionerna. Detta kan ge intryck av att diskussionen inte är viktig för dig. Det vore trevligt om du kunde koncentrera dig helt på diskussionerna. Kan vi tillsammans fundera på hur det här skulle kunna fungera bättre?"
- "Dina meddelanden i chatten verkar ibland korta och kan lätt missförstås. Till exempel: 'Gör det snabbt. Det kan låta oförskämt, även om det inte är din avsikt. Skulle du kunna inkludera lite mer sammanhang eller artighetsfraser?"
Kommunikation med kunder eller externa parter
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal inom området kundkommunikation:
- "Er vänliga och tydliga kommunikation med våra kunder skapar förtroende och stärker vårt samarbete på lång sikt."
- "Du representerar vårt företag utåt med en professionalism som verkligen präglar vårt varumärke på ett positivt sätt."
- "Återkopplingen från våra kunder visar att din kommunikationsförmåga är en avgörande faktor för vår goda kundlojalitet."
Negativa eller konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserat på konceptet icke-våldsam kommunikation, inom området kundkommunikation:
- "Jag har märkt att en del av era mejl till kunder är relativt direkt formulerade. Det skulle kunna tolkas som att vi är mindre uppskattande. För mig är det viktigt att vår kommunikation med kunderna alltid är vänlig och professionell. Skulle du kunna läsa igenom sådana meddelanden igen innan du skickar dem?"
- "Jag hörde från en kund att han inte kände sig fullt informerad om statusen på sitt projekt. Jag förstår att detta kan hända med den höga arbetsbelastningen. Hur kan vi se till att våra kunder får mer regelbundna uppdateringar?"
Personlig kommunikation
Positiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, i det personliga området:
- "Ditt empatiska och respektfulla bemötande av andra gör dig till en förebild för hela teamet."
- "Du lyckas ta upp även kritiska ämnen på ett sätt som gör att din motpart känner sig uppskattad."
- "Din öppenhet och äkthet i kommunikationen skapar förtroende och främjar en öppen företagskultur."
Negativa eller konstruktiva fraser, exempel och formuleringar för medarbetarsamtal, baserade på konceptet icke-våldsam kommunikation i den personliga sfären:
- "Jag har lagt märke till att du ibland inte har så mycket ögonkontakt i samtal eller inte lyssnar aktivt. Det kan ge intryck av att den andra personens angelägenheter inte är viktiga för dig. Jag skulle vilja se mer uppmärksamhet i sådana här stunder. Kan vi uppmärksamma det?"
- "Jag har lagt märke till att din feedback i personliga samtal ibland är väldigt kortfattad, som 'jag mår bra'. Det kan ge intryck av att du inte riktigt tar upp ämnet. Det skulle vara trevligt om du kunde gå in mer i detalj på sådana samtal."
Som nämnts kan mallar för medarbetarsamtal naturligtvis hjälpa till att kommunicera feedback på ett konstruktivt sätt. Följande blogginlägg kan hjälpa dig om du är mer intresserad av ämnet: 5 mallar för regelbundna avstämningar med medarbetarna.
Medarbetarintervjuer med mjukvaruutvecklare inom kommunikationsområdet
Förhoppningsvis har du nu fått lite inspiration till hur du kan ge dina medarbetare feedback på ämnet kommunikation. Låt oss fortsätta med några exempel som är specifikt riktade till mjukvaruutvecklare och mjukvaruingenjörer. Hur kan du ge bra feedback till mjukvaruutvecklare i utvecklingssamtal och medarbetarsamtal när det gäller kommunikation? Här är några formuleringar, exempel och fraser:
Feedback om området: Kravanalys med intressenter
- Positivt: "Jag tycker att det är bra att ni på ett så tydligt och begripligt sätt översatte kundens krav till tekniska steg. Det hjälpte oss verkligen att utarbeta en exakt plan."
- Negativt: "Jag noterade att vissa krav förblev oklara vid det senaste mötet med kunden. Jag skulle vilja att du ställer fler frågor under sådana möten om detaljer saknas så att vi kan undvika missförstånd. Vad behöver du för att säkerställa detta?"
Feedback om området: Kodgranskningar
- Positivt: "Din feedback i den senaste kodgranskningen var detaljerad och hjälpsam. Den bidrog till att förbättra kvaliteten på koden utan att demotivera någon."
- Negativt: "Jag har märkt att din feedback i kodgranskningar ofta är väldigt kortfattad. Det skulle vara bra om du kunde komma med mer specifika förslag så att dina kollegor bättre kan förstå hur de kan förbättra koden."
Feedback om området: Dokumentation
- Positivt: "Dokumentationen som ni skapade för API-modulen var tydligt strukturerad och till stor hjälp. Det gör det lättare för teamet att arbeta effektivt med den."
- Negativt: "Jag har sett att dokumentationen för den senaste funktionen saknar några viktiga detaljer, till exempel om hur man använder API:et. Kan du se till att dokumentationen är komplett så att alla enkelt kan få tillgång till den?"
Feedback om området: Teammöten och stand-ups
- Positivt: "Dina inlägg i stand-up är alltid exakta och rakt på sak. Det gör att vi alla vet exakt var vi står och kan planera bättre."
- Negativt: "Vid den senaste avstämningen var det svårt att förstå din status eftersom vissa detaljer saknades. Det skulle vara bra om du kunde ge tydliga uppdateringar så att teamet får bättre information."
Feedback om området: Samarbete med icke-tekniker
- Positivt: "Jag uppskattar hur tålmodigt och tydligt du förklarade de tekniska processerna för marknadsföringskollegorna. Det gjorde verkligen samarbetet enklare."
- Negativt: "Under det senaste samtalet med designteamet verkade dina förklaringar ganska tekniska och svåra att förstå. Det skulle vara till hjälp om du försökte uttrycka dig enklare i sådana samtal för att undvika missförstånd."
Område: Felsökning och problemlösning i ett team
- Positivt: "Jag såg hur du ledde teamet i felsökningen av det sista problemet. Ditt tillvägagångssätt var strukturerat och löste problemet på ett effektivt sätt."
- Negativt: "Under den senaste felsökningen verkade det som om du huvudsakligen arbetade med problemet på egen hand utan att involvera dina kollegor. Jag skulle vilja att du involverade teamet mer så att alla kan arbeta tillsammans på en lösning."
Område: Presentation av resultat
- Positivt: "Presentationen av din prototyp var tydlig och övertygande. Du betonade alla viktiga punkter och inspirerade teamet."
- Negativt: "När du presenterade din feature var det svårt att känna igen de viktigaste punkterna. Det vore bra om ni kunde strukturera era resultat tydligare i framtiden så att alla kan förstå dem bättre."
Område: Överlämning och introduktion av nya medarbetare
- Positivt: "Din kunskapsöverföring under Max onboarding var utmärkt. Din tydliga förklaring gjorde det lättare för honom att komma igång och gav honom omedelbart självförtroende."
- Negativt: "Det fanns några obesvarade frågor vid den senaste onboardingen eftersom inte all relevant information överlämnades. Det skulle vara till hjälp om ni förberedde överlämningen mer ingående i framtiden."
Förresten, ett annat tips vid denna tidpunkt: Om ditt första personliga möte med en nyanställd står för dörren kan jag rekommendera vår artikel i ämnet: 5 tips för enskilda möten med nyanställda.
Avslutande exempel på fraser som är uppmuntrande
Om ditt medarbetarsamtal eller enskilda utvecklingssamtal handlar om mjukvaruutvecklare bör du nu ha några exempel på ämnet kommunikation. Jag vill avsluta med ytterligare några fraser som kan hjälpa dig att på ett konstruktivt sätt peka mot en positiv framtid för att öka motivationen:
- Uppskattning av förbättringar: "Jag har märkt att ni har arbetat med den här punkten och att det har haft en riktigt positiv effekt på samarbetet. Det visar hur öppen du är för utveckling."
- Feedback om fortsatt utveckling: "Du presterade redan bra och jag ser fortfarande en hel del potential. Om du arbetar mer målinriktat på det här området kan du verkligen uppnå stora saker."
- Uppskattning av teamkänslan: "Jag vill understryka hur mycket er teamkänsla berikar vårt samarbete. Du ser till att alla känner sig inkluderade och det stärker sammanhållningen."
- Uppmuntran efter misstag: "Även om det inte gick helt perfekt den här gången vill jag framhålla hur mycket vi kunde lära oss av det. Ert engagemang var viktigt och vi hittade en lösning tillsammans."
- Stöd vid utmaningar: "Jag ser hur hårt du försöker lösa det här problemet och jag vet att det inte är lätt. Låt oss tillsammans titta på hur vi kan stötta dig."
- Att betona innovationskraften: "Dina idéer är kreativa och ger en frisk fläkt till våra processer. Jag uppskattar verkligen att du har modet att införa nya metoder."
- Tacksamhet för pålitlighet: "Det finns alltid stunder när jag kan lita på dig – och det uppskattar jag verkligen. Din pålitlighet ger teamet trygghet."
Slutsats - Fraser för medarbetarsamtal & exempel på kommunikation
God kommunikation är ryggraden i alla framgångsrika samarbeten, särskilt i komplexa arbetsmiljöer som mjukvaruutveckling eller tjänstemannateam. Oavsett om det handlar om att tydligt förstå krav, ge konstruktiv feedback eller lösa konflikter – är förmågan att förmedla tankar och idéer på ett exakt och respektfullt sätt avgörande.
Min text har visat hur mångfacetterade kommunikationsutmaningarna är i det dagliga arbetslivet och hur viktigt det är att formulera både positiv och kritisk feedback med omsorg och tydlighet. Det är särskilt bra att tillämpa principer som icke-våldsam kommunikation för att främja ett klimat som präglas av tillit och öppenhet.
Om du fortfarande inte är helt säker på hur du bäst coachar din medarbetare har jag ett sista tips till dig: Har du någonsin funderat på att prova programvara för enskilda möten?
Det är just här som vårt verktyg Echometer kan hjälpa dig. Om det här låter intressant kan du hitta mer information på vår webbplats (Vår webbplats: Echometer) eller registrera dig direkt genom att använda en av våra One-on-One-mallar – till exempel den nedan:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
