Prowadzenie retrospektyw w małym zespole lub grupie może być wyzwaniem. Lub z bardzo małą ilością czasu. Ale co z retrospektywami w dużych zespołach? Zazwyczaj są one znacznie bardziej wymagające.
Zanim opracowaliśmy nasze narzędzie do retrospektyw, zdobyliśmy różne doświadczenia z większymi grupami – często mieliśmy wymagania klientów, aby cały obszar (nierzadko ponad 15 osób) uczestniczył w retro.
Dlatego w pierwszym kroku chciałbym podzielić się wyzwaniami, które pojawiły się w naszym doświadczeniu w tych większych zespołach lub grupach.
Wyzwania związane z retrospektywami w dużych zespołach lub grupach
1. atmosfera dyskusji
W przypadku dużej liczby uczestników, często znają się oni tylko w niewielkim stopniu z życia codziennego. Podczas gdy małe zespoły mogą zazwyczaj polegać na atmosferze zaufania i otwartej dyskusji, jest to często trudniejsze w przypadku dużych zespołów. Chociaż to właśnie atmosfera zaufania jest tak ważna dla jednego z najważniejszych czynników sukcesu zespołów: Psychologiczne bezpieczeństwo zespołu.
2. zaangażowanie i dystrybucja konwersacji
Jednocześnie każdej osobie w tej konstelacji łatwiej jest wycofać się z dyskusji. Jako moderator musisz więc być znacznie bardziej ostrożny, aby wszyscy uczestnicy byli zaangażowani w udział, aby mogli wnieść swój wkład i aby rozkład dyskusji był w miarę zrównoważony.
3. zarządzanie czasem
Im więcej członków zespołu, tym więcej tematów można poruszyć. Podział czasu jest zatem niezbędny, aby móc odpowiednio uwzględnić wszystkie tematy.
Okazje do retrospektyw w dużych zespołach lub grupach
Czasami jednak nie masz wyboru i musisz stawić czoła tym wyzwaniom. W praktyce zazwyczaj spotykamy się z następującymi okazjami do retrospektyw w dużych zespołach:
- Duży zespół po prostu nie jest podzielony na żadne inne długoterminowe grupy. Zgodnie z Przewodnikiem po Scrumie, zespół składający się z 9 lub więcej członków byłby uważany za "zbyt duży".
- Obszar składający się z kilku małych zespołów, które również chcą przeprowadzić wspólną retrospektywę. Nazywa się to "ogólną retrospektywą" lub "retro retro".
Poniższe wskazówki są przydatne w obu przypadkach.
Wskazówki dotyczące retrospektyw w dużych zespołach lub grupach
Oto nasze wskazówki dotyczące retrospektyw w dużych zespołach!
Wskazówka 1: Przepytaj grupę uczestników retrospektywy
Retrospektywa w dużym kręgu powinna zdecydowanie zostać zakwestionowana. Czy warunki ramowe są naprawdę niezmienne? Czy nie ma sensownej alternatywy?
W przypadku dużych zespołów lub grup pierwszym pytaniem byłoby zatem, czy zespół można podzielić tematycznie. Nie jesteśmy fanami układania wszystkiego ściśle według podręcznika (lub w tym przypadku Scrum Guide), ale limit 9 członków zespołu nie jest przypadkiem – do tej wielkości, produktywna retrospektywa może odbywać się bez ograniczeń. Więc zwłaszcza jeśli znacznie przekraczasz tę liczbę, powinieneś zakwestionować konstelację zespołu.
W "Overall Retros" z kilkoma drużynami, często stosowaną "sztuczką" jest to, że każda drużyna wysyła tylko swoich przedstawicieli do dużej rundy. W ten sposób duża runda może być łatwiejsza w zarządzaniu, przynajmniej pod względem liczby uczestników. Wyznaczanie przedstawicieli zespołów na "Overall Retros" jest również nazywane "Scrum of Scrums" w innym frameworku, a mianowicie tutaj: Ramy LeSS.
Wskazówka 2: Obserwuj relację opartą na zaufaniu
- Nawet jeśli zespół jest bardzo duży, zawartość (z wyjątkiem środków) pozostaje poufna. → Należy to zaznaczyć w moderacji.
- Skorzystaj z krótkiej odprawy, aby stworzyć swobodną atmosferę – nawet mając mało czasu.
Wskazówka 3: Uwzględnij wielkość zespołu w harmonogramie
Im większy zespół, tym więcej tematów i dłuższe dyskusje.
Tak więc, podczas gdy mały zespół może być przyzwyczajony do możliwości ukończenia retrospektywy w ciągu godziny, nie będzie to możliwe w przypadku większych grup uczestników.
Wymagany okres czasu zależy w dużej mierze od wybranego formatu i metody retrospektywy. Z naszego doświadczenia wynika, że ramy czasowe są następujące:
Zwykłe okresy retrospektyw w zależności od wielkości zespołu
- 5 lub mniej uczestników → 45 – 90 minut
- 6 do 10 uczestników → 60 – 120 minut
- 10 do 20 lub więcej uczestników → 90 – 180 minut
Nie krępuj się eksperymentować z timeboxingiem, aby poczuć jego działanie. Jednak lepiej jest poświęcić więcej czasu niż zbyt mało, zwłaszcza na początku, a następnie sprawdź, które kroki można zoptymalizować – następne wskazówki mogą być pomocne!
Wskazówka 4: Równoległość w zbieraniu tematów i pomysłów
Formaty lub metody takie jak "1-2-4-All" mogą być używane do równoległego procesu znajdowania tematów i pomysłów. Jak to działa?
Każda osoba najpierw indywidualnie zastanawia się nad tematem lub pytaniem –, na przykład przez 2 minuty (1). Następnie każdy uczestnik szuka partnera do podzielenia się zebranymi przemyśleniami (2), po czym zbierają się w czteroosobowe grupy (4) i ostatecznie przedstawiają zebrane pomysły w formie priorytetowej grupie (wszyscy).
Bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące 1-2-4-All znajdziesz na tej stronie: Struktury wyzwalające.
Większość trenerów Agile kręci się w kółko....
i leczyć powierzchowne objawy. Nadszedł czas, aby wykorzystać psychologię – do trwałej zmiany sposobu myślenia.
Wskazówka 5: Mach Health Check Retros
- Przedstawiono konkretne stwierdzenia.
- Każdy członek zespołu ocenia stwierdzenia krótko i wyraźnie anonimowo na skali ankiety – jak bardzo się zgadzasz od 1 do 7?
- Opcjonalnie: Wyniki są omawiane. Zbierane są pozytywne i negatywne przykłady, które mogą wyjaśnić wyniki. Ta część może zająć stosunkowo dużo czasu.
- Teraz następuje bezpośrednia priorytetyzacja, a każdy członek zespołu anonimowo głosuje, które ze stwierdzeń wymagają największego działania. Najlepsze darmowe narzędzie do anonimowych retrospektyw).
- Tylko oświadczenie z największą liczbą głosów zostanie zarejestrowane jako akcja.
Po pierwsze, zapoznaj się z naszym bezpłatnym zestawem konstrukcyjnym, który może dostarczyć Ci inspiracji: Zestaw konstrukcyjny Team Health Check.
- Docenianie: Doceniamy osiągnięcia i wkład naszych współpracowników.
- Duch zespołowy: W naszym zespole panuje atmosfera zaufania.
- Przejrzystość: W moim zespole każdy wie, kto nad czym pracuje.
- Relaks i przerwy: Mam wystarczająco dużo miejsca na przerwy, w których mogę czerpać nową energię.
- Kultura spotkań: Nasze spotkania są dobrze zorganizowane, a jednocześnie pozostawiają miejsce na kreatywność i nowe pomysły.
- Wsparcie: W moim zespole każdy członek zespołu dzieli się swoją indywidualną wiedzą i doświadczeniem.
Chcesz, aby Twój szef Cię pokochał? Przenieś swój zespół na nowe wyżyny wydajności. Zmień go z przeciętnego samochodu – w wybuchową rakietę!
Jak to zrobić? Pobierz mój darmowy i psychologicznie uzasadniony eBook na ten temat "W prostych 12 krokach do przepływu zespołu"i przeczytaj to. Tyle z góry –, ale teraz przejdźmy do właściwego tematu tego tekstu.
Wskazówka 6: Wypróbuj Echometer.
Doskonałym wsparciem dla wykonywania retrosów w dużych grupach są dobre narzędzia retro (zobacz naszą listę): 14 Porównanie narzędzi retro). Mogą one odciążyć cię od wielu zadań, w tym zbierania informacji zwrotnych przed retro i ustalania priorytetów działań.
W szczególności chciałbym wspomnieć o narzędziu, które sam pomogłem opracować: EchometerŁączy spostrzeżenia z psychologii z najlepszymi praktykami Agile, aby jak najlepiej wykorzystać Health Check i Retros do rozwoju zespołu.
W narzędziu – znajdziesz konkretne porady dotyczące tego, jak podejmować dobre działania, z których możesz korzystać zarówno zdalnie, jak i offline.
Nawiasem mówiąc, możesz wykonać retro w dużym zespole za pomocą naszego narzędzia bez logowania od Ciebie lub Twojego zespołu.
Za pomocą tego przycisku możesz bezpośrednio otworzyć narzędzie, wybrać metodę retro i zaprosić zespół za pośrednictwem linku:Ponad 30 możliwych metod retrospektywnych):
Gdy dotrzesz do końca retro, możesz opcjonalnie utworzyć bezpłatne konto, aby zapisać swoje wyniki.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej wcześniej lub rozpocząć prawdziwą wersję próbną bezpośrednio – Dowiedz się więcej tutaj / Zacznij tutaj bezpłatnie.
Wskazówka 7: Korzystaj z sesji przerywnikowych
Teraz kwestie zostały zebrane i z grubsza uszeregowane według priorytetów, pomimo dużego zespołu lub grupy. Następnie należy szczegółowo przeanalizować te kwestie, aby móc wywnioskować, które małe działania można wykorzystać do osiągnięcia poprawy.
Jest to szczególnie trudny moment. Im większa grupa uczestników, tym większe prawdopodobieństwo, że omawiane tematy nie są istotne dla wszystkich. W związku z tym tylko część członków zespołu może wnieść swój wkład w dany temat.
Omawianie niektórych tematów, które nie dotyczą wszystkich członków zespołu w równym stopniu, powinno być zatem konsekwentnie zlecane na zewnątrz lub równolegle.
Mamy bardzo dobre doświadczenia z wykorzystaniem do tego celu sesji grupowych: Ustalasz tematy i pozwalasz samoorganizującym się małym grupom pracować nad nimi. Każdy uczestnik może dołączyć do grupy i ją opuścić, tak jak tutaj: Format Open Space.
W ten sposób każdy ma możliwość wzięcia udziału w dyskusjach, w których może aktywnie uczestniczyć. Po przedstawieniu wyników sesji grupowych, najlepszym scenariuszem jest wyłonienie konkretnych działań, które można wdrożyć bezpośrednio w następnym sprincie. Jeśli proponowane środki wydają się wiarygodne i warte realizacji dla całej grupy uczestników, uznaje się, że środki zostały ustalone.
Równie dobrze może się jednak zdarzyć, że mała grupa nie była jeszcze w stanie przedstawić ostatecznej propozycji działania. W takich przypadkach można podjąć decyzję o kontynuowaniu sesji grupowej poza retrospektywą, jeśli uczestnicy uznają to za przydatne.
Uważaj na "półśrodki"
Nie ma nic bardziej irytującego niż na wpół przemyślany środek, który został stworzony pod presją, a następnie nikt nie chce się nim zająć. Z naszego doświadczenia wynika, że bardzo ważne jest, aby wskazać w moderacji dużego zespołu lub grupy, że decyzja o zorganizowaniu kolejnej sesji poza retrospektywą może być uzasadnionym środkiem, aby rzucić więcej światła na temat, jeśli nie można go jeszcze ostatecznie przeanalizować w ramach retrospektywy.
Wskazówka 8: Zbieraj opinie z wyprzedzeniem
Zbieranie informacji zwrotnych, tj. faza "gromadzenia danych", może wiązać się z cennym czasem w retrospektywie, który można faktycznie zlecić z wyprzedzeniem, prosząc o informacje zwrotne w okresie poprzedzającym retrospektywę.
Aby z wyprzedzeniem ustrukturyzować prośbę o informację zwrotną, często dobrym pomysłem jest połączenie pytań zamkniętych z pytaniami otwartymi. W ten sposób otrzymujesz ilościową informację zwrotną na temat konkretnych aspektów, a jako członek zespołu nadal masz możliwość otwartego wnoszenia własnych tematów poprzez pytania otwarte. Spotify, jako pionier, również stosuje ukierunkowane pytania zamknięte, których wynikom nadali następującą nazwę: Drużyna Health Check.
Nawiasem mówiąc, opracowaliśmy narzędzie, które może wesprzeć Cię w retrospektywie w dużych zespołach. Więcej informacji na jego temat znajdziesz poniżej.
Retrosy w małych grupach są lepszym rozwiązaniem
Wnioski
Prawdopodobnie zauważyłeś, że nie zalecamy retrospektyw ze zbyt dużą liczbą uczestników z powodów wyjaśnionych na początku. Wyzwanie: Aby gościć Retro.
Jednocześnie mamy nadzieję, że możesz jak najlepiej wykorzystać duże retrospektywy dzięki wskazówkom dotyczącym paralelizacji i współpracy. Ponieważ zwłaszcza gdy przyzwyczaisz się do konstelacji retro jako dużego zespołu, z czasem może stać się to coraz łatwiejsze i sprawić, że format – odniesie sukces pomimo przeszkód –.
Przy okazji: Jeśli nadal szukasz urozmaicenia w swoich retrosach, możesz również rzucić okiem na ten artykuł: 3 Metody retro z efektem zaskoczenia.
Jeśli potrzebujesz bardziej zróżnicowanych pytań do retrospektyw, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: 54 świeże metody retrospektywne dla początkujących i profesjonalistów (między innymi Mario Kart Retro, Marathon Retro i Elon Musk Retro).
Jeśli nadal szukasz odpowiedniej deski retro (z ponad 60 metodami retro), nasz artykuł może Ci pomóc w tym temacie: Najlepsze deski retro w porównaniu.
