9 wskazówek, aby działania z retro działały także po retrospektywie
Ogłoszenie · Sponsored Post we współpracy z HappyScribe.
Retro poszło dobrze. Wszyscy mówili otwarcie, zespół uporządkował swoje najważniejsze tematy i na końcu zostały dwa lub trzy działania, za którymi wszyscy stali.
Potem zaczyna się sprint. Zadania się piętrzą, błąd na produkcji pożera wtorek, a w czwartek nikt już tak naprawdę nie wie, co właściwie uzgodniono. Na następnej retro ktoś pyta, co się stało ze sprawą code review. Cisza.
Działania z retro mogą się nie udać, mimo że sama retrospektywa poszła dobrze. Giną w tygodniu po niej, gdzieś między tablicą retro a tablicą sprintu.
Jak formułować dobre działania, opisaliśmy już w osobnym artykule. Ten tekst zaczyna się tam, gdzie tamten się kończy: po zakończeniu retro. Jak zadbać o to, by wasze rezultaty nadal żyły, gdy zaczyna się następna retro? 10 wskazówek dotyczących dobrych działań z retrospektywy z przykładami.
Wskazówka 1: Przeczytajcie wyniki jeszcze raz przed zakończeniem
Ostatnie pięć minut retro są często najsłabsze. Koncentracja spada, czeka następne spotkanie, a działania szybko są jeszcze zapisywane.
Przed zakończeniem przeczytaj na głos każde działanie. Sprawdźcie wspólnie, czy potraficie odpowiedzieć na te pytania:
- Kto bierze odpowiedzialność?
- Jaki jest pierwszy krok i kiedy nastąpi?
- Po czym poznamy, że działanie działa?
Jeśli odpowiedź nie mieści się w jednym zdaniu, działanie nie jest jeszcze gotowe. Doprecyzujcie je, póki wszyscy są obecni. To kosztuje teraz dwie minuty i oszczędzi wam za dwa tygodnie bezradnej dyskusji.
Pomocny test: Czy ktoś, kto nie był na retro, mógłby przeczytać działanie i zrozumieć, co trzeba zrobić? Jeśli najpierw potrzebne byłoby wyjaśnienie, uzupełnijcie brakujący kontekst przed pożegnaniem.
Wskazówka 2: Przypiszcie każdemu działaniu osobę odpowiedzialną i pierwszy krok
Jeśli odpowiedzialne jest „zespół”, w codziennej pracy często nikt nie czuje się konkretnie odpowiedzialny.
Dlatego przy każdym działaniu wpiszcie nazwisko. Ta osoba nie musi zrobić wszystkiego sama. Jej zadaniem jest mieć wdrożenie na oku i opowiedzieć o nim na następnej retro.
Dodatkowo potrzebuje małego, konkretnego pierwszego kroku. „Poprawić nasze code review” to cel. „W środę umówić się na 30 minut z dwoma reviewerami, żeby uzgodnić checklistę” to pierwszy krok. Im mniejszy i bliższy czasowo, tym łatwiej go śledzić. Krok w ciągu najbliższych dwóch dni to dobry początek.
Tak to może wyglądać:
| Wynik retro | Odpowiedzialny | Pierwszy krok | Check-in |
|---|---|---|---|
| Krótsze daily | Sam | Od jutra przetestować dwie minuty na osobę | Daily w połowie sprintu |
| Mniej niespodzianek podczas Sprint Review | Priya | Zaprosić Product Ownera na refinement we wtorek | Następna retro |
| Jaśniejsza „Definition of Ready” | Alex | W tym tygodniu umówić 45-minutowy warsztat | Daily w połowie sprintu |
Imiona i sytuacje są przykładami ilustracyjnymi.
Wskazówka 3: Zapisujcie uzasadnienie, nie tylko decyzję
Tydzień po retro działanie takie jak „przeprowadzać PR review we dwoje” może wydawać się dziwne. Sformułowanie jeszcze jest. Powody tego często są już zapomniane.
Jeśli nikt już nie wie, dlaczego coś uzgodniliście, spada to na liście priorytetów. A jeśli w następnej retro zapytacie o sukces, być może nikt nie będzie pamiętał właściwego celu.
Dlatego zapiszcie problem bezpośrednio obok działania. Wystarczą jedno lub dwa zdania: „W ostatnim sprincie review leżały przez dwa dni i zablokowały trzy stories.” Wtedy jasne jest, dlaczego wspólne review mogą się opłacać.
Niektóre zdalne zespoły dodatkowo nagrywają tę część retro, w której ustalają działania. AI-Notetaker taki jak HappyScribe może dołączać do spotkań w Zoomie, Google Meet lub Microsoft Teams, transkrybować rozmowy z przypisaniem mówców, a następnie wysyłać podsumowanie wraz z działaniami. Dzięki temu da się prześledzić, kto co zaproponował i dlaczego. Notetaker AI do spotkań HappyScribe.
Podchodźcie do tego świadomie: retro działają tylko wtedy, gdy ludzie czują się bezpiecznie, by mówić otwarcie. Zapytajcie zespół przed nagraniem i ustalcie, co będzie nagrywane, kto otrzyma dostęp i kiedy nagranie zostanie usunięte. Jeśli ktoś czuje się z tym niekomfortowo, zostańcie przy notatkach pisemnych. Możliwy kompromis to nienagrywanie otwartej fazy feedbacku i zapisywanie tylko priorytetyzacji oraz planowania działań. W HappyScribe można wstrzymać i wznowić nagrywanie w czacie spotkania.
Wskazówka 4: Umieszczajcie działania tam, gdzie zespół zagląda codziennie
Działania, które pozostają tylko na tablicy retro, łatwo popadają w zapomnienie. Tablica prawdopodobnie nie należy do codziennej rutyny pracy.
Przenieście więc uzgodnione działania tam, gdzie rzeczywiście pracujecie: w wielu zespołach na tablicę sprintu. Utwórzcie dla każdego kartę z osobą odpowiedzialną i pierwszym krokiem. Dzięki temu usprawnienie pojawi się w Daily obok pozostałej pracy.
Nie potrzebujecie do tego osobnego backlogu pełnego pomysłów na usprawnienia. Zalecenie Echometers pozostaje takie samo: pomysły, które nie znalazły się wśród najważniejszych tematów, mogą wrócić później w kolejnych informacjach zwrotnych od zespołu, jeśli nadal będą istotne. Na tablicę trafiają działania, które rzeczywiście ustaliliście.
Wskazówka 5: Zaplanujcie w sprincie przestrzeń na usprawnienia
W retro ustala się działanie. Następnie podczas Sprint Planning sprint zostaje wypełniony pracą nad funkcjami. Dla tego działania nie zostaje miejsce i zostaje ono po cichu przesunięte. Brzmi znajomo?
Scrum Guide zaleca, by jak najszybciej zająć się najbardziej wpływowymi usprawnieniami. Mogą one również zostać uwzględnione w Sprint Backlogu następnego sprintu. Scrum Guide: Sprint Retrospective.
Włączajcie więc działania z retro świadomie do Sprint Planning. Nie liczcie na to, że ktoś po prostu o nich pomyśli. Oszacujcie nakład pracy tak, jak pomaga wam to przy innej pracy, nawet jeśli jest niewielki. Zaplanujcie realną pojemność. Jeśli sprint jest już pełny, coś innego musi ustąpić.
Jeśli na dane działanie nie ma w ogóle miejsca, to też jest ważna informacja. Być może nie było właściwym wyborem. Świadomie odrzucić działanie jest lepiej, niż ciągnąć je przez trzy sprinty.
Wskazówka 6: Sprawdzajcie postęp w połowie sprintu
Dwa tygodnie to długo, jeśli działanie leży nietknięte. Jeśli poczekacie do następnej retro, możecie przegapić okazję, by skorygować kurs już w trakcie sprintu.
Krótki check-in w połowie sprintu utrzymuje wdrożenie w ruchu. Nie potrzeba do tego dodatkowego spotkania. Wystarczy minuta w Daily. Osoba odpowiedzialna odpowiada:
- Czy pierwszy krok został wykonany?
- Czy coś blokuje następny krok?
- Czy biorąc pod uwagę naszą nową wiedzę, to nadal właściwe działanie?
Nie pomijajcie ostatniego pytania. Czasem sytuacja zmienia się po retro. Stan pośredni pozwala wam dostosować działanie, zamiast doprowadzać do końca coś, co już nie pomaga.
Wskazówka 7: Wyślijcie krótkie podsumowanie jeszcze tego samego dnia
Wspomnienia bledną, a każdy pamięta retro trochę inaczej. Krótkie pisemne podsumowanie tego samego dnia tworzy wspólną podstawę.
Trzymajcie je tak zwięzłe, by dało się je przeczytać na telefonie. Na przykład:
Retro-sumowanie, Sprint 14. Działanie: w następnym sprincie przeprowadzać recenzje PR we dwoje. Dlaczego: recenzje leżały w ostatnim sprincie przez dwa dni i zablokowały trzy stories. Odpowiedzialna: Priya. Pierwszy krok: do środy przygotuje plan par recenzujących. Sprawdzimy: średni czas oczekiwania na recenzje w następnej retro.
Opublikujcie to tam, gdzie codziennie ze sobą rozmawiacie, na przykład na czacie zespołowym. E-mail, którego nikt już nie otwiera, niewiele pomoże.
Jeśli nagraliście fazę działań, podsumowanie przygotowane przez AI może posłużyć jako pierwszy szkic. Przeczytajcie je, poprawcie błędy i skróćcie przed udostępnieniem do kilku linii, jak w przykładzie.
Wskazówka 8: Szukajcie wzorców w wielu retrospektywach
Niektóre tematy wracają bez przerwy: wolne recenzje, niejasne ticket’y albo brak uzgodnień. Jeśli ten sam problem pojawia się w trzech retrospektywach z rzędu, powinniście sprawdzić, czy wasze działania rzeczywiście działają.
Przyjrzyjcie się mniej więcej raz na kwartał kilku retrospektywom razem. Pomagają te pytania:
- Które tematy się powtarzają?
- Które działania zostały wdrożone?
- Czy leżący u podstaw problem naprawdę zniknął?
- Które działania były wielokrotnie przekładane i dlaczego?
Powracający temat może wskazywać, że dotąd zajmowaliście się tylko objawem. Analiza przyczyn, taka jak metoda 5 Why, może pomóc dotrzeć głębiej.
Jeśli transkrybujecie uzgodnione części waszych retros, możecie przeszukiwać udostępnione transkrypty zamiast przechodzić po kolei przez stare tablice. HappyScribe Chat wspiera na przykład zadawanie pytań dotyczących całego folderu transkryptów: „Jakie problemy pojawiły się w tym kwartale w więcej niż jednej retro?” Sprawdźcie odpowiedzi na podstawie oryginalnych notatek lub transkryptów.
Wskazówka 9: Zamknijcie pętlę na początku następnej retro
Początek następnej retro to dobry moment, by sprawdzić wasze działania, jeszcze zanim zbierzecie nowe informacje zwrotne.
Echometer wspiera to, wyświetlając otwarte działania z poprzednich retrospektyw. Niezależnie od narzędzia przejdźcie przez każde działanie: Czy zostało wykonane? Czy osiągnęło swój cel? Zostawiamy je, modyfikujemy czy odrzucamy? Nasz artykuł o działaniach zawiera do tego prostą matrycę oceny. Matryca oceny działań z retrospektyw.
Poświęćcie chwilę, by docenić skuteczne usprawnienia. Pokazuje to zespołowi, że retros prowadzą do zmian, i może wzmocnić gotowość do zaangażowania się następnym razem.
Jeśli jakieś działanie nie zadziałało, potraktujcie je jako eksperyment, który dał wam odpowiedź. Zdecydujcie, co spróbujecie dalej albo co świadomie odpuścicie.
Wniosek: Retro się kończy, wdrażanie trwa dalej
Dobre działania to początek. Ale nawet dobrze sformułowane działanie niewiele pomoże, jeśli nikt nie spojrzy na nie aż do następnej retro.
Kroki w tym artykule są małe: Odczytajcie wyniki przed zakończeniem. Przypiszcie każdemu działaniu osobę odpowiedzialną i pierwszy krok. Zapiszcie powód decyzji. Przenieście działania na tablicę sprintu, zaplanujcie na nie czas i sprawdźcie postępy w połowie sprintu. Tego samego dnia udostępnijcie krótkie podsumowanie, regularnie szukajcie wzorców i rozpocznijcie następną retro od spojrzenia na dotychczasowe działania.
Wiele z tego zajmuje tylko kilka minut. Jeśli chcecie wypróbować tylko jedną wskazówkę, zacznijcie od wskazówki 1: Retro, która kończy się jasną odpowiedzialnością i konkretnymi pierwszymi krokami, tworzy dobrą podstawę na tydzień po niej.
