Tips voor het bevorderen van open communicatie

Eerlijke feedback is een van de absolute fundamenten voor effectief teamwerk. Vooral als je veel belang hecht aan voortdurende verbetering. Naar mijn mening heeft het alleen zin om een goede sprint retrospective te houden als een bepaalde mate van openheid is gewaarborgd. Om ervoor te zorgen dat er eerlijke feedback wordt gegeven in sprint retrospectives, is het belangrijk dat teamleden zich echt veilig voelen. Hoe meer "angst" teamleden voelen voor een oordeel, hoe minder productief retrospectives en andere feedbacksessies zullen zijn. Daarom volgen hier enkele pragmatische tips om de psychologische veiligheid te vergroten:

Creëer een ontspannen en vertrouwde omgeving:

• • Makkelijker gezegd dan gedaan, de sfeer is natuurlijk een belangrijke factor die het gevoel van veiligheid beïnvloedt. Let op de dynamiek van hoe er met moeilijke situaties wordt omgegaan in het team. Als je merkt dat het hele team de neiging heeft om gespannen te raken in deze situaties, is dat een teken dat er te weinig "basisvertrouwen" is in het team. Want als er spanningen worden ervaren in moeilijke situaties, volgt daar meestal automatisch uit dat mensen terugschrikken om gevoelige onderwerpen aan te snijden, omdat ze niet het gevoel in het team willen tonen dat anders in deze situaties wordt waargenomen. Ontspanning en vertrouwen moeten daarom de modus operandi van het team worden.

De voorbeeldfunctie van managers (het goede voorbeeld geven):

• • Ook al willen managers vaak als gelijken optreden met hun teams, (vooral onervaren) teamleden oriënteren zich op hun manager: Hoe gaat de manager om met moeilijke situaties?

    Vraag jezelf als manager eens af wanneer je voor het laatst voor je team hebt gestaan en iets hebt gezegd als: "Jongens, ik heb het echt verknald...".
    Als je hierover nadenkt, gebeurt dit vaak minder vaak dan zou moeten. Als je je als manager zelf schaamt bij het aanpakken van problematische kwesties, is het niet ongewoon dat dit gevoel (zij het onbewust) wordt overgedragen op de andere leden van het team.
    Je kunt hier proactieve tegenmaatregelen nemen, bijvoorbeeld door in retrospectives het initiatief te nemen als je wordt gevraagd "Wat ging er niet zo goed?" en positief om te gaan met je mislukkingen.

Anonieme feedbackopties:

• • In onze samenwerking met veel bedrijven hebben we gemerkt dat de optie om "anonieme feedback" te geven er vaak toe leidt dat zaken worden aangepakt die anders verborgen zouden blijven. Zelfs als het probleem zich al snel voordoet dat de feedback niet aan een persoon kan worden toegewezen en daarom in eerste instantie waardeloos lijkt, kan het toch het bewustzijn van het onderliggende probleem vergroten.

    Pas als dit besef aanwezig is, kun je er, net als in stap 1 en 2, voor zorgen dat je je opnieuw afvraagt waarom deze feedback alleen anoniem is gegeven.

Al met al kunnen we zeggen dat het stimuleren van een cultuur die wordt gekenmerkt door veiligheid en vertrouwen geen sinecure is. Maar begrijpen hoe deze cultuur werkt en deze vervolgens in de loop van de tijd in het team cultiveren is een echte game changer.