De Spotify Retro Kit + Een Beter Alternatief

Als je veel waarde hecht aan wendbaarheid en regelmatig retrospectives houdt met je team, dan heb je waarschijnlijk wel eens gehoord van de “Spotify Retrospective Kit”.
Dit is een document dat Spotify in 2017 publiceerde om teams te helpen hun eigen retrospectives te organiseren.
Maar hoewel Spotify wordt beschouwd als een van de pioniers van agile werken, begint de Spotify Retro Kit een beetje langdradig te worden.
Daarom wil ik je in dit artikel wat inzicht geven in de Retro Kit van Spotify en je laten zien wat de betere alternatieven zijn.

Voordat we dieper ingaan, krijg je in deze video een overzicht van het Spotify Team Health Check, dat ook als terugblik kan worden gedaan.

Het Spotify Retro Kit in detail

In 2017 heeft de afdeling Research & Development van Spotify het zogenaamde Spotify Retro Kit gepubliceerd.
Het Kit is een 10-pagina’s tellend document, dat uit twee delen bestaat: de zogenaamde zwarte en bonte pagina’s van het Retro Kit.

De zwarte bladzijden: Deze pagina’s van de Spotify Retro Kit bevatten instructies voor het gebruik van de Retro Kit. Het laat de basis van retrospectives zien en is bedoeld voor iedereen die weinig ervaring heeft met retrospectives. Je vindt hier informatie over retro warming-up oefeningen, stemmechanismen en nog veel meer.

De kleurrijke pagina’s: Op deze pagina’s van de Spotify Retro Kit vind je de terugblikken zelf. Ze zijn zo ontworpen dat je ze gemakkelijk en stap voor stap kunt volgen.

Je kunt kiezen uit vijf verschillende retrospectieven: De Zeilboot Retro (Groen), Plus/Delta (Roze), WARP (Blauw), Trots & Angstig (Oranje) en de Lean Coffee Retro (Bruin).

Hoewel Spotify met zijn Retro Kit een mijlpaal heeft gezet in de wereld van agile werken, zijn er een paar problemen die ermee gepaard gaan. Helaas is de Spotify Retro Kit een PDF-bestand, wat een mooie handleiding is, maar wat problemen oplevert bij het implementeren van de retrospectives:

• Geen interactiviteit: Met een PDF kunnen deelnemers niet met elkaar communiceren, discussiëren of stemmen. Online tools zoals Echometer bevorderen de interactiviteit door functies aan te bieden zoals opmerkingen, likes, prioritering of groepering, wat de retro spannender en effectiever maakt.
• Geen automatisering: De Retro Kit vereist dat je alle gegevens en informatie handmatig invoert, opslaat en beheert, wat veel tijd en moeite kost. Online tools automatiseren veel processen, zoals het maken van retrosjablonen, het versturen van uitnodigingen, het maken van actieplannen of het genereren van rapporten die je leven gemakkelijker maken.
• Weinig keuze en actualiteit: Zelfs als de vijf retrospectieven in de Spotify Retro Kit tijdloos zijn, zullen deze vijf retrospectieven altijd hetzelfde zijn. Je hebt dus maar een behapbare selectie, waardoor retrospectives snel gaan vervelen en je de retros niet aan elke situatie kunt aanpassen. Op dit moment (vanaf dec 2023) speelt bijvoorbeeld het onderwerp agile delivery een grote rol. De Spotify Retrospective Kit uit 2017 heeft natuurlijk geen retro over dit onderwerp vanwege de actualiteit. Online tools daarentegen zijn altijd actueel:

How to

⚙️ Agile Delivery Retrospectieve: Zo verloopt de retro

1. Random Icebreaker (2-5 minuten)

   Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.

2. Review van de openstaande acties (2-5 minuten)

   Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.

3. Retro-onderwerpen bespreken

   Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.

   • Wanneer heeft onze manier van werken geleid tot een suboptimale workflow? (bijv. onduidelijke, ongepaste of niet opgevolgde richtlijnen)
   • Wanneer heeft onze manier van werken goed gewerkt?
   • Wat waren recente voorbeelden van een increment dat niet werkte/opleverbaar was aan het einde van de sprint?

4. Catch-all vraag (Aanbevolen)

   Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:

   • Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?

5. Prioritering / Stemming (5 minuten)

   Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.

6. Maatregelen definiëren (10-20 minuten)

   Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.

7. Checkout / Afsluiting (5 minuten)

   Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.

⚙️ Agile Delivery Retrospectieve

Wanneer heeft onze manier van werken geleid tot een suboptimale workflow? (bijv. onduidelijke, ongepaste of niet opgevolgde richtlijnen)

Wanneer heeft onze manier van werken goed gewerkt?

Wat waren recente voorbeelden van een increment dat niet werkte/opleverbaar was aan het einde van de sprint?

Open deze retro nu

Het lijdt geen twijfel dat de Spotify Retro Kit een zeer nuttig document is en een belangrijke mijlpaal voor de agile werkwereld.
Maar nu, 5 jaar later, is deze snelle agile wereld geëvolueerd en zijn er tools die veel verder gaan dan de Spotify Retro Kit en veel meer voordelen bieden.

Met Echometer kun je bijvoorbeeld kiezen uit meer dan 50 retro sjablonen, ze in minder dan 2 minuten aanpassen aan je behoeften en ze meteen per e-mail naar je team sturen om de vragen vooraf te beantwoorden. Je kunt het geheel helemaal gratis testen: