Tips for å fremme åpen kommunikasjon

Ærlige tilbakemeldinger er et av de absolutte fundamentene for effektivt teamarbeid. Spesielt hvis dere legger stor vekt på kontinuerlig forbedring. Etter min mening gir det bare mening å holde en god sprintretrospektiv hvis det er garantert en viss grad av åpenhet. For å sikre at ærlige tilbakemeldinger blir gitt i sprintretrospektiver, er det viktig at teammedlemmene virkelig føler seg trygge. Jo mer "frykt" teammedlemmene føler for å bli dømt, desto mindre produktive vil retrospektiver og andre tilbakemeldingsøkter være. Her er noen pragmatiske tips for å øke den psykologiske tryggheten:

Skap et avslappet og tillitsfullt miljø:

• • Det er lettere sagt enn gjort, men atmosfæren er selvsagt en viktig faktor som påvirker følelsen av trygghet. Vær oppmerksom på dynamikken i hvordan vanskelige situasjoner håndteres i teamet. Hvis du merker at hele teamet har en tendens til å bli stresset i slike situasjoner, er dette et tegn på at det er for lite "grunnleggende tillit" i teamet. For når man opplever spenninger i vanskelige situasjoner, følger det som regel automatisk at man vegrer seg for å ta opp følsomme temaer fordi man ikke ønsker å vise den følelsen i teamet som ellers oppleves i disse situasjonene. Avspenning og tillit må derfor bli teamets modus operandi.

Ledernes rollemodellfunksjon (gå foran med et godt eksempel):

• • Selv om ledere ofte ønsker å opptre som likeverdige med teamene sine, orienterer (særlig uerfarne) teammedlemmer seg etter lederen sin: Hvordan håndterer lederen vanskelige situasjoner?

    Som leder, spør deg selv når du sist stilte deg opp foran teamet ditt og sa noe sånt som: "Folkens, jeg har virkelig rotet det til ..."
    Hvis du reflekterer over dette, skjer det ofte sjeldnere enn det burde. Hvis du som leder selv skammer deg når du håndterer problematiske saker, er det ikke uvanlig at denne følelsen overføres (om enn ubevisst) til de andre medlemmene i teamet.
    Her kan du iverksette proaktive mottiltak, for eksempel ved å ta initiativ i retrospektiver når du får spørsmålet "Hva gikk ikke så bra?" og håndtere feilene dine på en positiv måte.

Muligheter for anonyme tilbakemeldinger:

• • I samarbeid med mange bedrifter har vi erfart at muligheten til å gi "anonyme tilbakemeldinger" ofte fører til at det blir tatt tak i ting som ellers ville forblitt skjult. Selv om problemet raskt oppstår ved at tilbakemeldingen ikke kan knyttes til en person og derfor virker verdiløs i første omgang, kan den likevel bidra til å øke bevisstheten om det underliggende problemet.

    Først når denne bevisstheten er til stede, kan du, som i trinn 1 og 2, sørge for at du på nytt stiller spørsmål ved hvorfor tilbakemeldingen bare ble gitt anonymt.

Alt i alt er det rimelig å si at det å skape en kultur preget av trygghet og tillit ikke er noen enkel oppgave. Men å forstå hvordan denne kulturen fungerer, og deretter dyrke den frem i teamet over tid, er virkelig en game changer.