Tu as un nouveau collaborateur dans ton équipe, un nouveau membre de l'équipe ou un nouveau Direct Report qui te rend compte et maintenant tu prévois ta première réunion One-On-One ou entretien avec un collaborateur ? Tu trouveras ici tous les conseils pour l'invitation, l'ordre du jour, la modération de ton entretien 1-1 et tout ce qui en découle !
Tout d'abord, si tu souhaites une introduction générale aux réunions régulières en tête-à-tête, n'hésite pas à consulter notre post à ce sujet : Un guide : 6 conseils pour des entretiens 1 à 1 réussis.
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Une étude a montré que plus de 50% de nouveaux collaborateurs ne se sentent pas encore suffisamment préparés pour leur rôle, même après leur onboarding. Dans les petites entreprises et les équipes à distance, ce chiffre dépasse même les 60%.
Les entretiens en tête-à-tête ou avec les collaborateurs restent donc extrêmement importants, même après la fin de l'onboarding.
Source : L'effet d'un mauvais onboarding sur les nouveaux employés
Conseil n°1 pour la première réunion 1 à 1 avec de nouveaux collaborateurs : L'invitation et l'entretien préliminaire
Les personnes qui arrivent dans l'entreprise en tant que nouveaux collaborateurs ou dans une nouvelle équipe en tant que nouveaux membres de l'équipe sont souvent dépassées par le flot de nouvelles informations. C'est pourquoi la première réunion en tête-à-tête avec les nouveaux collaborateurs ou les membres de l'équipe devrait toujours être discutée en personne et annoncée via une invitation par e-mail.
Si la nouvelle routine de réunion 1-on-1 n'est pas abordée personnellement à l'avance, le nouveau collaborateur ou le membre de l'équipe n'aura guère la possibilité de se préparer en conséquence et l'invitation à la réunion risque de se perdre dans le flot d'e-mails et de notifications.
Fais donc une faveur à toi et à ton* rapport direct en abordant personnellement les réunions 1:1 ou les entretiens avec les collaborateurs et donne ainsi à ton* collaborateur la chance de se préparer à la première réunion en tête-à-tête.
Lors de l'entretien préliminaire pour la première réunion en tête-à-tête avec ton Direct Report, tu peux aborder les points suivants :
- Quel est le but de la série un pour un ?
- Quelle est la fréquence de l'entretien en tête-à-tête (par exemple toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois) et quelle est la durée du rendez-vous ?
- Quel jour de la semaine et à quelle heure le rendez-vous doit-il avoir lieu ?
- Quelles sont les attentes concernant le rapport direct pour le premier entretien en tête-à-tête ?
- Quand exactement aura lieu le premier entretien en tête-à-tête ?
Après l'entretien, tu peux aussi envoyer un e-mail d'invitation à ton collaborateur pour le premier entretien en tête-à-tête. Ainsi, le collaborateur peut lire tranquillement par écrit tout ce qu'il y a à savoir sur le face à face. Voici un article avec des exemples : 5 modèles et exemples d'e-mails d'invitation à des réunions en tête-à-tête.
Conseil n°2 pour la première réunion en tête-à-tête avec les nouveaux collaborateurs : La préparation et la mise en place du cadre
La première réunion one-to-one donne la direction à suivre pour toutes les autres réunions one-to-one ou entretiens avec les collaborateurs. C'est pourquoi il est important, en tant que manager, d'être bien préparé pour la première réunion one-to-one ou entretien avec un collaborateur.
Lors de la première réunion 1:1, le manager doit commencer par répéter à la fois les attentes et les avantages pour le collaborateur afin de poser le cadre :
- Attentes envers le collaborateur :
- Une communication ouverte : L'employé doit être prêt à parler honnêtement des défis, des réussites et du feedback.
- Préparation active : Le collaborateur doit se préparer aux entretiens en apportant* des thèmes, des questions ou des préoccupations.
- Participer de manière proactive : La réunion 1:1 ou l'entretien d'évaluation est un espace commun pour parler d'idées, d'objectifs ou de problèmes. C'est à l'employé d'utiliser activement cet espace.
- La responsabilité du développement personnel : Le collaborateur doit aussi voir le 1:1 comme une opportunité de prendre la responsabilité de son développement en demandant un feedback et en définissant des objectifs.
- Avantages pour l'employé :
- Un soutien individuel : L'employé reçoit une plate-forme claire pour discuter de ses besoins, de ses défis et de ses objectifs avec son manager.
- Développement de carrière : Ces entretiens sont l'occasion de planifier ton développement professionnel et d'obtenir un soutien ciblé.
- Clarté et feedback : L'employé reçoit régulièrement un feedback sur son propre travail et une orientation sur les attentes.
- Amélioration de la collaboration : Une communication régulière permet d'établir une meilleure compréhension et une plus grande confiance entre l'employé et le manager.
- Résolution de problèmes : Les préoccupations ou les obstacles peuvent être discutés et résolus à l'avance dans un cadre confidentiel.
Ce n'est qu'une fois que ces conditions générales sont claires et que toutes les questions de l'employé sur le format 1 à 1 sont résolues qu'il faut commencer l'agenda proprement dit.
Conseil n°3 pour le premier entretien d'embauche avec les nouveaux collaborateurs : L'agenda (y compris un exemple d'agenda)
L'ordre du jour des réunions 1 à 1 ou des entretiens d'évaluation est souvent très constant. Cependant, à côté des points récurrents de l'ordre du jour, il faut toujours laisser de la place pour placer des thèmes individuels et s'écarter du format habituel.
L'ordre du jour de la première réunion 1 à 1 ou de l'entretien avec un collaborateur peut par exemple ressembler à ceci :
- Introduction – Attentes et utilité du 1-1 (spécialement pour le premier entretien d'évaluation)
- Progrès : Sur quoi as-tu travaillé ?
- Bloqueurs et défis : Quels sont les bloqueurs ou les défis auxquels tu dois faire face ?
- Objectifs pour la/les prochaine(s) semaine(s)
- Autres points de l'employé (par ex. feedback ou idées)
- Autres points du dirigeant (par exemple, feedback ou échange personnel sur les mises à jour de l'entreprise)
Les deux derniers points du modèle sont importants en tant que réceptacle pour tous les thèmes qui ne correspondent pas aux thèmes précédents. Ainsi, tu t'assures que le collaborateur sait toujours où il peut proposer ses propres thèmes. S'il n'y a pas de "points à suivre", tu peux tout simplement sauter cette partie pendant la réunion.
Bien sûr, l'agenda de l'entretien one-to-one peut être adapté en permanence avec le Direct Report. Pour le premier entretien en tête-à-tête ou avec un collaborateur, il faut cependant éviter de rendre l'agenda trop compliqué. Il est conseillé de commencer simplement, puis d'adapter et de personnaliser l'agenda en permanence grâce aux expériences pratiques.
D'ailleurs, si tu es intéressé par d'autres modèles détaillés pour différentes réunions en tête-à-tête (par exemple hebdomadaires, annuelles, 1-1 avec des collaborateurs difficiles...), consulte l'article correspondant : 15 modèles de réunion 1-1 éprouvés à modifier (gratuits).
Conseil n°4 pour la première réunion 1 à 1 avec de nouveaux collaborateurs : Notes partagées / outil 1 à 1
Par expérience personnelle, je peux dire qu'il est toujours peu engageant et peu professionnel d'avoir une réunion pour laquelle il n'y a pas de notes écrites. Sans notes, on oublie vite ce dont on a parlé la dernière fois en tête-à-tête.
Pour éviter ce problème à l'avance, je te conseille de déterminer, dès le début du premier entretien 1 à 1 ou du premier entretien avec un collaborateur, où tu veux noter les points de l'ordre du jour et les notes pour l'entretien 1 à 1. Il est préférable d'utiliser un outil qui permet de prendre des notes de manière collaborative, que vous pouvez tous les deux consulter et modifier en même temps.
L'utilisation d'un outil 1:1 te permet de formuler et de suivre directement les mesures. Je voudrais citer en particulier notre logiciel de réunion 1-1 Echometer. Il t'aide à organiser des réunions 1-1 plus efficaces en termes de temps, plus amusantes et plus productives. Tu trouveras plus d'informations sur ce site. Tu peux aussi démarrer directement avec l'outil en utilisant le modèle de réunion 1-1 suivant :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
En plus des notes communes, il est bien sûr possible d'écrire des notes privées qui ne seront pas partagées avec le collaborateur. La plupart des outils pour les réunions 1:1 ou les entretiens avec les collaborateurs offrent également une fonction intégrée pour cela.
Conseil n°5 pour la première réunion en tête-à-tête avec les nouveaux collaborateurs : Implique activement les collaborateurs
Il devrait déjà être clair, lors de la première réunion en tête-à-tête, que le feedback de ton collaborateur ou collaboratrice est important pour toi en tant que manager.
Pour souligner encore une fois ce point, à la fin de la première réunion en tête-à-tête, tu devrais demander à nouveau à ton collaborateur de te donner un feedback. Par exemple
- Est-ce que tu penses à quelque chose que nous pourrions faire différemment pour rendre nos réunions en tête-à-tête encore plus agréables pour toi ?
- Devons-nous programmer un rappel pour dans deux mois, puis réfléchir ensemble pour savoir si le format un pour un nous convient en termes de fréquence, de durée de réunion et d'ordre du jour ?
- Selon toi, sur quel point devrions-nous nous concentrer pour les prochaines réunions 1-1 ou entretiens d'évaluation ?
À ce propos : si tu es un dirigeant de développeurs de logiciels, l'article suivant pourrait t'intéresser : 6 Exemples de feedback aux développeurs de logiciels.
Il existe maintenant quelques situations spéciales dans lesquelles les entretiens un-à-un peuvent avoir lieu. Les exemples précédents partent du principe que tu introduis à nouveau les entretiens 1 à 1 ou entre collaborateurs dans ton équipe existante avec des Direct Reports existants. Mais que se passe-t-il lorsqu'un nouvel employé arrive dans une équipe existante ? Ou comment te comporter en tant que manager si tu es la seule personne à être nouvelle, mais que le reste se connaît déjà ? C'est ce que j'aimerais aborder maintenant.
Le premier entretien d'évaluation avec un nouveau membre de l'équipe dans une équipe existante
Lorsqu'un nouveau Direct Report démarre dans l'équipe, il y a quelques éléments à prendre en compte lors de ta première réunion en tête-à-tête en tant que leader de l'équipe, pour que le membre de l'équipe soit onboardé avec succès dans l'équipe.
Voici les 3 conseils les plus importants :
Conseil n°1 pour la première réunion en tête-à-tête avec un nouveau membre de l'équipe : clarifier le rôle & les attentes
Pour une collaboration réussie, il est important que le nouveau Direct Report comprenne exactement quelles sont les attentes.
Réponds donc à la question suivante lors de la première réunion 1-1 ou de l'entretien d'évaluation : quel sera exactement le rôle du nouveau collaborateur/de la nouvelle collaboratrice dans l'équipe ?
Conseil n°2 pour la première réunion 1 à 1 ou l'entretien d'évaluation avec un nouveau membre de l'équipe : expliquer l'équipe et la culture
En tant que nouveau membre de l'équipe, tu dois t'adapter aux structures existantes. En tant que manager, tu as une bonne vue d'ensemble de la manière dont l'équipe fonctionne. Aide donc le nouveau collaborateur à mieux comprendre qui travaille sur quoi dans l'équipe et quelles sont les voies de communication et les routines typiques lors du premier entretien 1 à 1 ou de collaboration.
La culture d'équipe est également un facteur important. Partage donc avec le nouveau Direct Report ce à quoi tu accordes de l'importance en tant qu'équipe dans la collaboration. Il se peut même qu'il y ait des accords de travail spécifiques dont vous pouvez discuter (plus d'informations à ce sujet) : Working Agreements : 10 exemples et modèles).
Propose également au nouveau membre de l'équipe de l'aider à se connecter avec les autres membres de l'équipe et de l'inviter à des réunions communes. Il est bien sûr également judicieux de proposer un "mentor" en dehors de ton équipe.
Conseil n°3 pour la première réunion en tête-à-tête avec un nouveau membre de l'équipe : laisser de la place pour les questions.
En tant que manager, tu es responsable de l'intégration réussie du nouveau Direct Report. C'est pourquoi, lors de ta première réunion en tête-à-tête avec le nouveau membre de l'équipe, laisse suffisamment de place aux questions et offre ton soutien :
- De quoi as-tu le plus besoin en ce moment pour ton intégration ?
- Quelle est pour toi la prochaine étape la plus importante pour ton intégration ?
- Jusqu'à quand aimerais-tu pouvoir dire de toi-même que l'initiation est terminée pour toi ?
- Quand devons-nous vérifier ensemble le statut de ton intégration la prochaine fois ?
Il est préférable de noter les questions et les réponses du nouveau membre de l'équipe dans les notes de ta réunion 1 à 1 ou de ton entretien d'évaluation. Tu pourras ainsi t'y référer plus tard.
Les premières réunions en tête-à-tête en tant que manager dans une toute nouvelle équipe
Si tu es un nouveau dirigeant et que tu arrives dans une équipe existante, les réunions en tête-à-tête sont un bon moyen d'établir une relation personnelle avec tous les membres de l'équipe et de connaître les différentes forces et perspectives.
Pour cette situation, j'ai quelques conseils spécifiques à te donner :
Conseil n°1 pour les dirigeants de nouvelles équipes : utiliser les premières réunions en tête-à-tête pour établir d'abord la relation.
La base la plus importante pour une collaboration réussie est une relation de confiance. Utilise donc les premiers entretiens en tête-à-tête pour apprendre à connaître les nouveaux membres de ton équipe.
Utilise pour cela des questions comme
- Qu'est-ce qui t'a amené à jouer ce rôle ?
- Qu'est-ce qui te plaît le plus dans ton travail, qu'est-ce qui te motive ?
- Que fais-tu en dehors du travail ? (Il est préférable de poser cette question seulement après avoir partagé quelque chose sur tes loisirs personnels).
- Qu'est-ce qui est particulièrement important pour toi chez un manager et dans la collaboration en équipe ?
Assure-toi de partager des détails personnels sur toi aussi. La construction d'une relation n'est pas à sens unique.
S'il te plaît, fais-toi une faveur et ne saute pas cette étape. Crois-moi, le temps passé à construire une relation est bien investi.
Conseil n°2 pour les dirigeants de nouvelles équipes : aborder les points forts et les points faibles
Même si tout semble rose au début, il finira par être évident que ton équipe a à la fois des forces et des faiblesses – tout comme toi en tant que leader.
Il est important de pouvoir aborder ouvertement les erreurs et les faiblesses au sein de l'équipe. En tant que manager, tu dois montrer l'exemple.
Une fois que tu as prouvé que tu peux parler ouvertement de tes propres erreurs et faiblesses, tu peux aussi parler beaucoup plus facilement de tes erreurs avec tes collaborateurs et ton équipe.
Répète sans cesse l'importance que tu accordes à une culture de l'erreur ouverte, puis montre l'exemple en partageant tes propres erreurs ou les comportements et situations dans lesquels tu n'étais pas satisfait de toi.
Conseil n°3 pour les cadres dans les nouvelles équipes : L'intégrité en cas de conflit
En cas de conflits dans les équipes, tu as la chance de connaître les différentes perspectives des membres de l'équipe lors de discussions en tête-à-tête. Tu dois cependant toujours rester objectif et neutre. Ne prends jamais le parti d'une personne lors des 1-1 ou des entretiens avec les collaborateurs, mais explique clairement que ton objectif est de trouver une solution objective et raisonnable.
Il ne doit pas t'arriver de donner raison à des individus lors d'un conflit entre Peter et Sabine en réunion 1 à 1.
Cette contradiction sera tôt ou tard révélée et remettra en question ton intégrité en tant que leader. Dans le pire des cas, tu perdras la confiance de ton équipe.
Donc : reste toujours neutre même lors des réunions 1 à 1 ou des entretiens avec les collaborateurs.
La meilleure façon de gérer les conflits au sein de l'équipe : parle du conflit avec toutes les personnes concernées (par exemple dans ta rétrospective d'équipe) et non dans des réunions 1 à 1.
Prêt pour la première réunion en tête-à-tête ou l'entretien d'embauche avec ton nouveau Direct Report
Le simple fait que tu aies lu cet article montre qu'il est important pour toi de bien remplir ton rôle de manager. Tes collaborateurs peuvent être reconnaissants d'avoir des réunions en tête-à-tête avec toi ! 😊
Si tu veux améliorer facilement tes réunions 1-1, je te conseille ce qui suit : essaie gratuitement l'outil Echometer en utilisant par exemple le modèle ci-dessous :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
