Toute équipe performante a besoin d'arrêts au stand réguliers – non pas pour changer de pneus, mais pour obtenir un feedback, un développement personnel et un ajustement des objectifs. Les réunions en tête-à-tête entre le manager et le collaborateur sont exactement cela : les arrêts courts mais extrêmement pertinents qui permettent de s'assurer que personne ne reste sur la touche.
Dans le meilleur des cas, il s'agit bien sûr même de plus que de "ne pas rester sur le carreau" : de bonnes réunions en tête-à-tête peuvent donner un coup de fouet à ton équipe.
Ce qui nous amène au sujet : Un modèle de réunion trimestrielle 1 à 1 entre le manager et les collaborateurs.
Le fait qu'ils aient lieu exactement tous les trimestres ou qu'ils aient une autre fréquence peut d'ailleurs jouer un grand rôle – nous y reviendrons.
Qu'il s'agisse d'un entretien numérique ou virtuel en tête-à-tête, les réunions en tête-à-tête offrent un espace pour le feedback et donc pour le développement personnel, indispensable dans le monde du travail actuel.
Tout d'abord, si tu n'es pas encore sûr de savoir à quoi ressemblent de bonnes réunions en tête-à-tête, consulte notre guide : Le guide avec 6 conseils pour réussir les entretiens en tête-à-tête.
Une réunion trimestrielle en tête-à-tête est-elle suffisamment fréquente ?
Bonne question... La fréquence des réunions 1 à 1 dépend de la taille de l'équipe et des besoins individuels. Par exemple, si tu as une équipe de dix Direct Reports, une réunion mensuelle en one-to-one est un bon rythme. Des équipes plus petites ou des projets plus intensifs pourraient également nécessiter des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires.
En même temps, j'ai déjà parlé avec certains cadres qui ont 20 à 30, voire plus pour certains, Direct Reports. Dans ce cas, il est tout à fait courant de ne parler personnellement à ses collaborateurs qu'une fois par trimestre.
En outre, cela dépend évidemment de la connaissance que tu as déjà de ton équipe. Dans une phase d'apprentissage, des entretiens hebdomadaires en tête-à-tête sont appropriés.
Dans les équipes Agile ou Scrum, où la communication régulière joue de toute façon un rôle central, les réunions devraient être adaptées aux échanges existants. Il se peut que certaines réflexions au niveau individuel ne soient pas nécessaires si vous discutez déjà dans la rétrospective de la manière dont certains bugs sont apparus.
Ce n'est que pour le développement individuel des collaborateurs qu'un entretien régulier, par exemple trimestriel, en tête-à-tête, est nécessaire. Celui-ci peut bien sûr aussi être utile sous forme numérique ou virtuelle si l'équipe travaille à distance.
L'image ci-dessous souligne d'ailleurs un point important : en tendance, une réflexion plus fréquente sur le statu quo signifie également une vitesse de changement ou d'amélioration plus rapide. 🙂
Bon modèle pour les réunions trimestrielles en tête-à-tête (Doc)
Le fait que tu aies cliqué sur cet article m'indique que tu cherches un modèle de document pour des réunions trimestrielles en tête-à-tête. Les modèles peuvent bien sûr avoir différents objectifs.
C'est pourquoi je t'ai enregistré ici un modèle de document qui devrait bien accompagner l'entretien trimestriel classique. Plus loin, je te donnerai des idées pour enrichir la routine de la réunion avec d'autres questions.
Commençons par le modèle pour les réunions trimestrielles 1 à 1. Tu peux d'ailleurs l'enregistrer en tant que document sous le modèle proprement dit, mais aussi en tant que document PDF, Google Sheets ou Word. Il suffit de cliquer sur le bouton "Plus".
Echauffement
- Comment s'est passé ton dernier trimestre de ton point de vue, sur une échelle de 1 (très mauvais) à 10 (très bon) ?
🏆 Thèmes du leader : réussites & progrès
- Un regard sur tes objectifs : Où en es-tu actuellement ?
- Quelles ont été tes plus grandes réussites au cours du dernier trimestre ?
- Qu'est-ce que tu as appris au cours du dernier trimestre et quelles compétences as-tu développées ?
- A quel point es-tu satisfait de ton développement personnel au cours des 3 derniers mois ?
- Qu'est-ce qui ne s'est pas passé comme prévu et pourquoi ?
🗣️ Sujets abordés par le collaborateur direct (nom)
- ...
⚠️ Thèmes du leader : défis & soutien
- Quels sont les obstacles auxquels tu as dû faire face ?
- Y a-t-il des ressources ou du soutien dont tu as besoin ?
📈 Thèmes du leader : développement & objectifs
- Y a-t-il de nouvelles compétences que tu souhaites développer ?
- Comment tes priorités s'alignent-elles avec les tâches de l'équipe ?
- Quels sont tes principaux objectifs pour le prochain trimestre ?
- Comment puis-je t'aider à te rapprocher de tes objectifs de carrière ?
Conclusion
- Résumons les tâches que nous avons notées lors de cette réunion.
- Feedback : Que puis-je faire de mieux pour te guider et/ou guider l'équipe ?
- Y a-t-il autre chose dont nous devrions discuter ?
⁉️ Vérification de l'humeur (sondage)
Télécharger le modèle en PDF imprimable
Aperçu de l'article : Modèle PDF
Si tu souhaites télécharger le modèle ci-dessus sous forme de PDF imprimable, il te suffit de cliquer sur l'image ci-dessous. Tu peux ensuite modifier le modèle de manière flexible ou l'imprimer.
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Télécharger le modèle en tant que document Word
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête Microsoft Word
Si tu souhaites télécharger le modèle ci-dessus sous forme de document Word, il te suffit de cliquer sur l'image ci-dessous. Tu peux ensuite modifier le modèle de manière flexible ou l'imprimer.
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Télécharger le modèle en tant que Google Docs
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête Google Docs
Si tu veux éditer le modèle ci-dessus en tant que Google Docs, clique simplement sur l'image ci-dessous. Ensuite, tu peux modifier le modèle de manière flexible en le copiant.
🚸 Attention : tu dois être connecté à Google pour pouvoir copier (et donc modifier) le modèle en haut à gauche du menu.
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Comme tu le vois, l'objectif d'un entretien trimestriel en tête-à-tête est avant tout de faire un zoom arrière. Dans la vie de tous les jours, c'est souvent très difficile, c'est pourquoi il est nécessaire d'y consacrer un temps dédié.
Ne te laisse pas tromper par l'ordre du jour : En principe, ton objectif devrait être que ton collaborateur intrinsèquement motivé apporte lui-même la majorité des thèmes.
Passons maintenant à un modèle qui aborde l'entretien trimestriel en tête-à-tête de manière un peu plus créative.
"Pourquoi mes collaborateurs n'apportent-ils jamais de thèmes dans les réunions 1:1 ?"
"Lors de mes réunions 1:1, il est agaçant de prendre des notes tout en se concentrant sur le collaborateur".
"Les collaborateurs n'optimisent tout simplement pas leurs boucles de feedback et leurs processus de travail".
"Oui, les réunions 1:1 avec mes collaborateurs devraient être mon principal rendez-vous – mais il me manque un guide pour cela".
"Les collaborateurs ne s'intéressent tout simplement pas au point de vue du client".
"Je ne sais pas comment développer mes collaborateurs dans des réunions 1:1 sur une longue période".
"Les collaborateurs mettent trop rarement en œuvre les mesures issues des réunions 1:1".
"Je ne sais pas comment développer les soft skills des collaborateurs lors de réunions 1:1".
"Les collaborateurs n'ont tout simplement pas d'objectifs de développement intrinsèques".
"Je n'ai pas le temps de préparer des réunions 1:1 et je suis donc insatisfait de mes résultats".
"Les collaborateurs ne s'approprient tout simplement pas l'objectif de notre équipe".
2 autres modèles utiles pour les réunions en tête-à-tête (Doc)
Après avoir discuté avec une centaine de cadres supérieurs au cours des derniers mois, j'ai remarqué un schéma.
De nombreux superviseurs intègrent de temps en temps de petits sondages dans leur réunion en tête-à-tête. Cela signifie qu'ils posent quelques questions et demandent à l'employé a) s'il est d'accord avec une affirmation (par exemple de 1 à 7) et ensuite b) pourquoi il ou elle a répondu ainsi.
Voici ce qu'ils attendent de ces micro-sondages en 1:1 :
- Plus de variété et d'engagement dans l'entretien 1 à 1
- Adopter de nouvelles perspectives
- Mesure des indicateurs clés de performance (soft) comme la satisfaction au fil du temps
Et bien sûr, tu peux également utiliser cette idée pour ta réunion trimestrielle en tête-à-tête. J'ai rassemblé ici cinq affirmations qui se concentrent sur les conditions préalables importantes d'un collaborateur performant.
Tu peux aussi télécharger ce modèle sous forme de document, mais ce qui est encore mieux, c'est ce qui suit : Dans notre logiciel de réunion one-to-one, nous avons un outil intégré qui permet de visualiser les résultats dans le temps sous forme de métriques et qui te donne des conseils grâce à un assistant AI – n'hésite pas à regarder sans te connecter en cliquant sur le bouton ci-dessous.
⁉️ Vérification de l'humeur (approbation de 1 à 7) : Développement personnel
- "Mes tâches de travail progressent généralement très rapidement, même si un feedback externe est nécessaire".
- "Si j'observe un comportement sous-optimal, je sais comment attirer l'attention de mes collègues de manière constructive".
- "J'obtiens des résultats constructifs Réactions à la fois à mon travail et à mon développement personnel".
- "Je vois un parcours professionnel attrayant dans l'entreprise devant moi". #Croissance
- "Ces dernières semaines, j'ai très souvent pu voir mes Points forts utiliser au travail".
Voici à quoi ressemble cette enquête dans Echometer :
Télécharger le modèle en PDF imprimable
Aperçu de l'article : Modèle PDF
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Télécharger le modèle en tant que document Word
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête Microsoft Word
Si tu souhaites télécharger le modèle ci-dessus sous forme de document Word, il te suffit de cliquer sur l'image ci-dessous. Tu peux ensuite modifier le modèle de manière flexible ou l'imprimer.
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Télécharger le modèle en tant que Google Docs
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête Google Docs
Si tu veux éditer le modèle ci-dessus en tant que Google Docs, clique simplement sur l'image ci-dessous. Ensuite, tu peux modifier le modèle de manière flexible en le copiant.
🚸 Attention : tu dois être connecté à Google pour pouvoir copier (et donc modifier) le modèle en haut à gauche du menu.
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Télécharger le modèle en tant que Google Sheets
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête de Google Sheets
Si tu souhaites recevoir un modèle de check-in hebdomadaire sous forme de feuille Google modifiable, clique simplement sur l'image ci-dessous. Tu peux ensuite modifier le modèle de manière flexible et l'imprimer par exemple.
🚸 Attention : tu dois être connecté à Google pour pouvoir copier (et donc modifier) le modèle en haut à gauche du menu.
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Télécharger le modèle au format Excel ou XLXS
Aperçu de la situation : Modèle Excel ou XLSX
Si tu souhaites télécharger le modèle ci-dessus sous forme de XLSX imprimable ou modifiable, il te suffit de cliquer sur l'image ci-dessous. Tu peux ensuite modifier le modèle de manière flexible ou l'imprimer.
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Comme tu peux le constater, les déclarations abordent des aspects centraux d'un collaborateur satisfait.
Une autre condition préalable à des collaborateurs sains et productifs est bien sûr un bon manager. Oui, je parle de toi.
Et pour cela aussi, il y a bien sûr des déclarations que tu peux prendre avec toi lors de ton entretien en tête-à-tête. Concrètement, voici 4 points d'ancrage comportementaux sur lesquels tu peux réfléchir avec ton collaborateur lors d'une réunion trimestrielle en tête-à-tête.
⁉️ Vérification de l'humeur (approbation de 1 à 7) : Qualité du leadership
- "Je suis vraiment contente de mon chef d'équipe". #JobSatisfaction
- "Mon chef d'équipe fait régulièrement des zooms arrière pour voir les supérieurs. Objectifs de l'équipe, d'expliquer la stratégie et la vision".
- "Mon chef d'équipe remet les choses en question de manière constructive". #Feedback #Leadership
- "Mon chef d'équipe donne l'exemple de ce qu'il attend de nous en tant qu'équipe". #Leadership
Voici à quoi ressemble cette enquête dans Echometer :
Télécharger le modèle en PDF imprimable
Aperçu de l'article : Modèle PDF
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Télécharger le modèle en tant que document Word
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête Microsoft Word
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Télécharger le modèle en tant que Google Docs
Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête Google Docs
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Aperçu de la situation : Modèle de réunion en tête-à-tête de Google Sheets
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🚸 Attention : tu dois être connecté à Google pour pouvoir copier (et donc modifier) le modèle en haut à gauche du menu.
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Télécharger le modèle au format Excel ou XLXS
Aperçu de la situation : Modèle Excel ou XLSX
Si tu souhaites télécharger le modèle ci-dessus sous forme de XLSX imprimable ou modifiable, il te suffit de cliquer sur l'image ci-dessous. Tu peux ensuite modifier le modèle de manière flexible ou l'imprimer.
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17 questions intelligentes pour ton entretien en tête-à-tête par trimestre
Voilà, tu devrais maintenant avoir une bonne base pour ton entretien trimestriel en tête-à-tête.
Et pourtant, j'ai encore d'autres conseils à te donner. Car une chose est ton agenda – l'autre chose sont les questions créatives que tu poses au milieu de la bataille des mots. C'est justement dans les entretiens trimestriels en tête-à-tête qu'il vaut la peine d'adopter une perspective à vol d'oiseau – et la liste de questions suivante t'y aidera.
🧘♀️ Questions en tête-à-tête avec focalisation sur le positif
- Si tu pouvais ajouter une responsabilité ou un pouvoir de décision à ton rôle, lequel serait-ce ?
- Quelle compétence aurait le plus d'impact sur tes performances personnelles si tu la maîtrisais ?
- Qu'as-tu appris de nouveau ces derniers temps (dans ta vie privée ou professionnelle) ?
- Quand as-tu aidé pour la dernière fois un autre membre de l'équipe à se développer ?
- Quelles sont les 3 meilleures choses que tu souhaites pour toi professionnellement dans les 1 à 2 prochaines années ?
- Quand as-tu vécu pour la dernière fois un état de flow au travail ? À quel point est-il facile pour toi d'entrer dans le flow ?
- Comment nommerais-tu le rôle informel que tu assumes dans l'équipe et pourquoi ? (par exemple, "Head of Happiness")
- Qu'est-ce qui t'inspire actuellement ? Qu'est-ce qui te donne de l'énergie en ce moment ?
🦋 Questions d'amélioration en tête-à-tête
- Si tu étais le PDG de cette organisation, que ferais-tu différemment ?
- Quelles sont les choses qui te privent d'énergie ?
- Qu'est-ce qui te manque actuellement dans ton travail ?
- Si tu pouvais changer une chose dans ton travail, qu'est-ce que ce serait ?
- Quand as-tu eu du mal à changer de contexte entre les tâches ?
- Quand as-tu contribué pour la dernière fois à l'amélioration d'un processus au sein de notre équipe ?
- Si tu pouvais déléguer une de tes responsabilités à quelqu'un d'autre, laquelle serait-ce ?
- Quelles sont les choses qui te ralentissent ou qui bloquent régulièrement ton travail ?
- Quelle question te poserais-tu à toi-même si tu étais ton coach ?
Alors, tu es impatient de poser ces questions lors de ta réunion en tête-à-tête ? Très bien, je m'en réjouis.
Si tu souhaites encore plus d'input créatif, je te recommande notre article correspondant : 129 Questions géniales de réunion en tête-à-tête (par le psychologue).
15 autres modèles de réunions en tête-à-tête (au format Doc, PDF, etc.)
Tu l'as probablement déjà deviné. Bien sûr, il existe encore bien d'autres modèles de réunions en tête-à-tête que tu pourras utiliser tôt ou tard.
Je parle par exemple de modèles pour ta réunion en tête-à-tête sur le salaire, ton entretien avec un collaborateur difficile ou avec un tout nouveau collaborateur.
Pour tous ces cas d'utilisation, nous avons d'autres modèles que tu trouveras dans cet article : Réunions 1:1 : 15 modèles éprouvés à éditer (gratuit)
Conclusion : modèle de document pour des réunions trimestrielles 1 à 1
Tout d'abord, félicitations : si tu mènes consciencieusement un entretien en tête-à-tête avec tes collaborateurs tous les trimestres, tu prends ton rôle de dirigeant plus au sérieux que la moyenne.
Le texte présenté ici ne doit cependant pas te faire oublier une sagesse : Il y a d'innombrables questions à poser – mais le plus important est que tu adaptes l'entretien à ton collaborateur de manière individuelle.
Notre assistant AI Meeeting pour les réunions en tête-à-tête peut d'ailleurs t'aider dans ton entretien. Si tu veux en savoir plus, consulte notre site web : Le meilleur logiciel de réunion 1-to-1.
La plupart des coachs Agile tournent en rond...
...et traiter les symptômes superficiels. Il est temps d'utiliser la psychologie – pour un changement d'état d'esprit durable.
