1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

Jos Sherlock Holmes olisi tiimin johtaja, mitä hän tekisi? Kyllä, aivan oikein. Hän herättäisi pilkkaa pitämällä Deerstalker-lippistä päässään toimistossa ja nettipuheluissa. Mutta en tarkoita sitä.

Sherlock Holmes on hyvin älykäs, joten hän päätyisi nopeasti ilmeiseen johtopäätökseen: Suhde ja viestintä tiiminsä jäsenten kanssa on yksi tiimin menestyksen tärkeimmistä vipuvarsista. Ja on olemassa erityisesti yksi kokous, joka on suunniteltu juuri tätä varten: kahdenkeskinen kokous kollegoiden kanssa (jota varten on olemassa joitakin ammattimaisia kahdenkeskisiä malleja, mutta siitä lisää hetken kuluttua).

Joten, Sherlock, oletko jo asettanut asianmukaisen arvon 1-to-1-keskusteluille? Vai kuuluvatko sinun 1-1-keskustelusi alla olevassa lainauksessa mainittuun 52%:hen? Oli miten oli, tämä teksti auttaa sinua nostamaan kahdenkeskiset keskustelusi seuraavalle tasolle. Erityisesti ilmaiset mallipohjamme ja malliesityslistat kahdenkeskisiä keskusteluja varten auttavat sinua.

52% työntekijöistä menettää huomionsa kokouksissa ensimmäisten 30 minuutin aikana.

Notta.AI-kokoustilastot (katso Tweet)

Kuten edellä todettiin, kahdenkeskisillä tapaamisilla on erilaiset tavoitteet. Lintuperspektiivistä katsottuna kyse on yksinkertaisesti työntekijöiden johtamisesta henkilökohtaiseen vuoropuheluun (ammattimaisen 1-to-1-kokousmallin kanssa tai ilman).

Jos johdan huonosti, pahimmassa tapauksessa parhaat työntekijäni irtisanoutuvat ilman, että olisin valmistautunut siihen. Toinen seuraus olisi, että tiimin tavoitteet epäonnistuvat täysin, koska tiimin jäsenten toimet eivät ole yhteensovitettuja. Molemmat heittäisivät erittäin huonon valon pätevyyteeni johtajana eli pomona. Tässä olemme siis hyvien kahdenkeskisten kokousten ensimmäisessä tavoitteessa (huonot kahdenkeskiset kokoukset johtavat todennäköisemmin reaktioon, jonka näkee seuraavassa kuvassa…).

Tämän perusteella kahdenkeskisten tapaamisten ensimmäinen tavoite on rakentaa hyvä, luottamuksellinen ja kunnioittava suhde tiimini jäseniin. Vasta sen jälkeen ristiriidat ja jännitteet kerrotaan minulle avoimesti. Se on myös ainoa tapa, jolla voin täyttää roolini palvelevana johtajana tai valmentajana ja auttaa työntekijöitä kehittymään edelleen. Hyvät henkilökohtaiset mallit, olivatpa ne sitten painettuja tai digitaalisia, voivat tietenkin auttaa tässä.

Ei kaikissa kahdenkeskisissä tapaamisissa, mutta monissa säännöllisissä kahdenkeskisissä tapaamisissa toisena keskeisenä tavoitteena on varmistaa, että tiimini jäsenten toiminta tai tehtävät toteutetaan oikein. Se, missä määrin minun on puututtava tähän asiaan, riippuu suuresti suoran alaiseni kypsyystasosta. Periaatteessa kahdenkeskinen tapaaminen (virtuaalinen tai toimistolla pidetty) voi kuitenkin olla hyvä tilaisuus ratkaista meneillään olevissa tehtävissä olevia esteitä, haastaa ja viitata tiimikollegoille oikeissa paikoissa tiimin sisäisen viestinnän vahvistamiseksi.

Olen muuten nyt tehnyt myös YouTube-videon, jossa esittelen pienen tutkimukseni tulokset: Kysyin 100 johtajalta laadullisissa haastatteluissa, miksi he itse asiassa pitävät kahdenkeskisiä kokouksia, joten 1:1-kokousten tarkoitus on hyvä:

Play

Haluaisin antaa sinulle tässä vaiheessa yhden konkreettisen vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan hyvän kahdenkeskisen keskustelun tavoitteen: sovita se suoraan raporttiisi. Jotkut haluavat esimerkiksi enemmän palautetta, kun taas toiset haluavat enemmän ohjausta nykyiseen toimintaansa liittyen. Tämä näkyy myös esimerkiksi näissä Z-sukupolvea koskevissa tilastoissa.

76% Z-sukupolven työntekijöistä haluaa enemmän mahdollisuuksia oppia ja soveltaa uusia taitoja.

Workforce Confidence Index, 2022 (katso Tweet)

Muuten: Jos olet ohjelmistokehittäjien johtaja, seuraava artikkeli saattaa kiinnostaa sinua: 6 Esimerkkejä palautteesta ohjelmistokehittäjille .

Ennen kuin siirrymme ilmaisiin tulostettaviin malleihin, esityslistanäytteisiin, näytteisiin ja kysymyksiin kahdenkeskisiä keskusteluja varten, haluaisin antaa sinulle hieman kriittistä ajattelemisen aihetta.

Kun esimiehet pyytävät minulta mallia tai esityslistan mallia kahdenkeskisiä tapaamisia varten, olen varovainen. Mitä he tarkalleen ottaen yrittävät saavuttaa? Siksi haluaisin laatia lyhyen tarkistuslistan siitä, mikä on ominaista hyville ja huonoille kahdenkeskisille tapaamisille:

Pointtini on: Luuletko, että teet 1-to-1-kokouksistasi parempia käyttämällä samaa mallia tai esityslistaa jokaisessa kokouksessa ja jokaiselle tiimin jäsenelle? Toivottavasti et. 

On parempi, että mukautat kumpikin kussakin tapauksessa. Siksi suosittelen, että käytät erilaisia malleja tai lomakkeita omaan tilanteeseesi sopivia, jotta saavutat edellä mainitut tavoitteet: energiset ja tuottavat 1:1-keskustelut. Alla olevat tulostettavat mallit voivat auttaa sinua juuri siinä. 

Mallien sisältö on muuten peräisin Echometer-ohjelmistosta 1-to-1-puheluita varten. Jos siis haluat tehdä sen erityisen helpoksi itsellesi, kokeile työkalua ilmaiseksi.

Vielä yksi vinkki: Jos olet kiinnostunut yleisestä johdannosta kahdenkeskisiin tapaamisiin, tutustu aihetta käsittelevään postaukseemme: Opas: 6 vinkkiä onnistuneisiin 1-to-1-keskusteluihin.

Kysymykseen “Miten aloittaa kahdenkeskinen tapaaminen työntekijöiden kanssa” voin viitata edellä olevaan: Jotta voit rehellisesti kuulla työntekijöidesi mielipiteen, sinun on luotava hyvät suhteet heihin. Hyvä suhde auttaa luomaan edellytykset hyville kahdenkeskisille keskusteluille: Rento keskusteluilmapiiri.

Olipa kyseessä sitten nuorempi tai vanhempi esimies, suorat alaiset hermostuvat säännöllisesti puhuessaan henkilökohtaisesti omalle pomolleen. Heillä on asenne: “Älä sano mitään väärää”. Tämä asenne on tietenkin myrkkyä hyvälle keskustelulle ja rennolle ilmapiirille. Se on huono perusta hyvän kahdenkeskisen tapaamisen asialistalle.

Tässä kohtaa tulee kuvaan pieni temppu tai vinkki hyviin kahdenkeskisiin tapaamisiin: kokouksen jäänmurtajat eli tarkistuskysymykset, jotka rikkovat keskustelun jään ja vähentävät suoran raportin hermostuneisuutta. Seuraavassa on muutamia ehdotuksia hyviksi ja hauskoiksi kahdenkeskisten tapaamisten jäänmurtajiksi:

Päästään vihdoin tämän artikkelin ytimeen – tulostettaviin kahdenkeskisten kokousten malleihin henkilökohtaisia keskusteluja varten.

Ensinnäkin: Voit tietenkin myös muokata ilmaisia malleja ja lomakkeita kielesi mukaan saksaksi, espanjaksi, hollanniksi, ranskaksi, portugaliksi, suomeksi tai ruotsiksi. Vaihda vain kieli verkkosivustomme oikeassa yläkulmassa, niin malli näkyy omalla kielelläsi.

Aloitetaan siis viikoittaisten tai kuukausittaisten kahdenkeskisten tapaamisten vakiomallilla.

Seuraava lomake soveltuu käytettäväksi ilmaisena pohjana viikoittaisiin kahdenkeskisiin kokouksiin työntekijöiden kanssa. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, toiminnoillasi ja muodoillasi riippuen siitä, järjestätkö kokouksen etänä eli virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit eli ilmainen esityslista on sinulle hyvänä mallina esimiehenä keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Jos et ole nähnyt sitä: Voit myös avata, muokata, ladata ja tulostaa tämän yksi yhteen -mallin muissa muodoissa (kuten PDF tai Microsoft Word), kuten edellä on mainittu kytkimissä. Ladattavat mallit ovat englanninkielisiä, kuten olet ehkä jo nähnytkin. Voit kopioida yllä olevan tekstin tai käyttää Deepl-työkalua kääntäjänä, jos haluat one-to-one-työntekijäkokousmallin jollain muulla kielellä (esim. espanjaksi, hollanniksi, portugaliksi, ranskaksi, suomeksi, italiaksi tai ruotsiksi).

Nyt on vuorossa malli kahden viikon välein pidettäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten. Tässä videossa esittelen mallin ja annan myös jännittäviä lisävinkkejä, joita et löydä tästä tekstistä:

Play

Seuraava lomake soveltuu käytettäväksi ilmaisena pohjana joka toinen viikko järjestettävään kahdenkeskiseen kokoukseen työntekijöiden kanssa. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, toiminnoillasi ja muodoillasi riippuen siitä, järjestätkö kokouksen etänä eli virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit eli ilmainen esityslista on sinulle hyvänä mallina esimiehenä keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Tämä olen muuten minä alla olevalla YouTube-videolla. Jos haluat hieman lisää taustaa kuukausittaisten kahdenkeskisten tapaamisten malliin, katso video.

Jos haluat lähestyä kahdenkeskistä keskustelua mahdollisimman fiksusti, koet videolla muutamia aha-hetkiä:

Play

Seuraava lomake sopii ilmaiseksi pohjaksi kuukausittaiseen kahdenkeskiseen työntekijätapaamiseen tai -keskusteluun. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja kannattaa rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja muodoillasi riippuen siitä, järjestätkö kokouksen etänä vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista toimivat sinulle johtajana hyvänä mallina keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Seuraava lomake sopii ilmaiseksi pohjaksi neljännesvuosittain järjestettävään kahdenkeskiseen työntekijätapaamiseen tai -keskusteluun. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja kannattaa rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja muodoillasi riippuen siitä, järjestätkö kokouksen etänä vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista toimivat sinulle johtajana hyvänä mallina keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Jos et ole nähnyt sitä: Voit myös avata, muokata, ladata ja tulostaa tämän yksi yhteen -mallin muissa muodoissa (kuten PDF tai Microsoft Word), kuten edellä on mainittu kytkimissä. Ladattavat mallit ovat englanninkielisiä, kuten olet ehkä jo nähnytkin. Voit kopioida yllä olevan tekstin tai käyttää Deepl-työkalua kääntäjänä, jos haluat one-to-one-työntekijäkokousmallin jollain muulla kielellä (esim. espanjaksi, hollanniksi, portugaliksi, ranskaksi, suomeksi, italiaksi tai ruotsiksi).

Olen myös nauhoittanut videon tästä asiasta sillä välin: Mukaan lukien 7 vinkkiä tuottavaan neljännesvuosittaiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen.. Katsokaa vapaasti:

Play

Seuraava lomake sopii käytettäväksi maksuttomana pohjana kahdenkeskisiin tapaamisiin tai keskusteluihin hankalien työntekijöiden kanssa. Kuten sanottu, sen voi periaatteessa myös tulostaa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa pohjaa omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja formaateillasi riippuen siitä, pidätkö kokouksen etänä vai paikan päällä. Kahdenkeskiset esimerkit tai maksuton esityslista ovat toivottavasti hyvä malli sinulle esimiehenä keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Seuraava lomake sopii käytettäväksi ilmaiseksi mallina uuden työntekijän kanssa pidettävään kahdenkeskiseen tapaamiseen tai keskusteluun. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, toiminnoillasi ja muodoillasi riippuen siitä, pidätkö kokouksen etänä eli virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti nämä kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen agenda ovat sinulle esimiehenä hyvä malli työntekijöidesi kanssa käytäviä keskusteluja varten:

Jos et ole nähnyt sitä: Voit myös avata, muokata, ladata ja tulostaa tämän yksi yhteen -mallin muissa muodoissa (kuten PDF tai Microsoft Word), kuten edellä on mainittu kytkimissä. Ladattavat mallit ovat englanninkielisiä, kuten olet ehkä jo nähnytkin. Voit kopioida yllä olevan tekstin tai käyttää Deepl-työkalua kääntäjänä, jos haluat one-to-one-työntekijäkokousmallin jollain muulla kielellä (esim. espanjaksi, hollanniksi, portugaliksi, ranskaksi, suomeksi, italiaksi tai ruotsiksi).

Seuraava lomake sopii käytettäväksi ilmaiseksi mallina työntekijöiden kanssa pidettävään kahdenkeskiseen tapaamiseen tai keskusteluun 90 päivän jälkeen työsuhteessa. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, toiminnoillasi ja muodoillasi riippuen siitä, pidätkö kokouksen etänä eli virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti nämä kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen agenda ovat sinulle esimiehenä hyvä malli työntekijöidesi kanssa käytäviä keskusteluja varten:

Folgendes Formular eignet sich als kostenlose Vorlage für dein Einzelgespräch bzw. Gespräch mit Mitarbeitern im neuen Jahr. Wie gesagt, es ist grundsätzlich auch ausdruckbar. Es versteht sich von selbst, dass du die Vorlage natürlich mit eigenen Ideen, Aktivitäten und Formaten anreichern kannst und solltest, abhängig davon, ob du das Meeting remote bzw. virtuell oder vor Ort durchführst. Die Einzelgesprächsbeispiele bzw. die kostenlose Agenda ist dir als Führungskraft hoffentlich ein gutes Muster für das Gespräch mit deinen Mitarbeitern:

Jos haluat muuten pitää 1:1-kokouksesi mieluiten tulostettavan Excel-mallin avulla, katso tämä video (englanniksi) – minulla on siinä jopa bonuksetu vinkki sinulle:

Play

Folgendes Formular eignet sich als kostenlose Vorlage für dein Onboarding Eins-zu-Eins-Meeting bzw. Gespräch. Wie gesagt ist es grundsätzlich auch ausdruckbar. Es sei gesagt, dass du die Vorlage natürlich mit eigenen Ideen, Aktivitäten und Formaten anreichern kannst und solltest, abhängig davon, ob du das Meeting remote bzw. virtuell oder vor Ort durchführst. Die Eins-zu-Eins Beispiele bzw. die kostenlose Agenda ist dir als Führungskraft hoffentlich ein gutes Muster für das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden:

Seuraava lomake sopii käytettäväksi ilmaiseksi mallina kahdenkeskisiin tapaamisiisi tai palkkakeskusteluihin. Kuten sanottu, sen voi periaatteessa myös tulostaa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja muodoillasi sen mukaan, pidätkö kokouksen etänä eli virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista ovat sinulle johtajana hyvä malli keskustelulle työntekijöidesi kanssa:

Seuraava lomake sopii käytettäväksi ilmaiseksi mallina kahdenkeskisiin tapaamisiisi tai OKR-tavoitteiden asettamiskeskusteluihin. Kuten sanottu, sen voi periaatteessa myös tulostaa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja muodoillasi sen mukaan, pidätkö kokouksen etänä eli virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista ovat sinulle johtajana hyvä malli keskustelulle työntekijöidesi kanssa:

Seuraava lomake on sopiva ilmainen malli kahdenkeskiseen tapaamiseen tai keskusteluun ohjelmistokehittäjien kanssa. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja formaateillasi riippuen siitä, pidätkö kokouksen etänä tai virtuaalisesti vai paikan päällä. Kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista ovat toivottavasti hyvä malli sinulle johtajana keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Seuraava lomake on sopiva ilmainen malli kahdenkeskiseen tapaamiseen tai keskusteluun tyytyväisyyttä käsittelevän kyselylomakkeen kanssa. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja formaateillasi riippuen siitä, pidätkö kokouksen etänä tai virtuaalisesti vai paikan päällä. Kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista ovat toivottavasti hyvä malli sinulle johtajana keskusteluun työntekijöidesi kanssa:

Als kostenlose Vorlage für dein Eins-zu-Eins-Meeting bzw. Gespräch mit einem Umfrage-Formular zu deiner Führungsqualität ist folgendes Formular geeignet. Wie gesagt ist es grundsätzlich auch ausdruckbar. Es sei gesagt, dass du die Vorlage natürlich mit eigenen Ideen, Aktivitäten und Formaten anreichern kannst und solltest, abhängig davon, ob du das Meeting remote bzw. virtuell oder vor Ort durchführst. Die Eins-zu-Eins Beispiele bzw. die kostenlose Agenda ist dir als Führungskraft hoffentlich ein gutes Muster für das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden:

Als kostenlose Vorlage für dein Eins-zu-Eins-Meeting bzw. Gespräch mit einem Umfrage-Formular zum Thema “Persönliche Entwicklung” ist folgendes Formular geeignet. Wie gesagt ist es grundsätzlich auch ausdruckbar. Es sei gesagt, dass du die Vorlage natürlich mit eigenen Ideen, Aktivitäten und Formaten anreichern kannst und solltest, abhängig davon, ob du das Meeting remote bzw. virtuell oder vor Ort durchführst. Die Eins-zu-Eins Beispiele bzw. die kostenlose Agenda ist dir als Führungskraft hoffentlich ein gutes Muster für das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden:

Oletko löytänyt sopivan mallin? Siirrytään sitten eteenpäin ja puhutaan hyvistä yksittäisistä kysymyksistä 1-to-1-kokouksia varten ja tyypillisistä aiheista, joita voit valmistella sisäisesti.

Seuraavassa videossa olen muuten yrittänyt selittää pähkinänkuoressa neljä Echometer:n suosikkiominaisuuttani. Voit myös kuulla erään Echometer-asiakkaan suosittelun, joka on erittäin tyytyväinen Echometer:hen. Katso:

Play

Jos sinua kiinnostaa lisää kysymyksiä kahdenkeskisistä tapaamisista (olipa kyse sitten etä- tai virtuaalisista 1-to-1-kokouksista tai toimistolla pidettävistä kokouksista), voin suositella seuraavaa blogikirjoitusta: 129 Fiksuja kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (esimiehille) . Joskus kysymysluettelo voi auttaa sinua luomaan omia malleja, jotka on mukautettu mahdollisimman yksilöllisesti työntekijälle.

Jotta saisit esimakua artikkelimme jännittävistä ilmaisista kysymyksistä, tässä on 10 kysymystä, jotka saattavat inspiroida sinua juuri nyt:

Yllä olevien ilmaisten ammatillisten mallien ja lomakkeiden perusteella voit tietysti myös ennustaa, mitkä ovat tyypillisiä aiheita työntekijöiden henkilökohtaisissa arvioinneissa. Tämän avulla voit valmistautua henkisesti mahdollisiin vaikeisiin kysymyksiin. 

Olen koonnut tähän joitain esimerkkejä tyypillisistä kahdenkeskisistä aiheista ja kysymyksistä, joita työntekijöiltäsi saattaa tulla. Nämä ovat tietysti teoreettisia tilanteita – voit olla onnekas, jos tiimisi jäsenet toisivat kaikki nämä aiheet aktiivisesti esityslistalle. Sen pitäisi joka tapauksessa olla apuväline:

Hyvän kutsun on oltava selkeä ja ystävällinen. Kerro tapaamisen tarkoitus ja osoita, että kyse on tuesta ja yhteistyöstä. Seuraava malli voi toimia esimerkkinä tai mallikappaleena:

Tunnetko olevasi paremmin valmistautunut seuraavaan henkilökohtaiseen arviointikeskusteluun? Jos et ole, olen liittänyt alla olevan FAQ:n, jos se on tarpeen. Mutta nyt tehdään välivaiheen johtopäätös.

Kahdenkeskiset tapaamiset ovat välttämätön väline jokaiselle pomolle, joka arvostaa tehokasta ja arvostavaa yhteistyötä. Tässä artikkelissa on paitsi osoitettu, miten tärkeitä tällaiset kokoukset ovat tiimin kehittymisen ja yrityksen menestyksen kannalta, myös tarjottu käytännöllisiä ilmaisia malleja, esimerkkiesityslistoja, kysymyksiä ja jäänmurtajia näiden kokousten laadun parantamiseksi.

Onnistuneiden kahdenkeskisten tapaamisten avain on niiden mukauttaminen kunkin yksittäisen tiimin jäsenen tarpeisiin. Sen sijaan, että luotat jäykkiin, tulostettaviin malleihin, sinun pitäisi järjestää kokoukset joustavasti, jotta voit keskustella operatiivisista haasteista ja vahvistaa suhteita.

Olipa kyse priorisoinnista, palautteesta tai henkilökohtaisesta kehityksestä – Tässä esitetyt lähestymistavat auttavat sinua käymään energisiä ja tuottavia keskusteluja. Käytä vinkkejä poistaaksesi esteitä, rakentaaksesi luottamusta ja hyödyntääksesi työntekijöidesi koko potentiaalin. Näin tiimistäsi tulee paitsi tehokkaampi myös motivoituneempi ja tyytyväisempi.

---

Henkilökohtaisiin tapaamisiin ja niiden malleihin liittyy säännöllisesti erilaisia kysymyksiä. Siksi olen koonnut tähän muutamia tyypillisiä kysymyksiä ja vastauksia.

Tiheys riippuu suuresti tiimin dynamiikasta ja työntekijöiden yksilöllisistä tarpeista. Viikoittaiset kokoukset ovat ihanteellisia uusille työntekijöille tai tiimin jäsenille, joilla on vähän kokemusta, sillä he tarvitsevat usein enemmän ohjausta ja palautetta. Kokeneille työntekijöille, jotka työskentelevät itsenäisesti, kahden tai kuuden viikon rytmi on sopiva. Toisin sanoen myös kuukausittaiset kahdenkeskiset tapaamiset ovat varsin yleisiä.

Esimerkki: Esimies saattaa päättää pitää viikoittaisia kahdenkeskisiä tapaamisia uuden kollegan kanssa ensimmäisten kolmen kuukauden ajan varmistaakseen, että hän sopeutuu hyvin. Tämän jälkeen rytmiä mukautetaan hänen edistymisensä mukaan.

Hyvän kutsun on oltava selkeä ja ystävällinen. Kerro tapaamisen tarkoitus ja osoita, että kyse on tuesta ja yhteistyöstä. Seuraava malli voi toimia esimerkkinä tai mallikappaleena:

Sähköpostimalli: “Hei [nimi], haluaisin järjestää kanssasi säännöllisiä tapaamisia, jotta voisimme keskustella ajankohtaisista asioista, painopisteistä ja kehitysmahdollisuuksista. Olisitko käytettävissä [päivämäärä/aika]? Jos päivämäärä ei sovi sinulle, tee 3 vaihtoehtoista ehdotusta.”

Vinkki: Voit lukea lisää blogiartikkelistamme: 5 mallia sähköpostikutsuja varten kahdenkeskisiin tapaamisiin .

Uusien työntekijöiden kanssa käytävissä ensimmäisissä keskusteluissa olisi keskityttävä luottamuksellisen suhteen luomiseen. Kysy avoimia kysymyksiä, kuten

• “Miten sisäänajo sujuu tähän mennessä?” “Miten sisäänajo sujuu?”
• “Tarvitsisitko jotain, missä voisit tarvita enemmän tukea?”
• “Mitä tavoitteita haluaisit saavuttaa lähikuukausina?”

Samalla voit antaa tietoa yrityskulttuurista ja tiimidynamiikasta. Tavoitteena on vähentää epävarmuutta ja saada uudet työntekijät tuntemaan itsensä tervetulleiksi.

Vinkki: Lisää ideoita löydät blogiartikkelistamme: Uusi työntekijä? 5 vinkkiä ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen .

Rakentavan palautteen tulisi olla täsmällistä, oikeudenmukaista ja toimintasuuntautunutta. Hyväksi todettu yksinkertainen menetelmä on SBI-menetelmä (Situation, Behaviour, Impact):

• Tilanne: Kuvaile erityistilanne.
• Käyttäytyminen: Selitä, millaista käyttäytymistä olet havainnut.
• Vaikutus: Näytä, mitä vaikutuksia käyttäytymisellä oli.
• Pyyntö (valinnainen): Nimeä yksi pyyntö, joka liittyy tähän.

Esimerkki: “Viime viikolla pidetyssä esityksessä (Tilanne) selitit monimutkaisen tiedon ensimmäistä kertaa hyvin yksinkertaisesti ja selkeästi taulukon muodossa (Käyttäytyminen). Olin tyytyväinen, koska se auttoi asiakasta ymmärtämään ratkaisumme paremmin ja loi luottamusta (Vaikutus)”. Ole hyvä ja tee sama seuraavalla kerralla.”

Vihje: Jos tarvitset lisää esimerkkejä ja roolimalleja tai näytteitä, tutustu näihin resursseihin: Ohjelmistokehittäjän tuloskatselmus: 6 esimerkkiä palautteesta ja 50 arviointikeskustelun lauseita & esimerkkejä viestinnästä .

Selkeä rakenne auttaa pitämään työntekijän arvioinnin oikealla tiellä. Tämä on tyypillinen rakenne:

1. Sisäänkirjautuminen: Aloita rennolla kysymyksellä keventääksesi tunnelmaa, esim: “Miten päiväsi sujuu tähän mennessä?”
2. Tärkeimmät aiheet: Keskustele nykyisistä painopisteistä, haasteista tai palautteesta.
3. Tulevaisuus: Keskustele kehitysmahdollisuuksista, pitkän aikavälin tavoitteista tai muutoksista tiimissä.
4. Johtopäätökset: Tee yhteenveto tärkeimmistä kohdista ja selvitä seuraavat vaiheet.

Hyvä valmistautuminen osoittaa arvostusta ja takaa tuottavan keskustelun. Laadi lyhyt esityslista, jossa on tärkeimmät aiheet, jotka haluat käsitellä, ja pyydä työntekijääsi tuomaan aiheita mukanaan. Merkitse etukäteen muistiin esimerkkejä palautteesta tai kysymyksiä meneillään olevista projekteista.

Esimerkki: Suullisesti tai kirjallisesti sähköpostitse: “Hei Max, haluaisin puhua huomisessa tapaamisessamme projektisi ja koulutuksesi tilanteesta. Jos sinulla on aiheita, ota ne mukaan.”

Luo miellyttävä ilmapiiri, jossa työntekijäsi viihtyy. Kuuntele aktiivisesti, kysy avoimia kysymyksiä ja vältä monitehtäväisyyttä. Käytä arviointikeskustelua haasteiden ratkaisemiseen yhdessä ja varmista, että lopussa määritellään selkeät jatkotoimet. Yllä olevista tulostettavista malleista voi tietysti olla hyötyä tässä yhteydessä.

Esimerkki: Esimies voisi aloittaa keskustelun näin: “Puhutaan lyhyesti viikostasi. Oliko hetkiä, jotka sujuivat erityisen hyvin tai joissa tarvitsit tukea?”
Päätä keskustelu seuraavasti: “Kiitos avoimesta vuoropuhelusta! Kirjoitan muistiin, että jaan sen markkinointitiimin kanssa. Tarkastellaan asiaa uudelleen ensi viikolla.”