Moderation Guide

If you want to do your first retro, here you will find out everything you need to know for – from preparation to implementation and moderation.

If you haven't already: Create your team

When creating your team, you can do a team name. select and the . deposit. If you want to add new team members later, this is easily possible under the settings.

Recommendation: To familiarize yourself with the functionalities, create your own via the "Feed" to start Demo team at. You can archive the demo team later in the team settings.

You can create a new team in the menu bar on the left

You can then optionally enter a Template select for your team. These are based on the desired focus of the team and make a corresponding pre-selection. You can also adjust the preselection at any time later.

In the last step you can do the planned interval für eure Team-Retrospektiven auswählen. Dadurch erhältst du als Moderator*in („Team-Admin“) eine Erinnerungsemail, wenn es Zeit für die Vorbereitung der nächsten Retro wird, nachdem die erste Retro stattgefunden hat.

Choose a suitable template for your team

Preparing your first retro

Die Vorbereitungszeit für deine erste Retro hängt davon ab, wie individuell du die Themen anpassen möchtest. Wir empfehlen, dir beim ersten Mal about 20 minutes Zeit zu nehmen, damit du dich mit dem Tool vertraut machen kannst.

Get feedback from your team

The question types

The preparation of the Retro starts with sending a small survey to the team. The feedback from the survey is the basis for the Retro.

Die Umfrage in Echometer ermöglicht dir, auf zwei Arten Feedback einzuholen:

  • Scale items: Teammitglieder geben ihre Zustimmung ab, von „Stimme gar nicht zu“ bis „Stimme voll zu“.
Example of a scale item in the survey
  • Open questions: Diese kommen häufig gebündelt als sogenannte „Themes“ vor.
Example of an open question in the survey

The survey editor

In the survey editor you can prepare the survey individually. 

Um es dir einfach zu machen, haben wir für die Skala-Items eine Rotation logic eingebaut. So erhaltet ihr in jeder Retro automatisch neue Themen, ohne dass du das jedes Mal selbst machen musst.

  • The Team items basieren auf den ausgewählten Team-Templates. Diese Rotation kannst du im Team-Itempool sehen und beliebig anpassen.
  • The Echo items werden vom Workspace-Admin zentral festgelegt, und teamübergreifend abgefragt und ausgewertet.
Offene Fragen werden nicht automatisch rotiert.

 

Die Rotation ist nur ein Vorschlag. Du kannst vor jeder Retro die vorgeschlagenen Items nach belieben anpassen, entfernen, oder ergänzen.

You create the survey on the team page
 

Clicking on Next opens the "Send survey" dialog.

Here you can deselect individual team members as required and you also have the option of choosing a Survey preview to display. Once you have submitted the survey, it can no longer be edited.

The team members receive the survey automatically per Mail und können sie dann anonym beantworten. Solange die Umfrage läuft, können sie ihre Antworten auch nachträglich noch bearbeiten.

The dialog for sending the survey
 

Survey link & number of responses
Die Anzahl der bisher eingegangenen Rückmeldungen kann jedes Team-Mitglied auf der Teamseite einsehen.

Hier findet sich auch ein Link zur Umfrage – dieser kann genutzt werden, wenn ein Team-Mitglied die Einladung nicht erhalten oder gelöscht hat.

Poll link and number of responses on the team page

Start the retro

Neben dem „Retro starten“-Button gibt es einige Konfigurationsmöglichkeiten für Check-In & Co., die du optional nutzen kannst. Sobald du die Ergebnisse einsiehst oder die Retro startest, kann kein Feedback mehr abgegeben oder bearbeitet werden.

Beim Starten der Retro erhalten alle Teammitglieder automatisch eine Einladung zur Teilnahme per Email und können so der Retro (auch ohne vorherige Registrierung) beitreten.

On the team page you can see the results and start the retro

Performing your first retro

Die folgenden Erklärungen führen dich Schritt für Schritt durch die Retro und enthalten Tipps zur Durchführung. Eine Retro dauert für gewöhnlich je nach Anzahl der Themen 45 bis 90 Minuten. Für die erste Retro solltest du die Zeit großzügig planen und die Anzahl der Themen bewusst klein halten. So hat dein Team genug Zeit, sich mit Echometer vertraut zu machen.

The home screen

You are now on the Retro start screen. There are various things that you can already see and set here.

Above

  • agenda – At the top of the screen you can see the agenda of Retro, which gives you an overview at any time of where you are and what step is next. At the beginning of each step, you should briefly explain to the team what you will be discussing in that step.
  • Time management – At the top right you will find the current Time displayed. You also have the option of one timer einzustellen, um deine zeitliche Planung besser im Auge zu behalten. Klicke einfach auf die Uhr und wähle eine gewünschte Zeit aus.

Right

  • Schnell-Reaktionen – Um während der Retro eine gute Kommunikation zu gewährleisten, ohne andere Teammitglieder zu unterbrechen, gibt es einige „Schnell-Reaktionen“, mit denen du anzeigen kannst, dass du den Kommentaren anderer zustimmst oder widersprichst, oder dass du zum nächsten Thema übergehen oder selbst etwas sagen möchtest.
  • Participant overview – Unter den Reaktionen kannst du mit dem Mauszeiger auf deinem Avatar sehen, welche Teammitglieder schon online sind (hilfreich in Remote-Retros, also falls Teammitglieder online dazu stoßen). Wenn alle sich eingefunden haben, kann die Retro über den Button to check-in " be started.

The check-in

All participants should check-in from the start included and create an open atmosphere for discussion. Every team member answered the check-in question in a maximum of 20 seconds and then passes the word on to the next team member. 

Optional könnt ihr den Check-In auch schriftlich auf dem Whiteboard durchführen (sinnvoll in Remote Retros). Jedes Team-Mitglied kann mit einem Doppelklick auf das Whiteboard einen Notizzettel anlegen.

Once the check-in has been completed, you can click the “Next” button below to go to the next item on the agenda.

The check-in serves as an introduction to the retro

Collect information

Open question in retro

In this step, the Survey resultscollected in advance are displayed and discussed. Zuerst werden die Ergebnisse der offenen Fragen und im Anschluss die Ergebnisse der Skala-Fragen angezeigt. Als Moderator*in kannst du diese Reihenfolge (vor der Retro) jedoch flexibel anpassen.

In the retro can still further feedback be delivered. You can first enter this for yourself in the field provided and then share it with the other participants.

The results of the scale questions are shown in over time angezeigt, wenn es mehrere Messpunkte gibt. Die Ergebnisse der aktuellen Umfrage sind in green und die Ergebnisse der letzten Retro in Gray shown.

It can also Comments can be added, which are still visible after the retro.

Scale item in the retro

Action item review

In this step, all measures that were defined or continued in the last retrospective are discussed. It can be decided whether a measure done was, she still maintained or deleted shall be. Once this step has been completed, the planning of new measures begins.

If you're doing your first retro, this step will be skipped as no previous actions have been set.

Review of the open measures

Analysis and action items

All the answers given by Retro are displayed here in an overview.

Activate live voting

Prioritize with live voting
Als erstes aktivierst du als Moderator*in das Live-Voting in der Leiste oben. Hier legst du fest, wie viele Stimmen pro Person abgegeben werden können. Dadurch können die bis hier gesammelten Themen priorisiert werden und es wird sichergestellt, dass für die richtigen Themen Maßnahmen abgeleitet werden

As a moderator you can see how many votes have already been cast. – not all votes have to be cast to end the voting. When the live voting is over, all responses are based on the number of votes sorted and it is easy to see which topics are considered important by the team.

Analyze on the whiteboard & derive measures

Je nach Bedarf könnt ihr zu einem Feedback entweder direkt eine Maßnahme festhalten oder dieses auf einem Whiteboard öffnen.

Bei der Formulierung von Maßnahmen empfehlen wir, in den Titel den ersten konkreten Schritt zu notieren und in den Details das größere Ziel, was damit verfolgt wird.

  • Title = first step, which can be implemented by the next retro
  • Details = big goal or problemwhat should be solved
  • Responsible -> A personthat keeps an eye on the topic and will give a status update in the next retro

You are of course free to deviate from this format if it makes sense.

Popup for adding a new measure
Create measure or whiteboard for a topic

Check-out & conclusion of the retro

Finally, each participant has the opportunity to briefly see the retro reflect as well as to evaluate. The check-out question can also be changed here using the rotation arrow.

When the participants are done, you can use the finish the retro. After completion, all participants will receive an email with the Results from the retro. 

If a person has been assigned a measure, they will also receive an email notification.

The check-out completes the retro

The Cultural Health Check

After the retro, you can see the results and the development of your teams.

Team development

On the team page of your team you can not only prepare the next retro, but also see the results of past retros by selecting "Team development".

The first thing you can see here is an overview of the results of the last retro. Below you can also see retrospectives that were long ago.

An overview of past retros and results

The Echo Dashboard

An overview of cross-team development

If you do retros with several teams, you can do so-called Echo items that will be automatically queried in the surveys of all your teams. So you can cross-team Capture development within your organization.

The Echo dashboard will then show you this cross-team development about completed measures, retros and echo items. With an overview of the results over time, you can quickly capture trends and developments.

The echo item pool

Just like every team, the workspace also has an item pool

In the Echo item pool under “Workspace Management” you can choose which items should be queried across teams. 

If you set more than two echo items, they will rotateso that the polls don't get too long. This will automatically fill up over time Echo dashboard.

Might be interesting too

Here's how it works

Would you like to roughly understand how Echometer works? Then go this way!

Roll-out checklist

You want Roll out Echometer in your organization? Our checklist will help you think of everything.

Any further questions?

Vielleicht hilft ein Blick in unsere FAQs or contact us via our contact form and let us know what you miss on this page.