Moderationsleitfaden

Wenn du deine erste Retro durchführen möchtest, erfährst du hier alles, was du dafür wissen musst – von der Vorbereitung bis zur Durchführung und Moderation.

Falls noch nicht geschehen: Erstelle dein Team

Beim Anlegen deines Teams kannst du im ersten Schritt einen Teamnamen auswählen und die Email-Adressen der Teammitglieder hinterlegen. Falls du nachträglich neue Teammitglieder hinzufügen möchtest, ist das unter den Einstellungen problemlos möglich.

Empfehlung: Um dich mit den Funktionalitäten vertraut zu machen, lege zum Starten über den „Feed“ ein eigenes Demo-Team an. Das Demo-Team kannst du später in den Team-Einstellungen archivieren.

Anschließend kannst du optional ein Template für dein Team auswählen. Diese richten sich nach dem gewünschten Themenschwerpunkt und Reifegrad des Teams. Die Templates treffen eine entsprechende Vorauswahl im Itempool. Diese Vorauswahl kannst du jederzeit noch anpassen.

Falls du kein Template nutzen möchtest, kannst du diesen Schritt mit dem Weiter-Button überspringen.

Im letzten Schritt kannst du das geplante Intervall für eure Team-Retrospektiven auswählen. Dadurch erhältst du als Moderator*in („Team-Admin“) eine Erinnerungsemail, wenn es Zeit für die Vorbereitung der nächsten Retro wird, nachdem die erste Retro stattgefunden hat.

Die Vorbereitung deiner ersten Retro

Die Vorbereitungszeit für deine erste Retro hängt davon ab, wie individuell du die Themen anpassen möchtest. Wir empfehlen, dir beim ersten Mal etwa 20 Minuten Zeit zu nehmen, damit du dich mit dem Tool vertraut machen kannst.

Feedback von deinem Team einholen

Die Frage-Typen

Die Vorbereitung der Retro startet damit, eine kleine Umfrage an das Team zu senden. Das Feedback aus der Umfrage ist Grundlage für die Retro.

Die Umfrage in Echometer ermöglicht es dir, auf zwei Arten Feedback einzuholen:

Skala-Items: Teammitglieder geben ihre Zustimmung ab, von „Stimme gar nicht zu“ bis „Stimme voll zu“.

Offene Fragen: Diese kommen häufig gebündelt als sogenannte „Themes“ vor.

Der Umfrage-Editor

Im Umfrage-Editor kannst du die Umfrage individuell vorbereiten.

Um es dir einfach zu machen, haben wir für die Skala-Items eine Rotationslogik eingebaut. So erhaltet ihr in jeder Retro automatisch neue Themen, ohne dass du das jedes Mal selbst machen musst.

Die Team-Items basieren auf den ausgewählten Team-Templates. Diese Rotation kannst du im Team-Itempool sehen und beliebig anpassen.
Die Echo-Items werden vom Workspace-Admin zentral festgelegt, und teamübergreifend abgefragt sowie ausgewertet.

Offene Fragen werden nicht automatisch rotiert.

Die Rotation ist nur ein Vorschlag. Du kannst vor jeder Retro die vorgeschlagenen Items nach Belieben anpassen, entfernen oder ergänzen.

Mit Klick auf Weiter öffnet sich der „Umfrage senden“-Dialog.

Hier kannst du nach Bedarf einzelne Teammitglieder abwählen und hast darüber hinaus die Möglichkeit, dir eine Umfragevorschau anzeigen zu lassen. Wenn du die Umfrage abgesendet hast, lässt sie sich nicht mehr bearbeiten.

Die Teammitglieder erhalten die Umfrage automatisch per Mail und können sie dann anonym beantworten. Solange die Umfrage läuft, können sie ihre Antworten auch nachträglich noch bearbeiten.

Umfrage-Link & Anzahl Rückmeldungen
Die Anzahl der bisher eingegangenen Rückmeldungen kann jedes Team-Mitglied auf der Teamseite einsehen.

Hier findet sich auch ein Link zur Umfrage – dieser kann genutzt werden, wenn ein Team-Mitglied die Einladung nicht erhalten oder gelöscht hat.

Starte die Retro

Neben dem „Retro starten“-Button gibt es einige Konfigurationsmöglichkeiten für Check-In & Co., die du optional nutzen kannst. Sobald du die Ergebnisse einsiehst oder die Retro startest, kann kein Feedback mehr abgegeben oder bearbeitet werden.

Beim Starten der Retro erhalten alle Teammitglieder automatisch eine Einladung zur Teilnahme per Email und können so der Retro (auch ohne vorherige Registrierung) beitreten.

Die Durchführung deiner ersten Retro

Die folgenden Erklärungen führen dich Schritt für Schritt durch die Retro und enthalten Tipps zur Durchführung. Eine Retro dauert für gewöhnlich je nach Anzahl der Themen 45 bis 90 Minuten. Für die erste Retro solltest du die Zeit großzügig planen und die Anzahl der Themen bewusst klein halten. So hat dein Team genug Zeit, sich mit Echometer vertraut zu machen.

Der Startbildschirm

Du befindest dich nun auf dem Startbildschirm der Retro. Es gibt verschiedene Dinge, die du hier schon sehen und einstellen kannst.

Oben

Agenda – Am oberen Bildschirmrand siehst du die Agenda der Retro, die dir jederzeit eine Übersicht gibt, wo du dich gerade befindest und welcher Schritt als nächstes ansteht. Zu Beginn jedes Schritts solltest du dem Team kurz erläutern, was ihr in diesem Schritt besprechen werdet.
Zeitmanagement – Oben rechts wird dir die aktuelle Uhrzeit angezeigt. Du hast darüber hinaus die Möglichkeit, einen Timer einzustellen, um deine zeitliche Planung besser im Auge zu behalten. Klicke einfach auf die Uhr und wähle eine gewünschte Zeit aus.

Rechts

Schnell-Reaktionen – Um während der Retro eine gute Kommunikation zu gewährleisten, ohne andere Teammitglieder zu unterbrechen, gibt es einige „Schnell-Reaktionen“, mit denen du anzeigen kannst, dass du den Kommentaren anderer zustimmst oder widersprichst, oder dass du zum nächsten Thema übergehen oder selbst etwas sagen möchtest.
Teilnehmerübersicht – Unter den Reaktionen kannst du mit dem Mauszeiger auf deinem Avatar sehen, welche Teammitglieder schon online sind (hilfreich in Remote-Retros, also falls Teammitglieder online dazu stoßen). Wenn alle sich eingefunden haben, kann die Retro über den Button „zum Check-In“ gestartet werden.

Der Check-In

Durch den Check-In sollen alle Teilnehmenden von Beginn an einbezogen und eine offene Gesprächsatmosphäre geschaffen werden. Jedes Teammitglied beantwortet die Check-In-Frage in höchstens 20 Sekunden und gibt das Wort dann an das nächste Teammitglied weiter.

Optional könnt ihr den Check-In auch schriftlich auf dem Whiteboard durchführen (sinnvoll in Remote Retros). Jedes Team-Mitglied kann mit einem Doppelklick auf das Whiteboard einen Notizzettel anlegen.

Ist der Check-In abgeschlossen, gelangst du über den Button „Weiter“ unten zum nächsten Punkt der Agenda.

Informationen sammeln

In diesem Schritt werden die Umfrageergebnisse, die im Voraus gesammelt wurden, angezeigt und besprochen. Zuerst werden die Ergebnisse der offenen Fragen und im Anschluss die Ergebnisse der Skala-Fragen angezeigt. Als Moderator*in kannst du diese Reihenfolge (vor der Retro) jedoch flexibel anpassen.

In der Retro können noch weitere Feedbacks abgegeben werden. Diese kannst du in das dafür vorgesehene Feld zuerst für dich alleine eintragen und im Anschluss mit den anderen Teilnehmenden teilen.

Die Ergebnisse der Skala-Fragen werden im Zeitverlauf angezeigt, wenn es mehrere Messpunkte gibt. Die Ergebnisse der aktuellen Umfrage sind in grün und die Ergebnisse der letzten Retro in grau dargestellt.

Es können außerdem Kommentare ergänzt werden, die auch nach der Retro noch einsehbar sind.

Maßnahmenreview

In diesem Schritt werden alle Maßnahmen, die in der letzten Retro festgelegt oder weitergeführt wurden, besprochen. Es kann entschieden werden, ob eine Maßnahme erledigt wurde, sie noch beibehalten oder abgebrochen (falls die Maßnahme nicht wirksam war oder mittlerweile nicht mehr sinnvoll ist) werden soll. Ist dieser Schritt abgeschlossen, wird mit der Planung neuer Maßnahmen begonnen.

Wenn du deine erste Retro durchführst, wird dieser Schritt übersprungen, da noch keine früheren Maßnahmen festgelegt wurden.

Analyse und Maßnahmen

Alle gegebenen Antworten der Retro werden hier in einer Übersicht angezeigt.

Priorisieren mit Live Voting
Als erstes aktivierst du als Moderator*in das Live-Voting in der Leiste oben. Hier legst du fest, wie viele Stimmen pro Person abgegeben werden können. Dadurch können die bis hier gesammelten Themen priorisiert werden und es wird sichergestellt, dass für die richtigen Themen Maßnahmen abgeleitet werden.

Als Moderator*in kannst du einsehen, wie viele Stimmen bereits abgegeben wurden – es müssen nicht alle Stimmen abgegeben werden, um das Voting zu beenden. Ist das Live-Voting beendet, werden alle Antworten der Anzahl der Votings nach sortiert und es ist schnell ersichtlich, welche Themen vom Team als wichtig angesehen werden.

Analysieren auf dem Whiteboard & Maßnahmen ableiten

Je nach Bedarf könnt ihr zu einem Feedback entweder direkt eine Maßnahme festhalten oder dieses auf einem Whiteboard öffnen.

Bei der Formulierung von Maßnahmen empfehlen wir, in den Titel den ersten konkreten Schritt zu notieren und in den Details das größere Ziel, das damit verfolgt wird.

Titel = Erster Schritt, der bis zur nächsten Retro umsetzbar ist
Details = Ziel oder Problem, das gelöst werden soll
Verantwortlich -> Eine Person, die das Thema im Blick behält und in der nächsten Retro ein Statusupdate dazu gibt

Ihr seid natürlich frei, von diesem Format abzuweichen, sollte es sinnvoll erscheinen.

Check-Out & Abschluss der Retro

Abschließend hat jeder Teilnehmende die Möglichkeit, die Retro kurz zu bewerten. Wenn alle Stimmen abgegeben wurden, kann das Voting durch den*die Moderator*in geschlossen werden. Das Ergebnis wird dann sichtbar und ihr könnt reihum teilen, was in der Retro gut lief und was man das nächste Mal besser machen könnte.

Wenn die Teilnehmenden damit fertig sind, kannst du die Retro abschließen. Nach Abschluss erhalten alle Teilnehmenden eine Email mit den Ergebnissen aus der Retro.

Ist einer Person eine Maßnahme zugewiesen worden, erhält sie auch darüber per Mail eine Benachrichtigung.

Das Kulturbarometer

Nach der Retro kannst du die Ergebnisse sowie die Entwicklung deiner Teams einsehen.

Die Teamentwicklung

Auf der Teamseite deines Teams kannst du nicht nur die nächste Retro vorbereiten, sondern auch die Ergebnisse vergangener Retros einsehen, indem du „Teamentwicklung“ auswählst.

Hier siehst du als erstes eine Übersicht der Ergebnisse der letzten Retro. Unten kannst du auch Retros einsehen, die länger zurückliegen.

Das Echo-Dashboard

Wenn du mit mehreren Teams Retros durchführst, kannst du sogenannte Echo-Items einstellen, die automatisch in den Umfragen all deiner Teams abgefragt werden. So kannst du die teamübergreifende Entwicklung innerhalb deiner Organisation erfassen.

Das Echo-Dashboard zeigt dir dann diese teamübergreifende Entwicklung über abgeschlossene Maßnahmen, Retros und Echo-Items an. Durch die Übersicht der Ergebnisse im Zeitverlauf kannst du Trends und Entwicklungen schnell erfassen.

Der Echo-Itempool

Im Echo-Itempool unter „Workspace-Verwaltung“ kannst du auswählen, welche Items teamübergreifend abgefragt werden sollen.

Wenn du mehr als zwei Echo-Items einstellst, werden sie rotieren, damit die Umfragen nicht zu lang werden. Mit der Zeit füllt sich dadurch automatisch das Echo-Dashboard.

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