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Die Macht einer One-on-One Meeting Agenda
In der heutigen Arbeitswelt ist eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren Teammitgliedern wichtiger denn je. Wöchentliche oder zweiwöchentliche One-on-One Meetings haben sich als wirksames Mittel erwiesen, um die Abstimmung aufrechtzuerhalten und Wachstum und Produktivität zu fördern. Kein wunder also, dass 94% der Manager One-on-One Meetings halten und ca. 48% dieser auf einer wöchentlichen Basis.
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine effektive One-on-One Agenda erstellen kannst und welche Vorlagen sich am besten für verschiedene Situationen eignen.
Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda
Warum man (zwei-)wöchentliche One-on-One Meetings halten sollte?💡
Die Häufigkeit deiner One-on-One Meetings kann einen erheblichen Einfluss auf deren Wirksamkeit haben. Regelmäßige Besprechungen ermöglichen es in der Regel, nahe beim Team zu bleiben.
Aber auch zwischen wöchentlichen und zweiwöchentlichen Besprechungen gibt es gewisse Unterschiede. Wöchentliche One-on-One Meetings ermöglichen schnelle Anpassungen und zeitnahes Feedback, während zweiwöchentliche One-on-One Meetings mehr Zeit für Fortschritte und Veränderungen zwischen den Besprechungen bieten.
Deshalb ist es wichtig, dass du dir bei der Planung der Einzelgespräche über das genaue Ziel im Klaren bist. Natürlich sollte man auch die Meinung der Teammitglieder mit einfließen lassen.
Berücksichtige die Arbeitsabläufe deines Teams, die Projektzyklen und die individuellen Vorlieben, wenn du die Häufigkeit festlegst. Grundsätzlich gilt: Unabhängig vom gewählten Intervall ist Konsistenz der Schlüssel zum Erfolg!
Das Gleichgewicht zwischen Qualität und Quantität
- Wöchentliche One-on-One Meetings: Ideal für schnelllebige Umgebungen oder bei der Arbeit an kritischen Projekte
- Zweiwöchentliche One-on-One Meetings: Geeignet für etabliertere Teams oder wenn tiefergehende Diskussionen erforderlich sind.
Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda
Die ideale Agenda für (Zwei-)wöchentliche One-on-One Meetings💡
Eine effektive One-on-One Meeting Agenda gewährleistet, dass diese Treffen für beide Seiten produktiv und wertvoll sind. Schauen wir uns an, wie wir One-on-Ones in einzelnen Phasen strukturieren:
Phase 1: Die perfekte Vorbereitung – So gestaltest du produktive One-on-One Meetings
In der ersten Phase (möglicherweise vor dem Meeting) bringen sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter Gesprächspunkte ein:
- Verwendet ein gemeinsames Dokument oder Tool (zum Beispiel Echometer), in dem beide Parteien Themen hinzufügen können, die ihr besprechen möchtet.
- Ermutige deine Teammitglieder, Verantwortung zu übernehmen, indem sie ihre Punkte zur Agenda des 1:1s schon vor dem 1:1-Meeting hinzufügen.
- Du kannst dann bei Bedarf zusätzliche Punkte ergänzen.
Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Einzelgespräche vom Mitarbeiter mitgestaltet werden, was das Engagement erhöht, da der Fokus auf dem Mitarbeiter liegt.
Anschließend solltet ihr die Notizen aus dem letzten One-on-One Meeting überprüfen:
- Vor dem aktuellen Meeting sollten beide Parteien die Maßnahmen und Diskussionen aus der letzten Sitzung noch einmal durchgehen. Dies hilft, Verpflichtungen nachzuverfolgen und den Fortschritt im Laufe der Zeit zu beobachten.
Bevor ihr nun das Einzelgespräch vertieft, ist es an der Zeit, die Dinge zu organisieren und die wichtigsten Themen für die Diskussion festzulegen:
- Priorisiere die wichtigsten oder zeitkritischen Themen.
- Beispiel: Aktuelle Blocker oder naheliegende Deadlines
- Stelle eine Mischung aus kurzfristigen taktischen Themen und längerfristigen strategischen Diskussionen sicher.
- Beispiel: Abläufe im aktuellen Projekt (taktisch) und Ausbau der eigenen Stärken (strategisch)
Phase 2: Effektive Gespräche – Wie du das Beste aus dem Meeting herausholst
Bevor man sich nun ernsthaften Angelegenheiten im eigentlichen Meeting widmet, kann man mit einem kurzen persönlichen Check-in beginnen, auch bekannt als Eisbrecher:
- Beginne mit einem kurzen, informellen Gespräch, um eine gute Atmosphäre zu schaffen.
- Beispiele:
- Wie war dein Tag bisher?
- Was war dein größtes Erfolgserlebnis diese Woche?
- Woran hast du die vergangene Woche am meisten gearbeitet?
- Beispiele:
- Begrenze dies auf 2-3 Minuten, um eine positive Stimmung zu setzen, ohne das Meeting unnötig in die Länge zu ziehen.
Nach dem Eisbrecher ist es nun an der Zeit, sich mit den wichtigen Themen zu befassen. Dabei stellt eine sinnvolle Priorisierung sicher, dass kritische Themen die nötige Aufmerksamkeit erhalten, auch wenn die Zeit knapp wird:
- Behandle die Themen mit höchster Priorität zuerst, wenn beide Teilnehmer noch konzentriert sind.
- Beispiele:
- Was bremst dich aktuell bei der Arbeit aus?
- Wie läuft das Projekt, welches kommende Woche fertig werden soll?
- Beispiele:
Da Einzelgespräche nicht nur von den täglichen Aufgaben, sondern auch von der langfristige Zufriedenheit und Entwicklung des Mitarbeiters handeln, ist es wichtig, zwischen taktischen und strategischen Diskussionen zu balancieren:
- Taktisch: Sofortige Aufgaben, aktuelle Projekte und kurzfristige Ziele.
- Strategisch: Langfristige Karriereentwicklung, großes Denken und Zukunftsplanung.
- Strebe in den meisten Einzelgesprächen eine Aufteilung von ca. 70/30 zwischen taktischen und strategischen Themen an.
Tipp: Interaktive Online-Vorlagen für 1:1s nutzen
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
Phase 3: Nachhaltigkeit sichern – So setzt du die Ergebnisse des Meetings um
Nun ist es an der Zeit, das Meeting abzuschließen. Fasse zunächst die Maßnahmen und Entscheidungen zusammen:
- Liste klar alle während des Meetings gemachten Maßnahmen auf.
- Gib an, wer für welche Maßnahme verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein sollen.
Zuletzt solltest du die Notizen und nächsten Schritte mit deinem Mitarbeiter teilen.
- Sende eine kurze Zusammenfassung des Meetings an den Mitarbeiter (bspw. via Mail).
- Füge die wichtigsten Diskussionspunkte, getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen hinzu.
So entsteht eine gemeinsame Aufzeichnung, die sicher stellt, dass alle Beteiligten über das Besprochene im Einklang sind.
Durch die Einhaltung dieser Agenda schaffst du einen konsistenten Rahmen für One-on-One Meetings, während die Flexibilität bewahrt wird, jede Woche die relevantesten Themen anzusprechen.
Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda
Den Einfluss der (zwei-)wöchentlichen One-on-Ones messen💡
Um sicherzustellen, dass deine One-on-Ones wirklich effektiv sind, ist es wichtig, deren Auswirkungen zu messen. Dies hilft nicht nur, den Prozess zu verbessern, sondern zeigt auch den Wert dieser Meetings für den Mitarbeiter und das Management.
Geeignete KPIs (Key Performance Indicators) für One-on-Ones
- Mitarbeiterengagement: Regelmäßige One-on-Ones sollten zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement führen. Verwende periodische Umfragen wie Health-Check-Umfragen, um dies zu verfolgen.
- Zielerreichungsrate: Überwache, wie effektiv Mitarbeiter ihre in One-on-Ones besprochenen Ziele erreichen.
- Mitarbeiterbindung: Im Laufe der Zeit sollten effektive One-on-Ones zu höheren Mitarbeiterbindungsraten beitragen und somit die Fluktuation im Team reduzieren.
Direktes One-on-One-Feedback:
- ROTI (Return On Time Invested) messen: Bitte nach jedem One-on-One um ein kurzes Feedback zur Effektivität des Meetings. Unser persönlicher Favorit ist die Abfrage eines ROTI-Scores auf einer Skala von 1-10 (Wie gut war die investierte Zeit in dieses One-on-One-Meeting?). Hier kannst du sogar die ROTI-Scores zwischen den verschiedenen Meetings im Laufe der Zeit vergleichen.
- Vierteljährliche Überprüfungen: Führe alle paar Monate eingehendere Überprüfungen des One-on-One-Prozesses durch.
Mit diesen KPIs bist du in der besten Position, die Wirksamkeit von One-on-One-Meetings sowohl dir selbst als auch deinen Mitarbeitern und dem Management zu demonstrieren.
Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda
Häufige Fallstricke bei One-on-Ones und wie du sie vermeidest💡
Selbst mit den besten Absichten kannst du in bestimmte Fallen tappen, wenn du One-on-Ones durchführst. Hier sind einige häufige Fallstricke und Strategien, um sie zu vermeiden:
One-on-Ones in Statusberichte verwandeln:
- Fallstrick: Das Meeting wird zu einer einfachen Aufzählung erledigter Aufgaben.
- Lösung: Konzentriere dich auf zukunftsorientierte Diskussionen. Frage nach Herausforderungen, benötigten Ressourcen und kommenden Prioritäten, anstatt nur zu besprechen, was erledigt wurde.
Langfristige Ziele zugunsten kurzfristiger Themen vernachlässigen:
- Fallstrick: Jedes Meeting konzentriert sich ausschließlich auf sofortige Aufgaben und Probleme.
- Lösung: Besprich regelmäßig langfristige Karriereziele und Entwicklungspläne. Reserviere in jedem Meeting Zeit für kurz- und langfristige Themen.
Denke daran: Eine gute Balance zwischen taktischen und strategischen Diskussionen ist eine 70/30-Aufteilung.
Versäumnis, Maßnahmen nachzuverfolgen:
- Fallstrick: In One-on-Ones gemachte Zusagen werden vergessen oder ignoriert.
- Lösung: Beende jedes Meeting, indem du Maßnahmen klar benennst und notierst. Beginne das nächste Meeting mit der Überprüfung dieser Maßnahmen. Verwende ein gemeinsames Dokument oder Tool (wie Echometer), um Verpflichtungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.
Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda
Vorlagen für verschiedene Arten von One-on-Ones
Obwohl eine konsistente Struktur wichtig ist, kannst du dich an unterschiedliche Situationen anpassen, indem du verschiedene Frageformate innerhalb der Hauptstruktur verwendest. Hier sind einige Vorlagen, die du nutzen oder anpassen kannst:
Beispiele für Typische One-on-One-Fragen
Generelle Fragen:
- Was beschäftigt dich diese Woche?
- Was sind deine Prioritäten für diese Woche?
- Wie zuversichtlich fühlst du dich bezüglich der Ausrichtung des Unternehmens?
Strategie & Fortschritt:
- Hast du Fragen zur Strategie?
- Brauchst du von mir Input?
- Wie kommst du bei deinen Zielen voran?
- Was hast du seit unserem letzten Gespräch gelernt?
- Was hat dich seit unserem letzten Gespräch herausgefordert?
- Was ist gut gelaufen seit unserem letzten Gespräch?
- Welches Feedback hast du für mich?
- Gibt es Interaktionen, die du besprechen möchtest?
Häufig auftretende Probleme
Auch wenn die oben genannten Fragen gute allgemeine Fragen sind, haben wir in Gesprächen mit zahlreichen Managern und Teamleitern festgestellt, dass es Herausforderungen gibt, bei denen die „normalen“ Fragen nicht so gut funktionieren.
Kurz gesagt, wir haben sechs häufige Probleme im Personalmanagement identifiziert, bei denen großartige One-on-One-Meeting-Agenden helfen sollten:
Diese Probleme sind:
- Kundenempathie: „Meine Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, die Perspektive des Kunden und des Unternehmens zu verstehen.“
- Beziehungsaufbau: „Meine Mitarbeiter öffnen sich mir in 1:1-Gesprächen nicht.“
- Persönliche Entwicklung: „Meine Mitarbeiter haben keine intrinsischen Entwicklungsziele.“
- Individuelle Leistung: „Meine Mitarbeiter optimieren ihre Feedback-Schleifen und Arbeitsabläufe nicht.“
- Soft-Skills: „Meine Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihre Zweifel respektvoll und produktiv zu äußern.“ oder „Sie fühlen sich leicht angegriffen, wenn sie kritisiert werden.“
- Verantwortung und Teilnahme im Team: „Meine Mitarbeiter übernehmen keine Verantwortung für unser Teamziel.“
Wahrscheinlich hast du als jemand, der One-on-Ones mit seinen Teammitgliedern durchführt, einige dieser Probleme selbst erlebt. Aus diesem Grund haben wir bei Echometer spezielle Vorlagen mit Psychologen und (agilen) Meeting-Experten entwickelt, um diese anzugehen.
Beispielvorlagen zur Lösung dieser Probleme
Da wir bereits mehr als 25 Vorlagen erstellt haben, die die oben genannten Probleme adressieren, möchte ich dir hier zwei Beispiele vorstellen:
Problem Beispiel #1:
„Meine Mitarbeiter haben keine intrinsischen Entwicklungsziele.“
Auch wenn Menschen möglicherweise keine spezifischen Entwicklungsziele haben, gibt es sicherlich Aspekte ihrer Arbeit, die sie mehr interessieren als andere. Wenn du das Problem auf diese Weise betrachtest, kannst du Entwicklungsziele aus den Interessen ableiten, die den Mitarbeiter auch motivieren. Dies wird auch als „Job Crafting“ bezeichnet.
One-on-One-Meeting-Vorlage: Job Crafting
Wir alle haben bestimmte Aspekte unserer Arbeit, die wir mehr mögen als andere. Normalerweise gibt es einen gewissen Spielraum, unsere Rollen nach unseren Vorlieben zu gestalten. Es ist gut, sich dieser Vorlieben bewusst zu sein und sie zu kommunizieren, um vorbereitet zu sein, wenn sich Gelegenheiten zum Job Crafting ergeben. Fragen für ein „Job Crafting“ 1:1-Template:
Open Feedback Questions
Welche Aspekte deiner Arbeit gefallen dir am meisten?
Welche Aspekte deiner Arbeit gefallen dir am wenigsten?
Wenn du eine deiner Aufgaben an jemand anderen delegieren könntest, welche wäre das?
Wenn du eine Verantwortung oder Entscheidungsbefugnis zu deiner Rolle hinzufügen könntest, welche wäre das?
Problem Beispiel #2:
„Meine Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihre Zweifel zu äußern.“
oder
„Sie fühlen sich leicht angegriffen, wenn sie kritisiert werden.“
Aus diesem grundlegenden Problem entstehen oft viele andere Probleme. Ein Beispiel hierfür ist, dass es diesen Personen oft schwerer fällt, klare Grenzen zu ziehen, was wiederum schlecht auf diese Mitarbeiter zurückfällt.
Für dieses spezifische Beispiel haben wir eine Vorlage namens „Saying ‘No’“ erstellt, die du in einem One-on-One-Gespräch mit deinem Mitarbeiter verwenden kannst:
One-on-One-Meeting-Vorlage: Saying ‘No’
Wenn jemand Schwierigkeiten hat, „Nein“ zu sagen, könnte es passieren, dass ihm immer mehr Aufgaben übertragen werden, bis er schließlich Gefahr läuft, auszubrennen. Dieses Format hilft den einzelnen Mitarbeitern, darüber nachzudenken, wie sie angemessene Erwartungen setzen und „Nein“ sagen, wenn es nötig ist.
Open Feedback Questions
Reflektieren: Was sind gute Gründe, „Nein“ zu sagen, wenn dich jemand um etwas bittet?
Beispiele sammeln: Wann hast du das letzte Mal „Nein“ gesagt, als dich jemand um etwas gebeten hat? In welchen Situationen hättest du gerne „Nein“ gesagt, hast es aber nicht getan?
Werkzeuge: Welche Phrasen oder Fragen können hilfreich sein, wenn jemand möchte, dass du etwas tust?
Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda
Fazit – Wöchtentliche One-on-One Meeting Agenda⚡
Regelmäßige One-on-One Meetings, ob wöchentlich oder zweiwöchentlich, sind ein hervorragender Weg, zur Förderung der Kommunikation, Leistungssteigerung und Unterstützung der Mitarbeiter. Durch die Erstellung einer strukturierten, aber flexiblen Agenda, gründliche Vorbereitung und konsequente Nachverfolgung kann man die Wirkung dieser wichtigen Meetings maximieren.
Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Einzelgespräche:
- Regelmäßigkeit: Halte dich an den vereinbarten Zeitplan, sei es wöchentlich oder zweiwöchentlich.
- Qualität der Gespräche: Fokussiere dich auf offene und ehrliche Kommunikation, um sowohl kurzfristige als auch langfristige Themen zu besprechen.
- Konsequente Nachverfolgung: Stelle sicher, dass besprochene Aufgaben und Ziele konsequent verfolgt und umgesetzt werden.
Kurz-Checkliste für effektive (zwei-)wöchentliche Einzelgespräche:
- Vorbereitung:
- Gemeinsame Agenda-Dokumente verwenden
- Mitarbeiter zur Agenda-Erstellung ermutigen
- Vorherige Notizen und Action-Items überprüfen
- Während des Meetings:
- Persönliches Check-in zum Start
- Wichtigste Themen zuerst behandeln
- Balance zwischen taktischen und strategischen Diskussionen (70/30)
- Nachbereitung:
- Action-Items und Entscheidungen zusammenfassen
- Notizen und nächste Schritte teilen
Nutze die in diesem Artikel vorgestellten Vorlagen und Strategien als Ausgangspunkt und passe sie an die Bedürfnisse und die Kultur deines Teams an. Nutze zusätzlich sinnvolle KPIs um den Erfolg der One-on-One Meetings zu messen:
Sinnvolle KPIs:
- Mitarbeiterengagement
- Zielerreichungsrate
- Mitarbeiterbindung
- ROTI (Return On Time Invested)
- Vierteljährliches Feedback
Mit Zeit und Aufmerksamkeit werden die Einzelgespräche zu einem Eckpfeiler deines Managementansatzes und treiben den Erfolg für dein ganzen Team voran.
Wenn du ein Tool suchen, das dir bei der Vorbereitung von 1:1-Meetings und der Auswahl geeigneter Vorlagen hilft, kannst du jetzt Echometer kostenlos ausprobieren: Echometer Workspace anlegen.
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
