Die 10 einfachen Grundregeln für eine agile Retrospektive

Agile Retrospektiven sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden agilen Teams. Sie bieten den Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Arbeit zu reflektieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ziele für den nächsten Sprint festzulegen. Damit eine Retrospektive jedoch effektiv ist, ist es hilfreich, ein paar Grundregeln aufzustellen. Sie dienen dazu das Gespräch zu leiten und sicherzustellen, dass jeder gehört wird. Im Folgenden gebe ich dir Beispiele für zehn Grundregeln für agile Retrospektiven.  Sie können dir helfen, das Beste aus dieser wertvollen Gelegenheit zur Teamentwicklung zu machen.

Was sind die 10 Grundregeln für agile Retrospektiven?

• Grundregel # 1 - Aufrechterhaltung einer sicheren und offenen Umgebung
• Grundregel # 2 - Respekt vor den Meinungen und Perspektiven der anderen
• Grundregel #3 - Ermutigung zur aktiven Teilnahme aller Teammitglieder
• Grundregel # 4 - Ehrlichkeit und Transparenz in Bezug auf Probleme und Herausforderungen
• Grundregel #5 - Konzentration auf Aktionen und Lösungen statt Schuldzuweisungen
• Grundregel # 6 - Priorisieren der Ziele des Teams
• Grundregel # 7 - Ermitteln und Dokumentieren von Action Items
• Grundregel #8 - Maßnahmen aus früheren Retrospektiven weiterverfolgen
• Grundregel # 9 - Das Team dazu ermutigen, vorbereitet zu sein
• Grundregel #10 - Die Sitzung kurz und konzentriert halten

Wenn du nur Zeit und Kapazität für die Umsetzung einer Regel oder Leitlinie hast, dann lass es diese erste sein. Der Rest ergibt sich fast von alleine.

Um ein sicheres und offenes Umfeld aufrechtzuerhalten, ist es essentiell, ein Gefühl der Einbeziehung zu fördern. Außerdem ist es wichtig sicherzustellen, dass sich jeder wohl fühlt, wenn er*sie seine*ihre Gedanken und Feedback mitteilt.
Dass psychologische Sicherheit mehr als nur ein Trend oder Buzzword ist, steht wahrscheinlich außer Frage. Solltest du aber tiefer in das Thema einsteigen wollen oder noch ein paar Zahlen, Daten und Fakten dazu zu benötigen, z.B. um jemand anderes von der Relevanz von psychologischer Sicherheit zu überzeugen, dann schau auf jeden Fall in  diesen Artikel . Dort wird das Konzept und seine Relevanz näher beleuchtet und erklärt.

Dies ist eine weitere beinahe unverzichtbare Grundregel für agile Retrospektiven. Es ist wichtig, aktiv zuzuhören und zu vermeiden, andere zu unterbrechen oder deren Ideen abzulehnen oder zu bewerten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist der Einsatz von Techniken wie “Paraphrasieren” oder “Spiegeln”. Damit zeigt man, dass man aktiv zuhört und es ermutigt andere dazu, ihre Gedanken mitzuteilen. Außerdem ist es hilfreich, “Ich”-Aussagen zu verwenden und keine Annahmen zu treffen oder voreilige Schlüsse über die Ideen und Aussagen anderer zu ziehen.

„Viele Teammitglieder trauen sich nicht, den Mund aufzumachen!“

Diese Challenge lösen

„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“

Diese Challenge lösen

„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“

Diese Challenge lösen

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, zu Beginn der Retrospektive Eisbrecher oder teambildende Aktivitäten einzusetzen, damit sich die Teammitglieder wohler und entspannter fühlen. Konkrete Methoden und Ideen dazu findest du in unserem Blog-Artikel über Check-Ins.

Außerdem ist es unerlässlich, dass der*die Moderator*in ruhigere Teammitglieder ermutigen kann, das Wort zu ergreifen, und das Gespräch umlenken kann, wenn eine Person das Gespräch dominiert. Wie genau und mit welchen Techniken das funktioniert, kannst du in diesem Artikel nachlesen: Eine Retrospektive moderieren.

Die Teammitglieder sollten sich wohl fühlen, offen und ehrlich über alle Probleme oder Hindernisse sprechen zu können, die während des Sprints aufgetreten sind. Das Team kann verschiedene Techniken anwenden, um die zugrunde liegenden Ursachen für aufgetretene Probleme oder Herausforderungen zu ermitteln und Lösungen für diese zu entwickeln. Gemeinsames Besprechen und ggf. ein Action Item dazu aufnehmen ist gleichwohl legitim und oftmals ausreichend. Eine Übersicht zu drei verschiedenen Workshops dazu findest du in diesem passenden Artikel: Vielseitige Retrospektive Methoden & Team Workshops mit Überraschungseffekt .

Darüber hinaus ist es wichtig, ein Umfeld ohne Schuldzuweisungen zu schaffen, in dem  Teammitglieder keine Konsequenzen befürchten müssen, wenn sie ihre Gedanken mitteilen. Stattdessen können sie sich darauf konzentrieren, die zugrundeliegenden Probleme zu erkennen und anzugehen.

Die Priorisierung der Ziele des Teams erfordert ein klares Verständnis der Sprint-Ziele des Teams sowie die Ausrichtung der Retrospektive auf diese. Eine Methode ist die Verwendung von “SMART”-Zielen .
Außerdem ist es wichtig, einen klaren Zweck für die Retrospektive festzulegen und den Dialog darauf zu konzentrieren. Das Team kann auch Ansätze wie die “SWOT-Analyse” nutzen, um seine Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu ermitteln, um sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg ist, seine Ziele zu erreichen.

Eine Retrospektive sollte nicht nur ein Ziel, sondern auch eine klare Agenda haben. Eine Möglichkeit dies zu erreichen, ist alle während der Retrospektive identifizierten Aktionspunkte und Verbesserungen zu dokumentieren und zu verfolgen. Lies mehr dazu in unserem Artikel über  Beispiele für gute Action Items . Darüber hinaus ist es wichtig, bestimmten Teammitgliedern die Verantwortung für jeden Aktionspunkt zu übertragen. Das Team kann auch Tools wie Kanban-Boards verwenden, um den Fortschritt der einzelnen Maßnahmen visuell zu verfolgen. Übrigens geht das auch prima in in unserem Tool Echometer. Probiere es über diesen Link direkt mal aus: Zum Retro Setup.

Um zu gewährleisten, dass die Maßnahmen aus früheren Retrospektiven umgesetzt werden, solltet ihr im Team einen klaren Zeitrahmen für die Umsetzung festlegen und bestimmte Teammitglieder benennen, die die Verantwortung für die einzelnen Maßnahmen übernehmen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass bei der nächsten Retrospektive die Maßnahmen reflektiert bzw. besprochen werden. Denk dran: Aktionspunkte sind nicht dasselbe wie Aufgaben! Es geht nicht darum, sie umzusetzen. Ihr Hauptziel ist es, euch zu helfen, iterativ etwas zu lernen und dann auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse etwas anzupassen. Wenn das überraschend oder neu klingt oder du einfach ein paar Inspirationen möchtest, wie Maßnahmen gut und effektiv genutzt werden, dann schau gerne in diesen Artikel .

Die Festlegung eines klaren Ziels für die Retrospektive sowie die Bereitstellung einer Vorlage oder Leitlinie, welche Daten oder Informationen benötigt werden, wird die Teammitglieder motivieren, vorbereitet zu sein. Außerdem sollten die Teammitglieder im besten Fall recherchiert haben und bereit sein, ihre Behauptungen mit konkreten Beispielen oder Daten zu untermauern. Das macht den Dialog produktiver und garantiert, dass das Team echte Fortschritte macht.

Wusstest du schon, dass du mit Echometer vor einer Retrospektive kurze Umfragen an dein Team schicken kannst? So ist sichergestellt, dass jeder vorbereitet ist und ihr viel mehr Zeit zum Reflektieren statt zum Sammeln von Daten haben. Probiere es doch mit der folgenden Retro aus.

Health Check Retro: Die 5 Agilen Werte

Die agilen Werte und Prinzipien gehören zu den Grundlagen eines Scrum Kurses. Erst wenn man diese als Team lebt, lassen sich höhere Ebenen des agilen Reifegrads erreichen. Dieser Health Check hilft dir, die 5 agilen Scrum Werte einmal aus einer anderen Perspektive mit deinem Team zu reflektieren und messbar zu machen - siehe unten für einen Einblick.

How to

Health Check Retro: Die 5 Agilen Werte: So läuft die Retro ab

1. Random Icebreaker (2-5 Minuten)

   Echometer stellt euch einen Generator für zufällige Check-in-Fragen bereit.

2. Review der offenen Maßnahmen (2-5 Minuten)

   Bevor man mit neuen Themen loslegt, sollte man einmal zur Wirksamkeitskontrolle darüber sprechen, was aus den Maßnahmen aus vergangenen Retrospektiven geworden ist. Echometer listet automatisch alle offenen Action Items aus vergangenen Retros auf.

3. Health Check

   Alle Teammitglieder können die Health-Checks anonym auf einer Skala beantworten. Geht die Ergebnisse der Health-Checks dann einmal gemeinsam durch und haltet ggfs. zusätzliche Kommentare fest. Nutzt ihr die gleichen Health-Checks in mehreren Retrospektiven könnt ihr auch Trends über die Zeit in Echometer tracken.

   • Mut: Wir wertschätzen es, wenn jemand Mut beweist.
   • Respekt: Wir wertschätzen gegenseitig unsere Ideen, auch wenn wir anderer Meinung sind.
   • Commitment: Jedes Teammitglied ist bemüht, Versprechen einzuhalten.
   • Fokus: Wir lassen uns nicht davon ablenken, das Sprint-Ziel zu verfolgen.
   • Offenheit: Wir sind offen für konstruktives Feedback und können daran wachsen.

4. Retro-Themen besprechen

   Nutzt die folgenden offenen Fragen, um eure wichtigsten Erkenntnisse zu sammeln. Zuerst verdeckt jeder für sich. Echometer erlaubt es jede Spalte des Retro-Boards einzeln aufzudecken, um das Feedback dann anschließend zu präsentieren und zu gruppieren.

5. Catch-all Frage (Empfohlen)

   Damit auch sonstige Themen einen Platz haben:

   • Über was möchtest du sonst noch in der Retro reden?

6. Priorisierung / Voting (5 Minuten)

   Auf dem Retro-Board in Echometer könnt ihr das Feedback ganz einfach mit dem Voting priorisieren. Das Voting ist natürlich anonym.

7. Maßnahmen definieren (10-20 Minuten)

   Über das Plus-Symbol an einem Feedback kann man eine verlinkte Maßnahmen erstellen. Noch nicht sicher welche Maßnahme die richtige wäre? Dann öffne über das Plus-Symbol stattdessen ein Whiteboard zu dem Thema um Kernursachen und mögliche Maßnahmen zu brainstormen.

8. Checkout / Closing (5 Minuten)

   Echometer ermöglicht euch anonymes Feedback vom Team einzusammeln, wie hilfreich die Retro war. Daraus entseht der ROTI-Score ("Retrun On Time Invested"), den ihr über die Zeit tracken könnt.

Health Check Retro: Die 5 Agilen Werte

Health Check Fragen (Skala)

Mut: Wir wertschätzen es, wenn jemand Mut beweist.

Stimme gar nicht zu Stimme voll zu

Respekt: Wir wertschätzen gegenseitig unsere Ideen, auch wenn wir anderer Meinung sind.

Stimme gar nicht zu Stimme voll zu

Commitment: Jedes Teammitglied ist bemüht, Versprechen einzuhalten.

Stimme gar nicht zu Stimme voll zu

Fokus: Wir lassen uns nicht davon ablenken, das Sprint-Ziel zu verfolgen.

Stimme gar nicht zu Stimme voll zu

Offenheit: Wir sind offen für konstruktives Feedback und können daran wachsen.

Stimme gar nicht zu Stimme voll zu

Diese Retro jetzt öffnen

Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.

Um die Retrospektive kurz und konzentriert zu halten, ist es hilfreich eine klare Tagesordnung und ein klares Ziel für das Treffen zu haben und beim Thema zu bleiben. Außerdem ist es wichtig, eine moderierende Person zu haben, die das Gespräch auf dem richtigen Weg hält und die Diskussion umlenkt, wenn sie vom Kurs abweicht. Um für jeden Tagesordnungspunkt bestimmte Zeitlimits festzulegen, kann das Team auch Techniken anwenden wie “Time-Boxing” . Dies ist gerade dann sinnvoll, wenn ihr feststellt, dass ihr häufig länger für gewisse Punkte oder die ganze Retro braucht als geplant. Neulich haben wir auch herausgefunden wie lange eine Retro eigentlich dauern sollte und was zu kurz oder zu lang in diesem Kontext bedeutet: Analyse von 30.000 Retros .

Vielleicht hast du auch schon von dem Akronym E.L.M.O. gehört? Das hat nicht viel mit dem kleinen roten Gefährten aus der Sesamstraße zu tun, sondern steht für:

Also: Genug, lasst uns weitermachen.

Wir bei Echometer nennen das intern einen “jelly fish” und jedes Mal, wenn jemand im Team das Gefühl hat, dass ein Thema zu sehr in die Tiefe oder zu weit in die Ferne geht, “werfen wir einen jelly fish”. Warum jelly fish? Sie sind neutral, unpersönlich und es hat durchaus etwas Lustiges an sich.

Fazit: Gute Retrospektiven dank einfacher Grundregeln

Ganz im Sinne von kurz und konzentriert halten: Ich hoffe, dass diese 10 Grundregeln für agile Retrospektiven dir helfen werden, das Beste aus dieser wertvollen Gelegenheit zur Teamentwicklung zu machen. Wenn du diese Regeln befolgst und die oben beschriebenen Techniken und Werkzeuge anwendest, kann dein Team noch einfacher Verbesserungspotenziale erkennen und Ziele für den nächsten Sprint festlegen. Dies wird dazu beitragen, dass sich das Team ständig verbessert und weiterentwickelt. Wir wünschen dir viel Spaß dabei!

„Viele Teammitglieder trauen sich nicht, den Mund aufzumachen!“

Diese Challenge lösen

„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“

Diese Challenge lösen

„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“

Diese Challenge lösen