Langt størstedelen af litteraturen om ledelse går ud fra, at teams ledes ansigt til ansigt og ikke virtuelt på afstand. Dette vil sandsynligvis ændre sig i de kommende år, efterhånden som fjernarbejde og globalt distribuerede teams med forskellige lokationer eller fjernarbejde hjemmefra bliver mere almindeligt i vidensarbejde. Ledere bliver derfor nødt til at lære nye eller anderledes færdigheder for effektivt at kunne lede teams på afstand.
I denne artikel vil jeg vise dig som leder, hvilke 5 tips du kan bruge til at blive en fremragende fjernleder for din direkte underordnede –, uanset om du arbejder efter Scrum, Agile eller traditionelt vandfald.
Ledelse på hjemmekontoret: Hvad er et distribueret team?
For at skabe en fælles forståelse vil jeg først besvare spørgsmålet om, hvad vi mener med at lede et eksternt team. Kort sagt er det et team, der er fordelt på flere lokationer. Lokationerne kan være forskellige virksomhedssteder eller de enkelte medarbejderes hjemmekontorer. Lokationerne kan selvfølgelig også være spredt over forskellige tidszoner.
Der er mange aktuelle praktiske eksempler på virtuelt lederskab: Teams inden for softwareudvikling, salg og også i den offentlige sektor arbejder distribueret eller hybrid næsten som standard, dvs. kun delvist på hovedstedet. Det medfører en række udfordringer for fjernledelse, som vi vil se nærmere på om lidt.
Hvorfor har flere og flere virksomheder distribuerede teams?
Godt spørgsmål: At tilbyde fjernarbejde bliver i stigende grad et vigtigt argument for virksomheder, der ønsker at være en attraktiv arbejdsgiver. Distribueret arbejde gør det også muligt for virksomheder potentielt at tiltrække talenter fra hele verden. Et andet mål er ofte at udnytte lokale omkostningsfordele med hensyn til lønomkostninger.
For at disse fordele rent faktisk kan realiseres, er der brug for stærke fjernledere, som også er i stand til at lede disse distribuerede teams eller direkte fjernrapporter effektivt: Med tillid og psykologisk sikkerhed, samtidig med at produktiviteten opretholdes.
Remote team management: udfordringerne ved virtuelt lederskab
Før vi går til løsningsniveauet, så lad os kort beskrive problemområdet igen: Hvad er de typiske udfordringer ved virtuel fjernledelse? Her er en kort liste over de største udfordringer:
- KommunikationsbarriererMangel på nonverbale signaler gør det sværere at forstå og vedligeholde relationer
- Isolation og holdåndMedarbejderne føler sig ofte mindre forbundne og engagerede
- Opbygning af tillid: Uden direkte interaktion kan der opstå mistillid eller usikkerhed
- Produktivitetskontrol: Svær balancegang mellem autonomi og præstationsevaluering
- Tidszoner og arbejdstiderKoordinering på tværs af forskellige tidszoner gør koordinering vanskelig
- Tekniske udfordringerUstabile forbindelser, forskellige værktøjer og digital ekspertise
Jeg er sikker på, at noget af dette vil lyde bekendt for dig. Så hvordan møder du disse udfordringer ved fjernledelse? Det bringer os til næste afsnit.
Hvordan leder man et distribueret team på afstand?
Desværre har begyndelsen af 2020'erne vist, at mange ledere kæmper med at lede distribuerede teams effektivt på afstand. Det skyldes ofte, at lederne praktiserer forældede metoder og ledelsesstile –, uanset om de arbejder i den offentlige sektor eller i en innovativ internetstartup. Se også her: Klassisk vs. Agile-vejledning – 5 tips.
Har du så brug for et seminar for at lære at lede teams på hjemmekontoret eller distribuerede steder? Det skader nok ikke, men det er heller ikke nødvendigt. Frem for alt kræver det åbenhed, erfaring og iterationssløjfer i teamet for at finde den rigtige måde at arbejde eksternt på.
Når man leder et virtuelt team, er man afhængig af en høj grad af tillid, da man ikke kan overvåge eller "kontrollere" arbejdet på stedet. En stadig mere agil ledelsesstil er derfor afgørende. Se også her: Agile-guide og Tjenende lederskab – 8 Stof til eftertanke.
Selv om du ikke er til stede på arbejdspladsen, betyder det ikke, at du ikke kan se de enkelte medarbejderes arbejdsresultater. Især inden for vidensarbejde er det normalt muligt at dele arbejdsfremskridt og om nødvendigt nøgletal mindst en gang om ugen eller endda dagligt.
Ved at gøre det udførte arbejde gennemsigtigt og ved hjælp af hurtige feedback-loops vedrørende dine egne fremskridt kan du effektivt lede virtuelle teams –, selv på afstand.
Ledelse på afstand: de vigtigste værktøjer for fjernledere
De hurtige feedback-loops i fjernarbejde kan implementeres i praksis ved hjælp af følgende metoder og værktøjer:
💡
- Arbejde i parFælles arbejde på et emne. Denne metode er allerede meget udbredt inden for softwareudvikling som "parprogrammering", men er også nyttig i vidensarbejde om presserende og særligt vigtige emner for at forhindre ventetid i feedback-loops og fremskynde udvekslingen af viden.
- Asynkron feedback...ved at bruge kommentarfunktionen i din chat eller dit arbejdsværktøj (f.eks. Jira, Asana, Microsoft ...). For emner, der ikke er særligt tidskritiske, er asynkrone feedbacksløjfer ofte den mest praktiske kommunikationsform. Alle reagerer, når det passer dem bedst – du bliver ikke trukket ud af en koncentrationstunnel. Arbejdsaftaler kan også defineres til dette formål (f.eks. skal kommentarer besvares en gang om dagen; mere om det: Arbejdsaftaler: 10 eksempler).
- Daglige standupsEt kort teammøde (typisk 15 minutter, uanset teamets størrelse), der finder sted dagligt eller i det mindste flere gange om ugen for at blive enige om fremskridt, koordinere som et team og løse blokeringer.
- Team-retrospektiver: Et teammøde, hvor I reflekterer over jeres samarbejde som helhed hver anden uge (mere om dette): Hvad er en retrospektiv? Alt du behøver at vide).
Hvis et team endnu ikke er vant til at arbejde distribueret, kan det være et fornuftigt første skridt at afprøve disse teamudviklingsværktøjer én gang på et tidligt tidspunkt for at vise, at der er plads nok til teamudvikling og uformel kommunikation, selv når man arbejder på afstand.
Ledelse på afstand: de vigtigste værktøjer for fjernledere
Virtuelle ledere har brug for visse kompetencer. En fremragende fjernleder opbygger tillid i teamet ved at skabe gennemsigtige processer og udføre regelmæssige check-ins – både i teamet og individuelt. Det omfatter både personlige en-til-en-møder og teammøder (især daglige stand-ups og team-retrospektiver ud over de klassiske statusopdateringer).
Gode fjernledere opmuntrer også til personligt ansvar, støtter teammedlemmernes personlige udvikling og hjælper dem med at finde en sund balance mellem arbejde og privatliv. De bruger målrettet digitale værktøjer til at styrke det asynkrone samarbejde og sikrer, at møderne styres effektivt.
Sammenfattende er følgende kompetencer centrale for virtuelt lederskab:
💡
- Klar kommunikation: gennemsigtige forventninger og regelmæssig dialog
- Tillid og personligt ansvar: undgå mikromanagement, resultater tæller
- Feedback-kultur: Åben, konstruktiv feedback i begge retninger
- Styrkelse af teamets samhørighed: fremme af virtuel social interaktion
- Effektiv tids- og selvledelse: balance mellem struktur og fleksibilitet
- Motivation og inspiration: støtte og udvikling af medarbejdere
Lad os nu gå videre til de vigtigste tips til fjernledere.
Tip 1 til fjernledere: Regelmæssige check-ins
Gode, personlige teammøder er nøglen til at skabe en holdånd. Følgende rutine er meget nyttig, et enkelt praktisk eksempel, som vi også praktiserer som ledelsesstil hos Echometer. Den blev oprindeligt populariseret af Google:
🧠
På det første teammøde efter weekenden besvarer alle først et check-in-spørgsmål:
- Hvad er dit højdepunkt i den forgangne weekend?
Positive effekter:
- Positiv stemning: Alle kan starte ugen med et positivt budskab.
- Relationsopbygning: Teammedlemmerne lærer hinanden bedre at kende (privat), og relationerne uddybes.
- Samtalestarter: Både du som leder og hvert teammedlem har udgangspunkter for yderligere diskussioner eller opfølgende spørgsmål i løbet af de næste par dage.
Planlæg også 14-dages 1-til-1-møder med hvert teammedlem for at diskutere fremskridt, udfordringer og personlige bekymringer. I øvrigt kan weekendens check-in-spørgsmål være nyttige her for at starte mødet på en afslappet og uforpligtende måde (f.eks.: Du har luftet din hund – har du haft den i lang tid?)
Her er et eksempel på en skabelon, du kan bruge til resten af dit en-til-en-møde:
Ingen smalltalk, ingen akavede pauser. 🥱 Denne 1:1-skabelon virker simpelthen altid.
- Hvilken præstation er du stolt af, som jeg måske ikke har lagt mærke til?
- Hvilken lille ændring ville straks forbedre dit arbejde?
- Hvad vil du gerne have mere tid til på arbejdet?
...
Du kan selvfølgelig gennemføre 1-til-1-mødet digitalt eller virtuelt på afstand eller på stedet. Hvis det er muligt, er personlig kontakt at foretrække, da det giver dig mulighed for at opbygge et tillidsfuldt forhold endnu hurtigere. Hvis du er interesseret i flere skabeloner til en-til-en-møder, kan du se dem her: 15 gennemprøvede skabeloner til en-til-en-møder.
Suppler disse møder med teammøder som f.eks. daglige stand-ups (se ovenfor) eller retrospektiver for at fremme dialog og samarbejde i teamet. Hvis du stadig er usikker på retrospektiver, kan du læse vores blogindlæg her: 6 tips til at lede retrospektiver. Jeg har listet flere oplysninger om Retros eksplicit nedenfor.
Tip 2 til fjernledere: Fokuser på resultater i stedet for tidsforbrug
"Arbejder min medarbejder Kevin overhovedet lige nu?"
Typisk Kevin... sjovt.
Hvis du ofte stiller dig selv ovenstående spørgsmål, er det et advarselstegn. Som leder skal dit fokus ikke være på, om nogen arbejder, men på, om resultaterne er rigtige.
Hvis resultaterne er rigtige, er det ligegyldigt, om din medarbejder tager en lur på 20 minutter om eftermiddagen eller går på indkøb. Hjemmearbejde giver mange fordele for tilrettelæggelsen af privatlivet og en bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv. Det bør ikke være et tabu at udnytte disse fordele.
Tillid er nøglen her. Så længe du kan stole på, at dit team leverer de forventede resultater, behøver du ikke at bekymre dig om arbejdstider.
Det er dog vigtigt at kommunikere klare forventninger og at tage det direkte op, hvis forventningerne ikke opfyldes. Friheden til at tilrettelægge arbejdstiden fleksibelt er baseret på, at disse forventninger opfyldes. Hvis der er problemer med dette, skal du tale med medarbejderen om det og sammen finde ud af, hvad problemet er.
Igen kan det være meget nyttigt at definere arbejdsaftaler for fjernsamarbejde i fællesskab. Find ud af mere: Arbejdsaftaler: 10 eksempler.
Tip 3 til at lede virtuelle teams: Øv dig i asynkron kommunikation
At arbejde asynkront betyder ikke, at man skal tage telefonen, hver gang der stilles et spørgsmål, og dermed rive andre væk fra deres koncentrationsfase. I stedet bør en leder sørge for, at der er asynkrone kommunikationskanaler i teamet (f.eks. Slack-kanaler eller teamrum). Chatrum har den store fordel i forhold til e-mails, at de kan ses af alle, og at notifikationer til individuelle chatrum lettere kan tilpasses.
I nogle scenarier er et chatrum dog ikke det rigtige valg til asynkron kommunikation. Mange værktøjer tilbyder også en kommentarfunktion direkte i et dokument (f.eks. Google Docs eller Microsoft Word). Disse kommentarer er så meget lettere at tildele i kontekst. Det er derfor vigtigt altid at efterlade kommentarer så tæt som muligt på det faktiske arbejde.
Diskuter som et team, hvilke asynkrone kommunikationskanaler I ville foretrække at bruge til de respektive scenarier. Reflekter regelmæssigt over beslutningerne i jeres team-retrospektiver.
"Jeg kan ikke genkende nogen mønstre eller tendenser i mine 1:1-samtaler. Alt virker isoleret."
"Jeg kan godt lide medarbejderen, men han præsterer ikke så godt, som jeg gerne ville. Hvordan kan jeg tackle det i 1:1-samtaler?""
"Jeg er aldrig sikker på, om jeg fokuserer på de rigtige ting i 1:1-samtalerne."
"Det føles, som om mine medarbejdere fortæller mig, hvad jeg gerne vil høre i 1:1-samtalerne, men – åbner ikke rigtig op."
"Jeg ved ofte ikke, om jeg var for hård – eller for blød – i mine 1:1'er til at have en positiv effekt."
"Ingen har lært mig at køre gode 1:1'ere – Jeg kunne helt sikkert være meget mere effektiv."
"Mine ledere spørger ofte, hvordan det går med mit team – Jeg ville ønske, at jeg havde håndgribelige data at dele ud af."
Tip 4 til ledelse på afstand: Definer forventninger til kommunikation
Asynkron kommunikation er praktisk, men nogle gange har man brug for hurtig feedback. For at undgå frustration og usikkerhed bør du definere klare regler eller arbejdsaftaler for kommunikationen i teamet.
Et eksempel:
- Hvornår er det okay at ringe til kolleger? Hvornår er noget en nødsituation? Fokustidspunkter kan markeres i kalenderen for at minimere forstyrrelser.
- Hvor hurtigt skal der svares på beskeder? En fælles regel, f.eks. inden for 3 timer i arbejdstiden, hjælper begge parter med at planlægge.
Hvis teamet arbejder i forskellige tidszoner, skal du tage højde for det i dine aftaler. Klare regler skaber pålidelighed og forbedrer samarbejdet. Det er her, at arbejdsaftaler igen kan være nyttige (mere om: Arbejdsaftaler): De gør dine forventninger eksplicitte, hvilket gør dem lettere at diskutere og forbedre.
Tip 5 til at lede virtuelle teams: Agile-retrospektiver
Det er blevet nævnt mange gange før, men her er det opsummeret igen: Virtuelle Agile-retrospektiver er en fantastisk måde at udvikle holdånden på i virtuelle teams med lidt sjov og hurtige succesoplevelser.
Grundidéen er enkel: Hver anden til fjerde uge afholder I en fælles teamworkshop online, hvor I reflekterer over nogle få spørgsmål. De typiske spørgsmål i Retros: Hvad gik godt i de sidste par uger? Hvad gik ikke så godt i de sidste par uger? Hvad kan vi gøre bedre?
Disse spørgsmål kan ændres for at gøre retro mere kreativ og sjov med tiden (se også: 54 sjove retrospektive metoder). I begyndelsen er ovenstående spørgsmål dog tilstrækkelige.
Mange teammedlemmer tænker kun på meget specifikke, faktuelle emner under teamets retrospektiver. De har svært ved at anlægge et bredere perspektiv og reflektere over teamet som helhed. Vores Echometer-software kan hjælpe med at indføre og forbedre retrospektiver. Du kan prøve det gratis. Her er et eksempel på en skabelon, som du også kan se i vores fjernledelsesværktøj uden at logge ind:
Åbne feedback-spørgsmål
Behold: Hvad skal vi beholde?
Stop: Hvad skal vi stoppe med?
Start: Hvad skal vi begynde at gøre?
Konklusion Ledelse på afstand: Alle kan blive gode fjernledere!
Succesfuldt lederskab i virtuelle teams eller fjernarbejde er ikke magi, men resultatet af bevidste beslutninger og løbende udvikling. Det er bedst at starte i dag:
- Hvilke feedbacksløjfer og hvilken kommunikation bør foregå asynkront? Hvilke møder har ingen merværdi for os?
- Hvor er der stadig mangel på gennemsigtighed om arbejdets fremskridt i teamet?
- Hvilket mindset skal jeg have som leder for at blive en god fjernleder?
- Har jeg nok en-til-en-møder til at opbygge et tillidsfuldt forhold til mine direkte underordnede?
- Hvor ofte bør vi gennemføre en team-retrospektiv?
Hvis du stadig er i tvivl, kan det digitale online softwareværktøj Echometer hjælpe dig med at indføre de vigtigste ledelsesrutiner som agile retrospektiver og 1-til-1-møder med dine medarbejdere. Du kan finde ud af mere om Echometer-appen her.
Hvis du er interesseret, kan du også lege med en af vores skabeloner til en-til-en-møder her og snart afprøve den gratis med et af dine teammedlemmer:
Ingen smalltalk, ingen akavede pauser. 🥱 Denne 1:1-skabelon virker simpelthen altid.
- Hvilken præstation er du stolt af, som jeg måske ikke har lagt mærke til?
- Hvilken lille ændring ville straks forbedre dit arbejde?
- Hvad vil du gerne have mere tid til på arbejdet?
...
