La maggior parte della letteratura sulla leadership presuppone che i team siano guidati faccia a faccia e non virtualmente a distanza. Questa situazione è destinata a cambiare nei prossimi anni, quando il lavoro a distanza e i team distribuiti a livello globale con sedi distribuite o che lavorano a distanza da casa diventeranno sempre più comuni nel mondo della conoscenza. I manager dovranno quindi apprendere competenze nuove o diverse per gestire efficacemente i team a distanza.
In questo articolo ti mostrerò, in qualità di manager, quali sono i 5 consigli che puoi utilizzare per diventare un eccellente leader remoto del tuo diretto collaboratore –, indipendentemente dal fatto che tu lavori secondo Scrum, Agile o waterfall tradizionale.
Leadership nell'home office: cos'è un team distribuito?
Per creare una comprensione comune, vorrei innanzitutto rispondere alla domanda su cosa si intende per gestione di un team remoto. In breve, si tratta di un team distribuito su più sedi. Le sedi possono essere diverse sedi aziendali o gli uffici di residenza dei singoli dipendenti. Ovviamente, le sedi possono anche essere distribuite su diversi fusi orari.
Esistono molti esempi pratici di leadership virtuale: I team nello sviluppo di software, nelle vendite e persino nel settore pubblico lavorano quasi sempre in remoto o in modo ibrido, cioè solo parzialmente nella sede principale. Questo comporta una serie di sfide per la leadership a distanza, che analizzeremo tra poco.
Perché sempre più aziende hanno team distribuiti?
Bella domanda: l'offerta di lavoro a distanza sta diventando sempre più un argomento importante per le aziende che vogliono essere un datore di lavoro interessante. Il lavoro distribuito consente inoltre alle aziende di attrarre potenzialmente talenti in tutto il mondo. Un altro obiettivo è spesso quello di sfruttare i vantaggi locali in termini di costo del lavoro.
Affinché questi vantaggi si concretizzino, è necessario che i manager remoti siano forti e in grado di guidare efficacemente questi team distribuiti o i loro diretti collaboratori: Con fiducia e sicurezza psicologica, mantenendo la produttività.
Gestione di un team a distanza: le sfide della leadership virtuale
Prima di passare al livello delle soluzioni, descriviamo di nuovo brevemente il problema: quali sono le sfide tipiche della leadership virtuale a distanza? Ecco un breve elenco delle principali sfide:
- Barriere comunicativeLa mancanza di segnali non verbali rende più difficile la comprensione e il mantenimento delle relazioni.
- Isolamento e spirito di squadraI dipendenti spesso si sentono meno legati e impegnati
- Costruire la fiduciaSenza un'interazione diretta, possono sorgere sfiducia e incertezza.
- Controllo della produttivitàDifficile equilibrio tra autonomia e valutazione delle prestazioni
- Fusi orari e orari di lavoroIl coordinamento tra diversi fusi orari rende difficile il coordinamento
- Sfide tecnicheConnessioni instabili, diversi strumenti e competenze digitali
Sono sicuro che alcune di queste cose ti suoneranno familiari. Quindi, come puoi affrontare queste sfide della leadership a distanza? Questo ci porta alla prossima sezione.
Come si guida un team distribuito a distanza?
Purtroppo, i primi anni del 2020 hanno dimostrato che molti manager faticano a guidare efficacemente i team distribuiti a distanza. Spesso questo accade perché i manager praticano metodi e stili di leadership obsoleti – indipendentemente dal fatto che lavorino nel settore pubblico o in una start-up innovativa su internet. Vedi anche: Guida classica vs. guida Agile – 5 suggerimenti.
Hai quindi bisogno di un seminario per imparare a gestire i team nell'home office o nelle sedi distribuite? Probabilmente non farà male, ma non è nemmeno necessario. Soprattutto, ci vogliono apertura, esperienza e cicli di iterazione all'interno del team per trovare la giusta modalità di lavoro a distanza.
Quando guidano un team virtuale, i manager si affidano a un alto livello di fiducia, poiché non possono supervisionare o "controllare" il lavoro in loco. Uno stile di gestione sempre più agile è quindi essenziale. Vedi anche: Guida Agile e Leadership servile – 8 Cibo per la mente.
Anche se non sei presente sul posto di lavoro, questo non significa che non puoi visualizzare i risultati del lavoro dei singoli dipendenti. In particolare nel lavoro di conoscenza, di solito è possibile condividere i progressi del lavoro e, se necessario, le cifre chiave almeno settimanalmente o addirittura quotidianamente.
Rendendo trasparente il lavoro svolto e grazie a rapidi cicli di feedback sui tuoi progressi, puoi guidare efficacemente i team virtuali – anche a distanza.
Leadership a distanza: gli strumenti più importanti per i leader remoti
I cicli di feedback rapidi nel lavoro a distanza possono essere implementati nella pratica utilizzando i seguenti metodi e strumenti:
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- Lavoro a coppieLavoro congiunto su un argomento. Questo metodo è già ampiamente utilizzato nello sviluppo di software come "programmazione a coppie", ma è utile anche nel lavoro sulla conoscenza per argomenti urgenti e particolarmente importanti, al fine di evitare i tempi di attesa nei cicli di feedback e accelerare lo scambio di conoscenze.
- Feedback asincrono... utilizzando la funzione di commento nella chat o nello strumento di lavoro (ad esempio Jira, Asana, Microsoft...). Per gli argomenti che non sono particolarmente critici dal punto di vista temporale, i cicli di feedback asincroni sono spesso il mezzo di comunicazione più conveniente. Ognuno risponde quando gli fa più comodo – non si viene tirati fuori da un tunnel di concentrazione. A questo scopo si possono anche definire degli accordi di lavoro (ad esempio, i commenti dovrebbero ricevere risposta una volta al giorno; per saperne di più: Accordi di lavoro: 10 esempi).
- Standup giornalieriUna breve riunione del team (in genere 15 minuti, indipendentemente dalle dimensioni del team) che si svolge quotidianamente o almeno più volte alla settimana per concordare i progressi, coordinarsi come team e risolvere i blocchi.
- Retrospettive di squadraUna riunione di squadra in cui si riflette sulla collaborazione nel suo complesso ogni due settimane (per saperne di più: Cos'è una retrospettiva? Tutto quello che devi sapere).
Se un team non è ancora abituato al lavoro distribuito, può essere un primo passo ragionevole provare questi strumenti di sviluppo del team una volta nella fase iniziale per dimostrare che c'è abbastanza spazio per lo sviluppo del team e la comunicazione informale anche quando si lavora da remoto.
Leadership a distanza: gli strumenti più importanti per i leader remoti
I leader virtuali hanno bisogno di determinate competenze. Un leader remoto eccellente costruisce la fiducia nel team creando processi trasparenti ed effettuando regolari check-in – sia nel team che individualmente. Questo include incontri personali one-to-one e riunioni di team (in particolare stand-up giornalieri e retrospettive di team, oltre ai classici aggiornamenti di stato).
I grandi leader a distanza incoraggiano anche la responsabilità personale, sostengono lo sviluppo personale dei membri del team e li aiutano a trovare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Fanno un uso mirato degli strumenti digitali per rafforzare la collaborazione asincrona e assicurano che le riunioni siano moderate in modo efficiente.
In sintesi, le seguenti competenze sono fondamentali per la leadership virtuale:
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- Comunicazione chiara: aspettative trasparenti e dialogo regolare
- Fiducia e responsabilità personale: evita la microgestione, i risultati contano
- Cultura del feedback: feedback aperto e costruttivo in entrambe le direzioni
- Rafforzare la coesione del team: promuovere l'interazione sociale virtuale
- Gestione efficace del tempo e dell'autogestione: bilanciamento tra struttura e flessibilità
- Motivazione e ispirazione: sostenere e sviluppare i dipendenti
Passiamo ora ai consigli più importanti per i leader remoti.
Suggerimento 1 per i manager remoti: check-in regolari
Delle buone riunioni di squadra personali sono fondamentali per creare uno spirito di squadra. La seguente routine è molto utile, un semplice esempio pratico che anche noi di Echometer pratichiamo come stile di gestione. È stata originariamente resa popolare da Google:
🧠
Alla prima riunione di squadra dopo il weekend, tutti rispondono a una domanda di check-in:
- Qual è il momento più bello dell'ultimo weekend?
Effetti positivi:
- Vibrazioni positive: tutti possono iniziare la settimana con un messaggio positivo.
- Creazione di relazioni: i membri del team si conoscono meglio (in privato), le relazioni si approfondiscono.
- Avvio della conversazione: sia tu come manager che ogni membro del team hai dei punti di partenza per ulteriori discussioni o domande di follow-up nei giorni successivi.
Pianifica anche incontri quindicinali 1 a 1 con ciascun membro del team per discutere dei progressi, delle sfide e delle preoccupazioni personali. Tra l'altro, la domanda sul check-in del fine settimana può essere utile per iniziare l'incontro in modo rilassato e non vincolante (ad esempio: Hai portato a spasso il tuo cane – è da molto tempo che lo tieni?)
Per il resto degli incontri one-to-one, ecco un modello di esempio che puoi utilizzare per queste conversazioni:
Niente chiacchiere, niente pause imbarazzanti. Questo modello 1:1 funziona sempre.
- Di quale risultato è orgoglioso e forse non l'ho notato?
- Quale piccolo cambiamento migliorerebbe immediatamente il vostro lavoro?
- A cosa vorreste dedicare più tempo al lavoro?
...
Naturalmente puoi condurre l'incontro 1 a 1 in modo digitale o virtuale da remoto, oppure in loco. Se possibile, è preferibile un contatto faccia a faccia, in quanto permette di costruire un rapporto di fiducia ancora più velocemente. Se ti interessano altri modelli di incontri one-to-one, vedi qui: 15 modelli collaudati di riunioni individuali.
Integra questi incontri con riunioni di team come gli stand-up giornalieri (vedi sopra) o le retrospettive per promuovere il dialogo e la collaborazione all'interno del team. Se non sei ancora sicuro delle retrospettive, dai un'occhiata al nostro post qui: 6 consigli per moderare le retrospettive. Ho elencato più informazioni su Retros esplicitamente qui sotto.
Consiglio 2 per i leader remoti: concentrati sui risultati invece che sull'impegno di tempo
"Il mio dipendente Kevin sta lavorando in questo momento?".
Tipico di Kevin... divertente.
Se ti poni spesso la domanda di cui sopra, questo è un segnale di allarme. In qualità di manager, non devi concentrarti sul fatto che qualcuno stia lavorando, ma sul fatto che i risultati siano corretti.
Se i risultati sono corretti, non importa se il tuo dipendente fa un pisolino di 20 minuti nel pomeriggio o va a fare shopping. Lavorare da casa offre molti vantaggi per l'organizzazione della vita privata e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Non dovrebbe essere un tabù sfruttare questi vantaggi.
La fiducia è fondamentale in questo caso. Se puoi fidarti del tuo team per ottenere i risultati attesi, non devi preoccuparti degli orari di lavoro.
Tuttavia, è importante comunicare aspettative chiare e affrontare direttamente il problema se le aspettative non vengono soddisfatte. La libertà di organizzare l'orario di lavoro in modo flessibile si basa sul rispetto di queste aspettative. Se ci sono difficoltà in questo senso, parlane con il dipendente e scoprite insieme qual è il problema.
Ancora una volta, può essere molto utile definire insieme gli accordi di lavoro per la collaborazione a distanza. Per saperne di più: Accordi di lavoro: 10 esempi.
Suggerimento 3 per la conduzione di team virtuali: esercitati nella comunicazione asincrona
Lavorare in modo asincrono non significa alzare il telefono ogni volta che viene posta una domanda, strappando così gli altri dalla loro fase di concentrazione. Al contrario, un manager dovrebbe assicurarsi che nel team ci siano canali di comunicazione asincroni (ad esempio canali Slack o team room). Le chat hanno il grande vantaggio di poter essere visualizzate da tutti e le notifiche per le singole chat possono essere personalizzate più facilmente.
Per alcuni scenari, tuttavia, una chat room non è la scelta giusta per una comunicazione asincrona. Molti strumenti offrono anche una funzione di commento direttamente in un documento (ad esempio Google Docs o Microsoft Word). I commenti sono molto più facili da assegnare al contesto. È quindi importante lasciare sempre dei commenti il più vicino possibile al lavoro effettivo.
Discutete come team quali canali di comunicazione asincroni preferireste utilizzare per i rispettivi scenari. Rifletti regolarmente sulle decisioni prese durante le retrospettive del team.
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Troppo spesso ci dimentichiamo di riprendere gli argomenti trattati nei precedenti incontri 1:1."
"Sembra che i miei dipendenti mi dicano quello che voglio sentire negli incontri 1:1, ma l'– non si apre davvero".
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Nessuno mi ha insegnato a correre bene in 1:1 – Potrei sicuramente essere molto più efficace".
"I miei manager mi chiedono spesso come sta andando il mio team – Vorrei avere dati tangibili da condividere".
Suggerimento 4 per la leadership a distanza: definire le aspettative per la comunicazione
La comunicazione asincrona è pratica, ma a volte hai bisogno di un feedback rapido. Per evitare frustrazioni e incertezze, dovresti definire regole chiare o accordi di lavoro per la comunicazione all'interno del team.
Esempio:
- Quando è giusto chiamare i colleghi? Quando una cosa è un'emergenza? I momenti di attenzione possono essere segnati nel calendario per ridurre al minimo le interruzioni.
- In quanto tempo bisogna rispondere ai messaggi? Una regola comune, ad esempio entro 3 ore durante l'orario di lavoro, aiuta entrambe le parti nella pianificazione.
Se il team lavora in fusi orari diversi, tienine conto nei tuoi accordi. Regole chiare creano affidabilità e migliorano la collaborazione. Anche in questo caso gli accordi di lavoro possono essere utili (leggi: Accordi di lavoro): Rendono esplicite le tue aspettative, facilitando la discussione e il miglioramento.
Suggerimento 5 per guidare i team virtuali: le retrospettive Agile
È già stato menzionato molte volte in passato, ma eccolo riassunto ancora una volta: Le retrospettive virtuali Agile sono un ottimo modo per sviluppare lo spirito di squadra nei team virtuali con un po' di divertimento e rapidi momenti di successo.
L'idea di base è semplice: ogni due-quattro settimane si tiene un workshop di gruppo online in cui si riflette su alcune domande. Le domande tipiche di Retros: Cosa è andato bene nelle ultime settimane? Cosa non è andato bene nelle ultime settimane? Cosa possiamo migliorare?
Queste domande possono essere modificate per rendere il retro più creativo e divertente nel tempo (vedi anche: 54 divertenti metodi retrospettivi). All'inizio, tuttavia, le domande di cui sopra sono sufficienti.
Molti membri del team pensano solo ad argomenti specifici durante le retrospettive. Hanno difficoltà ad assumere una prospettiva più ampia e a riflettere sul team nel suo complesso. Il nostro software Echometer può aiutare a introdurre e migliorare le retrospettive. Puoi provarlo gratuitamente. Ecco un modello di esempio che puoi visualizzare anche nel nostro strumento di leadership a distanza senza dover effettuare il login:
Domande aperte di feedback
Conservare: cosa dobbiamo conservare?
Stop: con cosa dovremmo fermarci?
Iniziare: cosa dovremmo iniziare a fare?
Conclusione Leadership a distanza: chiunque può diventare un buon leader a distanza!
Una leadership di successo nei team virtuali o nel lavoro a distanza non è una magia, ma il risultato di decisioni consapevoli e di uno sviluppo continuo. È meglio iniziare oggi:
- Quali cicli di feedback e comunicazioni dovrebbero avvenire in modo asincrono? Quali riunioni non hanno alcun valore aggiunto per noi?
- Dove c'è ancora una mancanza di trasparenza sui progressi del lavoro all'interno del team?
- Quale mentalità devo adottare come manager per diventare un buon leader a distanza?
- Ho abbastanza incontri individuali per costruire un rapporto di fiducia con i miei riporti diretti?
- Con quale frequenza dovremmo condurre una retrospettiva di squadra?
Se non sei ancora sicuro, lo strumento software digitale online Echometer può aiutarti a introdurre le più importanti routine di leadership come le retrospettive agili e gli incontri 1 a 1 con i tuoi dipendenti. Per saperne di più sull'applicazione Echometer, clicca qui..
Se sei interessato, puoi anche giocare con uno dei nostri modelli per le riunioni one-to-one qui e provarlo gratuitamente con uno dei membri del tuo team:
Niente chiacchiere, niente pause imbarazzanti. Questo modello 1:1 funziona sempre.
- Di quale risultato è orgoglioso e forse non l'ho notato?
- Quale piccolo cambiamento migliorerebbe immediatamente il vostro lavoro?
- A cosa vorreste dedicare più tempo al lavoro?
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