Retrospektiver er et af de vigtigste møder for agile teams til at reflektere og udvikle deres samarbejde. Hyppigheden varierer normalt fra ugentligt til månedligt, og der er en fast blokering i teamets kalender for at sikre plads til dette møde.
Det kan altid ske, at det planlagte tidsvindue ikke er til rådighed på grund af eksterne faktorer som ad hoc-aftaler eller deadlines. I disse tilfælde mener vi, at det er bedre at gennemføre et kort retrospektiv end blot at springe det over.
Scrum-guiden om varigheden af et retrospektivt forløb
Den Scrum-guide foreslår, at man bør bruge 3 timer på en retrospektiv – med en sprintrytme på en måned. I praksis er dette tidsvindue normalt ikke tilgængeligt. Vores erfaring er, at de fleste teams afsætter mellem 60 og 120 minutter til deres retrospektive møder.
💡 Ny analyse af 30.000 tilbageblik
Korte retrospektiver med en varighed på mellem 30-45 minutter er endda dem, der får den bedste bedømmelse (8,5/10) af deltagerne!
Tips til korte retrospektiver
Hvad gør man, når det skal gå hurtigt? Her er vores tips til et kort tilbageblik, som stadig vil få dig i mål.
Tip 1 til dit korte tilbageblik: Spring IKKE check-in over
En almindelig fejl er simpelthen at springe check-in over som det første trin og gå direkte til sagen –, for den produktive del af retrospektivet kommer jo først efter check-in som opvarmning, ikke?
Forkert. Check-in og "at sætte scenen" er en væsentlig del af retroen og alt for vigtigt til, at det videre forløb kan udelades.
Hvis du undlader check-in, vil det være svært at engagere teamet aktivt i det videre forløb af retrospektivet, og det er en grundlæggende forudsætning for udbytterige diskussioner.
Check-in kan for eksempel være et simpelt, åbent spørgsmål, som hvert teammedlem besvarer med 2-3 sætninger efter tur. For eksempel:
- Hvad er dit højdepunkt eller lavpunkt i den seneste uge?
- På en skala fra 0 for dårlig til 10 for fantastisk –, hvordan har du det lige nu?
Ellers er der selvfølgelig forskellige check-in-generatorer, som du kan bruge. De få minutter til check-in er godt investeret, det lover jeg.
Tip 2 til dit korte retrospektiv: Indsaml feedback på forhånd
Den "Indsamling af data af et retrospektiv er ofte den del, der tager længst tid –, hvad enten det er gennem klistermærker eller med støtte fra onlineværktøjer.
Teams, der indsamler feedback og emneforslag før retrospektivet, har en fordel her. På den måde har man alle data samlet direkte i retrospektivet og kan gå direkte ind i diskussionen af emnerne uden den stille tid med individuelt arbejde. Du kan f.eks. sende et spørgeskema ud før retrospektivet, oprette en side i Jira, hvor emner indsamles, eller simpelthen bede om feedback til det korte retrospektiv via e-mail.
Med Echometer som værktøj til retrospektiver kan du f.eks. bede om feedback på psykologiske adfærdsankre samt åbne spørgsmål ("Keep, Stop, Start" & Co.) før en retrospektiv, hvis svar automatisk sammenfattes til retrospektiven og præsenteres i en interaktiv teamudviklingsworkshop.
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
Tip 3 til dit korte retrospektiv: Læg diskussioner om tiltag i breakout-sessioner.
En anden del af retrospektivet er diskussionen om at udlede foranstaltninger. Mens prioriteringen af emnerne helt sikkert bør gøres i fællesskab i retrospektivet, kan diskussionerne om definitionen af tiltagene også afklares i små grupper uden for retrospektivet, for eksempel i såkaldte breakout-sessioner.
Så hvis teamet er enige om, hvad der er de vigtigste spørgsmål i øjeblikket, kan du danne en "task force" bestående af 2 eller flere personer, som diskuterer spørgsmålene igen bagefter og derefter deler resultaterne med teamet.
En sådan foranstaltning kan så efterfølgende registreres på følgende måde:
- Emne X: Klaus og Greta udvikler et løsningskoncept og deler det med teamet inden næste tirsdag.
- Emne Y: Gundula og Kevin diskuterer, om det er værd at forfølge løsning Z, hvis det er relevant, og deler deres resultat med teamet inden i aften.
Tip 4 til dit korte tilbageblik: Health Check Retros
- Konkrete udsagn præsenteres.
- Hvert teammedlem vurderer udsagnene kort og præcist anonymt på en skala – hvor enig er du fra 1 til 7?
- Valgfrit: Resultaterne diskuteres. Der indsamles positive og negative eksempler, som kan forklare resultaterne. Denne del kan potentielt tage relativt lang tid.
- Nu sker der en direkte prioritering, hvor hvert teammedlem anonymt stemmer om, hvilke af udsagnene der har det største behov for handling.
- Kun det udsagn, der får flest stemmer, vil blive registreret som en handling.
- Anerkendelse: Vi værdsætter vores kollegers præstationer og bidrag.
- Holdånd: Der er en tillidsfuld arbejdsatmosfære i vores team.
- Gennemsigtighed: I mit team ved alle, hvem der arbejder på hvad.
- Afslapning og pauser: Jeg har plads nok til pauser, hvor jeg kan hente ny energi.
- Mødekultur: Vores møder er velstrukturerede og giver stadig plads til kreativitet og nye ideer.
- Støtte: I mit team deler hvert teammedlem ud af sin individuelle viden og erfaring.
Tip 5 til dit korte tilbageblik: Prøv Echometer fra
En god støtte til at holde din retro kort er gode retroværktøjer (se De 7 bedste retroværktøjer i sammenligning). De kan spare dig for en masse arbejde – inkl. timeboxing eller prioritering af feedbacks.
I særdeleshed vil jeg gerne Echometer som jeg selv har været med til at udvikle. Den kombinerer indsigter fra psykologien med Agile best practices for at få det bedste ud af team Health Check'er & retros for teamudvikling.
Vi giver dig konkrete råd i værktøjet om, hvordan du udleder gode foranstaltninger –, og det kan bruges både online eksternt og offline (læs mere her: den Bedste værktøj til retrospektive møder).
Med denne knap kan du åbne Retro Method direkte og invitere et hold via et link (der er stadig et par hold tilbage, hvis du er interesseret). mere end 30 andre retrospektive mulige metoder):
Når du når slutningen af retroen, kan du eventuelt oprette en gratis konto for at gemme dine resultater.
Hvis du vil vide mere på forhånd eller starte en rigtig prøveperiode direkte – her kan du finde ud af mere og Start gratis.
Hvor kort kan man gøre en retrospektiv?
Ved hjælp af de tips, der er nævnt ovenfor, kan et retrospektiv i enkelte tilfælde gennemføres på omkring 30 minutter. Det afhænger selvfølgelig også af valget af metode. Der er helt sikkert mange retrospektive metoder, som ikke er mulige at gennemføre på så kort tid.
Hvis teamet lægger vægt på at gøre retrospektiver så effektive som muligt, kan det være nyttigt at blive enige om en struktureret model i teamet til at designe retrospektiver.
Med Echometer tilbyder vi et modulopbygget system, der gør det muligt at designe forskellige retrospektiver inden for en struktureret proces. Processen kan selvfølgelig også designes fleksibelt, hvis det er nødvendigt – og supplerer også dit retrospektiv med psykologisk knowhow! Du er velkommen til at spørge en gratis demo-konto hvis du synes, det lyder spændende.
Husk dog, at du altid bør afsætte mindst 60 minutter i kalenderen til teamretrospektivet (afhængigt af teamets størrelse endda mere), selv om det i særlige tilfælde kan gå hurtigere.
Afsluttende bemærkning
Hvis det allerede på forhånd står klart, at ikke engang de 60 minutter, der anbefales som et minimum, er mulige: Tænk over, om det måske er en bedre løsning at udskyde retrospektivet. Fordi: udskudt er ikke aflyst 😉.
Hvis du gerne vil have nogle mere varierede spørgsmål til dine retrospektiver, kan du læse vores indlæg om 32 friske retrospektive metoder til begyndere og professionelle (med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).
Hvis du stadig leder efter et passende retrobræt (med 60+ retro-metoder), kan vores artikel hjælpe dig med emnet: De bedste retroboards i sammenligning.
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
