Ugentlige digitale rapporter har utvivlsomt deres berettigelse i mange organisationer, men især i teams, der udfører videnarbejde og opererer i komplekse miljøer ifølge Cynefin-rammen, er der nogle grundlæggende svagheder, som man bør sætte spørgsmålstegn ved.

1. Personlig kontakt er afgørende

I komplekse og dynamiske arbejdsmiljøer er direkte dialog mellem teammedlemmer og overordnede afgørende. Personlige en-til-en-møder eller produktive teammøder, hvor der arbejdes på løsninger i fællesskab, er ikke kun mere effektive, men også mere effektive:

• Mere respektfuld over for medarbejderne: Dialogen skaber plads til individuelle bekymringer og gør det muligt at tage problemer eller ideer op direkte.
• Opbygning af relationer: Regelmæssig personlig interaktion styrker tilliden og loyaliteten i teamet og mellem medarbejdere og ledere. Et godt forhold er ofte afgørende for succes i komplekse situationer.

Ugentlige digitale rapporter er derimod ingen erstatning for denne direkte kontakt og har ofte en mekanisk eller ensidig effekt.

2. Centralisering af information

Den største kritik af ugerapporter er den centraliserede behandling af information:

• Typisk ender alle oplysninger hos en enkelt person, som regel linjelederen.
• Men denne person er ofte ikke i stand til at løse alle problemer eller behandle alle relevante oplysninger.
• Det er stadig uklart, om medarbejderne rent faktisk får den støtte, de har brug for, da der ikke er nogen diskussion.

En rapport alene kan ikke erstatte den kollektive intelligens og kreativitet i et team, som er så vigtig for at overvinde komplekse udfordringer.

3. Alternativ: møder ansigt til ansigt og teamdiskussioner

En bedre tilgang er at holde regelmæssige personlige en-til-en-møder med de direkte rapporter (virtuelt eller på afstand, hvis det er nødvendigt) og også etablere produktive teammøder, som f.eks. agile retrospektiver.

• Individuelle udfordringer eller bekymringer kan tages op direkte i en-til-en-møder, og løsninger kan udvikles i fællesskab.
• Teammøder fremmer udveksling og læring af hinanden, hvilket udnytter hele teamets ekspertise.
• Især i komplekse miljøer er sådanne møder med til at styrke den fælles problemløsning og fordele ansvaret i stedet for at fokusere det på én person.

Ugentlige rapporter kan derfor være nyttige i nogle scenarier, men de kan ikke erstatte den personlige kontakt og det interaktive samarbejde fra møder ansigt til ansigt med dig som chef.

Har du ikke tid til 1-til-1-møder? 

Tror du ikke, at du har tid til regelmæssige en-til-en-møder, eller kan du ikke forestille dig at lede dem med succes og på en produktiv måde på regelmæssig basis? Ja, det er relativt nemt: med vores Echometer 1-til-1-mødesoftware. 

I vores software kan din medarbejder optage noter til jeres fælles møde på afstand og asynkront, uden dig. På det fælles møde kan I så tale produktivt om punkterne, som ledsages af spørgsmålsskabeloner. Stemningen og medarbejdernes udvikling kan også måles over tid. Prøv dig frem ved at afprøve følgende skabelon eller format: