10 порад для ретроспективи у великих командах або групах

Сприяння ретроспективі в невеликій команді чи групі вже може бути складним завданням. Або з дуже обмеженим часом . А як щодо ретроспективи у великих командах? Вони зазвичай набагато вимогливіші. 

Перш ніж ми розробили наш інструмент для ретроспектив, ми накопичили різний досвід роботи з великими групами - часто у нас були вимоги з боку клієнтів, щоб цілий відділ (нерідко понад 15 осіб) брав участь у ретроспективі.

Тому на першому етапі я хотів би поділитися, які виклики виникли в нашому досвіді роботи в цих великих командах або групах.

Виклики ретроспективи у великих командах або групах

1. дискусійна атмосфера

У великих командах учасники часто знають один одного лише з повсякденного життя. У той час як невеликі команди зазвичай можуть покладатися на довірливу та відкриту атмосферу обговорення, у великих командах це часто буває складніше. Хоча саме ця довірлива атмосфера є одним з найважливіших чинників успішної команди: Психологічна безпека команди .

2. залучення та розподіл розмов

У той же час, кожній людині в цьому сузір’ї легше вийти з дискусії. Як модератор, ви маєте бути набагато уважнішими до того, щоб усі учасники були зацікавлені, щоб вони могли зробити свій внесок і щоб розподіл дискусії був достатньо збалансованим.

3. тайм-менеджмент

Чим більше членів команди, тим більше тем можна винести на обговорення. Тому таймбоксинг має важливе значення для того, щоб мати змогу належним чином врахувати всі теми.

Приводи для ретроспективи у великих командах або групах

Однак іноді у вас немає вибору, і вам доводиться стикатися з цими викликами. На практиці ми зазвичай бачимо такі випадки для ретроспективи у великих командах:

• Велика команда просто не ділиться на будь-які інші довгострокові підрозділи. Відповідно до Scrum Guide, команда з 9 і більше членів вважається “занадто великою”.
• Сфера, що складається з кількох невеликих команд, які також хочуть зробити спільну ретро-експозицію. Це називається “Загальна ретроспектива” або “Ретро з ретро”.

Наступні поради корисні для обох сценаріїв. 

10 порад для ретроспективи у великих командах або групах

Ось наші поради щодо ретроспективи у великих командах!

Порада 1: Поставте запитання групі учасників ретроспективи

Ретроспектива у великому колі неодмінно має бути поставлена під сумнів. Чи дійсно рамкові умови є незмінними? Чи не існує розумної альтернативи?

У випадку великих команд або груп, перше питання, яке слід поставити, чи не можна команду розділити за темами. Ми не є прихильниками того, щоб усе суворо інтерпретувати за підручником (або в даному випадку Scrum Guide), але обмеження до 9 членів команди не є випадковим - до цього розміру продуктивна ретроспектива може відбуватися без обмежень. Тому, особливо якщо ви значно перевищуєте це число, вам слід поставити під сумнів склад команди.

У “Загальних Ретро” з кількома командами часто використовується “трюк”, що кожна команда посилає тільки представників команди у великий раунд. Таким чином, великий раунд може залишатися керованим, принаймні з точки зору кількості учасників. Іменування представників команд для “загальних ретро” також називається “Scrum of Scrums” в іншій структурі, а саме тут: Структура LeSS.

Порада 2: Дотримуйтесь довірливих стосунків

• Навіть якщо команда дуже велика, зміст (за винятком заходів) залишається конфіденційним. → Про це слід зазначити під час модерації.
• Використовуйте коротку реєстрацію, щоб створити невимушену атмосферу -  навіть за браком часу . 

Порада 3: Враховуйте розмір команди в розкладі

Чим більша команда, тим більше тем і тим триваліші дискусії.

Тож якщо невелика команда може звикнути до того, що ретроспектива може бути завершена за годину, то з більшими групами учасників це буде неможливо.

Необхідний період часу сильно залежить від обраного формату та методу ретроспективи. З нашого досвіду, часові рамки є наступними:

Звичайні часові періоди для ретроспективи залежать від розміру команди

• 5 або менше учасників → 45 - 90 хвилин
• 6 - 10 учасників → 60 - 120 хвилин
• 10 - 20 або більше учасників → 90 - 180 хвилин

Не соромтеся експериментувати з таймбоксінгом, щоб відчути, як це працює. Але особливо на початку краще виділити трохи більше часу, ніж замало, а потім подивитися, які кроки, можливо, можна оптимізувати - наступні поради можуть бути корисними для цього!

Порада 4: Розпаралелюйте збір тем та ідей

Такі формати або методи, як “1-2-4-Все”, можуть бути використані для паралельного пошуку тем та ідей. Як це працює?

Кожен спочатку самостійно обмірковує тему або питання - наприклад, 2 хвилини (1). Потім кожен учасник шукає партнера для обміну думками (2), перш ніж об’єднатися в групи по чотири (4) і, нарешті, представити зібрані ідеї в пріоритетній формі в групі (All). 

Більш детальну інструкцію для 1-2-4-All ви можете знайти на цій сторінці: Визвольні структури.

Порада 5: Mach Health Check Retros

Різноманітним, захоплюючим і цінним ретро у великих групах може бути також так зване ретро Health Check. У цьому випадку якість спринту оцінюється кількісно, а не якісно.

 

Тобто, процедура виглядає наступним чином:

1. Представлені конкретні твердження.
2. Кожен член команди коротко і чітко оцінює висловлювання анонімно за шкалою опитування - наскільки ви згодні від 1 до 7?
3. Факультативно: Обговорення результатів. Збираються позитивні та негативні приклади, які можуть пояснити результати. Ця частина може зайняти відносно багато часу.
4. Тепер відбувається безпосереднє визначення пріоритетів, коли кожен член команди анонімно голосує за те, які з тверджень потребують найбільших дій. Найкращий безкоштовний інструмент для анонімних ретроспектив ).
5. Лише заява, яка набере найбільшу кількість голосів, буде зафіксована як дія.

Перевага цієї методології полягає в тому, що не кожен повинен щось говорити. Натомість ви отримуєте відчуття великої групи за допомогою кількох кліків (як під час оцінювання, крок 2, так і під час визначення пріоритетів, крок 4).

 

Єдине, що тут важливо - це правильно підібрані твердження, які оцінюються командою. Ось дві поради:
По-перше, не соромтеся поглянути на наш безкоштовний конструктор, який може надати вам натхнення: Будівельний набір Team Health Check .

 

По-друге, ви також можете виконувати різні ретро Health Check безпосередньо за допомогою нашого Retro Tool Echometer: Перелік ретро-методів Health Check . Тут, наприклад, є Health Check Retro на тему командного духу - спробуйте:

Примітка: Цей формат вимагає узгодження з пунктами Health Check за шкалою.

• Подяка: Ми цінуємо досягнення та внесок наших колег.
• Командний дух: У нашій команді панує довірлива робоча атмосфера.
• Прозорість: У моїй команді всі знають, хто над чим працює.
• Релаксація та перерви: у мене достатньо місця для перерв, в яких я можу почерпнути нову енергію.
• Культура зустрічей: Наші зустрічі добре структуровані, але залишають місце для творчості та нових ідей.
• Підтримка: У моїй команді кожен член команди ділиться своїми індивідуальними знаннями та досвідом.

Порада 6: Спробуйте Echometer

Чудовою підтримкою для виконання ретро у великих групах є хороші ретро-інструменти (див. наш список): 14 Ретро-інструментів у порівнянні ). Вони можуть зняти з вас частину роботи, включно зі збором відгуків перед ретроспективою та пріоритизацією заходів.

Зокрема, я хотів би згадати інструмент, який я сам допомагав розробляти: EchometerВін поєднує в собі знання з психології та найкращі практики Agile, щоб отримати найкраще від командних Health Check та ретро для розвитку команди. 

Ми даємо вам конкретні поради в інструменті щодо того, як розробити хороші заходи - і його можна використовувати як онлайн віддалено, так і офлайн.

До речі, ви можете робити ретро у великій команді за допомогою нашого інструменту без логіну від вас або вашої команди.

За допомогою цієї кнопки ви можете безпосередньо відкрити інструмент, вибрати свій ретро-метод і запросити команду за посиланням ( Більше 30 можливих ретроспективних методів ):

Коли ви досягнете кінця ретро, ви можете за бажанням створити безкоштовний обліковий запис, щоб зберегти свої результати.

Якщо ви хочете дізнатися більше заздалегідь або почати повноцінну пробну версію - дізнатися більше тут / почніть тут безкоштовно.

Порада 7: Використовуйте секційні засідання

Отже, теми зібрані та грубо розставлені за пріоритетами - незважаючи на велику команду чи групу. Далі теми слід детально проаналізувати, щоб з’ясувати, які невеликі пункти дій можуть бути використані для досягнення покращення. 

Тут все стає особливо складно. Чим більша група учасників, тим більша ймовірність того, що теми, які обговорюються, не є актуальними для всіх. Відповідно, лише частина членів команди може зробити свій внесок у тему. 

Тому обговорення певних тем, які не зачіпають усіх членів команди однаково, слід постійно передавати на аутсорсинг або розпаралелювати.

Ми маємо дуже позитивний досвід використання для цього сесій у малих групах: ви визначаєте теми та дозволяєте самоорганізованим малим групам працювати над ними. Кожен учасник може вільно приєднатися до групи та покинути її - так само, як тут: Формат Open Space.

Таким чином, кожен має можливість взяти участь в обговоренні, де він може зробити свій активний внесок. Коли презентуються результати секційних засідань, найкращим сценарієм є те, що з’являється реальний захід, який можна реалізувати безпосередньо під час наступного спринту. Якщо запропоновані заходи здаються правдоподібними і вартими уваги всієї групи учасників, вважається, що рішення прийнято. 

Однак може статися так, що мала група ще не змогла виробити остаточну пропозицію щодо подальших дій. У таких випадках можна вирішити продовжити роботу в групах за межами ретроспективи, якщо учасники вважатимуть це корисним.

Остерігайтеся половинчастих заходів

Ніщо так не дратує, як непродуманий захід, який був створений під тиском, а потім ніхто не хоче про нього дбати. З нашого досвіду, дуже важливо, щоб модератори вашої великої команди чи групи вказали на те, що рішення провести ще одну секцію поза ретроспективою може бути законним заходом, щоб пролити додаткове світло на тему, якщо вона не може бути остаточно проаналізована в рамках ретроспективи.

Порада 8: Збирайте відгуки заздалегідь

Збір зворотного зв’язку, тобто етап “збору даних”, може забрати цінний час ретроспективи, який можна було б віддати на аутсорсинг заздалегідь, попросивши про зворотний зв’язок напередодні проведення ретроспективи.

Для того, щоб заздалегідь структурувати цей запит на зворотний зв’язок, часто буває корисно поєднувати закриті запитання з відкритими. Таким чином, ви отримуєте кількісний зворотний зв’язок щодо конкретних аспектів, і, як член команди, ви все ще маєте можливість відкрито запропонувати власні теми за допомогою відкритих запитань. Spotify, як першопроходець, також використовує цільові закриті запитання, результати яких вони назвали так: Загін Health Check.

До речі, ми розробили інструмент, який може допомогти вам у створенні ретроспективи у великих командах. Більше інформації про нього ви можете знайти безпосередньо нижче.

Ретро в малих групах - краще рішення

Наше дослідження, яке охопило понад 30 000 ретроспектив, чітко показує, що загалом кращі результати / учасники більш задоволені форматом, коли група менша:

 

Переглянути дослідження 30 000 ретроспектив

 

Висновок

Ви, мабуть, зрозуміли, що ми не рекомендуємо проводити ретроспективи з надто великою кількістю учасників з причин, пояснених на початку. Виклик: Для проведення ретро-фестивалю .

Водночас ми сподіваємося, що за допомогою порад щодо паралелізації та ін. ви зможете отримати максимальну користь від великих ретроспектив. Адже особливо, коли велика команда звикла до складу ретроспективи, з часом стає все легше, і формат - попри перешкоди - стає успішним.

До речі: якщо ви все ще шукаєте різноманітності у вашому ретро в цілому, ви також можете поглянути на цю статтю: 3 Ретро-методи з ефектом несподіванки .

Якщо вам потрібні більш різноманітні запитання для ретроспективи, перегляньте нашу публікацію про це: 32 свіжі ретроспективні методи для початківців та професіоналів (зокрема, з Mario Kart Retro, Marathon Retro та Elon Musk Retro).

До речі, одним із найкращих методів сталого розвитку гнучкого мислення членів команди є впровадження гнучкої перевірки стану здоров’я. Наш безкоштовний набір для перевірки стану здоров’я команди може допомогти вам поставити правильні запитання - просто перейдіть за посиланням: Будівельний набір Team-Health Check.

Якщо ви все ще шукаєте відповідну ретро-дошку (з 60+ ретро-методами), наша стаття може допомогти вам з цією темою: Найкращі ретро-дошки в порівнянні.