Координація гнучкої співпраці між командами створює певні труднощі, особливо з точки зору націлювання – на кілька команд. Для цього (порівняно з іншими фреймворками масштабування, такими як LeSS і БЕЗПЕЧНО) простий Метод OKR широко розповсюджений підхід.
Для того, щоб метод OKR справді досягнув своїх цілей - сфокусувати та об'єднати команди, необхідно продумано впроваджувати формати воркшопів, присвячених методу OKR. У цій статті ви дізнаєтеся, що є важливим при впровадженні OKR та проведенні семінарів. І як можна використовувати ретроспективу OKR як центральний семінар для подальшого розвитку впровадження OKR.
Коротко: Що таке метод OKR?
Мета методу OKR полягає в тому, щоб усі команди в організаціях зосередили свої пріоритети на найважливіших цілях. Для цього організаційні цілі ("Цілі – O") розбиваються на вимірювані показники ("Ключові результати" – KR), і команди використовують ці OKR як основу для визначення висхідних цілей і показників для власного внеску в створення цінності. Ці цілі прозоро поширюються по всій організації.
Передумови для методу OKR
Метод OKR бере свій початок у "Управління за цілями" Пітера Ф. Друкера, основоположника менеджменту. Після того, як Google успішно використав метод OKRВін став популярним серед стартапів та сучасних компаній як спосіб управління власним зростанням (див. Список компаній, які використовують OKR). Книга "Вимірюйте те, що має значення" від Джона Доераякий консультував Google з питань впровадження, вважається найважливішим ресурсом з методу OKR.
4 формати семінарів у циклі OKR
Для реалізації методу OKR існує низка форматів семінарів, які будуються один на одному в циклі OKR. Ці формати семінарів включають планування OKR, перевірки (іноді їх називають "щотижневими"), огляд OKR і ретроспективи OKR. Нижче наведено короткий опис форматів семінарів OKR:
Планування OKR
Кожен цикл OKR починається з планування OKR. Цей семінар присвячений визначенню цілей і пов'язаних з ними ключових результатів для майбутнього циклу OKR. Оскільки визначення цілей не є виключно низхідним або висхідним, планування OKR може бути довшим процесом, що включає кілька семінарів.
Реєстрація в OKR
Під час циклу OKR регулярні перевірки OKR гарантують, що прогрес у досягненні цілей буде видимим у повсякденному житті. Перевірки OKR можуть відбуватися з будь-якою частотою, наприклад, щотижня, раз на два тижні або щомісяця. Зазвичай це короткі, компактні зустрічі, які тривають лише 15 хвилин.
Огляд OKR
Після завершення циклу ОКР проводиться Огляд ОКР, на якому обговорюються остаточні рівні досягнення цілей. На відміну від контрольних перевірок OKR, тут більше часу приділяється вивченню уроків, які йдуть пліч-о-пліч із запланованими і фактично досягнутими ключовими результатами.
Ретроспектива OKR
Перед тим, як повернутися до планування OKR на наступний цикл, ретроспектива OKR слугує для осмислення всього процесу на метарівні. Йдеться не стільки про конкретні цілі та ключові результати, скільки про те, як вони були досягнуті. Для цього важливо проаналізувати, чи були ефективними перелічені вище формати семінарів і як їх можна вдосконалити.
Перелічені формати воркшопів на перший погляд можуть здатися відносно очевидними. Зважаючи на різні рівні (принаймні, командний та організаційний), є кілька речей, на які варто звернути увагу при підготовці:
Інтегруйте семінари OKR у процеси організації
Згадані вище формати воркшопів відбуваються як на рівні команди, так і на рівні організації. Залежно від реалізації, можуть бути додані інші рівні. Щодо порядку дат, слід мати на увазі, що
- Семінар з планування ОГР завжди повинен починатися на організаційному рівні, оскільки організація встановлює рамки для цілей команд.
- ретроспектива ОКР повинна знову ж таки спочатку відбуватися в командах, щоб мати можливість включити висновки та пропозиції від команд у загальну ретроспективу ОКР.
Семінари OKR не обов'язково мають означати нові, окремі дати в календарях команд. Залежно від того, як працюють команди, семінари OKR можна вписати в існуючий розпорядок дня.
У нашому статті в блозі про Scrum та OKRви можете дізнатися, наприклад, як можна інтегрувати ці два методи.
Більшість автобусів Agile їздять по колу....
...і лікувати поверхневі симптоми. Настав час використовувати психологію – для стійкої зміни мислення.
"Ми виявляємо занадто багато несподіваних проблем і помилок на пізньому етапі!"
Ретроспектива OKR: ключ до ефективної постановки цілей за допомогою методу OKR
На практиці багато команд вже завершують цикл OKR в огляді OKR. Однак найважливіший крок для ефективного використання ОКР все ще залишається: ретроспектива ОКР. Як було описано вище, ретроспектива OKR полягає в систематичному аналізі та подальшому розвитку впровадження OKR.
Щоб допомогти вам поставити правильні запитання в ретроспективі OKR, ми зібрали інформацію для роздумів:
Інформація для роздумів щодо ретроспективи OKR на рівні команди
Інформація для роздумів (в Echometer вона називається "питаннями") сформульована у вигляді тверджень, щодо яких ви можете в ігровій формі (або заздалегідь за допомогою опитування) попросити згоди в OKR Retro. З цього можна легко вивести відкриті запитання та дискусії:
1. У нашій команді ми зосереджуємося завдяки OKR.
Краща концентрація в команді - одна з очікуваних додаткових переваг методу OKR. Поширеною помилкою, яка перешкоджає досягненню цієї додаткової цінності, є наявність занадто великої кількості деталізованих Ключових результатів. Якщо кожна людина працює над різними Ключовими Результатами, кожна людина сфокусована індивідуально, але в той же час команда в цілому втрачає фокус. За допомогою цього пункту ви можете перевірити, чи це так.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Скільки людей відіграли значну роль у досягненні кожного з наших ключових результатів?
- Які ключові результати можна було б підсумувати, щоб ви працювали не поодинці, а разом, як команда, над їх досягненням?
- Які ключові результати були важливими лише для окремих осіб, але не для всієї команди?
Якщо вам подобаються ці ретро-методи або питання, ви можете відкрити їх безпосередньо в нашому інструменті для командного розвитку Echometer:
2. Наші пріоритети та завдання в повсякденному житті значною мірою впливають на розпізнавання тексту в нашій команді.
Метод ОКР покликаний забезпечити єдину орієнтацію. Звичайно, це відбувається лише тоді, коли визначені ОКР справді впливають на обговорення, рішення та завдання в повсякденному житті. Тому в цьому пункті запитайте, чи відіграють OKR роль у повсякденному житті команди.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Яка частка нашого робочого часу в кожному випадку була фактично витрачена на ОКР?
- У яких рішеннях чи дискусіях ми активно використовували OCR як аргумент?
- Які завдання ми вважаємо пріоритетними, навіть якщо вони не сприяють або майже не сприяють нашому OKR?
3. Ми отримуємо нові ідеї на ранній стадії завдяки аналізу відхилень між фактичними та плановими показниками.
При визначенні ключових результатів зазвичай не вистачає всієї інформації, необхідної для того, щоб реалістично та амбіційно спланувати досягнення мети. Важливі висновки часто можна зробити з відхилень між запланованими та фактичними значеннями, щоб на цій основі поставити під сумнів існуючі ініціативи. Використовуйте цей пункт, щоб перевірити, чи відбувається це в достатній мірі, особливо під час перевірок OKR.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Якими були найбільші відхилення між запланованими та фактичними значеннями в останньому циклі OKR і наскільки рано ми змогли їх передбачити?
- Які припущення у визначенні ключових результатів виявилися помилковими або неповними?
- Які нові ідеї чи пріоритети з'явилися на основі наших проміжних результатів OKR?
4. Озираючись назад, ми обрали і сформулювали наші Ключові результати абсолютно правильно.
Особливо в перших ітераціях, при визначенні ключових результатів неминуче буде зроблено кілька помилок. І це нормально, якщо ви вчитеся на них. Тому цей пункт слугує для того, щоб поставити під сумнів попередні визначення.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Чи є фактичне значення для кожного ключового результату під час перевірок зрозумілим і легким для визначення?
- Які існують лазівки для досягнення наших ключових результатів без створення цінності для організації?
- За яких умов значення наших ключових результатів буде абсолютно безглуздим або оманливим?
Інформація для роздумів для ретроспективи OKR на рівні організації
Хоча їжа для роздумів на рівні команди в принципі може працювати і на організаційному рівні, є кілька інших питань, на які слід звернути особливу увагу в рамках цієї концепції:
1. наші цілі на рівні компанії відповідають моєму розумінню "основної мети" компанії.
На корпоративному рівні цілі повинні випливати з "основної мети", яка включає в себе бачення та місію компанії. Оскільки все інше є похідним від цілей на корпоративному рівні, цей пункт слугує для перевірки цієї основи.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Яка саме наша нинішня "Основна мета"? ... І чи всі ми маємо на увазі одне й те саме?
- Які часові рамки для цілей на рівні компанії? Чи існують певні події або нові етапи, на яких окремі цілі повинні бути переглянуті або оновлені?
- Чи існують конфлікти інтересів між цілями, які викликають у нас невпевненість у повсякденному житті?
2. наші ключові результати цілісно відображають цілі на корпоративному рівні.
Хороші ключові результати повинні вказувати на те, що мета дійсно була досягнута. За допомогою цього пункту ви можете перевірити, чи це так. Зрозумійте правильно: Мета полягає не в тому, щоб отримати якомога більше ключових результатів, а в тому, щоб створити розуміння того, які прогалини виникають. Основним принципом має залишатися рекомендована кількість ключових результатів 3 – 5 на кожну задачу.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Які існують лазівки для досягнення наших Ключових результатів без досягнення Цілей?
- За яких умов визначені ключові результати стали б абсолютно неактуальними для досягнення наших цілей?
- Чи можете ви уявити ситуацію, коли всі ключові результати цілі були б досягнуті, але мета не була б досягнута?
3. наші корпоративні OCR слугують чітким орієнтиром для всіх важливих рішень, що приймаються в організації.
Цей пункт, як і попередній на рівні команди, стосується того, чи дійсно ОКР мають вплив на практику. Якщо рішення приймаються повністю відірвано від ОКР, необхідно вживати заходів.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- В яких рішеннях та обговореннях ми активно залучали OCR як інструмент прийняття рішень?
- Які з наших рішень не були пов'язані з ОКР або, скоріше, ускладнювали їх досягнення?
- Які пріоритети на рівні компанії були поставлені під сумнів або скориговані в результаті ОКР, а саме відхилення між фактичними та запланованими показниками?
4. наші OKR підвищують прозорість та комунікацію між командами.
Основною додатковою перевагою системи OKR є підвищення прозорості, комунікації і, таким чином, однакове узгодження дій між командами. Цей пункт допомагає оцінити, чи відбувається цей ефект, чи є ще перешкоди, які потрібно подолати.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Наскільки легко нам як команді отримати огляд ОКР інших команд?
- Які у нас є можливості поставити запитання про ОКР інших команд?
- З якими перешкодами ми стикаємося в обміні досвідом з іншими командами і як ми можемо сприяти цьому обміну?
5. як організація, ми продовжуємо вдосконалювати впровадження методу OKR протягом кожного циклу.
Впровадження методу ОКР не повинно бути викарбуваним у камені. Організація повинна продовжувати експериментувати, щоб покращити власну імплементацію на основі досвіду минулих циклів.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Чи всі питання піднімаються на наших ретроспективах OKR? Як ми можемо полегшити підняття питань та ідей щодо покращення впровадження OKR?
- Чи постійно ми вдосконалюємо наше впровадження OKR? Які конкретні зміни чи експерименти ми впроваджували в нашому впровадженні OKR в минулому?
6. метод OKR заважає нам як компанії швидко реагувати на нові інсайти.
Особливо в компаніях, що працюють у динамічному середовищі, часто лунає критика, що OKR занадто жорсткі, особливо у випадку довгих циклів OKR, і тому перешкоджають гнучкості компанії. За допомогою цього перевернутого елемента ви можете з'ясувати, чи відіграє ця небезпека певну роль у вашій компанії.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Які нові ідеї з'явилися останнім часом, що вплинули на нашу корпоративну стратегію, а отже, можливо, і на цілі на корпоративному рівні?
- У яких ситуаціях протягом циклу ОКР ми відчували, що ОКР обмежували нас у реалізації нових ідей чи діях на основі нових висновків?
- Чи не здаються ключові результати вже застарілими наприкінці циклу ОКР? І чи дійсно ми повинні визначати нові цілі та ключові результати в коротших циклах ОКР, чи радше використовувати старі?
7. наші ОКР є активом для нашої компанії.
Цей пункт призначений для регулярного відстеження загального стану справ. Таким чином, можна відстежувати задоволеність роботою ОКР з плином часу.
Більше інформації для роздумів з цього приводу:
- Яких конкретних переваг ми досягли за останній час завдяки OKR?
- Як можна покращити співвідношення витрат і вигод від впровадження OKR?
За допомогою цих пунктів та інформації для роздумів ви можете зосередити ретроспективу OKR на найважливіших факторах успіху та викликати цінні роздуми в учасників.
У той же час, ви маєте можливість відстежувати розвиток окремих цінностей протягом більш тривалих періодів часу і, таким чином, зробити успіх OKR більш вимірюваним.
Якщо вам подобаються ці ретро-методи або питання, ви можете відкрити їх безпосередньо в нашому інструменті для командного розвитку Echometer:
До речі, звичайно, у нас ще багато Інші ретроспективні методи в нашому Retro Tool Echometer.
Наприклад, ви можете поміркувати про гнучкі цінності, ваші Kanban-процеси або навіть про впровадження Scrum у вашій компанії. Останнє ретро виглядає так. Не соромтеся, подивіться:
- Планування: У нашій команді процес доопрацювання бэклогу проходить ефективно та результативно.
- Орієнтація на клієнта: Планування наших спринтів завжди базується на досягненні максимальної користі для клієнта за певний час.
- Agile Тренінг: Члени команди, Product Owner та Scrum Master мають однакове розуміння своїх ролей в команді.
- Скрам івенти: Останнім часом кожен день в команді був корисним.
Висновок: Agile Постановка цілей за допомогою семінарів та ретроспективи OKR
Завдяки чіткій інтеграції семінарів OKR у повсякденну роботу команд і послідовному відображенню впровадження OKR у ретроспективі OKR, контроль цілей за допомогою методу OKR також стає "гнучким".
Доброю ознакою цього є те, що команди активно діляться сумнівами щодо впровадження OKR і або вирішують їх самостійно на рівні команди, або передають загальні питання на рівень організації через ретроспективу OKR. Таким чином, усі рівні беруть активну участь у постійному вдосконаленні власної логіки OKR.
Якщо ви все ще шукаєте відповідну ретро-дошку, наша стаття може допомогти вам з цією темою: Найкращі ретро-дошки в порівнянні.
Остання порада: Розвиток команди з Echometer
Для структурованого процесу рефлексії та вдосконалення на рівні команди та компанії варто звернути увагу на Echometer. У Echometer ви отримуєте пропозиції щодо елементів з відповідною їжею для роздумів для ваших ретро. На додаток до OKR, ви також можете поставити під сумнів інші аспекти вашої співпраці та постійно розвивати їх – незалежно від того, чи працюєте ви в Kanban, Scrum або класичному середовищі.
Дізнайтеся зараз, як Командний та організаційний розвиток з Echometer працює.
Відбиток
Фото з Енні Спратт за адресою Вимкнути сплеск
